Èìïîðò äàííûõ â Excel 2007
| Àâòîð: | Èíäûê Èãîðü Âèêòîðîâè÷ |
| e-mail: | exelentc@yandex.ru |
Êàê èìïîðòèðîâàòü â Excel ôàéë â ôîðìàòå txt?
Èìïîðòèðîâàòü txt-ôàéëû ìîæíî äâóìÿ ñïîñîáàìè, êîòîðûå â êîíå÷íîì èòîãå ïðèâîäÿò ê îäíîìó Ìàñòåðó òåêñòîâ (èìïîðò) è îäíîìó ðåçóëüòàòó.
1. Íàõîäÿñü â êíèãå Excel, â âåðõíåì ëåâîì óãëó íàæìèòå êíîïêó Microsoft Office, çàòåì âûáåðèòå êîìàíäó Îòêðûòü. Â ïîÿâèâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Îòêðûòèå äîêóìåíòà, â ïîëå Òèï ôàéëîâ, âûáåðèòå Òåêñòîâûå ôàéëû. Â îêíå ïðîñìîòðà ó âàñ ïîÿâÿòñÿ âñå òåêñòîâûå ôàéëû, óêàæèòå íóæíûé ôàéë è íàæìèòå êíîïêó Îòêðûòü.
Ïðîãðàììà àâòîìàòè÷åñêè çàïóñòèò Ìàñòåð òåêñòîâ (èìïîðò).
2. Íàõîäÿñü â êíèãå Excel, íà âêëàäêå Äàííûå â ãðóïïå Ïîëó÷åíèå âíåøíèõ äàííûõ íàæìèòå êíîïêó Èç òåêñòà. Ó âàñ ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Èìïîðò òåêñòîâîãî ôàéëà, àíàëîãè÷íîå îêíó Îòêðûòèå äîêóìåíòà ï.1.  äàííîì äèàëîãîâîì îêíå óêàæèòå ôàéë, êîòîðûé íåîáõîäèìî èìïîðòèðîâàòü è íàæìèòå êíîïêó Èìïîðò.
Ïðîãðàììà àâòîìàòè÷åñêè çàïóñòèò Ìàñòåð òåêñòîâ (èìïîðò).
 Ìàñòåðå èìïîðòà òåêñòà íà ïåðâîì ýòàïå âàì íåîáõîäèìî óêàçàòü Ôîðìàò äàííûõ: ñ ðàçäåëèòåëÿìè èëè ôèêñèðîâàííîé øèðèíû. Âàðèàíò ñ ðàçäåëèòåëÿìè ïîäõîäèò, åñëè âû çíàåòå, êàêèå çíàêè èñïîëüçóþòñÿ â âèäå ðàçäåëèòåëåé èëè æå òàáëèöà èìååò äâóõ è áîëåå óðîâíåâóþ ñòðóêòóðó. Ôîðìàò äàííûõ ôèêñèðîâàííîé øèðèíû ïîäõîäèò â òåõ ñëó÷àÿõ, åñëè âû íå ìîæåòå ÷åòêî îïðåäåëèòü, ÷òî ÿâëÿåòñÿ ðàçäåëèòåëåì â txt-òàáëèöå, èëè òàáëèöà èìååò ãðàíèöû, êîòîðûå íóæíî óäàëèòü.
Âòîðîé âàæíûé ìîìåíò - Ôîðìàò ôàéëà. Èç âûïàäàþùåãî ñïèñêà âû ìîæåòå âûáðàòü íóæíóþ êîäèðîâêó òåêñòà, åñëè ïðîãðàììà íå ñìîãëà àâòîìàòè÷åñêè âåðíî ðàñïîçíàòü òåêñò.
Íà÷àòü èìïîðò ñî ñòðîêè - óêàæèòå ñ êàêîé ñòðîêè íåîáõîäèìî íà÷àòü èìïîðò ôàéëà. Òàê âû ìîæåòå íå èìïîðòèðîâàòü çàãëàâèå òàáëèöû, êîëîíòèòóëû èëè äðóãîé òåêñò, êîòîðûé íàõîäèòñÿ äî òàáëèöû è êîòîðûé âñå ðàâíî áóäåò ïîðåçàí â ðåçóëüòàòå èìïîðòà òàáëèöû.
Åñëè íà ïåðâîì ýòàïå âû óêàçàëè âñå íåîáõîäèìûå äàííûå íàæìèòå êíîïêó Äàëåå.
Íà âòîðîì ýòàïå Ìàñòåðà èìïîðòà òåêñòîâ ó âàñ ìîæåò áûòü äâà âàðèàíòà äåéñòâèé.
1. Åñëè íà ïåðâîì ýòàïå âû óêàçàëè, ÷òî ó âàñ ôîðìàò äàííûõ ñ ðàçäåëèòåëÿìè, òî çäåñü âàì íåîáõîäèìî âûáðàòü òèï ðàçäåëèòåëÿ, ëèáî æå óêàçàòü ñâîé.
2. Åñëè íà ïåðâîì ýòàïå âû óêàçàëè, ÷òî ó âàñ ôîðìàò äàííûõ ôèêñèðîâàííîé øèðèíû, òî â îêíå Îáðàçåö ðàçáîðà äàííûõ ó âàñ åñòü âîçìîæíîñòü ïðîñòàâèòü âñå íåîáõîäèìûå ðàçäåëèòåëè, ò.å. âðó÷íóþ ðàññòàâèòü êîëîíêè â òàáëèöå. Ëèíèè-ðàçäåëèòåëè óñòàíàâëèâàþòñÿ ïóòåì îäíîðàçîâîãî êëèêà ïî øêàëå, â âåðõíåé ÷àñòè îêíà, èëè îáëàñòè ïðîñìîòðà. Óäàëèòü ëèíèþ-ðàçäåëèòåëü ìîæíî ïóòåì äâîéíîãî êëèêà ïî íåé.
Ïîñëå âûáîðà ðàçäåëèòåëåé/óñòàíîâëåíèÿ ñòîëáöîâ âðó÷íóþ íàæèìàåì êíîïêó Äàëåå.
Íà òðåòüåì ýòàïå Ìàñòåð èìïîðòà òåêñòà ïðåäëàãàåò óñòàíîâèòü ôîðìàò êîëîíîê. Ïî óìîë÷àíèþ ñòîèò Îáùèé.
Íàæèìàåì êíîïêó Ãîòîâî.
Ó ìåíÿ ôàéë â ôîðìàòå csv, îòêðûâàåòñÿ â Ýêñåëü â îäíó ñòðî÷êó, êàê åãî ïðåîáðàçîâàòü â òàáëèöó?
Ïðîùå ñðàçó åãî èìïîðòèðîâàòü â âèäå òàáëèöû, âåäü îí òàêîâûì è ÿâëÿåòñÿ, òîëüêî ñ çàïÿòûìè (èëè òî÷êîé ñ çàïÿòîé) â âèäå ðàçäåëèòåëÿ. Äëÿ ýòîãî, íàõîäÿñü â êíèãå Excel, íà âêëàäêå Äàííûå â ãðóïïå Ïîëó÷åíèå âíåøíèõ äàííûõ íàæìèòå êíîïêó Èç òåêñòà.
Ó âàñ ïîÿâèòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Èìïîðò òåêñòîâîãî ôàéëà, â êîòîðîì óêàæèòå ôàéë, êîòîðûé íåîáõîäèìî èìïîðòèðîâàòü è íàæìèòå êíîïêó Èìïîðò.
Ñðàçó æå îòêðîåòñÿ äèàëîãîâîå îêíî Ìàñòåð òåêñòîâ (èìïîðò). Íà ïåðâîì øàãå â ïîëå ôîðìàò äàííûõ óêàæèòå ñ ðàçäåëèòåëÿìè.
Íà âòîðîì øàãå â ïîëå Ñèìâîëîì ðàçäåëèòåëåì ÿâëÿåòñÿ îòìåòüòå - çàïÿòàÿ (òî÷êà ñ çàïÿòîé).
Íà òðåòüåì øàãå, åñëè åñòü íåîáõîäèìîñòü, óêàæèòå ôîðìàò ñòîëáöîâ.
Ïîñëå íàæàòèÿ êíîïêè Ãîòîâî ôàéë csv áóäåò êîððåêòíî èìïîðòèðîâàí â Excel è ïðåîáðàçîâàí â òàáëèöó.
Ó ìåíÿ åñòü òàáëèöà â ôîðìàòå txt ñî âñåìè ëèíèÿìè ãðàíèö, êàê ìíå èìïîðòèðîâàòü åå â Excel, ÷òîáû ýòèõ ãðàíèö íå áûëî?
Ïåðåä òåì, êàê îñóùåñòâèòü èìïîðò òàáëèöû çàéäèòå â txt-ôàéë è ñêîïèðóéòå ôðàãìåíò ëèíèè ãðàíèöû.
Âî âðåìÿ èìïîðòà òàáëèöû â Ìàñòåð òåêñòîâ (èìïîðò) íà ïåðâîì øàãå â ïîëå Óêàæèòå ôîðìàò äàííûõ îòìåòüòå ñ ðàçäåëèòåëÿìè.
Íà âòîðîì øàãå â ïîëå Ñèìâîëîì-ðàçäåëèòåëåì ÿâëÿåòñÿ îòìåòüòå ïóíêò äðóãîé è óñòàíîâèâ êóðñîð â ïîëå äëÿ ââîäà ñèìâîëà íàæìèòå êîìáèíàöèþ êëàâèø Ctrl+V. Òàêèì îáðàçîì, âû âûáåðèòå â êà÷åñòâå ðàçäåëèòåëÿ ëèíèþ ãðàíèöû òàáëèöû.
Âî âðåìÿ èìïîðòà txt-ôàéëà, ÷èñëà, â êîòîðûõ ðàçäåëèòåëè òî÷êè, Ýêñåëü âîñïðèíèìàåò êàê äàòû è ïîñëå èìïîðòà âåðíóòü èì ïðåæíåå çíà÷åíèå íå óäàåòñÿ. Êàê îáîéòè ýòó ïðîáëåìó?
Äëÿ òîãî, ÷òî áû äðîáíûå ÷èñëà ñ ðàçäåëèòåëåì â âèäå òî÷êè îòîáðàæàëèñü êîððåêòíî â Excel, âî âðåìÿ èìïîðòà ôàéëà íà òðåòüåì øàãå Ìàñòåð òåêñòîâ (èìïîðò) â îêíå Îáðàçåö ðàçáîðà äàííûõ âûäåëèòå ñòîëáèê, êîòîðûé ñîäåðæèò äðîáíûå ÷èñëà, è â ïîëå Ôîðìàò äàííûõ ñòîëáöà âûáåðèòå òåêñòîâûé.
Ïîñëå èìïîðòà äàííûõ âûäåëèòå ñòîëáåö, êîòîðûé ñîäåðæèò äðîáíûå ÷èñëà ñ òî÷êîé. Ñ ïîìîùüþ êîìáèíàöèè êëàâèø Ctrl+H îòêðîéòå äèàëîãîâîå îêíî Íàéòè è çàìåíèòü.  ïîëå Íàéòè óêàæèòå òî÷êó, â ïîëå Çàìåíèòü íà - çàïÿòóþ. Íàæìèòå êíîïêó Çàìåíèòü âñå - çàìåíà áóäåò ïðîèçâåäåíà òîëüêî â ðàìêàõ âûäåëåííîãî ñòîëáöà.
Òåïåðü, ñ ïîìîùüþ ìåíþ Ôîðìàò ÿ÷ååê ãðóïïû ß÷åéêè âêëàäêè Ãëàâíàÿ, èçìåíèòå ôîðìàò ñòîëáöà ñ Òåêñòîâûé íà ×èñëîâîé.
Ìîæíî ëè â Excel ïîäêëþ÷èòüñÿ ê äàííûì áàçû Access ÷òî áû îíè àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿëèñü?
Äà, äëÿ ýòîãî íàõîäÿñü â êíèãå Excel ÷åðåç âêëàäêó Äàííûå â ãðóïïå Ïîëó÷èòü âíåøíèå äàííûå íàæàòü íà êíîïêó Èç Access.
 îòêðûâøåìñÿ äèàëîãîâîì îêíå Âûáîð èñòî÷íèêà äàííûõ óêàæèòå ôàéë íóæíîé âàì áàçû äàííûõ.
 ñëåäóþùåì äèàëîãîâîì îêíå Âûáîð òàáëèöû óêàæèòå òàáëèöó èëè çàïðîñ, êîòîðûé íåîáõîäèìî èìïîðòèðîâàòü â Excel.
Ó âàñ îòêðîåòñÿ åùå îäíî äèàëîãîâîå îêíî - Èìïîðò äàííûõ. Çäåñü âû ìîæåòå âûáðàòü ñïîñîá îòîáðàæåíèÿ äàííûõ â âèäå:
- Òàáëèöû
- Îò÷åòà ñâîäíîé òàáëèöû
- Ñâîäíîé äèàãðàììû è îò÷åòà ñâîäíîé òàáëèöû
Çäåñü æå ìîæåòå óêàçàòü Êóäà ñëåäóåò ïîìåñòèòü äàííûå?
 ïðàâîì íèæíåì óãëó äàííîãî äèàëîãîâîãî îêíà èìååòñÿ êíîïêà Ñâîéñòâà… êëèêíóâ ïî êîòîðîé âû ïåðåõîäèòå â äèàëîãîâîå îêíî Ñâîéñòâà ïîäêëþ÷åíèÿ.
Íà âêëàäêå Èñïîëüçîâàíèå âûáåðèòå, ñ êàêîé ÷àñòîòîé äîëæíû îáíîâëÿòüñÿ äàííûå:
- Ôîíîâîå îáíîâëåíèå - ïîçâîëÿåò ïðîäîëæèòü ðàáîòó â Excel ïîêà âûïîëíÿåòñÿ çàïðîñ îáíîâëåíèÿ äàííûõ. Ñíÿòèå ôëàæêà ïðèâåäåò ê âûïîëíåíèþ çàïðîñà âî âðåìÿ îæèäàíèÿ.
- Îáíîâëÿòü êàæäûå … - âêëþ÷àåò àâòîìàòè÷åñêîå îáíîâëåíèå äàííûõ ÷åðåç óêàçàííûå ïðîìåæóòêè âðåìåíè.
- Îáíîâëåíèå ïðè îòêðûòèè ôàéëà - ïðè óñòàíîâëåíèè ôëàæêà, äàííûå áóäóò àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿòüñÿ òîëüêî ïðè îòêðûòèè êíèãè.
- Óäàëèòü äàííûå èç âíåøíåãî äèàïàçîíà ïåðåä ñîõðàíåíèåì êíèãè - ýòà îïöèÿ äîñòóïíà òîëüêî ïðè óñòàíîâëåííîì ôëàæêà Îáíîâèòü ïðè îòêðûòèè ôàéëà è â ñëó÷àå èìïîðòà äàííûõ â âèäå çàïðîñà. Óñòàíîâëåíèå ôëàæêà ïîçâîëÿåò ñîõðàíÿòü êíèãó ñ îïðåäåëåíèåì çàïðîñà, íî áåç âíåøíèõ äàííûõ.
Íàæàâ âî âñåõ äèàëîãîâûõ îêíàõ êíîïêó ÎÊ, âû ïîëó÷àåòå â Excel äàííûå èç áàçû äàííûõ Access, êîòîðûå àâòîìàòè÷åñêè îáíîâëÿþòñÿ â ñîîòâåòñòâèè ñ èçìåíåíèÿìè â èñõîäíîé áàçå äàííûõ.
