KOMUNIKASI - 15 Cara Mengkritik Pekerja Secara Positif

Oleh : Faudzil Harun - Trans Management Consultants (TMC)

Secara umumnya tidak ramai orang suka dikritik. Namun ramai juga yang

boleh menerima kritikan jika ia disampaikan secara konstruktif.

Panduan berikut boleh mambantu anda mencapai matlamat memberi kritikan

tanpa membuat pekerja menjadi marah atau kecewa :

1.   Pilih Masa Yang Sesuai

      ● Jangan mengkritik semasa pekerja sedang melaksanakan tugas.

     ● Jangan mengkritik pekerja dihadapan orang lain.

     ● Jangan mengkritik pekerja yang sedang berhadapan krisis bersama orang 

        lain.

2.   Kritik Tingkah Laku Secara Spesifik

      ● Beri kritikan yang menjelaskan apa yang sebenarnya berlaku, kekerapan 

        dan kesan kepada operasi atau bisnis secara keseluruhan bukan kerana 

        anda tidak menyukainya.

3.   Kritik Perlakuan, Bukan Peribadi Orang

      ● Beri penjelasan berkaitan perlakuan yang perlu dibaiki.

     ● Jangan mengkritik pekerja secara umum.

4.   Tentukan Perubahan Yang Boleh Dicapai

      ● Pastikan perubahan yang anda harapkan itu boleh dicapai. 

     ● Jangan mengharapkan perubahan yang tidak boleh dicapai atau tidak 

        rela dilakukan.

5.   Berikan Dorongan

      ● Setiap orang perlukan dorongan untuk bertindak. 

     ● Fikirkan cara memberi dorongan yang akan membuat orang rela membuat 

        perubahan. 

     ● Berikan cadangan bagaimana perubahan boleh memberi kebaikan.

6.   Sampaikan Apa Yang Anda Mahu

      ● Sampaikan dengan jelas dan spesifik apa yang anda mahu orang itu 

        lakukan.

     ● Tentukan tempuh yang munasabah.

7.   Pastikan Kritikan Difahami

      ● Memastikan kritikan anda difahami adalah penting.

     ● Semak kefahaman dengan bertanya soalan dan meminta orang membuat

        penjelasan apa yang difahami dengan cara mereka sendiri. 

     ● Jangan hanya bertanya “anda faham?” kerana selalunya orang akan

        menjawab “faham” tanpa membuat semakan kefahaman diri.

8.   Berikan Cadangan Yang Mudah Diterima

      ● Cadangan lebih mudah diterima dari suatu kenyataan berpandukan fakta.

     ● Jangan hanya berkata “anda tidak mencuba” sebaliknya katakana “anda

        boleh mencuba sesuatu yang baru” atau “nampaknya anda perlu 

        gandakan usaha anda.” 

9.   Bersedia untuk Membantu

      ● Sampaikan kesediaan anda untuk membantu.

     ● Pamerkan kesungguhan anda menerusi ekspresi wajah dan bahasa 

        gerakan badan.

     ● Buat perakuan turut bertanggungjawab diatas kelemahan yang berlaku 

        dan tentukan tindakan dan matlamat bersama.

10. Kawal Emosi

      ● Semua orang mudah terdorong untuk menjadi marah. 

     ● Kawal emosi anda kerana nada suara dan bahasa gerakan badab juga

        menghantar mesej kepada penerima.

11. Jangan Mengkritik Sambil Ketawa

      ● Ketawa sambil memberi kritikan akan menjadikan kritikan sebagai 

        sindiran atau kritikan yang tidak serius.

12. Jangan Buat Perbandingan

      ● Perbuatan membuat perbandingan dengan orang lain selalunya akan

        melukakan hati dan merentap semangat orang. 

     ● Semua orang adalah unik, mempunyai kelebihan dan kekurangan sendiri.

13. Jangan Buat Kesimpulan Umum

      ● Membuat kesimpulan umum seperti “Tidak pernah mengisi borang 

        dengan betul”, sedang orang itu telah melakukannya beberapa kali 

        adalah satu kesimpulan yang salah.

14. Jangan Anggap Anda Tahu Segala Fakta

      ● Sebelum membuat kritikan, semak fakta berkaitan perlakuan, tabiat, 

        provokasi dan keadaan kesihatan (fizikal, mental dan sosial).

     ● Fikirkan faktor yang mendorong kepada perlakuan yang mahu dikritik.

     ● Fikirkan faktor diluar kawalan (gaya kepimpinan, sistem, latihan, 

        peralatan, suasana persekitaran, kemudahan asas, saluran komunikasi 

        dsb.)

15. Jangan Pendamkan Kritikan

      ● Memendam kritikan dalam hati hanya akan menjadi beban. 

KOMUNIKASI - 10 Cara Menjadikan Maklum Balas Berkesan

Oleh FaudzilHarun - Trans Management Consultants (TMC)

1.   Buat catitan dan rekod prestasi baik pekerja dari pelbagai aspek

      (kedatangan, penerimaan arahan, perlaksanaan tugas, hubungan 

      kemanusia, emosi, latihan yang dihadiri, kemahiran dsb.)

2.   Berikan pujian secara terbuka (dalam mesyuarat, semasa bekerja dsb.)

3.   Berikan pujian setiap kali prestasi baik ditunjukan tanpa perlu menunggu 

      hasil akhir.

4.   Berikan pujian yang spesifik. Jangan hanya berkata “bagus” atau “saya 

      rasa preatasi anda telah meningkat.” 

5.   Pamerkan ekspresi wajah yang betul semasa memberi pujian.

6.   Semasa membuat penilaian prestasi, tanyakan pekerja kemajuan yang 

      telah dicapai atau peningkatan yang sedang berlaku.

7.   Jangan puji keterlaluan.

8.   Berikan dorongan secara berterusan.

9.   Berikan pujian secara rasmi (surat pujian, pengumuman rasmi dsb.) jika 

      perlu.

10.  Berikan pujian kepada seluruh ahli pasukan dan individu.

KEPIMPINAN - Panduan Asas Kaunseling Pekerja

Oleh : FaudzilHarun

Apa Itu Kaunseling Pekerja?   

 

Secara amnya ia boleh diterangkan sebagai memberi bantuan dan sokongan kepada pekerja untuk menghadapi dan melalui kesulitan dalam pekerjaan. 

Kerap kali pekerja menghadapi konflik yang akan menjejaskan prestasi kerja mereka. Kaunseling pekerja merupakan satu aktiviti berkongsi masalah,
memahami punca masalah, memberi pertolongan dan sokongan agar pekerja itu menemui jalan keluar dari belenggu masalah.


Konten Kaunseling Pekerja

Kaunseling pada masa sekarang telah menjadi suatu keperluan bagi Pengurus dan penyelia. Kemahiran kaunseling bukan suatu yang  terbina dengan sendiri mengikut pengalaman. Anda harus mempelajari teknik kaunseling kerana dalam sesi kaunseling, bukan apa yang dikatakan itu penting tetapi bagaimana ia disampaikan akan menentukan keberkesanannya. Secara purata, masalah prestasi pekerja berpunca dari empat punca asas :

Masalah Sikap

Selalunya masalah umum adalah sikap pekerja yang tidak melaksanakan tugas pada ”standard” yang ditetapkan. Sesi kaunseling perlu membantu pekerja untuk mengkaji punca asas kepada masalah sikap kerja mereka. Anda harus mengkaji terlebih dahulu kefahaman pekerja terhadap tahap prestasinya, apa yang diharapkan, bagaimana pengawasan prestasi dilakukan, hubungan kemanusiaan, peranan pekerja dalam pasukan, latihan dan bimbingan yang telah diberikan, tahap kesihatan, persekitaran tempat kerja, gangguan emosi yang dihadapi dan perkara lain yang ada menyumbang kepada masalah sikap pekerja itu.

Masalah Peribadi

Keluarga dan rakan adalah penting bagi manusia. Kerap kali pekerja yang menghadapi masalah peribadi menunjukkan prestasi kerja yang tidak konsisten atau dibawah tahap ”standard” yang ditetapkan. Anda harus mendapatkan persetujuan pekerja untuk berbicara mengenai hal peribadi kerana keselesaan pekerja untuk berbicara mengenai hal peribadi akan mengimbangi sesi kaunseling. Anda perlu banyak mendengar dan bertanya dalam sesi kaunseling berkaitan masalah peribadi. Setelah mendengar, tanyakan kepada pekerja apa yang anda fahami supaya ia tidak tersasar dari maksud sebenar.

Masalah Kesihatan

Manusia yang hidup akan terganggu emosi, merasa takut dan jatuh sakit. Kesihatan yang ”ideal” bukanlah kelihatan sihat secara fizikal sahaja. Kesihatan yang ”ideal” bagi manusia adalah sihat dari aspek fizikal, mental dan sosial. Ramai manusia tertumpu kepada kesihatan fizikal tetapi tidak memberi penumpuan kepada aspek mental dan sosial. Masalah kesihatan secara fizikal secara amnya mudah ditanggani. Sesi kaunseling perlu beri perhatian yang lebih kepada masalah mental dan sosial. Anda harus banyak membaca dan membuat beberapa kajian berkaitan isu mental dan sosial sebelum melibatkan diri dalam memberi sokongan dan cadangan kerana memberikan cadangan yang sangat umum akan membuat sesi kaunseling menjadi bosan.  

Masalah Tabiat

Masalah tabiat selalunya melibatkan tabiat yang negatif seperti berpeleseran, berjudi, ketagihan dan kadangkala melibatkan masalah personaliti berganda (Split personality). Dalam usaha membantu pekerja harus anda harus fokus kepada mencari kekuatan atau kelebihan yang dimiliki pekerja untuk mengatasi masalah tabiat. Mendapatkan khidmat pakar atau orang yang kompeten adalah pilihan yang lebih baik.

Apa Yang Harus Dilakukan?

Kaunseling boleh tersasar dari matlamat jika tidak dikendalikan oleh orang yang kompeten menggunakan kaedah yang betul. Setiap sesi kaunseling adalah berbeza. Berikut adalah panduan asas kepada pengendalian sesi kaunseling pekerja :

Anda Harus ......

1.   Menyediakan ruang dan suasana yang selesa.
2.   Lakukan secara sulit.
3.   Tampil ceria.
4.   Hindari segala gangguan.
5.   Mulakan dengan dengan berbual mengenai perkara am untuk membantu 

      pekerja bersedia.
6.   Tunjukkan kesungguhan anda untuk membantu.
7.   Utamakan mendengar dari bercakap.
8.   Jangan gunakan perkataan yang tidak difahami.
9.   Rekodkan seberapa banyak informasi yang diperolehi.
10. Semak kefahaman anda dari masa kesemasa.
11. Kawal suasana agar sentiasa positif.
12. Sentiasa sokong perlakuan positif atau pengakuan yang jujur.
13. Jangan gunakan paksaan, marah atau pertikaian.
14. Jangan ulangi pertanyaan yang sama.
15. Jangan rakamkan perbualan.
16. Jangan tonjolkan kuasa anda.

17. Jangan mencelah semasa pekerja sedang bercakap.
18. Jangan bercerita mengenai orang lain.
19. Rekodkan cadangan yang diberikan.
20. Jangan kendalikan dalam masa yang terlalu lama.

  
Tip Meningkatkan Kemahiran

1.  Buat persediaan awal (kaji rekod peribadi adalah perlu).
2.  Berlatih menggunakan nada suara yang berbeza.
3.  Pelajari dan tingkatkan keupayaan mendengar secara asertif.
4.  Mulakan dan akhiri tepat pada waktunya.

KEPIMPINAN - 6 Kalimah Penting Dalam Hubungan Pekerjaan

6 KALIMAH PENTING DALAM HUBUNGAN PEKERJAAN

Oleh Faudzil Harun

KALIMAH PENTING YANG SELALU DILUPAKAN

KALIMAH PENTING	APA YANG DI KATAKAN
6 kalimah paling penting	Saya mengaku saya telah membuat salah
5 kalimah amat penting	Anda melaksanakan tugas dengan baik
4 kalimah sangat penting	Apa pendapat anda semua?
3 kalimah penting	“If you please”
2 kalimah penting	Terima kasih
1 kalimah penting	Kita

KALIMAH TIDAK PENTING YANG SELALU DIKATAKAN

KALIMAH TIDAK PENTING	APA YANG DI KATAKAN
6 kalimah paling tidak penting	Siapa yang buat salah harus bertanggungjawab
5 kalimah amat tidak penting	Saya setuju ikut suara ramai
4 kalimah sangat tidak penting	Ikut sahaja jangan tanya
3 kalimah tidak penting	Ini pekerja saya
2 kalimah tidak penting	Semua sama
1 kalimah tidak penting	Saya

Sesungguhnya hubungan kemanusiaan adalah faktor paling penting dalam hubungan pekerjaan kerana tiada orang berjaya seorang diri.

Kejayaan pasukan bergantung sepenuhnya kepada semua orang yang berada di dalamnya.

Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya

KEPIMPINAN - 4 Langkah Memberi Bimbingan Kepada Pekerja

4 LANGKAH MEMBERI BIMBINGAN KEPADA PEKERJA

Oleh Faudzil Harun

Bimbingan mengambil sedikit masa tetapi ia akan menjimatkan masa yang banyak dalam jangka panjang.


Secara amnya terdapat 2 jenis bimbingan :

1.   Bimbingan Tidak Formal

      Merupakan aktiviti memberi bimbingan sambil lalu semasa bertugas dan 
      boleh dilakukan setiap hari (taklimat, mewakilkan tugas, penerangan 
      semasa bermesyuarat, memberi arahan cara kerja, memberi penerangan 
      berkaitan sistem dan cara sesuatu peralatan berfungsi dan menunjukkan 
      cara melaksanakan suatu tugas.


2.   Bimbingan Formal

      Melibatkan aktiviti yang disenaraikan sebagai sebahagian tugas utama 
      penyelia. Ia mempunyai agenda, pelan dan matlamat yang terancang. Ia 
      melibatkan penerangan, kaedah, jadual, pengawasan dan penilaian hasil 
      bimbingan.

      
      Keberkesanan proses bimbingan bergantung kepada perancangan. 

      
      Berikut adalah panduan kepada langkah kepada suatu proses bimbingan :


Langkah 1 - Buat Penilaian Tahap Prestasi Semasa 

●  Buat penialian prestasi dan bukan tingkah laku.
●  Huraikan hasil penilaian secara jelas dan spesifik.
●  Pastikan terdapat fakta dan bukti hasil penilaian.


Langkah 2 - Berikan Maklum Balas 

●  Berikan maklum balas positif hasil penilaian.
●  Tingkatkan semangat pekerja dengan memberi dorongan yang membina.
●  Berikan maklum balas negatif secara positif.
●  Terangkan prestasi yang perlu di tingkatkan secara jelas dan spesifik.


Langkah 3 - Bangunkan Pelan Tindakan

●  Berbincang secara terbuka.
●  Gunakan input dari pekerja.
●  Gabungkan pendapat pekerja dan pendapat anda.
●  Bina pelan tindakan yang meliputi tempoh bimbingan, kaedah, 
   jadual pengawasan dan tempuh untuk penilaian semula.


Langkah 4 - Bertindak

●  Laksanakan pelan tindakan tanpa berlengah.
●  Buat pembetulan (jika perlu) semasa pelan tindakan berlangsung.
●  Lakukan pengawasan prestasi dari masa ke semasa.
●  Berikan latihan dan peralatan yang diperlukan.
●  Berikan dorongan yang berterusan.

Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya

KEPIMPINAN - 8 Peraturan Emas Mesyuarat (8 Golden Rules of Meeting)

8 PERATURAN EMAS MESYUARAT

Oleh Faudzil Harun

Selalunya masa yang terlalu lama, pembaziran masa, suasana tegang, aliran yang tidak teratur, komunikasi satu hala, pengerusi yang mengamalkan sikap “hanya saya yang betul” atau “saya bercakap, yang lain dengar” menjadikan mesyuarat suatu sesi atau aktiviti tidak popular. Namun, pengendalian mesyuarat secara efektif boleh menjadi penggunaan masa yang cemerlang. 

8 peraturan emas mesyuarat berikut boleh membantu menjadikan mesyuarat satu sesi yang digemari dan disenangi :     
         

Peraturan 1
Kendalikan Mesyuarat Seperti Mesyuarat Hebat Yang Pernah Anda Lalui

●  Ini merupakan peraturan paling asas untuk anda mula membuat perubahan.
    Semua peraturan lain akan mengalir dari sini.


Peraturan 2

Susun Agenda Mesyuarat Mengikut Aliran Yang Betul
●  Tentukan keutamaan, siapa yang perlu hadir dan tiada pembaziran ahli 

    berlaku.

●  Aliran mesyuarat yang teratur akan menjimatkan banyak masa.


Peraturan 3
Edarkan Agenda Mesyuarat Awal

●  Pengedaran agenda mesyuarat seawal mungkin akan memberikan tempoh 

    yang munasabah untuk ahli membuat persediaan menghadiri mesyuarat. 

●  Pastikan semua ahli mesyuarat mempunyai akses kepada setiap informasi 

    yang diperlukan. 

●  Jadikan persediaan menghadiri mesyuarat sebagai satu tanggungjawab.


Peraturan 4
Mengikut Jadual

●  Mulakan dan akhiri mesyuarat tepat pada waktunya.

●  Jangan benarkan kelewatan menghadiri mesyuarat sebagai satu tabiat.

●  Jadikan ketidakhadiran mesyuarat tanpa kebenaran sebagai suatu 

    salahlaku kecuaian tugas.


Peraturan 5
Kekal Kepada Agenda

●  Jangan bincangkan isu yang tiada dalam agenda.

●  Kawal aliran mesyuarat mengikut aliran dan kekalkan kepada agenda.

●  Jika mesyuarat tersasar, kembalikan kepada agenda. 


Peraturan 6
Jelaskan Rumusan Mesyuarat

●  Segala keputusan atau persetujuan dalam mesyuarat perlu dirumuskan 

    secara jelas dan spesifik.

●  Umumkan apa, siapa dan bila perlu laksanakan.

Peraturan 7
Jangan Anjur Mesyuarat Pada Waktu Yang Tidak Disenangi

●  Mesyuarat adalah tugas rasmi dan ia perlu diadakan dalam masa bekerja.

●  Menganjurkan mesyuarat diluar waktu kerja atau pada masa puncak akan
    menjadikan ia tidak disenangi dan akan memberi impak negatif kepada 

    moral ahli.

Peraturan 8
Jangan Anjurkan Mesyuarat Yang Tidak Perlu

●  Buat penilaian mengenai keperluan dan kekerapan mesyuarat dari masa 

    kesemasa.

●  Selalunya beberapa perbincangan ringkas boleh menjadi lebih efektif dari 

    satu mesyuarat yang panjang.

Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya

KOMUNIKASI - 9 Tip Berurusan Dengan Orang Yang Kritikal

9 TIP BERURUSAN DENGAN ORANG YANG KRITIKAL

Oleh Faudzil Harun

1.   Fahami Apa Yang Mendorong Orang Menjadi Kritikal
      
      ●  Kenal pasti apa yang mendorong orang itu menjadi kritikal dan
          hindarinya. 
      
      ●  Tukarkan perasaan benci kepada perasaan simpati.



2.   Jangan Abaikan Orang Yang Kritikal
      
      ●  Dengar dan kaji suara hati mereka kerana selalunya terdapat mesej 
          yang jujur.
      
      ●  Respon hanya kepada isu yang logik dan positif sahaja.



3.   Berterus Terang Mengenai Perasaan Anda
      
      ●  Maklumkan perasaan anda terhadap tindakan atau kenyataan negatif
          mereka.
      
      ●  Tanyakan perasaan mereka jika perkara yang sama dilakukan kepada
          ibubapa mereka.



4.   Fokus Kepada Isu Sebenar
      
      ●  Bersedia untuk berhadapan isu sebenar berdasarkan bukti dan fakta.



5.   Gunakan Perkataan Yang Sesuai
      
      ●  Gantikan perkataan kasar dengan yang lembut dan sopan.



6.   Kawal Respon Anda 

      ●  Jangan menentang perbualan yang tegang. Kawal emosi dan lemparkan
        senyuman. 


7.   Jangan Berkongsi Kritikan

      ● Jangan berkongsi mengkritik orang lain bersama orang yang kritikal.



8.   Hadkan Masa Bersama
      
      ●  Jangan luangkan banyak masa bersama orang yang kritikal 
          terutamanya semasa mereka mengkritik anda.



9.   Menaruh Harapan Yang Realistik
      
      ●  Walaupun mereka boleh berubah, jangan harapkan perubahan itu 
          berlaku dengan pantas.



Selamat Berusaha dan Selamat Maju Jaya

KOMUNIKASI - Seni Maklum Balas Konstruktif

SENI MAKLUM BALAS KONSTRUKTIF

Oleh Faudzil Harun

SENI MAKLUM BALAS KONSTRUKTIF

Maklum balas prestasi boleh di sampaikan menerusi dua cara : 

secara konstruktif atau pujian dan kritikan.

Maklum balas konstruktif adalah maklumat yang spesifik, memberi tumpuan

kepada isu sebenar dan berdasarkan pemerhatian. 

Ia disampaikan dalam dua versi.

Versi #1 Maklum Balas Positif

Memberi maklumat berkaitan usaha dan perlaksanaan tugas yang baik.

Versi #2 Maklum Balas Negatif

Memberi maklumat berkaitan usaha yang perlu dipertingkatkan. Maklum balas

negatif bukan bermaksud prestasi yang buruk, tetapi bermaksud penghasilan

tugas yang boleh menjadi lebih baik. Ia tidak bermaksud pemikiran yang

negatif.

Jangan terperangkap dengan memberi pujian dan kritikan terhadap prestasi.

Beri tumpuan kepada 4 faktor berikut : 

1.   Kandungan

      ● Apa yang akan anda katakan dalam memberi maklum balas konstruktif.

     ● Rancang perkataan yang mahu digunakan untuk memberi gambaran 

        yang jelas dan spesifik.

     ● Mulakan perbualan dengan perkataan “saya” seperti “saya telah 

        perhatikan, saya telah melihat, saya telah diberitahu, saya menerima 

        maklumat dsb.”

2.   Cara

      ● Bagaimana anda menyampaikan mesej adalah penting untuk menghidari

        penerimaan mesej yang tidak jelas atau tidak dipersetujui.

     ● Sampaikan mesej secara terus tanpa terselindung.

     ● Berikan maklumat yang spesifik berkaitan tugasan, arahan, masa dan 

        hasil.

     ● Sampaikan bersama hati dan perasaan jujur.

     ● Pamerkan ekspresi wajah yang betul.

     ● Sampaikan mesej secara bersemuka.

     ● Catitkan pemerhatian anda semasa proses komunikasi, dan bukan 

        tafsiran.

3.   Masa

      ● Memberi maklum balas konstruktif pada masa yang paling cepat adalah

        penting.

     ● Kelewatan hanya akan memberi kesan kepada nilai maklum balas.

4.   Kekerapan

      ● Berikan maklum balas konstruktif secara tetap sebagai tindakan positif 

        kepada situasi sebenar.

     ● Maklum balas konstruktif boleh manjadi agen dorongan kepada orang.

KEPIMPINAN - 10 Tip Mendorong Orang

10 TIP MENDORONG ORANG

Oleh Faudzil Harun

Tiada formula yang tepat untuk mendorong orang, namun hasil pengalaman, kajian dan pengumpulan data secara peribadi,  saya mencadangkan 10 perkara berikut boleh dilakukan untuk mendorong orang :

1.   Tingkatkan motivasi diri sendiri sebagai persediaan untuk mendorong 

      orang lain.

2.   Kaji setiap individu dan fahami apa yang boleh mendorong orang secara 

      efektif.

3.   Rancang proses memberi dorongan secara sistematik.

4.   Membina hubungan kemanusiaan yang jujur.

5.   Memberikan pujian walaupun terdapat sedikit perubahan.

6.   Menggalakkan orang untuk membaca kisah kejayaan orang lain.

7.   Menggalakkan orang untuk mendampingi orang yang memiliki matlamat 

      yang jelas dan spesifik.

8.   Menggalakkan orang untuk memberi input positif kepada minda setiap    

      hari.

9.   Menggalakkan orang untuk merancang matlamat harian.

10.  Menggalakkan orang untuk membuat semakan pencapaian diri secara 

      berkala.