在 Slack 中使用清單
Slack 中的總覽表可用於追蹤專案、管理工作及規劃目標等。建立新總覽表或選擇可自訂的範本開始使用,然後新增工作、取得含有不同檢視畫面及排序選項的視覺概覽,並與其他人直接處理總覽表項目。總覽表的功能多樣,可以按照不同的追蹤任務需求自訂。
探索更多內容:請檢閱設定指南,取得你可使用總覽表完成之一般工作的逐步說明。
總覽表的元件
開始使用前,花些時間熟悉總覽表元件及如何自訂元件,以協助保持條理,將會很有幫助。檢視下表,查看各元件說明。
項目 |
定義 |
1.項目 |
項目是你正在總覽表中處理或追蹤的工作。你可按一下項目,以新增或檢視其他工作詳細資訊,如項目對話串中的欄位及留言。 |
2.欄位 |
包含你想在各項目旁顯示資訊的欄位。欄位為可自訂,新增至各欄位的資料可透過多種方式輸入,如文字、下拉式功能表選擇、核取方塊等。 |
3.檢視畫面 |
你可以將篩選、排序和版面配置偏好設定儲存為一個檢視畫面。儲存檢視畫面後,所有可以存取清單的人員都能快速切換不同的清單資料呈現模式。 |
4.篩選和版面配置 |
排序、篩選、隱藏並將項目進行分組,將總覽表內容縮減至與你最相關的工作。你可以使用已建立的任何欄位篩選清單,並套用不同的版面配置選項:
|
5.對話串 |
你可在總覽表中使用對話串,以整理特定項目的相關討論。在對話串中提及其他人員,告知對方需要其留意的總覽表項目。 |
建立總覽表
你可以自行從頭開始建立 Slack 總覽表,也可以使用我們提供的範本。
從頭開始
桌面
行動版
- 在桌面上,將游標放在「 更多」上方,然後選取「 總覽表」。
- 按一下右上角的「 新增」,然後選取「 總覽表」。
- 在行動裝置上點選「 更多分頁」。
- 點選「清單」,然後點選「 建立」。
- 為總覽表命名、選擇表情符號並視需要新增一段說明,然後點選「完成」。
- 準備就緒後,點選「完成」,隨即建立總覽表。
提示:你可以將 .CSV 檔案匯入清單中。按一下「 新增」,然後選取「 匯入 CSV」。
使用範本
建立總覽表時,你可在桌面上選擇範本,以節省設定格式的時間。
- 在桌面上,將游標放在「 更多」上方,然後選取「 總覽表」。
- 按一下右上角的「 新增」,然後選取「 總覽表」。
- 從左側欄位選擇範本,然後按一下「使用範本」。
提示:若要重複使用已建立的總覽表,請按一下「 三個點圖示」並選取「建立副本」。
自訂欄位
新增或編輯欄位以追蹤特定詳細資訊,如到期日、指派對象及優先順序等。
桌面
行動版
- 按一下總覽表第一列的某個欄位,然後選取「 編輯欄位」。
- 編輯欄位名稱,並選取「欄位類型」來變更資料的格式。
- 按一下「儲存」。
- 若要新增更多欄位,請按一下第一列結尾處的「 加號圖示」。
注意:你也可以透過開啟項目的方式新增更多欄位。按一下表格或看板版面配置中的任何一個項目,將這個項目開啟,然後按一下右側面板中的「 新增欄位」。
- 按一下總覽表右上角的「表單」,然後按一下「設定表單」或「新增表單」。
- 查看表單問題,按一下「 眼睛圖示」,以排除不應顯示於表單上的欄位,然後按一下「發布工作流程」。
- 如要編輯表單,請按一下「 在工作流程建立工具中開啟」。否則,請按一下「 分享表單」或「完成」。
成員提交表單時,新項目將會新增至總覽表,且欄位資料將填入表單回應。
新增項目
總覽表中的每一列皆為獨立項目。項目是你需完成的個別工作,或你想要追蹤的交付項目。
桌面
行動版
- 按一下「未命名的項目」並輸入說明。
- 對於每個項目,請按一下欄位儲存格以輸入相關資料。所輸入的資料將按照欄位類型調整格式。
- 要新增更多項目,請按一下總覽表最下方的「 新增項目」。
- 點選空白項目,然後輸入標題。
- 點選每個欄位以輸入資料。所輸入的資料將按照欄位類型調整格式。
- 若要新增更多項目,請返回總覽表,然後點選「 新增」。
提示:在桌面的任一項目上按滑鼠右鍵,並選取「刪除項目」將其刪除。
在總覽表中新增訊息
無需離開對話,即可在總覽表中新增任何 Slack 訊息。
桌面
行動版
- 將游標暫留在要新增至總覽表的訊息上方。
- 按一下「 三個點圖示」,然後選取「新增至總覽表」。
- 搜尋並從下拉式功能表選取總覽表 (或選取「建立新總覽表」),然後按一下「新增」。
- 詳細的項目檢視畫面將隨即開啟。按一下任一欄位進行更新,或按一下「X」關閉。
- 點選並按住要新增至總覽表的訊息。
- 選取「新增至總覽表」。
- 搜尋並選取總覽表 (或點選「建立新總覽表」),然後按一下「新增」。
- 詳細的項目檢視畫面將隨即開啟。點選任一欄位進行更新。
將總覽表資料視覺化
無論你自行建立總覽表或正在檢視他人的總覽表,皆可調整總覽表資料的顯示方式,以輕鬆尋找最相關的資料。你可以依欄位將項目進行分組、排序及篩選,並選擇以表格或看板檢視畫面顯示項目。
變更總覽表版面配置
桌面
行動版
- 按一下總覽表中的「 篩選圖示」。
- 在「版面配置」下,選取「看板」或「表格」版面配置。
- 點選總覽表中的「 篩選圖示」。
- 點選「看板」,選擇項目的分組方式,然後點選「完成」。
- 若要切換回表格檢視畫面,請點選「 篩選圖示」,然後點選「總覽表」。
排序和篩選
你可以對總覽表進行排序及篩選,以輕鬆呈現最相關的項目。
桌面
行動版
- 按一下總覽表中的「 篩選圖示」。
- 選擇要如何排序、篩選、隱藏並將總覽表中的項目進行分組。
- 點選總覽表中的「 篩選圖示」。
- 選擇要如何排序、篩選、隱藏並將總覽表中的項目進行分組,然後點選「完成」。
建立及儲存檢視畫面
你可以將排序及版面配置選項另存為檢視畫面,以供具有總覽表存取權的任何人使用。
桌面
行動版
- 按一下總覽表中的「 篩選圖示」,選擇要如何排序、篩選、隱藏並將總覽表中的項目進行分組。
- 按一下「 篩選圖示」以變更版面配置。
- 按一下「儲存檢視畫面」,然後按一下「儲存變更」或「另存為新檢視畫面」。
- 若要在已儲存的檢視畫面間進行切換,請按一下「 所有項目」,並從總覽表選取檢視畫面。
- 點選總覽表中的「 篩選圖示」,選擇要如何排序、篩選、隱藏並將總覽表中的項目進行分組。
- 點選「 篩選圖示」,然後選擇「總覽表」或「看板」。
- 點選「 篩選圖示」,然後點選「儲存至新的檢視畫面」。
- 你可以視需要為檢視畫面命名,然後選擇項目的分組方式。
- 點選「儲存」。
- 若要在已儲存的檢視畫面間進行切換,請點選「 所有項目」,並從總覽表選取檢視畫面。
注意:你需要編輯存取權,才能在非你所建立的總覽表上儲存檢視畫面。
與他人合作
在你平常工作的空間中與團隊協作處理工作。你可以在 Slack 中的任何位置分享總覽表、指派人員工作,並在對話串中對項目新增留言,輕鬆將正確的人員帶入對話。
分享總覽表
在頻道中分享總覽表,或直接與團隊成員開始協作。你也可以設定一般存取權限,以決定在 Slack 中搜尋發現你的總覽表的人員是否可檢視或進行編輯。
桌面
行動版
- 按一下總覽表右上角的「分享」。
- 從「一般」分頁中,選擇要讓所有工作空間成員擁有「受限制」、「可檢視」還是「可編輯」的存取權限,然後按一下「儲存」。
- 從「頻道」或「人員」分頁中,新增可以協作處理總覽表的人員或頻道名稱,然後按一下「分享」。接著,總覽表會透過訊息傳送給你指定的人員或頻道。
- 點選總覽表中的總覽表名稱,然後點選「 分享總覽表」。
- 選取「編輯者」或「檢視者」,新增可以協作處理總覽表的人員或頻道名稱,然後點選「 傳送圖示」。接著,總覽表會透過訊息傳送給你指定的人員或頻道。
注意:無法在行動裝置上設定總覽表的一般權限。
提示:若要將總覽表匯出為 CSV 檔案,請按一下「 三個點圖示」,然後選取
「 下載 CSV」。
新增指派對象
建立欄位來追蹤負責每個任務的人員,並將欄位類型設為「人員」。新增指派對象時,他們將會在項目更新時,於「活動」中收到通知。
桌面
行動版
- 按一下總覽表第一列結尾的「 加號圖示」,以建立新欄位。若你的總覽表已有人員欄位,請跳到步驟 4。
- 新增欄位名稱,然後從「欄位類型」下拉式功能表選取「 人員」。
- 選擇是否允許選取多項,以及是否要在總覽表中顯示名稱,然後按一下「儲存」。
- 按一下項目上的 人員欄位,然後搜尋並選取成員。
- 點選總覽表中的「 篩選圖示」。
- 點選「管理欄位」,然後點選「 新增欄位」。若你的總覽表已有人員欄位,請跳到步驟 5。
- 新增欄位名稱,然後點選「類型」,並選取「 使用者」。
- 選擇是否允許選取多項,以及是否要在總覽表中顯示名稱,然後點選「儲存」。
- 點選項目,然後點選「 人員」欄位,以新增指派對象。
在項目新增留言
無論項目的分享位置,總覽表中的每個項目皆有隨附的專屬訊息對話串,適合於工作相關對話中使用。開啟項目,以在項目的對話串中新增問題、留言或更新。
桌面
行動版
- 將游標暫留在某個項目上方,然後按一下「 新增留言」或「檢視留言」,以繼續對話串。
- 輸入訊息,然後按下「 傳送」。
- 點選項目,然後點選「 新增留言」。
- 點選訊息欄位並輸入訊息,然後點選「 傳送」。
注意:若你在項目對話串中提及某人,只要與其分享總覽表,對方就會在「活動」摘要中收到通知。
使用工作流程建立工具自動化總覽表
總覽表自動化由工作流程建立工具支援,你可以使用此工具將 Slack 中的任何工作或流程自動化。從總覽表設定表單或啟用快訊時,你可以在工作流程建立工具中編輯或進一步自訂自動化。
收集表單回應
你可以在桌面上建立一份與成員共用的表單,讓他們無須請求編輯權限,就能將項目新增至總覽表。提交至表單的資訊將會新增至總覽表。你可以在總覽表中決定資訊優先順序、分享狀態更新,並在項目的對話串中與表單提交者溝通。
- 按一下總覽表右上角的「表單」,然後按一下「設定表單」或「新增表單」。
- 查看表單問題,按一下「 眼睛圖示」,以排除不應顯示於表單上的欄位,然後按一下「發布工作流程」。成員提交表單時,新項目將會新增至總覽表,且欄位資料將填入表單回應。
- 如要編輯表單,請按一下「 在工作流程建立工具中開啟」。否則,請按一下「 分享表單」或「完成」。
啟用快訊
為了掌握工作的完成情況,你可以設定總覽表,在當中的欄位有更新或變更時向頻道傳送通知。
- 按一下總覽表第一列的某個欄位,然後選取「 欄位變更時傳送快訊」。
- 選擇快訊是否要傳送至頻道,或想要將個人快訊傳送至你的「活動」摘要。
- 若要將快訊傳送至頻道,請搜尋並選取要傳送通知的目標頻道。
- 按一下「發布工作流程」,然後按一下「完成」。
提示:在工作流程建立工具中建立的工作流程中新增總覽表步驟,探索將總覽表自動化的其他方式。