Die in London ansässige Marketing-Software-Plattform Opteo beschäftigt ein Team aus leidenschaftlichen Werbefachleuten, Entwickler:innen, Designer:innen und Support-Mitarbeitenden. Die von ihnen entwickelte Software hilft Unternehmen dabei, Geld zu sparen und bessere Entscheidungen über Google Ads-Kampagnen zu treffen.
Laut einer 2022 durchgeführten Studie verbringen Mitarbeitende durchschnittlich 18 Stunden pro Woche in Arbeitsmeetings, was jährliche Kosten in Höhe von etwa 65.000 £ verursacht. Darüber hinaus hat dies einen erheblichen Einfluss auf die Produktivität.
Guillaume Devinat, der CEO von Opteo, hat daher beschlossen, einen neuen Ansatz zu verfolgen. „Die rein synchrone Arbeitsweise, bei der die Mitarbeitenden Zeit für die Zusammenarbeit einplanen und sich zeitgleich austauschen, führt dazu, dass Meetings nicht nur den Arbeitsablauf unterbrechen, sondern auch sehr teuer für das Unternehmen werden. Diese Arbeitsweise schafft ein permanentes Gefühl der Betriebsamkeit, das weder angenehm noch produktiv ist.“
Das Opteo-Team hat dieses Problem durch die Umstellung auf ein asynchrones Arbeitsmodell gelöst, bei dem nicht alle Teammitglieder gleichzeitig online sein müssen. Durch die Einführung von Slack als primäre Kollaborationsplattform wird eine flexiblere und effizientere Zusammenarbeit ermöglicht.
„Die Anzahl der Projekte, die wir gleichzeitig in Angriff nehmen können, hat sich deutlich erhöht, und zwar um das Zwei- bis Dreifache.“
Wenn beispielsweise ein Teammitglied gerade einen Lauf hat und große Arbeitsfortschritte macht, kann die Person sich zu einem späteren Zeitpunkt mit einem einfachen Zusammenfassungstool in einem Channel schnell auf den aktuellen Stand bringen und weiß dann, was von ihr verlangt wird, um das Team zu unterstützen.
Wenn dagegen sofortiger Input von einer Person benötigt wird, kann das Team einfach auf den Button Huddle in Slack klicken, um eine spontane Audio- oder Videounterhaltung zu starten. So entsteht das Gefühl, Seite an Seite zu arbeiten, in einem virtuellen Raum, der es ermöglicht, live zusammenzuarbeiten und gemeinsam neue Ideen zu entwickeln.
Guillaume Devinat empfiehlt: „Nutzt Channels für die tägliche schriftliche Kommunikation mit den Teams, damit alle über die benötigten Informationen und Zusammenhänge verfügen, und setzt zur schnellen Klärung von Fragen auf Live-Gespräche per Huddle. Diese Arbeitsweise erzeugt ein starkes Gefühl der Verbundenheit und ermöglicht in mancher Hinsicht eine stärkere Fokussierung als eine Büroumgebung, in der alle persönlich zusammenkommen.“
Devinat führt den deutlichen Produktivitätsanstieg bei Opteo auf das asynchrone Arbeitsmodell zurück. Seiner Aussage nach konnte das Unternehmen die Anzahl der geplanten Meetings um 90 % reduzieren und die Anzahl der Projekte, die das Team gleichzeitig in Angriff nimmt, um das Zwei- bis Dreifache steigern: „Wenn kein Werkzeug wie Slack zur Verfügung steht, beschränkt man sich wahrscheinlich auf eine bestimmte Anzahl von Projekten, da es schwierig ist, alle Beteiligten auf dem gleichen Stand zu halten.“
Der Zeit- und Kostenaufwand für Meetings bei Opteo hat sich ebenfalls beträchtlich verringert. „Als CEO“, erklärt Devinat, „wäre es für mich normal, jede Woche in zwei bis drei großen Meetings mit vielen Teilnehmenden zu sitzen. Und das verursacht natürlich hohe Kosten. Jetzt reicht oft schon ein Meeting pro Monat aus. Die Arbeit ist ruhiger und angenehmer geworden.“
Darüber hinaus erhält Opteo durch den Einsatz von Slack Connect, mit dem die Slack-Instanzen verschiedener Organisationen sicher verbunden werden können, die Möglichkeit, in Echtzeit mit seinen Kund:innen zusammenzuarbeiten – von spezifischen Projekten bis hin zur Produktentwicklung.
Dieses direkte Kundenfeedback hat die Pünktlichkeit und Effizienz verbessert, Transparenz und Vertrauen im gesamten Unternehmen geschaffen und eine Kultur der Zusammengehörigkeit gefördert.
In Kombination mit Slack Canvas kann Opteo darüber hinaus die Verwaltung von Aufgaben vereinfachen, sodass das Team mühelos Aufgaben nachverfolgen, zuweisen und Projekte verwalten kann, ohne dabei auf schwerfällige Tracking-Systeme zurückgreifen zu müssen. Mit dem richtigen Kontext kann Opteo anhand des Live-Projektstatus Herausforderungen umgehend lösen.
