テレワーク（リモートワーク）という言葉が十分に浸透した昨今においても、テレワーク環境下でのコミュニケーションに課題を抱えている企業は少なくありません。離れた場所で就業していても、円滑にコミュニケーションを図るにはどうすればいいのでしょうか。
今回は、テレワークのコミュニケーションにおいて生じやすい 7 つの課題と、解決に役立つ取り組みについて解説します。テレワークのコミュニケーション活性化に役立つツールもご紹介しますので、ぜひ参考にしてください。
コミュニケーションとは知識や情報などを共有すること
コミュニケーションとは、人と人がお互いの知識や情報、感情、思考などを共有することです。お互いが考えていることや感じていることを共有できることが、コミュニケーションのゴールと言えます。
言葉に出さなくても雰囲気や態度など、言葉を介さないコミュニケーションも数多く存在します。ですが、テレワーク環境下では、コミュニケーション手段は限定されてしまうため、注意が必要です。
テレワークのコミュニケーションが重要な背景
テレワークにおいてコミュニケーションが重要とされる背景には、お互いが物理的に離れた場所で就業する環境面があります。お互いの顔が見えない、相手がどのような状況なのかがわからない状況では、意思疎通を図りにくいと感じるのは不自然なことではありません。
日本労働組合総連合会が行った「テレワークに関する調査2020」では、調査対象の37.6％がテレワークのデメリットとして「上司、同僚とのコミュニケーションが不足する」としており、今後の課題としてテレワークコミュニケーションの重要性が窺えます。
※日本労働組合総連合会「テレワークに関する調査2020」
テレワークコミュニケーションの 7 つの課題
続いては、テレワーク時に発生しやすいコミュニケーションの課題を紹介します。これからテレワークを導入する企業だけでなく、すでに導入している企業でも、下記のような課題が発生していないかチェックしてください。
1 コミュニケーション不足
コミュニケーションが不足しやすいことは、テレワークにおける課題のひとつです。顔を合わせて会話を交わす機会が激減するため、ささいな相談事や雑談ができなくなることに起因します。結果として孤立感を抱きやすくなり、メンタルヘルスにも悪影響を与えかねません。
2 モチベーションの低下
テレワーク環境下では、モチベーションが低下しやすいという課題もあります。例えば、同僚から感謝されたり、上司から褒められたりするといった体験を直接得られる機会も減ってしまいます。自分がどの程度貢献できているのか、評価されているのかに疑念を抱き、モチベーションが下がってしまうおそれがあるのです。
3 IT ツールを使えない
テレワークでは、IT ツールを活用します。IT ツールを使いこなせない場合、共有された情報を必要なタイミングで確認できなかったり、報告・連絡・相談を適切に実践できなかったりすることもあるでしょう。一定以上のITリテラシーが求められることは、テレワーク環境下での課題と言えます。
4 相手の状態を考慮
お互いの状況を直接見て確認できないテレワーク環境では、相手の状態を考慮したコミュニケーションが求められます。自分の都合で連絡してしまうと、相手にとっては忙しいタイミングで対応が難しいケースもゼロではありません。相手の姿が見えないからこそ、気配りが求められます。
5 長時間の雑談
テレワークでは周囲の目を気にする必要がないため、メールやチャットでつい長時間にわたって雑談をしてしまう場合があります。コミュニケーションを活性化させるには適度な雑談も必要ですが、あまりにも長時間にわたるようでは業務に影響してしまいます。
6 ハラスメントの問題
テレワーク特有のハラスメント問題が発生することも懸念されます。例えば、「上司が部下に頻繁に状況を報告させる」「ビデオ会議で顔を映すよう無理強いする」「部屋の様子などプライベートを詮索する」といったケースです。コミュニケーションのつもりが、相手に不快な思いをさせる原因になることもあるのです。
7 業務だけのコミュニケーションに偏る
コミュニケーションが業務に関わる話題に偏ってしまうと、ドライな印象を与えやすいです。結果として、信頼関係を構築しにくくなったり、チームとしての一体感を実感しづらくなったりしかねません。
テレワークコミュニケーションの課題を解決する 15 の方法
テレワーク環境下でのコミュニケーションで発生しやすい課題を解決するには、あらかじめさまざまな対策を講じておく必要があります。有効な解決策の例を見ていきましょう。
1 業務状況の可視化
業務状況を可視化し、お互いがどのような作業を進めているのか、進捗状況はどうであるのかを随時確認できる仕組みを整えましょう。タスク管理ツールやプロジェクト管理ツール、グループチャットなどを組み合わせた方法が想定されます。
2 コミュニケーションツールの導入
コミュニケーションの量と頻度を確保するには、ツールの導入が解決策となります。ビジネスチャットやビデオ会議システムを活用し、さまざまな方法でコミュニケーション可能な環境を構築しておくことが大切です。
3 ツール使用のルールを策定
業務時間外にはチャットなどで連絡しないなど、職場での統一ルールを決めておく必要があります。コミュニケーションの活性化に役立つツールを導入しても、人によって使い方がまちまちでは有効活用できません。ツール使用のルールを策定し、周知徹底を図ることが大切です。
4 適度な休憩を挟む
テレワークは、長時間にわたるデスクワークの温床になりがちです。一日中座りっぱなしにならないよう、適度な休憩を挟みましょう。ストレッチや軽い運動を推奨する時間を設けたりするなど、過重労働を防ぐための工夫が求められます。
5 モチベーションの管理
モチベーション管理を適切に行うには、感情面に関わる声がけに気を配る必要があります。例えば、「褒める」「感謝する」といった感情を伴う声がけの際には、あえて電話で伝えるのもひとつの方法です。特に、上司からの声がけは、部下のモチベーションに大きく影響します。
6 チャットの確認頻度
チャットの通知を確認するため、できるだけ即答することも、テレワークコミュニケーションの課題を解決する方法です。相手としては、すぐに返事が返ってくることで「関心を持ってもらえている」と実感しやすくなります。ただし、自分からチャットを送る際には、相手に対してすぐに返信するよう求めないようにしましょう。
7 スケジュールを共有する
メンバー間でスケジュールを共有し、誰が何をしているのかを把握しやすくすることも、テレワークコミュニケーションの課題解決に有効です。進捗状況を随時更新していけば、完了報告や状況報告を逐一行う必要もなくなります。定型的な報告・連絡は仕組みで対応し、中身のあるコミュニケーションに時間を割けるようにしましょう。
8 業務報告の頻度を高める
業務報告の頻度を高めるのも、コミュニケーション課題を解決するのに効果的です。次の報告までの期間が長くなるほど、報告すべきことが多くなってしまいます。極端に頻度を高める必要はありませんが、対面で働いていた時よりは報告頻度を高くするように心がけましょう。
9 ウェブカメラを使う
テレワークコミュニケーションの課題を解決する手段として、ウェブカメラを使い、オフィスに近い環境を整える方法もあります。すぐ近くに同僚や上司がいる感覚が得られるため、チームとしての一体感を醸成できます。ですが、プライバシーには十分に配慮し、カメラをオンにすることを強制してはいけません。
10 箇条書きで要点を伝える
チャットやメールでの報告・連絡は、箇条書きで要点を絞って記載すると趣旨が伝わりやすくなります。入力する文字量が減るので効率的ですし、受け取る側も要点を把握しやすいです。
11 雑談も取り入れる
業務関連の話題に偏りすぎないよう、適度に雑談を取り入れるのもコミュニケーションの課題を解決する方法のひとつです。ビデオ会議では、アイスブレイクや終了後の休憩タイムを取り入れることにより、業務以外の話題も挙がりやすくなるでしょう。
12 オンラインランチを実施
ビデオ会議システムを活用して、オンラインランチを実施することも、テレワークコミュニケーションの課題解決に効果的です。特に、在宅勤務の場合には一人で食事をする従業員がいることが想定されます。ランチタイムであれば業務以外の話題もしやすいので、リラックスした状態でコミュニケーションを図れます。
13 チャットツールで雑談
業務連絡用のチャットとは別に、雑談専用のチャットを作っておくことで、オフィスにいる時の立ち話のようなやりとりをしやすくなります。常識の範囲であれば何でも発言できる場所を用意しておくことで、チームメンバーの近況や考えていることを知る機会を得られるでしょう。
14 1 on 1ミーティングの実施
テレワークコミュニケーションの課題解決のため、定期的にオンラインの 1 on 1 ミーティングを実施するのもおすすめです。気軽に話せる機会を設けることで、上司と部下が信頼関係を強めるきっかけになるケースは少なくありません。できるだけ部下に話をしてもらえるよう、上司は相手から話題を引き出す質問を投げかけていくのがポイントです。
15 業務外コミュニケーションの促進
オン・オフを問わず社内イベントを開催するなど、業務外でコミュニケーションの機会を設けるのも、テレワークコミュニケーションの課題解決におすすめの方法と言えるでしょう。業務を離れて交流を深めることで、業務時間中とは異なる新たな一面を発見できる可能性も十分にあります。
テレワークに活用できる IT ツール
続いては、テレワーク時のコミュニケーション活性化に役立つ IT ツールをご紹介します。下記のようなツールを組み合わせて適宜活用していくことで、コミュニケーションの量や頻度を確保しやすくなるはずです。
ビジネスチャット
メールよりもカジュアルなやりとりをしやすいビジネスチャットは、テレワーク環境下でのコミュニケーションには欠かせないツールと言えます。会話形式で気軽にやりとりができるだけでなく、ファイル共有やタスク管理、音声通話やビデオ通話など、多彩な用途に活用できる点も大きなメリットです。
ビデオ会議システム
対面でのコミュニケーションに近い環境を実現するうえで、ビデオ会議システムは不可欠なツールと言えます。お互いの表情や様子を確認しながら話せることで、細かなニュアンスが伝わりやすくなることがメリットです。
また、画面共有機能を活用すれば、資料などを見ながら打ち合わせを進められるため、業務効率の向上にも寄与するでしょう。
グループウェア
コミュニケーションや情報共有に役立つ機能が組み合わされたグループウェアも効果的な IT ツールです。社内 SNS やスケジュール管理、ドキュメント管理、申請・承認・決裁といった機能などが備わっているため、リモートワーク環境下で生じやすい「お互いの様子がわからない」「必要な情報が得られない」といった課題を解決できます。
バーチャルオフィス（メタバース）
仮想空間上にオフィスを構築するバーチャルオフィス（メタバース）を導入するのもひとつの方法です。アバターで出社し、バーチャル空間で勤務することにより、現実のオフィスでの就業に近い感覚で仕事を進められます。同僚や上司のアバターに話しかけることもできるため、孤立感や疎外感を感じにくいでしょう。
FAQ システム
ささいな質問をしにくいといった課題には、FAQ システムの導入がおすすめの解決策です。過去に多く見られた質問と回答をまとめておけば、知りたいことを検索するだけで答えがわかります。従業員が自己解決できることが増えれば、ストレスや不安を感じにくい就業環境になるでしょう。
Slack がテレワークのコミュニケーションに最適な理由
インテリジェント プロダクティビティプラットフォームの「Slack」は、テレワークのコミュニケーションに最適なツールです。ここでは、なぜSlack がテレワーク環境下で役立つのかを見ていきましょう。
報告や共有をチャンネル投稿やクリップで行える
日常業務で不可欠な報告事項や共有事項は、Slack のチャンネル投稿やクリップで行うことで、テレワークでもスムーズにコミュニケーションを図れます。
チャットは、メッセージを受け取る相手が都合の良いタイミングで確認できる点がメリットです。クリップには音声や映像もアップロードできるため、細かなニュアンスを伝えたい場合にも適しています。
定例会議を Slack に置き換えて削減できる
必要な定例会議にて進捗報告や活動報告をしている場合には、Slack に置き換えることもできます。日頃から Slack で少しずつ情報共有することで、定例会議で報告する必要がなくなるからです。特に出社が求められる定例会議がある場合は、テレワークに最適の変更と言えます。
突発的な事案や簡易な相談には、ハドルミーティングでクイックに対応できる
テレワーク中に突発的な対応が必要になった時や、簡易的な相談をしたい場合には、Slack のハドルミーティングを活用することで迅速な対応が可能です。ハドルミーティングは音声通話やビデオ通話ができるため、文字ベースでのやりとりよりも多くの情報を短時間で伝えられます。
場所や働く時間帯が異なるメンバーと円滑にコミュニケーションがとれる
テレワークでは、メンバーによって休日や勤務時間が異なるケースも少なくありません。Slack のクリップやテキストであれば、お互いが都合の良いタイミングで送信・確認できるため、テレワークはもちろん、場所や働く時間帯が異なっていても円滑にコミュニケーションを図れます。
テレワークのコミュニケーションは、手段の豊富さとバランスが重要
テレワークのコミュニケーションは、業務に偏りすぎても雑談が多くなりすぎてもうまくいきません。日常的に発生するささいな連絡や相談をしやすい伝達手段を確保しつつ、業務連絡と雑談のバランスがとれたコミュニケーションを実現していくことが大切です。
今回ご紹介した課題とその解決策を参考に、テレワーク時のコミュニケーション課題を解決してください。
よくある質問
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助かります！
ご意見ありがとうございました！
了解です！
ご意見ありがとうございました！
うーん、システムがなにか不具合を起こしてるみたいです。後でもう一度お試しください。