Os líderes financeiros de sucesso se concentram em gerar o crescimento dos negócios enquanto trabalham em conjunto com os executivos para fazer a empresa avançar. Fazer bem esse trabalho exige colaboração com diversas partes interessadas em vários sistemas de registro e visibilidade precisa e em tempo real da saúde financeira da empresa. Qualquer problema no caminho, como imprecisões ao reportar os números financeiros da empresa, pode comprometer o desempenho dela, assim como a percepção de partes interessadas, analistas e clientes sobre a empresa. Os valores das ações podem despencar, e grandes negócios ou fusões e aquisições podem ser adiados ou interrompidos.
“O Slack nos oferece uma grande eficiência. Não precisamos ver cinco apps diferentes para tomar uma decisão ou resolver um problema.”
Com tanta coisa em jogo, as equipes financeiras da Salesforce contam com o Slack para ajudá-las a ter sucesso. O Slack ajudou a transformar a maneira como elas trabalham reunindo as pessoas, os processos e as ferramentas de relatórios em um único espaço de trabalho seguro. Agora, as equipes financeiras têm maior visibilidade e mais agilidade para conceder aprovações e tomar decisões. De acordo com dados internos, a Salesforce reduziu o tempo para aprovação na área de fusões e aquisições de até sete dias para menos de três horas com os fluxos de trabalho do Slack em 2023.
“O Slack nos oferece uma grande eficiência”, disse Jordy Brazier, vice-presidente sênior de automação e crescimento da receita na Salesforce. “É uma forma muito mais rápida de interagir entre funções, e não precisamos ver cinco apps diferentes para tomar uma decisão ou resolver um problema.”
Veja algumas formas como as equipes financeiras da Salesforce usam o Slack como sua plataforma de produtividade com tecnologia de IA.
Reporte e utilize dados precisos nos canais do Slack
Os líderes de equipes financeiras precisam de acesso a informações exatas e em tempo real para finalizar relatórios trimestrais. Antes de adotar o Slack, as equipes financeiras da Salesforce gastavam horas examinando vários relatórios e painéis produzidos por diversas fontes para garantir que os dados estivessem corretos. Agora, todos os conjuntos de dados são reunidos em um canal do Slack.
Os canais são espaços flexíveis criados para contas ou projetos específicos que contêm as pessoas, as ferramentas e os arquivos de que as equipes precisam para fazer o trabalho. E eles podem ser públicos ou privados, o que permite que as informações confidenciais sejam compartilhadas de forma segura com grupos de pessoas limitados. Ter um único lugar onde a equipe pode ter conversas e agir com base nos dados economiza um tempo valioso das equipes financeiras.
“Poder trabalhar de forma assíncrona e usar os canais, em vez de marcar uma reunião sempre que precisamos esclarecer algo, nos ajuda a funcionar como uma equipe global unificada, mesmo estando distribuída em várias partes do mundo”, disse Jon Worthington, vice-presidente executivo de operações globais de receita na Salesforce. “Isso acelera os tempos de resposta porque existe uma comunidade no canal, o que permite respostas rápidas.”
Enquanto algumas plataformas no mercado limitam as equipes a trabalhar em suas ferramentas exclusivas (porém segmentadas), nossas integrações com mais de 2.600 apps economizam tempo e dão às equipes acesso às melhores ferramentas de relatórios financeiros do setor quando elas precisam. As equipes financeiras da Salesforce usam os painéis do Tableau para ver os números das últimas previsões e o Slack Sales Elevate para obter os dados mais precisos e em tempo real do pipeline de oportunidades do Sales Cloud diretamente no Slack — onde elas já estão trabalhando.
“Poder trabalhar de forma assíncrona e usar os canais, em vez de marcar uma reunião sempre que precisamos esclarecer algo, nos ajuda a funcionar como uma equipe global unificada.”
Para se manterem atualizadas sobre todas as tarefas, as equipes da Salesforce usam as listas do Slack, uma solução de gerenciamento de trabalho disponível nos canais e nas mensagens do Slack. Por exemplo, na preparação para uma reunião de resultados, qualquer pessoa responsável pelo gerenciamento de projeto para a reunião pode iniciar uma lista em um canal específico criado para a colaboração em torno da reunião. Todas as tarefas antes da reunião — o roteiro, a apresentação de slides, a documentação para os analistas — podem ser adicionadas a uma lista com os respectivos prazos e partes interessadas responsáveis por cada tarefa. Se um dos apresentadores tem uma dúvida sobre quem deve revisar suas notas do briefing, pode simplesmente @mencionar essa pessoa na conversa e deixar um clipe com suas dúvidas. Depois, o autor pode responder e enviar arquivos adicionais para dar mais contexto. Ter tudo em um único local visível ajuda os gerentes de projeto e os líderes a organizar e acompanhar o trabalho até a conclusão.
“Obter as respostas no Slack é muito mais fácil e rápido do que bater na porta da sala de um colega e torcer para que ele tenha tempo para ajudar você.”
Quando há muito trabalho a fazer, nem sempre é fácil acompanhar cada conversa no Slack. Para os clientes que compram o produto de IA generativa da plataforma, a IA do Slack, suas equipes podem ter uma visão geral das prioridades gerando resumos de um canal inteiro ou de conversas específicas. O recurso de destaques da IA do Slack, por exemplo, ajuda os líderes financeiros a acompanhar seu trabalho mais importante criando um resumo diário automatizado de canais específicos para que eles possam ficar em dia em questão de segundos e se concentrar no que é mais importante: ter um panorama completo da saúde financeira da empresa.
Automatize aprovações com fluxos de trabalho e bots
De acordo com dados internos, as equipes financeiras da Salesforce concederam mais de 850 mil aprovações de viagens e despesas em 2023. Um único membro da equipe pode receber uma centena de solicitações em um dia, e, sem um meio de automatizar as solicitações recebidas, elas podem acumular e atrasar as operações.
Antes de adotar o Slack, os funcionários da Salesforce enviavam solicitações aos colegas do departamento financeiro por e-mail, e o processo demorava dias. As equipes financeiras da empresa precisavam acompanhar os e-mails que se perdiam na caixa de entrada, e havia muita troca de mensagens porque faltavam informações e elas estavam distribuídas em diferentes sistemas. A Salesforce acelerou seu processo de solicitação de despesas integrando quase todos os sistemas que exigem aprovações ao Slack com o Criador de fluxo de trabalho sem código do Slack. Agora, o tempo de resposta médio para aprovações na Salesforce diminuiu de dois dias para duas horas, segundo dados internos da empresa.
Com o app Approvals, criado para a empresa, os funcionários enviam despesas usando um fluxo de trabalho que os leva a fornecer todos os detalhes da solicitação em um canal do Slack. Com isso, as informações podem ser vistas e acompanhadas no canal e são rastreadas até o respectivo sistema de registro, o que reduz o tempo que leva para identificar e resolver problemas. Quando um funcionário quer reservar um voo em um site de terceiros, ele envia a solicitação de despesa, e um membro da equipe financeira é notificado e pode aprová-la com um simples clique dentro do canal.
“Antes do Slack, todos recebiam o mesmo e-mail, o que resultava em muita troca de mensagens. O Slack mudou isso.”
As equipes financeiras da Salesforce também usam um bot personalizado para realizar ajustes de preços em contratos enviados por representantes de vendas e gerentes de contas. O bot extrai dados dos registros do CRM para preencher um modelo de documento com a nova estrutura de negócio e observações relevantes e depois alerta todas as partes interessadas. Os gerentes podem aprovar a solicitação instantaneamente depois de ver todo o contexto necessário sem precisar procurar as informações em vários e-mails ou apps.
Josh Clark, um gerente sênior de operações de produtos e preços na Salesforce, disse que o bot ajuda a gerenciar milhões de aprovações enviadas todo ano. “Antes do Slack, todos recebiam o mesmo e-mail, independentemente da conta que solicitava uma alteração, e isso resultava em muita troca de mensagens. Então as pessoas simplesmente desativavam as notificações”, ele disse. “O Slack mudou isso. Agora, elas só veem os negócios em que estão trabalhando e podem reunir todas as pessoas necessárias em uma conversa para resolver os problemas muito mais rápido.”
Trabalhe mais rápido com parceiros externos em informações confidenciais
Uma empresa de capital aberto como a Salesforce precisa se manter em conformidade com a Lei Sarbanes-Oxley (SOX), além de inúmeras outras regulações estaduais, federais e internacionais sobre estruturas de relatórios, auditoria e integridade de dados. As equipes de conformidade em grandes empresas precisam de uma forma rápida, produtiva e segura de trabalhar com fornecedores e parceiros externos.
“Poder incluir fornecedores externos em um canal e colaborar com eles da mesma forma que fazemos com nossas próprias equipes é extremamente valioso.”
O Slack Connect é a solução completa para as equipes financeiras da Salesforce. Foi um divisor de águas para líderes como Sarah Semprez, vice-presidente global de conformidade SOX, porque mantém o trabalho seguro com os padrões de conformidade e recursos de segurança de nível empresarial do Slack. Quando as pessoas trabalham com e-mails, há sempre a chance de alguém acidentalmente compartilhar um registro com o e-mail errado. Isso não acontece com o Slack Connect.
Além disso, o Slack Connect acelera o trabalho estendendo todos os recursos do Slack para as pessoas com quem as equipes financeiras trabalham fora da empresa em canais exclusivos e seguros. Durante fusões e aquisições, o Slack Connect facilita para as equipes o compartilhamento de documentos e conversas com parceiros externos para que a empresa agilize a harmonização. Seja uma equipe de consultores ou um representante do fornecedor, qualquer pessoa pode iniciar ou participar de um círculo para rapidamente discutir seções de uma auditoria, responder a perguntas compartilhando um breve clipe ou reunir informações com um canvas.
“Poder incluir fornecedores externos em um canal e colaborar com eles da mesma forma que fazemos com nossas próprias equipes é extremamente valioso. Muito do que fazemos exige interação constante”, disse Semprez. “E não funciona com e-mails. Nem houve discussão sobre isso. Partes externas como a PricewaterhouseCooper precisam estar profundamente integradas à Salesforce usando o Slack. Elas são uma extensão da nossa equipe.”
Dê às suas equipes uma plataforma segura que promova a produtividade
Quando as equipes financeiras trabalham no Slack, sua organização pode se concentrar no trabalho estratégico que gera os resultados. Saiba o que o Slack pode fazer para o seu departamento financeiro. Entre em contato com a nossa equipe de vendas hoje mesmo.
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