会議メモの作成に関する包括的ガイド

会議は、ビジネスの成長を後押しする存在です。ひと言で言えば、ブレインストーミング、コラボレーション、意思決定、フィードバックの機会にほかなりません。

とはいえ、会議の場を出たとたんに議題が頭から抜け落ちてしまったことも、少なからずあるのではないでしょうか。会議メモや議事録が重要である理由は、まさにその点にあります。さらに、会議後のメモを作成するという行為そのものから、メリットを得られることさえあります。東京大学の研究からは、情報を紙に書き留めておくと、1 時間後にそれを思い出そうとした際に脳の働きが活発になることがわかっています。

この記事では、ビジネスを成功へと導くうえで会議メモが重要な意味を持つ理由や、コラボレーションを促すための会議後のメモを作成する方法などについて説明します。

会議メモとは

会議メモは、会議での重要なディスカッション、決定事項、実施項目、ポイントを文章として記録したものです。適切に作成した会議後のメモは重要な情報を取りまとめたものになり、出席者は、今後の取り組みについて明確に認識できます。会議を欠席した人も、会議メモで常に最新の情報を得られます。
通常、以下の事項を盛り込むと効果的な会議メモになります。

• 会議のアジェンダと成果の要約
• 特定のチームや個人に割り当てた実施項目とその期限
• 今後の会議で取り上げる新たなアイデア
• 会議で挙がった質問とその回答
• 回答が得られなかった質問（フォローアップする人を指定）
• 主な決定事項、ポイント、次のステップ

会議メモの種類

会議メモは、何を伝えたいかに応じてさまざまなスタイルがあります。ビジネス会議メモ、スタッフ会議メモ、週次会議メモ、個人的な振り返りのためのメモ、コラボレーション用のメモ、プロジェクトに特化したメモなどです。
具体的な目的に応じて、次のような種類があります。

• ビジネス会議メモは、ビジネス会議で交わされた重要なディスカッションやアクションリストの概要を示します。
• 週次会議メモは、各週の会議での重要事項について概要を提示します。
• 会議の振り返りメモは、会議の内容と今後実施すべき事項について簡単なまとめを提供します。

会議メモと議事録の違い

議事録は、会議での発言を正式な形で記録したもので、主に、役員会や正規の会議の内容をまとめた公式文書としての役割を担います。議事録は監査や法律上の目的での利用が可能です。

会議メモは、主なポイントと実施項目を形式にとらわれずに要約したものです。コラボレーションを促すために利用されることが多く、ブレインストーミングで得られたアイデア、阻害要因、プロジェクトの簡単な最新情報が記録される場合もあります。

会議メモの作成方法とテクニック

会議メモを作成するためのテクニックには、簡単でわかりやすいコーネル式から緻密なマインドマップ式まで、さまざまな方法があります。

コーネル式のメモの作成では、ページを以下の 3 つのセクションに分けます。

• メモと考察
• 不明な点とポイント
• まとめ

最上部にタイトルを挿入することもできます。この方式は、線形的に学習するタイプの人に最適です。

画像の出典 : コーネル大学

マインドマップ式では、アイデア、考察、ディスカッションの図を作成します。この方式は、線形的に学習するタイプではなく目で見て学習するタイプの人に適しています。また、いくつかの会議で得られたインサイトの相関関係を分析して、共通しているアイデアやテーマを割り出す際にも役立つ場合があります。

画像の出典 : オークランド大学

生産性が上がる会議メモにするためのベストプラクティス

効果的な会議前・会議中・会議後のメモは、話し合いやプロジェクトを前に進めるうえで有用です。会議メモを作成するときは、以下のベストプラクティスを採り入れてみてください。

• 一言一句を書きとめるのではなく、会議の目的に照らして重要な内容を中心に記録する
• 重要度の高い項目が優先的に議論されるよう、会議前のメモを作成する
• わかりやすい会議メモのテンプレートを利用する
• 簡単に表現する方法として、節度を保ちながら絵文字を利用する
• Slack などのプロダクティビティプラットフォームに備わる、コラボレーションを促すためのメモ作成機能を活用する（このトピックについては、後ほど取り上げます）
• 実施項目を盛り込み、明確な期日を設定したうえで担当者に割り当てる

ビジネス会議メモを作成するためのデジタルツールとテンプレート

明確さと一貫性を保つための会議メモのテンプレート

会議メモのテンプレートは、重要な実施項目やポイントを抽出するための明確な構成を定めたものです。一貫性のあるテンプレートを利用すると、関係者が重要な事項をすぐに把握して、それをもとに行動しやすくなります。

カスタマイズ可能な会議メモのテンプレートがオンラインでいくつか公開されています。組織の方針や目的、メモ作成の技法に合ったものを選択しましょう。

参考として、シンプルな会議メモのテンプレートの例を以下に示します。

会議の録音と文字起こし

会議の進行中に手動で会議メモや議事録を作成しようとすると、作業が煩雑になりかねず、重要なポイントを見落としがちです。会議の録音と文字起こしの機能を利用すれば、やりとりの内容を必要に応じて何回でも再確認できます。

対面での会議の場合は、スマートフォンの録音アプリを利用するか、ビデオカメラとマイクを用意します。Slack ハドルミーティングなどのビデオ会議ツールなら、リモート会議を簡単に録画できます。

映像記録が不要な場合は、Otter.ai などの文字起こしツールで音声録音からの文字起こしを自動的に生成すると、あっという間にメモが完成します。
AI を利用して会議メモの生成時間を短縮
Fireflies.ai、Huddl.ai、Otter.ai などの AI 搭載ツールを導入すると、会議メモ作成プロセスのさらなる合理化が可能。AI 会議アシスタントにより、会議メモの生成と実施項目の抽出を自動化できます。これらのツールを Slack と連携させている場合は、関連するチャンネルでメモを効率的に共有して、会議後すぐにコラボレーションに移れます。

Slack を使った、コラボレーションを促すメモ作成とインテグレーション

出席者がメモを自分用に作成するだけで、誰にも共有されないなら、そのメモにはさほど価値がありません。効果的な会議メモは、コラボレーションを促すという点で本領を発揮します。

Slack canvas は、ビデオ会議後のメモの作成と共有に役立ちます。ハドルミーティングでは、そこで得られた重要なポイントをすぐに記録して、実施項目のチェックリストを追加できます。Google ドライブのフォルダや Slack チャンネルにあるリソースへの直接リンクを含めることで、すばやい背景情報の共有やアクションの実行が可能になります。

Slack canvas を利用すると、実施項目を作成して関係者に割り当てることができます。

会議メモを共有

Slack では、作成・編集した会議メモを、チャンネルとスレッドで共有できます。そのメモを誰が閲覧・編集できるかについてもコントロールできるため、機密情報への不正アクセスが生じるリスクを最小限に抑えられます。

会議メモの作成を自動化

Slack 用の多彩なサードパーティ製インテグレーションを利用して、会議メモを作成して共有するまでのプロセスを自動化することもできます。

Fireflies.ai のインテグレーションでは、実施項目、インサイト、質問、ポイントを盛り込んだ会議メモを自動で生成できます。同様に、Otter.ai のインテグレーションを利用すると、会議の要約を適切な Slack チャンネルで自動的に共有できるようになります。

効果的な会議メモを作成

コラボレーションを活発にする会議メモは、チームでの会合やディスカッションから成果を最大限に引き出すうえで欠かせない存在です。Slack には、canvas やサードパーティ製のインテグレーションなど、メモ作成のプロセスを合理化する実用的なツールが組み込まれています。