会社組織図の基本と押さえておきたい知識

社内でのコミュニケーションやコラボレーションが効果的なものになるかどうかは、有益な情報交換の基盤となる背景情報を手にしたうえで、しかるべき相手とやりとりできるかどうかで決まります。ただし、これを実践するのは決して簡単ではありません。大規模な企業環境やリモートワークの状況であれば、どの部門に誰が所属しているかを把握するだけで一日仕事になることもあり、なおさら困難です。

解決に向けた答えは、目の前に横たわっていることもあります。企業の組織図（オルガノグラム・会社組織図）は、情報の宝庫になる可能性を秘めているのです。それでは、会社組織図とは何か、会社組織図の作成方法、会社組織図の例、最大限に活用するための方法を見ていきましょう。

会社組織図とは

会社組織図（オルガノグラム）とは、組織の構造を視覚的に表現したものです。組織図には、マネージャー、従業員、部門の階層と関係性が示されています。このような図表には、主要な階層のみが示されているシンプルなものもあれば、さまざまな管理職レベル、部門、サブユニットの詳しい情報が含まれている複雑なものもあります。

会社組織図の用途

直属関係を視覚的に表現するほかにも、以下の用途で活用できます。

• 従業員の研修 : 新入社員が組織の構造と組織内での自分の位置づけを理解するうえで役立つ
• 後任選びの計画 : 主要な従業員が退職した際のシナリオを描き、労働力の変動に備える
• 従業員ディレクトリ : 従業員の情報をすぐ参照できるようにして、チームメンバーが不明点や問題の問い合わせ先を把握しやすくする
• 部門の枠を越えたコラボレーション : 部署横断型チームの職責を明確にして、コミュニケーションを円滑にする
• 内部採用 : 欠員がある職位を目立たせることによって透明性を高め、内部昇進を促す

よく利用されている 3 種類の会社組織図

会社組織図を作成するにあたっては、自社の構造が十分に反映される形式を選択します。ここでは、よく利用されている 3 種類の会社組織図の例を見てみましょう。

1. 階層構造の組織図

この構造では最上位に 1 人のリーダーが配置されていて、その下にいくつものレベルの従業員が配置されます。権限の等級は最上位の人物（CEO や社長など）が最も高く、階層が下になるにつれて小さくなります。

2. マトリックス組織図

マトリックス組織図では、従業員が組織の複数のマネージャーとどのような直属関係にあるのかがわかります。例えば、あるグラフィックデザイナーは、最高クリエイティブ責任者と、プロジェクトチームリーダーの両方の部下である、などです。このタイプの組織図は有用性が高く、得られる背景情報も多くなりますが、内容がすぐに古くなる可能性もあります。

3. フラット型の会社組織図

この構造は、最小限の管理レベルで運営されていて、大多数の従業員が自立的に活動している組織に向いています。自律性、創造的な管理、従業員のエンパワーメントを重視する、小規模な企業で広く採用されています。

オルガノグラム、組織図、オーガニグラフの違い

これらの用語はしばしば区別なく使われていますが、いくらかの差異があります。

• オルガノグラムは 3 つの中で最も意味が広く、組織の構造がさまざまな形で視覚的に表現されているものをすべて含みます。場合によっては、関係、職務、階層を示すための図や表も含まれます。
• 組織図は組織内の階層と関係に焦点を当てたもので、囲み枠を使って職位または職務を表現し、線を使って直属関係、コミュニケーションの手段、指揮系統を示します。
• オーガニグラフは、組織内のさまざまな要素について、複雑かつ、多くの場合に重複している相互関係を描いた図、画像、またはマップです。組織図と似ていますが、直線状の階層には重点が置かれない傾向があります。

会社組織図を活用できるメンバー

ひと言で言えば、誰もが組織図を活用できます。以下に例を挙げます。

• 幹部社員と経営陣は、さまざまな部門や職位の関係について全体像を把握し、戦略的な意思決定のための情報を得ることができます。
• 部門責任者は、より大きな組織構造と組織目標に照らして、各自の事業部門がどのような位置づけにあるのかを確認できます。
• 人事担当者は、人員不足を洗い出す、採用計画をまとめる、指揮系統を分析するなど、人員計画や人材管理に情報を利用できます。
• マネージャーは、チームメンバーが部署横断型のチームにどのような形で関与しているのかを確認して、業務負荷のバランスをとることができます。
• 従業員は指揮系統を把握し、報告先やコラボレーションの相手を確認できます。
• 新入社員は、組織構造での各自の位置づけをひと目で確認し、職場になじむことができます。

会社組織図で従業員のエンゲージメントを高める方法

アクセス可能でわかりやすい組織図があると、指揮系統とチーム構成を見通せるようになり、従業員の能力活用と帰属意識の向上につながります。

人員の計画と管理

人事部門や幹部社員は組織図を利用することで、スキルが不足している部分を洗い出して採用方針の裏付けとし、適切な人材を適切な職務に配置し、業務の負荷を均一に分散させて従業員の燃え尽きを避け、今後の発展や組織再編に向けて計画を練ることができます。

組織構造の視覚化

組織構造を視覚的に表現すると、階層状の複雑な関係を簡潔に伝え、部門の枠を越えたコラボレーションの機会を見出すことを従業員に奨励するうえで効果的です。

新入社員の研修

会社組織図では、会社の構造、報連相の相手、主な問い合わせ先を新入社員が俯瞰的に捉えることができるため、新入社員向けの研修がスムーズに進みます。また、新入社員が組織全体での自分の位置づけを把握するうえでも役立ちます。

後任選びの計画

企業は組織図を活用して、リーダーになり得る人材、重要な職務、人材開発の行程を特定することで、重要な職務が移行する中でも、事業の継続性を確保し、組織に蓄積されているノウハウを維持できます。

部門の枠を越えたコラボレーション

会社組織図とは、さまざまな部門やチームのつながりを図示したものであり、部署横断型のチームによるコラボレーションやイノベーションを促すうえで有用な情報を提供できます。

社内の従業員ディレクトリ

会社組織図を（Slack Atlas を導入するなどの方法で）コミュニケーションツールに統合すると、従業員は同僚、チームメンバー、上司をすぐに見つけられるようになります。また、チームメンバーの仕事上の関心事項やスキルセットといった背景情報も併せて提供されることで、生産的なやり取りも促されます。

会社組織図を作成するためのステップ

1. 主な職位と職務を特定する

組織構造を定義し、複数のレベルや部門の直属関係と階層を決定します。部門責任者や人事担当者などの重要な関係者と協力して、職務と指揮系統を正確に表現します。

2. 会社組織図の種類を選択する

会社組織図の構造を工夫すると、自社の特定の側面にスポットを当てたり、自社の価値基準や哲学が伝わるものにしたりできます。自社の組織構造が最も的確に反映される種類の組織図を選択してください（階層構造、マトリックス、またはフラット型）。

3. 適切な組織図ツールを選択する

動的な会社組織図を作成することができ、組織構造の発展に応じて組織図を簡単に更新できるソフトウェアを採用します。コラボレーションに対応していて、複数の作成担当者が同時に組織図を編集できるツールがよいでしょう。おすすめするツールとしては、Microsoft Visio、Lucidchart、Creately、Clickup、BambooHR、Monday.com があります。

4. 上位から下位の順に作成する

階層構造を採用している大多数の組織では、まず経営陣を組織図の最高レベルに配置することをおすすめします。経営陣は影響力や対外的な露出が最も大きく、企業の運営と成功に関して重要な役割を担っています。以降は、その下位レベルの職位を順に追加し、組織階層の全体を記載します。

5. プロフィールの詳細を追加する

氏名、役職名、職責の簡単な説明など、個々の職位の重要な情報を追加します。従業員の顔写真や外部リンク、楽しい小ネタを追加してもかまいません。詳しい情報を適切な形で盛り込むと、チームで互いのことを知り、信頼し合う雰囲気を作り上げるうえで効果的です。ただし、社外の関係者向けに公開する場合は、内容に注意しましょう。

6. デザインと形式に注意を払う

会社組織図をわかりやすいものにするには、全体にわたって一貫性のあるデザインを採用します。例えば、類似性のある職位やレベルには同じ形状、色、形式を使います。複雑な組織図では要素を必要に応じて移動し、見たときに可能なかぎりわかりやすくなるようにします（例えば、線が重なっていると見づらくなるおそれがあるため、重なりは最小限に抑えます）。最後に、スマートフォン、モニター、タブレット、印刷物のうち、従業員がどの方法で情報を参照する可能性が最も高いかを考慮します。

会社組織図ツールを検討する際のポイント

採用する組織図デザインツールは、ユーザー各自の PC 使用スキルがさまざまに異なっていても組織図を作成して管理できるよう、ユーザーにとって使いやすいインターフェイスとドラッグ＆ドロップ機能を備えているものにします。また、出発点として利用して時間を節約できる、組織構造やコミュニケーションの要件に応じたテンプレートも用意されている必要があります。

組織のビジュアルアイデンティティと合致した組織図を作成するため、カスタマイズのオプションを考慮に入れます。多くの関係者が同時に作成作業を進めるためには、チャットなどのリアルタイムコラボレーション機能を備えているものを選択します。組織図用のソフトウェアは、Google Workspace や Slack をはじめとするその他の生産性向上ツールやコミュニケーションツールと連携して、シームレスなワークフローを簡単に実現できるものがよいでしょう。

適切な組織図作成ツールなら、個々の職位について詳しい情報を追加でき、実用性の高い検索機能やフィルタリング機能も利用できます。また、従業員と組織に関する機密情報を保護するために、アクセス制御などのセキュリティ機能も考慮しましょう。

会社組織図の管理に関するヒント

会社組織図は、自社の発展に合わせて絶えず改訂していく必要があります。

1. 常に最新の情報に更新する。頻繁に見直して、自社の戦略上の方向性、ビジネスニーズ、組織構造の変化が正確に反映されていることを確認します。例えば、新入社員、離職、昇進、組織再編などを反映した更新を行います。
2. 変更を追跡する。バージョン管理のメカニズムを導入して変更を追跡し、人事システムと統合して更新を自動化します。また、監査や照会に備えて、すべての変更と改訂理由も記録します。
3. 補足情報を提供する。従業員が組織図の情報を適切に解釈して、それを最大限に活用できるよう、トレーニング資料を作成します。
4. 定期的に情報を発信する。組織図に変更があった場合には、関係者に必ず通知するようにします。内容が明確にわかるよう、正確な情報や経緯を含めましょう。

コラボレーションツールに組み込まれた組織図の強み

組織図は組織のあらゆるメンバーに背景情報を提供し、その結果、関係性とコラボレーションが強化されます。ただし、どの程度の効果を得られるかは情報の参照しやすさに左右されます。Slack Atlas が生まれた理由は、まさにその点にあります。Atlas はシステムに組み込まれた動的な組織図であり、同僚や組織構造について有用な背景情報をわかりやすく提示し、従業員ディレクトリについて新たな概念を打ち出します。Atlas の詳細と利用を開始する方法については、こちらを参照してください。