Finalizando o assunto 'Como Evitar o Fracasso e Aumentar as Chances de Sucesso', escreverei hoje dicas que pela minha experiência, podem evitar alguns dos principais motivos de fracasso em projetos.
Falta de Envolvimento Adequado da Alta Direção: Sem o chamado 'Poder Executivo' o projeto não irá muito longe, pois em geral, muitas são as barreiras e dificuldades com a equipe interna à organização. Neste momento é essencial a presença e força de decisão da alta direção para eliminar pela raiz, se preciso for, os entraves ao projeto. E para se conseguir o envolvimento adequado e eficaz da Alta Direção é importante que:
- Os Projetos estejam bem definidos e alinhados Estrategicamente: se a direção vê no projeto resultados efetivos para a empresa, certamente terão alto grau de envolvimento e principalmente uma postura pró-ativa e apoiadora.
- Termo de Abertura: De forma objetiva, o termo de abertura é o documento que, de acordo com as melhores práticas do PMBOK, formaliza e autoriza o início do projeto. Nele estão descritos, dentre outros, os principais pontos de impacto e riscos do projeto, bem como a necessidade de apoio da alta direção da empresa, tendo sido por ela, aprovado e deliberado. Ou seja, é o primeiro registro de comprometimento formal da direção.
Figura 1 - Ilustração do Termo de Abertura utilizado por mim no Treinamento de MS Project (clique para ampliar)
- Integração, Informação Comunicação: Ter e Manter excelência nos processos de integração, informação e comunicação muito provavelmente fará com que, não só a direção, mas todos os envolvidos do projeto se mantenham envolvidos e empenhados à causa.
Figura 2 - Exemplos de Relatórios para Comunicação
- Monitoramento, Ações Rápidas: Sempre, quanto antes se identifica um problema ou uma oportunidade, este deve ser rapidamente tratado, o que demonstra a todos os stakeholders que o projeto está muito bem monitorado e controlado, não havendo espaços para armadilhas.
Pessoas Inadequadas ao Projeto: Uma frase do atual guru da administração, Jack Welch, considerado o maior administrador dos últimos tempos, define bem a importância de uma boa gestão de RH. Ele disse: “O Sucesso depende de bons processos e boas pessoas, contudo, as boas pessoas sempre antecedem os bons processos!”. Assim é também nos projetos. Portanto:
- Plano de Recursos Humanos: Invista em um bom plano de RH que envolva seleção, desenvolvimento, gerenciamento e desligamento. Sim, no caso de um membro inadequado que tenha passado pelos procedimentos de desenvolvimento e não tenha se adequado, desligue-o imediatamente.
Figura 3 - Exemplo de Parte de um Plano de RH (clique para ampliar)
Figura 4 - Matriz de Responsabilidades - Parte do Plano de RH (clique para ampliar)
- Pratique Liderança, Motivação, Comunicação: Seja Exemplo. Motive, Incentive e Lidere para que a equipe queira trabalhar positivamente para o projeto.
- Estabeleça Regras Básicas: É como um Contrato de Convivência, boas condutas, definido por todos e por isso com alto poder psicológico entre a equipe.
- Sistema de Recompensas Premiações: Defina um sistema justo e que transparente. Se bem elaborado terá um efeito muito positivo na equipe, mas se mal elaborado, poderá causar danos enormes.
- Treinamento: Investimentos em treinamos são necessários pois nem sempre encontraremos os recursos com todas as habilidades requeridas pelo projeto. Assim, tendo a equipe um bom perfil, capacitá-las em novas funções a ser desempenhadas no projeto é uma boa opção quando faltar Mão de Obra pronta.
- Atividades de Formação de Equipe (união): Crie atividades de recreação para que as pessoas do projeto possam melhor se conhecerem e criar vínculos além do trabalho. Isto ajuda a muito na união e na formação da equipe.
- Quartel General: Dentro do possível deixe a equipe do projeto trabalhando em um mesmo local, isto também ajudará na construção colaborativa da equipe.
Má Comunicação: Resultados bastante satisfatórios podem ser alcançados com a adoção de ferramentas simples, mas muito eficazes com as demonstradas nos processos 'Planejar as Comunicações', 'Distribuir as Informações', 'Reportar o Desempenho' e 'Gerenciar as Expectativas das Partes Interessadas', todos da Gerencia de Comunicação descrita no PMBOK 4º edição.
Figura 5 - Matriz de Comunicação - parte do Plano de Comunicações (clique para ampliar)
Pouco ou Nenhum Controle: Não foram poucas as vezes que vi o PGP - Plano de Gerenciamento de Projeto seguir as pessoas, quando em reuniões de última hora, por exemplo, o cronograma ia sendo alterado para "refletir a realidade" sem qualquer análise das razões do atraso, muito menos de seu impacto. Desta forma, o planejamento não passou de uma burocracia provavelmente imposta e sem aderência. Como dizem "para inglês ver". O que prático para evitar este tipo de problema, e que é muito simples, é:
- Seguir o plano
- Monitorar/Controlar
- Agir Corretiva e/ou Preventivamente
Metodologia Inadequada à Organização: Não há metodologia única, pré-formatada à sua empresa. Não há receita de bolo! O importante é, como dito em um outro post 'Primeiros Passos', identificando adequadamente o contexto empresarial, perfil da organização, objetivos estratégicos e resultados esperados de tal iniciativa, fazer a adaptação das melhores práticas e criar uma metodologia própria, totalmente voltada às necessidades da organização e adequada aos seus pontos fortes e fracos. Uma boa metodologia deve respeitar a cultura da empresa e reforçar seus pontos positivos. E esta adaptação terá maiores chances de sucesso de contar com o apoio de especialistas no assunto.
Desafios Não Previstos/Subestimados: Para evitar que o projeto fracasse devido à este tópico, o que me traz melhores resultados é, estando trabalhando com uma metodologia adequada à organização, aprimorar cada vez mais a gestão de riscos, sempre contando com o parecer de especialistas.
É isso pessoal! Comentários e compartilhamento das práticas de cada um de vocês serão muito bem vindos
Patrícia Inêz, PMP
Treinamentos, Gestão, Projetos e Sistemas
+55 (44) 9925-4574
patricia@patriciainez.com.br
a
