Edição digital da revista O Instituto

A revista O Instituto terá brevemente versão electrónica integral, ou seja, do volume 1 (1852/1853) ao volume 140/141 (1980/1981). Para possibilitar a pesquisa por título, autor e palavra significativa desta publicação, a equipa do projecto preparou os sumários, em ficheiro XLS, referentes aos cerca de cinco mil títulos de artigos.
Na execução técnica da edição digital desta revista, recorrer-se-á a duas aplicações informáticas disponibilizadas pela Biblioteca Nacional Digital, o Papaia, destinado ao processamento de páginas digitalizadas, e o ContentE, editor de conteúdos estruturados. Num segundo procedimento serão pedidos serviços de OCR e um sistema de pesquisa em texto integral, de forma a possibilitar o download em PDF de cada artigo.
A revista será integrada na Biblioteca Geral Digital, alargando e difundindo assim o acesso à produção científica e literária desta academia. Como exemplo, apresentamos o texto introdutório do primeiro número da revista, de 1 de Abril de 1852, em versão digital.

Inventário de existências e organização de colecções da revista "O Instituto"

O trabalho de inventariação e de registo informático das publicações editadas pelo IC – a revista e respectivas separatas –, que tivera início logo no mês de Julho, ficou concluído no final de Setembro. É agora possível saber com todo o rigor quais as existências relativas a cada volume e número, bem como as faltas.

Ao mesmo tempo, foram organizadas e devidamente identificadas quatro colecções, o mais completas possível, de O Instituto: revista científica e literária (1853-1981). Uma primeira, integrará o fundo da Biblioteca do IC e visa completar uma colecção já existente, cujos primeiros anos se encontram encadernados (1853-1889). Uma segunda colecção destina-se a corte e vai originar o projecto, em curso, da edição digital desta revista. A terceira, foi solicitada pela Biblioteca Municipal de Portalegre à Biblioteca Geral, pelo que será oferecida àquela instituição. Por último, fica organizada uma quarta colecção para, eventualmente, ser doada a uma instituição a designar.

Organização do Arquivo

A primeira intervenção no acervo do IC foi direccionada para proceder à separação tipológica entre documentos de biblioteca e de arquivo. Este trabalho decorreu durante o mês de Julho e permitiu desenhar, e fasear, uma estratégia específica para o tratamento da documentação de arquivo, nomeadamente:

1. Criar instrumentos de enquadramento da organização e da documentação por ela produzida, através da análise orgânico-funcional, como são os quadros de classificação, organigramas e quadros de contexto;
2. Separar a documentação de arquivo pelas secções de produção da organização, secretaria, direcção, tesouraria, classes, etc.;
3. Descrever a documentação ao nível da série com vista à criação do inventário em suporte electrónico.
As duas primeiras fases ficaram concluídas em Agosto, enquanto que a terminação do inventário da documentação de arquivo do Instituto de Coimbra está prevista para o final de Dezembro.
Em linhas gerais, trata-se de um acervo de pequenas dimensões, que ocupa cerca de 9 metros lineares de tabela, e que contém, entre outras, as actas das reuniões dos corpos dirigentes desta academia – Assembleia-Geral, Direcção e Classes –, fichas dos seus sócios, correspondência, facturas, provas tipográficas da revista O Instituto. A documentação encontra-se em razoável estado de conservação.