Excepções ou ausência de regras?

A crise nunca acabará se se mantiver a desorganização administrativa ao mais alto nível. Não há normas racionais, nem disciplina organizativa para decidir a pirâmide da organização com tarefas bem definidas, simplicidade, economia de meios, obediência a uma única entidade do escalão superior, clara e fácil relação de coordenação transversal com entidades do mesmo grau hierárquico, espírito de inovação e criatividade para apresentar sugestões e propostas ao escalão superior, etc.

Agora, pouco tempo depois de terem sido decididos cortes nos salários da função pública, já se querem aprovar excepções para os Açores, para Hospitais, etc. Alguém se interroga acerca da reacção daqueles muitos funcionários que não beneficiam de tais presentes de Natal? O que se espera deles em relação a dedicação, produtividade, rigor e excelência do trabalho a elaborar? E o que se teme deles em jeito de sabotagem, de vandalismo, de corrupção, de pedras na engrenagem, de excesso de demoras e de burocracias, etc?

Tudo o que atrás foi dito sobre a piramide organizativa é essencial, mas parece nada existir, tudo ser decidido sobre o joelho, por palpite, criando excepções por todo o lado, não cumprindo as boas normas e a própria legislação que criaram, enfim, gerando um monte desordenado de determinações desconexas e geradoras de crise, défice, dívida, descontrolo total. É que, sem uma organização clara e bem estruturada, não é possível haver controlo. No campo do controlo, muito vem fazendo o Tribunal de Contas, numa actividade muito meritória, possivelmente a única instituição do Estado que funciona com eficiência, apesar das dificuldades que a máquina caótica da administração pública lhe apresenta.

Pelo contrário, não se extinguem nem se reestruturam as múltiplas instituições que se sobrepõem nas suas tarefas, ou que foram criadas apenas para empregar «boys» e, pelo contrário, se criam outras para combate ao desemprego dos menos capazes de sobreviverem num mercado de trabalho sadio.

Organizem-se. Se tiverem dificuldades em o conseguir, chamem uma empresa especializada estrangeira, idónea, com provas dadas, que não se deixe pressionar por compadrios e outros vícios nacionais e crie uma máquina eficiente sem estar a olhar às pessoas para os lugares. Estas serão depois escolhidas segundo normas que essa empresa definirá.

Imagem de Daniel Rocha

Técnicas modernas de gestão

Desculpem a insistência. Mas dado o tom de alguns comentários, foi decidido pela «Direcção do Instituto» oferecer um curso intensivo para que seja melhor compreendido o papel dos executivos nesta sociedade actual em que a vida que nos é imposta está transformada num tormento e é absolutamente necessário parar para pensar que é imperioso encontrar melhores maneiras de passarmos os curtos anos das nossas vidas e que já há pessoas inteligentes que adoptaram modalidades mais suaves. Depois dos posts recentes «Vida de executiva de sucesso», «Elogio da simplicidade» e «Simplicidade na vida», apresento o seguinte texto, mascarado de fábula

O prémio da Formiga

Todos os dias, a formiga chegava cedinho à oficina e desatava a trabalhar. Produzia e era feliz.

O gerente, o leão, estranhou que a formiga trabalhasse sem supervisão. Se ela produzia tanto sem supervisão, melhor seria supervisionada !

Contratou uma barata, que tinha muita experiência como supervisora e fazia belíssimos relatórios. A primeira preocupação da barata foi a de estabelecer um horário para entrada e saída da formiga.

De seguida, a barata precisou de uma secretária para a ajudar a preparar os relatórios e contratou uma aranha que além do mais, organizava os arquivos e controlava as ligações telefónicas.

O leão ficou encantado com os relatórios da barata e pediu também gráficos com índices de produção e análise de tendências, que eram mostrados em reuniões específicas para o efeito.

Foi então que a barata comprou um computador e uma impressora laser e admitiu a para gerir o moscadepartamento de informática. A formiga de produtiva e feliz, passou a lamentar-se com todo aquele universo de papéis e reuniões que lhe consumiam o tempo!

O leão concluiu que era o momento de criar a função de gestor para a área onde a formiga operária trabalhava. O cargo foi dado a uma cigarra, cuja primeira medida foi comprar uma carpete e uma cadeira ortopédica para o seu gabinete.

A nova gestora, a cigarra, precisou ainda de computador e de uma assistente (que trouxe do seu anterior emprego) para a ajudar na preparação de um plano estratégico de optimização do trabalho e no controlo do orçamento para a área onde trabalhava a formiga, que já não cantarolava mais e cada dia se mostrava mais enfadada.

Foi nessa altura que a cigarra convenceu o gerente, o leão, da necessidade de fazer um estudo climático do ambiente.

Ao considerar as disponibilidades, o leão deu-se conta de que a Unidade em que a formiga trabalhava já não rendia como antes; e contratou a coruja, uma prestigiada consultora, muito famosa, para que fizesse um diagnóstico e sugerisse soluções.

Adivinhem quem o leão começou por despedir?

A formiga, claro, porque "andava muito desmotivada e aborrecida".

Nota: As personagens desta fábula são fictícias; qualquer semelhança com pessoas ou factos reais é pura coincidência…

Reforma administrativa. 060328

Reforma administrativa
(Publicada no Diabo em 28 de Março de 2006, p. 18)

À primeira vista, as notícias parecem animadoras ao referirem o encerramento de várias instituições e a fusão de outras. É um passo corajoso e absolutamente indispensável porque acabará com o sistema anterior em que, para suprir a ineficácia de um serviço, era criado um outro, sem o extinguir, e mais tarde outro, sem se definirem as respectivas competências e permitindo que cada um justificasse as suas falhas dizendo que era assunto da competência do outro. Já há tempos, ao ser criada a «Autoridade de Segurança Alimentar e Económica» (ASAE) foi referido que ia substituir três serviços de tarefas mal definidas e sobrepostas, o que os tornava inoperantes. Agora, a notícia da apreensão de vinhos e vinagres impróprios veio evidenciar a maior eficiência das inspecções.

Oxalá, na efectivação das reformas em curso haja racionalidade isenta e rigorosa, pois não deve tratar-se de objectivos político-partidários, ma sim de objectivos nacionais. Existem na burocracia dos serviços muitas tarefas que não se justificam e que surgiram ao longo do tempo por motivos espúrios. Há, por isso, que listar as tarefas necessárias, tendo em vista a simplificação, e eliminar as restantes. A seguir, as tarefas seleccionadas devem ser agrupadas por afinidades e atribuídas a um sector da administração e definir canais de coordenação deste com outros sectores também interessados na eficiência dessas tarefas. Assim, se evitarão duplicações que causam custos, originam confusões e demoras convidativas à corrupção. Recorda-se, neste aspecto, a estranha criação de um departamento de assuntos económicos no MNE que pode ocasionar duplicação com o ministério da Economia e consequentes complicações, contradições e demoras no funcionamento das respectivas actividades. Também merece reflexão a existência de forças especiais de intervenção da GNR, da PSP e da PJ, em vez de uma única força que acorresse ao apelo de qualquer destas polícias. Portugal não é tão grande, em superfície, em população e em riqueza, que justifique vários serviços afins, totalmente auto-suficientes, para concorrerem entre si na recolha dos louros de qualquer situação A economia de meios é essencial para o desenvolvimento e para evitar desperdícios.