規劃與舉辦虛擬活動的終極指南

我的目標觀眾是誰？

從活動的議程和排程，到您提供的內容，瞭解目標觀眾將能協助您形塑整個活動體驗的樣貌。

我的觀眾為什麼應參加我的活動？

思考您在內容、人脈拓展及其他機會方面，能為您的觀眾帶來哪些價值。

我希望這場活動達到哪些目標？

您的目標可能是教育目前的客戶，或尋找潛在客戶，無論目標是什麼，請先瞭解您的目標與目的，然後擬定出達成這些目標與目的的策略。

我希望我的觀眾享有怎樣的體驗？

無論是身歷其境，還是具互動性及協作性質，思考一下您希望觀眾如何與內容、演講者及其他活動參加者互動。您想提供何種體驗？僅能單向交流的網路研討會，或互動較多的會議類活動？又或者您規劃的會議將包含多個場次及不同主題的分組會議，讓觀眾依照自己的興趣選擇參加？

我需要多少時間來規劃我的虛擬活動？

如果這是您第一次舉辦虛擬活動，我們建議大部分的活動至少應在四至六週前開始準備。 如果是為期數日的大型活動，而且有多個同時進行的系列活動，請至少預留 12 週的準備時間。

我需要怎樣的技術支援？

請讓 IT 團隊參與活動籌辦事宜 (或在籌辦作業早期即雇用技術專家，Zoom Events 的活動專家可協助客戶進行設定、規劃、排演事宜，並提供即時支援)，並請這些人參與所有會議，以找出技術限制、建議解決方案、測試並修正問題。

我的虛擬活動需要多少預算？

請為觀眾獲取及行銷、內容開發、演講者費用、觀眾禮物以及視訊與音訊設備等分配預算。

我要如何評估活動的成功程度？

視您的活動目標、觀眾人數、產業及活動類型為何，用於評估成功程度的指標也會有所不同。

以下是幾個可考慮使用的指標：

請務必為您最重視的指標設置追蹤方式。

容量

Zoom Events

將 Zoom Meetings 和 Zoom Webinars 結合‏，可以提供觀眾門票和網路大廳。

觀眾互動

內部或外部觀眾

行銷自動化

內容分發

營利

• 如果預期會有較多觀眾，可與嘉賓協調，或讓其他主持人加入，以便協助回答活動中提出的問題。
• 您也可以考慮安排成員管理問與答，讓演講者可專心演講。如果問與答團隊不會透過音訊或視訊參與活動，可透過「隱藏無視訊的與會者」功能來隱藏他們的視訊摘要。
• 請準備幾個引人省思的問題，以免觀眾無法在問與答時段提出足夠的優質問題。
• 設定問與答功能時，請考量您的觀眾，以及可能會發生干擾或不當行為的可能性。若是內部觀眾，在顯示問題和回答方面可考慮採取較公開透明的做法。若是大型、開放參與的活動，可能須採取較嚴格的問與答設定。
• 您可以在網路研討會期間調整問與答功能的設定，以允許或停用匿名提問功能，或變更觀眾是否可檢視問題，以及為問題留言或按讚的設定。
• 網路研討會後，請查看問與答報告，若有觀眾的問題未在直播中獲得回答，請與這些觀眾聯繫。
  

在活動前至少兩週到三週時，事先開始宣傳您的線上活動，藉此提高註冊人數。 別忘了建立網路研討會註冊來源追蹤連結，看看哪些宣傳活動最有效。

電子郵件宣傳

利用您現有資料庫中的資料，將目標行銷電子郵件寄送給對您的活動可能感興趣的人。如果您是 Zoom Sessions 或 Zoom Events 客戶，可直接從活動平台寄送客製化的行銷電子郵件。透過這樣的整合，可確保您活動過程中的品牌意象始終一致，也能協助您統合工具，以節省時間並降低溝通失誤的風險。

部落格文章

內容宣傳可讓您述說活動的故事、提供資訊，並透過比電子郵件還要深入的方式，討論活動相關事宜。 使用適當的關鍵字來提高自然流量。

公關推廣

提到知名演講者及其他具說服力之細節的新聞稿與媒體推廣內容，可讓更多人知道您的活動。請製作一份業界刊物的媒體清單，並尋找報導與您活動類似之活動的媒體管道，藉此觸及目標觀眾。請務必邀請有興趣的記者參加直播活動。

社交媒體

利用活動主題標籤、圖片及社群媒體推廣活動，讓關注者活躍談論活動。 別忘了還可投放廣告和使用加強堆廣貼文，讓消息傳到自然觸及範圍外。

合作夥伴與演講者宣傳

製作合作夥伴和演講者可輕鬆利用的視覺素材與範例社交媒體貼文，像是可調整並加入姓名和場次資訊的圖片範本。

Podcast 提及

如果您的活動和聽眾有關，請在產業播客節目上推廣活動。

社區參與

在相關的線上社群或論壇上分享。

與有影響力的人士合作

邀請產業界有影響力的人宣傳您的活動。

付費廣告

針對受到高度關注的活動，可考慮特定訴求的廣告，以引起更廣大的迴響。

員工宣傳

鼓勵您的團隊使用方便分享的範本並透過他們的網路分享活動資訊，提高參與度

1. 進行排演/彩排

在活動前一週左右，排程一場排演，並請製作團隊、活動主持人、演講者以及任何在活動中扮演活躍角色的人參與，藉此在活動當天前解決任何問題。

排演檢查清單：需要檢查的所有事項

2. 協助演講者準備好成功演講

為演講者及嘉賓提供技術設定小秘訣，讓他們做好準備，能在鏡頭前展現最佳的一面。

3. 加入練習時間

網路研討會的練習時間可讓主持人開始研討會，並僅允許嘉賓和聯席主持人加入。請演講者在活動開始前 10 或 20 分鐘加入研討會，以便加入練習時間來測試音訊及視訊，並在開始直播前排解最後的一些問題。

1. 提早開放進場

嘗試提早幾分鐘開始網路研討會，讓觀眾有時間加入再開始活動。 如果想要播放歡迎音樂，請確定是免版稅音樂。

2. 檢查設定

在觀眾陸續加入研討會的同時，很適合用來確認會議或網路研討會的設定都正確無誤。請檢查是否已啟用錄製功能，而且會直播到適當的平台上。若未自動啟用，請開始直播。也請確認問與答設定都正確啟用，且嘉賓和聯席主持人具有適當的權限。

3. 開場腳本

活動開始時，簡短地宣布一些基本資訊，讓觀眾知道是否會錄製網路研討會、如何提問，以及網路研討會中將談論哪些內容。別忘了感謝演講者和贊助者！

4. 活動疑難排解

將 Zoom Events、Zoom Webinars 或 Zoom Meetings 的支援頁面保持開啟，以便立即快速疑難排解問題。如果嘉賓遇到任何問題，可在 Zoom 用戶端中或使用會議中的私人聊天功能，私底下與他們聊天。

活動後調查

向觀眾收集意見反映，瞭解效果良好及可改善的地方。 利用問卷調查向觀眾收集整體活動及每個場次的淨推薦值。

活動內容中心

編輯錄製檔案和轉錄文字，並在網站或活動頁面上提供。想要的話，您也可以為內容設定門檻，向存取錄製內容的觀眾收集使用者資料。使用 Zoom Events 可建立線上內容中心，在此您可直播隨選活動內容，讓您在一個容易存取的位置推廣未來的活動。

錄製內容

編輯錄製內容和逐字稿，並在網站或活動頁面上提供。 想要的話，您也可以為內容設定門檻，向存取錄製內容的觀眾收集使用者資料。

觀眾後續追蹤

傳送電子郵件給觀眾，並在其中提供活動錄製檔案和其他資源的連結。

活動報告

如果使用 Zoom Events，請檢視您的活動摘要儀表板、產生會議報告，會議報告中會提供註冊及投票的相關資料。您也可產生網路研討會報告，這份報告會提供註冊、觀眾、問與答、投票和活動成效的資料。

宣傳潛在客戶

運用報告中的見解來篩選潛在客戶，並運用前文提到的關鍵整合功能，從潛在客戶中獲得實際銷售。

評估

評估效果良好及不好的地方，讓您的下一個線上活動比上一個更好。 使用報告中的觀眾資料和意見反映，也可向任何演講者或嘉賓詢問意見，並追蹤內容及其他活動功能的參與度。