Zoom을 통해 단 2주 만에 Spring Clinical Meetings를 가상으로 전환

대규모 대면 이벤트를 민첩한 가상 이벤트로 옮기는 일은 쉽지 않지만 National Kidney Foundation(NKF)은 Zoom을 사용하여 몇 주 만에 주력 이벤트를 성공적이고 안전한 가상 회의로 전환하여 이러한 일이 가능함을 보여주었습니다.

비영리 기관 National Kidney Foundation의 Spring Clinical Meetings는 3,000명이 넘는 신장 의료 분야 전문가에게 인가 및 비인가 교육을 제공하기 위해 고안된 연례 회의입니다. 이 이벤트는 신장 전문의, 투석 간호사 및 기술자, 의사 보조, 임상 간호사, 약사, 사회 복지사, 이식 코디네이터 및 신장 영양사를 위한 학습 트랙을 제공합니다.

Spring Clinical Meetings 회의는 궁극적으로 다음과 같은 기회를 제공합니다.

• 의료 전문가의 계속교육 크레딧 취득
• 연구자의 최신 연구 발표 및 토론
• 신장 질환 분야에 상당한 공헌을 한 개인 인정
• 의료 기기 조직, 제약 회사 및 기타 비영리 단체의 자사 최신 제품 및 서비스 쇼케이스

그러나 COVID-19 팬데믹이 전 세계로 퍼져나감에 따라 기획자 Jessica Joseph은 쇼를 뉴올리언스에서 계획대로 진행할 수 없다는 것을 깨달았습니다.

지난 16년 동안 NKF의 Spring Clinical Meetings를 주최했던 NKF의 과학 운영 부서 수석 부사장인 Joseph은 “우리가 1년 내내 계획한 중요한 콘텐츠가 수포로 돌아가지 않도록 무언가 해야만 한다고 느꼈습니다.”라고 말했습니다. “의사는 자신의 전문 분야에서 지속적으로 크레딧을 취득해야 하며, 그러지 않으면 자격증을 잃게 됩니다. 우리는 그들이 인가를 계속 유지하도록 돕습니다. 그러나 더욱 중요한 것은 Spring Clinical Meetings가 의사들이 신장 질환의 다양한 단계에 있는 환자들에게 가장 최신의 치료 옵션과 치료를 제공할 수 있도록 지원한다는 것입니다.”

National Kidney Foundation의 CEO인 Kevin Longino는 동의했습니다.

Longino는 “이 회의는 우리 의료 커뮤니티에 매우 큰 이벤트이며 재단에게 중요한 기금 모금 행사입니다.”라고 말했습니다. “그래서 무조건 진행되어야 했습니다.”

3월 26일부터 29일까지 예정된 회의가 취소될 위기 속에서 Jessica Joseph과 National Kidney Foundation은 혁신적인 조직들이 어떻게 COVID-19의 어려움에 빠르게 적응하는지 보여주었습니다.

가상 회의로의 전환

예정된 이벤트와 급부상하는 공중 보건 위기 몇 주 전에, Joseph과 그녀의 팀은 이벤트를 진행할지 여부에 대해 결정을 내려야 했습니다. 투석 환자는 COVID-19에 걸릴 위험이 더 크며, 임상 간병인은 미국의 바이러스 핫스팟 중 하나인 뉴올리언스에 오려면 미국 전역에 소규모 바이러스 진원지를 퍼뜨릴 위험을 감수해야만 했습니다.

Joseph은 3월 9일에 가상으로 이벤트를 열기로 결정하고 3월 10일에 참석자들에게 알렸습니다. NKF 팀은 이를 실현할 방법을 강구하기 위해 다음날 Zoom에 연락했습니다.

Joseph은 “우리는 한동안 내부적으로 Zoom Meetings를 사용해 왔기 때문에 Zoom에 도움을 요청했고, Zoom 팀은 우리가 무엇이 가능한지 이해하도록 큰 도움을 주었습니다.”라고 말했습니다.

NKF는 이벤트를 위해 12개 이상의 Zoom Webinars 라이선스를 획득했으며, Zoom을 사용하여 기존의 대면 이벤트 계획과 동일한 트랙, 동일한 세션, 동일한 시간대에 모든 회의를 주최할 계획을 세웠습니다.

Joseph은 “우리는 내내 전부 웹 세미나를 사용했지만, 특정 세션이 소회의 그룹 활동을 하고 싶어 한다는 것을 제때 알았다면 이를 Zoom Meeting으로 쉽게 예약하고 소회의실 기능을 활용할 수 있었을 것입니다.”라고 말했습니다.

Joseph은 Spring Clinical Meetings를 위한 새로운 로지스틱스 정보를 가능한 한 빨리 전달하는 것은 어려운 일이었지만, 사전에 계획하고 준비한 덕분에 이를 완화하는 데 도움이 되었다고 덧붙였습니다.

그녀는 “많은 사람들이 미팅이 (가상으로) 잘 진행될 수 있을지 회의적이었고, 특히 사람들로 가득 찬 룸에서 발표하는 데 익숙한 연사들이 그러했습니다.”라고 말했습니다. “모든 Zoom Webinars ID를 설정한 후 연사의 일정을 잡고 각 발표자마다 고유한 토론자 링크가 포함된 캘린더 초대를 발송했습니다. 또한 기업이 후원하는 심포지엄과 키노트 세션에 대한 계획 및 검토도 실시하여 모두가 질문과 답변 기능, 화면 공유 및 마이크 작동 여부를 확인하게 했습니다.”

또한 이 재단은 세션의 최소 60% 동안 Zoom의 웹 세미나 설문조사 기능을 사용하여 지식 수준과 특정 영역에 대한 관심을 측정하고 토론을 장려했습니다. 이러한 유형의 참여는 사람들이 계속 참여하고 학습할 수 있게 하는 좋은 방법일 뿐만 아니라 종종 요구 사항이기도 합니다.

Joseph은 “예를 들어, 약사를 위한 의학 계속교육을 위해서는 적극적인 학습 전략이 내장되어 있어야 합니다.”라고 말했습니다. “그리고 설문조사는 이를 보장하는 완벽한 도구입니다.”

가상 플랫폼의 이점

Joseph에 따르면, 가상 Spring Clinical Meetings는 참가자뿐 아니라 심지어 불참자에게도 몇 가지 분명한 이점을 제공했습니다.

• 더 많은 엑스포 인원: 전시업체 쇼케이스 중에 실제 전시관에서는 제약 회사의 프레젠테이션 청중이 50명으로 제한될 수 있습니다. 그러나 새로 명명된 가상 제품 극장에서는 이와 비슷한 세션에 175~250명의 사람들이 참여할 수 있었습니다.
• 향상된 녹화: 재단은 Zoom을 통해 훨씬 더 빠르고 비용 효율적으로 세션을 녹화하고 게시할 수 있었습니다. 예전에는 팀들이 회의 세션 중 단 몇 개만 녹화했습니다.
• 크레딧을 얻을 더 많은 기회: 이 모든 녹화는 더 많은 사람들이 세션에 액세스하여 온라인으로 크레딧을 취득할 수 있음을 의미합니다. NKF는 크레딧을 취득할 기회를 연장하기 위해 4월 말까지 등록을 받았습니다.
• 확장된 액세스: 일단 이벤트를 가상으로 진행하기로 결정하자 NKF는 회의에 등록하지 않고 세션을 시청하고자 하는 모든 사람이 세션을 시청할 수 있도록 허용했습니다. (참석자들은 크레딧을 받으려면 여전히 회의에 등록해야 했습니다.)

그녀는 “우리는 참석자들로부터 최고의 피드백을 받았고, 조금 회의적이었던 연사들조차 참여의 규모와 순조로운 진행에 놀라움을 금치 못했습니다.”라고 말했습니다. “누군가는 심지어 ‘이 회의가 처음부터 가상으로 계획된 것 같았다’라고 말했습니다.”

가상 이벤트와 관련된 보안 문제에 대해 묻자 Joseph은 Zoom 플랫폼의 특성상 방해는 문제가 되지 않는다고 말했습니다.

그녀는 “사전 선택된 토론자만 오디오/비디오 기능을 사용할 수 있기 때문에 Zoom Webinars는 기본적으로 방해로부터 보호해 줍니다.”라고 말했습니다. “또한 Zoom에는 여러 관리자 설정이 있어 문제가 발생할 경우 채팅 기능을 모니터링하고 제한할 수 있었습니다. 프로그램의 필요에 따라 설정 컨트롤을 유연하게 관리할 수 있다는 점이 정말 좋았습니다.”

‘전환, 적응 및 제공’

Longino는 나흘간 진행된 이번 이벤트에서 지난해보다 참석률이 11% 상승했으며, 참석자 3,583명이 올해의 총회 연사였던 Eric D. Hargan 미국 보건복지부 차관을 포함한 338명의 발표자와 130개의 세션을 가상으로 경험했다고 말했습니다.

Hargan은 최근 미국 신장 건강 증진 이니셔티브 관련 자세한 진행 상황 보고와 COVID-19 대응 관련 시기적절한 업데이트를 제공할 수 있었는데, 이는 Joseph과 NKF 팀의 신속한 조치가 없었다면 불가능했을 것입니다.

Longino는 가상 컨퍼런스의 전환은 성공적으로 이루어질 수 있지만 이렇게 짧은 시간에 이를 해냈다는 것은 NKF 직원들이 빠르게 적응하고, 팀들이 목표에 집중하며, 적절한 파트너를 확보하고 있다는 증거라고 말했습니다.

그는 “임상 및 비영리 세계에서 이런 일은 유례가 없습니다. 특히 이 정도 규모의 일은 확실히 없었습니다.”라고 말했습니다. “우리가 이 정도 규모의 가상 미팅으로 전환하고, 적응하고, 이를 제공할 수 있었던 것은 Zoom 덕분입니다.”

그는 “우리의 이벤트는 아무 문제 없이 진행되었고, 긍정적인 피드백만 받았습니다. 더 많은 계정을 추가하는 전체 프로세스와 우리가 받은 기타 Zoom 지원은 매우 뛰어났습니다. Zoom의 기술과 Zoom 팀은 Spring Clinical Meetings를 가상 플랫폼으로 성공적으로 전환하도록 지원해 주었습니다.”라고 덧붙였습니다.

가상 참석자 수가 증가함에 따라 Joseph은 2021년 올랜도에서 열리는 Spring Clinical Meetings를 하이브리드 가상/온프레미스 이벤트로 여는 것을 고려하고 있다고 말했습니다.

그녀는 “이는 이동하거나 시간을 낼 수 없는 사람들이 필요한 교육 크레딧을 얻을 수 있는 좋은 방법입니다.”라고 말했습니다. “의료 교육 산업과 의학 연구 공간 전반이 더 많은 유연성으로 이점을 누릴 수 있습니다. 현재 의사, 간호사, 임상의들이 최전선에서 코로나바이러스와 싸우고 있고, 몇몇은 자신의 도시가 큰 영향을 받았기 때문에 이 회의 참여를 취소해야만 했습니다. 의료 커뮤니티가 가상으로 액세스하고 참여할 수 있는 플랫폼을 제공하는 것이 바로 미래입니다.”

Zoom과 함께 가상으로 이벤트를 열어보세요. 

NKF(National Kidney Foundation)는 Zoom을 사용하여 어떻게 실제 이벤트를 가상 이벤트로 민첩하고 성공적으로 전환할 수 있는지 보여주는 좋은 예입니다. Jessica Joseph의 LinkedIn 게시물을 통해 Spring Clinical Meetings를 가상으로 전환하는 데 필요했던 사항에 대한 생생한 설명을 읽을 수 있습니다. 또한 가상 회의에 가장 적합한 솔루션을 결정하는 데 도움이 되는 지원 문서 Zoom Meetings 대 Zoom Webinars도 확인하실 수 있습니다.

온라인 회의를 성공적으로 호스트하기 위한 단계별 가이드와 가상 회의를 실행하는 방법에 대한 팁을 보려면 Zoom의 이벤트 및 기술 전문가가 제공하는 “온라인 이벤트 계획 및 주최를 위한 최종 가이드”를 확인하세요.