Con solo dos semanas de anticipación, las Reuniones Clínicas de Primavera pasaron a ser virtuales con Zoom

No es fácil pasar con agilidad grandes eventos presenciales a virtuales, pero la National Kidney Foundation (NKF) nos ha demostrado que es posible, al convertir su evento más emblemático en una conferencia virtual segura y exitosa utilizando Zoom en cuestión de semanas.

Las Reuniones Clínicas de Primavera de la National Kidney Foundation, una organización sin fines de lucro, son una conferencia anual diseñada para impartir educación, tanto acreditada como no acreditada, a más de 3000 profesionales en el ámbito de atención médica renal. El evento ofrece cursos para nefrólogos, enfermeros y técnicos de diálisis, asistentes médicos, enfermeros practicantes, farmacéuticos, trabajadores sociales, coordinadores de trasplantes y dietistas renales.

La conferencia Reuniones Clínicas de Primavera permiten lo siguiente:

• Que profesionales de atención médica obtengan créditos de educación continua.
• Que investigadores presenten y debatan sus últimas investigaciones.
• Reconocer a las personas que han hecho contribuciones significativas en el campo de la enfermedad renal.
• Que organizaciones de dispositivos médicos, empresas farmacéuticas y otras organizaciones sin fines de lucro muestren sus últimos productos y servicios.

Sin embargo, a medida que la pandemia de COVID-19 se extendía por todo el mundo, la organizadora Jessica Joseph sabía que el evento no se celebraría como estaba previsto en Nueva Orleans.

«Sentíamos que teníamos que hacer algo y no dejar que todo este año de planificación de contenidos realmente importantes se desperdiciara», comentó Joseph, vicepresidente sénior de Operaciones Científicas de la NKF, que ha estado organizando las Reuniones Clínicas de Primavera de la NKF durante los últimos 16 años. «Los médicos clínicos deben obtener constantemente créditos en su campo de especialización, de lo contrario, pierden su certificación. Ayudamos a facilitar su acreditación constante. Pero aún más crucial es que las Reuniones Clínicas de Primavera apoyen a los médicos clínicos a la hora de proporcionar las opciones de tratamiento y atención más actuales a los pacientes que se encuentran en todas las etapas de la enfermedad renal».

El director general de la National Kidney Foundation, Kevin Longino, estuvo de acuerdo.

«Se trata de un gran evento para nuestra comunidad clínica y una importante recaudación de fondos para la Fundación», dijo Longino. «Sin dudas, debía continuar».

Ante la amenaza de cancelación de la conferencia del 26 al 29 de marzo, Jessica Joseph y la National Kidney Foundation demostraron cómo las organizaciones innovadoras se están adaptando rápidamente a los desafíos de la COVID-19.

El cambio a una conferencia virtual

Apenas unas semanas antes del evento programado y ante de una crisis de salud pública que emergía rápidamente, Joseph y su equipo tuvieron que decidir si se llevaría a cabo. Los pacientes de diálisis tienen un mayor riesgo frente a la COVID-19, y sus cuidadores clínicos no podían llegar a Nueva Orleans —uno de los focos del virus en los EE. UU.— sin arriesgarse a crear miniepicentros en todo el país.

El 9 de marzo, Joseph decidió celebrar el evento de forma virtual y lo anunció a los asistentes el 10 de marzo. El equipo de la NKF se puso en contacto con Zoom al día siguiente para determinar cómo hacerlo posible.

«Ya hacía un tiempo que utilizábamos Zoom Meetings internamente, así que nos pusimos en contacto con ellos, y el equipo de Zoom nos ayudó realmente a entender lo que era posible», comentó Joseph.

NKF obtuvo más de doce licencias de Zoom Webinars para el evento y planeó utilizar Zoom para organizar toda la conferencia de la misma manera —los mismos temas, las mismas sesiones y en la misma zona horaria— que de forma presencial.

«Utilizamos seminarios web durante todo el evento, pero si hubiéramos sabido a tiempo que una sesión específica quería hacer grupos pequeños, podríamos haberlo programado fácilmente como una Zoom Meeting y haber utilizado la característica de Salas para grupos pequeños», explicó Joseph.

Comunicar la nueva logística para las Reuniones Clínicas de Primavera lo más rápido posible fue un desafío, señaló Joseph, pero la planificación y la preparación previas hicieron que fuera más fácil.

«Mucha gente se mostró escéptica de que se pudiera llevar a cabo (de forma virtual), especialmente los oradores que estaban acostumbrados a hacer sus presentaciones en una sala llena de gente», dijo. «Una vez que configuramos todos los ID de Zoom Webinar, programamos los oradores y enviamos invitaciones de calendario con enlaces de panelistas únicos para cada presentador. También planificamos y ensayamos los simposios patrocinados por las empresas y las sesiones de apertura, a fin de asegurarnos de que todos probaran la característica de preguntas y respuestas, de compartir pantalla y que sus micrófonos funcionaran».

La Fundación también utilizó la característica de votaciones de seminarios web en al menos el 60 % de las sesiones para medir los niveles de conocimiento, el interés en determinadas áreas y fomentar el debate. Este tipo de interacción no solo es una buena forma de mantener la participación y el aprendizaje de las personas, sino que a menudo es un requisito.

«Para la educación médica continua de los farmacéuticos, por ejemplo, se deben incorporar estrategias de aprendizaje activo», explicó Joseph. «Y las votaciones son la herramienta perfecta para garantizar que eso suceda».

Ventajas de la plataforma virtual

Según Joseph, las Reuniones Clínicas de Primavera virtuales proporcionaron algunas ventajas claras a los asistentes e incluso a los no asistentes:

• Más capacidad de exposición: una empresa farmacéutica solo podría realizar una presentación ante 50 personas en una sala de exhibición física durante Exhibitor Showcase. Sin embargo, entre 175 y 250 personas se unieron a sesiones comparables en el renombrado Virtual Product Theater.
• Mejora de las grabaciones: la Fundación pudo grabar y publicar sesiones en línea de manera mucho más rápida y rentable con Zoom. Anteriormente, los equipos solo grababan algunas de las sesiones de la conferencia.
• Más oportunidades de obtener créditos: todas esas grabaciones significan que más personas pueden acceder a las sesiones y obtener sus créditos en línea. NKF mantuvo el registro abierto hasta fines de abril para extender la oportunidad de obtener créditos.
• Ampliación del acceso: una vez que se decidió celebrar el evento de forma virtual, NKF permitió que cualquiera que quisiera ver las sesiones lo hiciera sin registrarse para la conferencia. (Los asistentes debían registrarse para la conferencia para recibir créditos).

«Recibimos los mejores comentarios de los asistentes, e incluso, los oradores que eran un poco escépticos quedaron sorprendidos por el grado de participación y por lo bien que se desarrolló todo», señaló. «Alguien incluso dijo: “Parecía que esta conferencia estaba hecha para ser virtual”».

Y cuando se le preguntó sobre las preocupaciones de seguridad relacionadas con un evento virtual, Joseph dijo que las interrupciones no serían un problema debido a la naturaleza de la plataforma Zoom.

«Zoom Webinar protege intrínsecamente contra las interrupciones porque solo nuestros panelistas preseleccionados tenían capacidad de audio/vídeo», dijo. «Además, Zoom tiene múltiples configuraciones de administración que nos permitieron supervisar y limitar la funcionalidad de chat en caso de que hubiera algún problema. Me gustó tener la flexibilidad de administrar el control de la configuración en función de las necesidades de mi programa».

«Cambiar, adaptar y celebrar»

Longino dijo que el evento de cuatro días registró un aumento del 11 % en la asistencia con respecto al año pasado, con 3583 asistentes que experimentaron virtualmente 130 sesiones y 338 presentadores, entre los que se encontraba el subsecretario Eric D. Hargan del Departamento de Salud y Servicios Humanos de los Estados Unidos, como orador de la sesión plenaria de este año.

Hargan pudo proporcionar informes detallados sobre el progreso de la reciente iniciativa Advancing American Kidney Health, así como novedades oportunas sobre la respuesta a la COVID-19, algo que tal vez no habría sido posible sin la rápida acción de Joseph y el equipo de NKF.

Longino afirma que el cambio a una conferencia virtual se puede hacer con éxito, pero el hecho de haber logrado un cambio tan rápido es un testimonio de que el personal de la NKF se adaptó rápidamente, los equipos se mantuvieron centrados en el objetivo y contaron con los socios adecuados.

«En nuestro mundo clínico y sin fines de lucro, nunca habíamos oído que ocurriera algo así, y menos a esta escala», dijo. «Gracias a Zoom, pudimos cambiar, adaptarnos y celebrar una reunión virtual de esta envergadura».

Agregó: «Nuestro evento se desarrolló sin ningún problema, y solo recibimos comentarios positivos. Todo el proceso de agregar más cuentas y el resto del soporte de Zoom que recibimos fue simplemente excepcional. La tecnología de Zoom y el equipo de Zoom nos ayudaron a hacer la transición de nuestras Reuniones Clínicas de Primavera a una plataforma virtual con éxito».

Debido a la mayor asistencia virtual, Joseph dijo que está considerando un evento híbrido virtual/presencial para las Reuniones Clínicas de Primavera de 2021 en Orlando.

«Para aquellos que no pueden viajar o tomarse el tiempo libre, esta es una excelente manera de obtener los créditos educativos que necesitan», comentó. «El sector de la educación médica y el ámbito de investigación médica en general podrían beneficiarse de una mayor flexibilidad. Hay médicos, enfermeros y especialistas en primera línea de combate contra el coronavirus en este momento, y algunos tuvieron que cancelar esta conferencia porque sus ciudades se vieron muy afectadas. Ofrecer plataformas que permitan a la comunidad médica ser accesible y participar virtualmente es el futuro».

Lleve su evento a la virtualidad con Zoom

La National Kidney Foundation (NKF) es un gran ejemplo de cómo se pueden convertir eventos presenciales en virtuales con éxito y de manera ágil utilizando Zoom. Puede leer la publicación de Jessica Joseph en LinkedIn para conocer su relato «desde las trincheras» sobre lo que supuso cambiar las Reuniones Clínicas de Primavera a eventos virtuales. También puede consultar nuestro artículo de soporte sobre Zoom Meetings vs. Zoom Webinar para ayudar a determinar la mejor solución para su conferencia virtual.

Para obtener una guía paso a paso para organizar con éxito una conferencia en línea y consejos sobre cómo llevar a cabo una conferencia virtual, consulte nuestra «Guía definitiva para planificar y organizar eventos en línea» de los expertos en eventos y tecnología de Zoom.