スモール ビジネス向けの技術的なヒント: Zoom Workplace で時間を節約し、多くの成果を達成する 5 つの方法

スモール ビジネスは、私たちの生活や経済に大きな影響を与えています。米国中小企業庁によると、スモール ビジネスは「従業員数が 500 名未満の独立組織」と定義され、全米企業の 99.9% もの割合を占めています。

近年、スモール ビジネス オーナーには競争を勝ち抜く確固たる決意が求められています。競合が激化する今日の市場で一歩先を行くには、新しい視聴者にリーチし、プロセスを自動化して、効率を高め、少ないリソースで多くの成果を達成する賢明な方法を見つける必要があります。適切なテクノロジーを利用すれば、これらすべてを実現し、さらなる成果を生み出すことができます。

全米商工会議所が実施した調査（2023年）によると、スモール ビジネス オーナーの 95% が 1 つ以上のテクノロジー プラットフォーム / ツールを使用してビジネスを運営しており、平均的には異なる 4 つのプラットフォームを利用していることが判明しています。これらのオーナーの 88% は、テクノロジーが顧客とのより効果的なコミュニケーションに役立ったと回答しており、71% は優秀な人材の採用に役立ったと回答しています。

一方、1 つのプラットフォームがあればスモール ビジネス オーナーが抱えるコミュニケーションとコラボレーションのニーズに十分応えられることはあまり知られていないかもしれません。AI Companion 搭載のオープン コラボレーション プラットフォーム、Zoom Workplace では、電話、チームチャット、ホワイトボード、ミーティング、スマート ドキュメント、サードパーティ連携が AI Companion によって強化された単一のユーザー体験にまとめられており、多くの成果の達成や顧客とのつながりがサポートされます。

以下に紹介する時間節約のヒント 5 つをお試しいただき、Zoom Workplace でビジネスの効率性を最大限高めましょう。

全米商工会議所が実施した中小企業アンケートによると、84% の企業が AI は今後のビジネス拡大に役立つと肯定的な見方をしていました。一方、AI を利用していない企業の 25% は、導入の障壁として費用に関する懸念を挙げています。

一部の業者では、AI 機能に対してユーザー 1 名当たりのプレミアム料金がかかりますが、Zoom Workplace のスマート AI アシスタントである Zoom AI Companion は、有料の Zoom プランから追加料金なしでご利用いただけます。*

AI Companion は、Zoom ミーティング主催時に、光るアイコンをクリックするだけで有効に設定できます。これにより、ミーティング要約をオンにしたり「状況を教えてください」などの質問をしたりすることで、現在までに話し合われた内容を詳しく確認できます。

また、こちらのサービスはミーティング要約だけでなく、メールやチャット メッセージの作成、ホワイトボード上のコンテンツのブレインストーミングや整理、Zoom Phone でのボイスメールの優先順位付けや通話要約にも対応します。これらの機能により、さらに効率性が高まり、貴重な時間をより有意義な仕事に費やすことができます。

AI Companion ページにアクセスして、これらの機能がスモール ビジネスにもたらすメリットを詳しくご確認ください。

Zoom ミーティング参加用アプリとして Zoom Workplace を活用する機会も多いでしょう。しかし、Zoom Workplace デスクトップ アプリにはその他多くの機能が備わっています。

• すべての Zoom アカウントでご利用いただける Zoom Team Chat でチームメイトとのチャットが可能です。グループ メンバー用チャネルを作成することも、1 対 1 でメッセージを直接送信することもできます。
• Google / Microsoft カレンダーを Zoom アカウントに接続すると、[カレンダー] タブですべてのミーティングを表示できます。数回のクリック操作だけで Zoom ミーティングに参加したり（もうミーティング リンクを探す必要はありません！）、Zoom Workplace アプリから直接ミーティングをスケジュールしたりできます。
• Google / Microsoft のメール アカウントを Zoom アカウントに接続（または Zoom Mail で無料のメールアドレスをセットアップ）すると、別のアプリに切り替えることなくメール メッセージに簡単にアクセスできます。また、AI Companion を使用してメール作成をサポートしてもらうこともできます。
• Zoom Phone をご利用の場合は、Zoom Workplace アプリのソフトフォン インターフェースから、通話の発信、ボイスメールの表示と内容確認、テキスト メッセージの送信などが可能です。
• 組み込み型の生産性向上ツールスイートにアクセスして、メモ、ビデオクリップ、ホワイトボードを作成し、それらを同僚と簡単に共有できます。
• Workvivo をご利用の場合は、アプリ内から直接アクセスして、同僚の投稿表示、チームメイトへの称賛、企業ニュースの確認、さまざまな部門情報の検索が可能です。

まだ Zoom Workplace をダウンロードしていない場合は、最新バージョンの Zoom Workplace アプリをダウンロードし、画面上部のナビゲーション バーのタブにある機能をお試しいただき、業務で Zoom をさらに有効活用する方法をご確認ください。

予約スケジュール作成アプリを使用すると、チームは見込み顧客、既存顧客、クライアントとのミーティング設定に費やす時間を節約できます。顧客はメールのやり取りで予約をスケジュールする代わりに、スケジュール作成リンクをクリックして都合のよい日時を選択し、カレンダーの利用可能枠を予約するだけでスケジュール設定が完了します。

Zoom Workplace ビジネス / ビジネスプラス アカウントをお持ちの場合、追加料金なしでデスクトップまたはモバイルアプリから Zoom Scheduler にアクセスできます。Zoom Scheduler は、Google、Microsoft、または Zoom カレンダーと同期して予約設定を簡単にすることで、Zoom ミーティング リンク付きメールを送信する手間を省きます。Zoom Scheduler ではあらゆる処理が自動化されています。

Zoom Workplace プランで Scheduler を利用できない場合、本サービスは他のスケジュール作成アプリ（Calendly など）よりもリーズナブルに追加できます。Zoom Scheduler と Calendly の比較について詳しくご確認ください。

重要な会話は、Zoom ミーティングから退出しても終わりません。事実、多くの重要なアクション項目、ディスカッション、意思決定は Zoom 通話から離れた後に行われています。ミーティングのライフサイクル（ミーティング前、ミーティング中、ミーティング後に費やす時間）全体における Zoom Workplace の使用方法を学習することは、時間をより効果的に使うためのカギとなります。

Zoom Workplace アプリでミーティングをスケジュールする場合は、継続的なミーティング チャットを有効にするオプションをクリックしておきましょう。これにより、前もってミーティング出席者とグループ チャットを開始してアジェンダ項目について足並みをそろえることも、ミーティング前に必要な資料を共有して確認することもできます。ミーティングを開始したら、これらのメッセージを再度参照し、ミーティングでチャットを継続できます。ミーティング終了後は、チームチャットで会話を続けることもできます。それから AI Companion 生成のミーティング要約を共有し、議論のスレッドを見直して、未了事項を解決できているか確認しましょう。

チームチャットのヒントをさらに確認するには、無料のチームチャット ツールを使用してコラボレーションし、つながりを維持する方法について説明した Zoom ブログをご覧ください。

Zoom が委託した Morning Consult 実施のアンケート（2022年）** によると、76% のスモール ビジネス オーナーの回答者が、日々のコミュニケーションに電話を使用すると回答しています。一方、ソフトフォン インターフェース（インターネット経由で通話を発信するためのコンピュータ / モバイルアプリ上のソフトウェア プログラム）を使用していると報告した回答者はわずか 17% でした。

Zoom Phone では、電話によるコミュニケーションをクラウドにまとめ、皆様と従業員が Zoom Workplace デスクトップ / モバイルアプリからビジネス電話にアクセスできるようにしています。つまり、オフィス、自宅、外出先など、場所にかかわらず互換性のある任意のデバイスから通話を発着信できます。また、必要に応じて互換性のある既存の固定電話を継続して利用することも、業界トップの Zoom ハードウェア パートナーが提供するサポート対象の固定電話やカンファレンス電話を選択することもできます。

以下では、Zoom Phone を使用して従業員と顧客のコミュニケーションを改善する方法をいくつかご紹介します。

• 従業員は Zoom Phone 向け AI Companion を活用して、通話やテキスト メッセージの要約、ボイスメールの優先順位付けなどの機能により時間を節約できます。
• お気に入りのビジネスツールを Zoom Phone と連携して使用できます。弊社の電話ソリューションは、主要なアプリケーション（Salesforce、Google G-Suite、ServiceNow、HubSpot など）との連携が可能です。
• Zoom Phone では、ユーザーの追加と管理が容易です。これは幅広い事業を展開し、より複雑なソリューションを管理するための IT リソースが不足していると考えられるスモール ビジネス オーナーにとって特に有用です。
• コールキューを設定して応答時間を短縮できます。通話を指定したユーザー グループ（営業チームやサポートチームなど）に転送し、最初に対応可能な担当者が通話に応答できるようにして、顧客からの問い合わせを分担処理しましょう。
• 通話中、時に従業員は相手に対して簡単なスケッチによる説明や、確認用の資料の持ち出しが必要になることもあるでしょう。Zoom Workplace では、従業員が必要に応じて通話からビデオ ミーティングへとスムーズに移行できるため、より建設的な会話が可能になります。

Zoom でスモール ビジネスを運営するヒントをさらに確認するには、スモール ビジネスが時間を節約し、働き方を改善するための Zoom Workplace 機能トップ 10 について詳しく説明したオンデマンド ウェビナーをご覧ください。

編集部注: このブログは 2023 年 7 月に公開済みですが、新しいヒントと情報を反映させるため、2024 年 7 月に更新されました。

* Zoom ユーザー アカウントの有料サービスでご利用いただけます。AI Companion は、地域や業界によってはご利用いただけない場合があります。

** Morning Consult は、2022 年 1 月 14 日～24 日にかけて、米国の中小企業の意思決定者 500 名を対象にアンケートを実施しました。調査対象者は、11～500 名の従業員を抱える組織の副社長職以上の方々となります。データに重み付けは施さず、Morning Consult は割合から対象者の比率を近似しました。本調査の誤差幅は ±4% です。