Consejos tecnológicos para pequeñas empresas: cinco formas de ahorrar tiempo y hacer más cosas con Zoom Workplace

Las pequeñas empresas tienen un gran impacto en nuestra vida y en la economía. Según la Administración de Pequeñas Empresas de los EE. UU., estas empresas, definidas como organizaciones independientes con menos de 500 empleados, representan un asombroso 99,9 % de las empresas en los EE. UU.

Como propietario de una pequeña empresa, tiene que ser ingenioso. Tiene que encontrar formas inteligentes de abrirse camino en el saturado mercado actual: llegar a nuevos públicos, automatizar procesos, mejorar la eficiencia y hacer más con menos. La tecnología adecuada puede lograr todo eso y mucho más. 

Un estudio de 2023 de la Cámara de Comercio de EE. UU. demostró que el 95 % de los propietarios de pequeñas empresas utilizan al menos una plataforma o herramienta tecnológica para administrar su negocio, y que el propietario promedio utiliza cuatro plataformas distintas. El 88 % de estos propietarios afirmaron que la tecnología les ayudaba a comunicarse de forma más eficaz con los clientes y el 71 % dijo que la tecnología les permitía acceder a personal cualificado. 

Pero es posible que algunos no se den cuenta de que necesitan únicamente una plataforma para sus necesidades de comunicación y colaboración. Zoom Workplace, nuestra plataforma de colaboración abierta con AI Companion, reúne llamadas telefónicas, chat en equipo, pizarra, reuniones, documentos inteligentes e integraciones de terceros en una única experiencia de usuario que cuenta con el refuerzo de AI Companion para que pueda hacer más cosas y conectarse con sus clientes.

Pruebe estos cinco consejos que le permitirán ahorrar tiempo y sacar el máximo provecho a su empresa con Zoom Workplace.

La encuesta de la Cámara de Comercio de EE. UU. sobre pequeñas empresas indica que el 84 % de las empresas se muestran optimistas ante la posibilidad de que la IA ayude a su negocio a crecer en el futuro. No obstante, el 25 % de las empresas que no utilizan IA señala la preocupación por el coste como un obstáculo para su adopción.

Mientras que algunas empresas cobran una prima por usuario para las capacidades de IA, Zoom AI Companion, su asistente inteligente de IA en Zoom Workplace, se incluye sin coste adicional con su plan de pago de Zoom*. 

Solo tiene que hacer clic en el icono de AI Companion cuando organice una reunión de Zoom. Esto le permitirá activar los resúmenes de reuniones o darle una instrucción como «ponme al día» para obtener información sobre lo que se ha hablado hasta el momento. 

Además de resumir reuniones, AI Companion también puede ayudarle a redactar mensajes de correo electrónico y de chat, a intercambiar ideas y organizar contenido en una pizarra, a establecer prioridades en sus mensajes de voz y a resumir llamadas telefónicas en Zoom Phone. Estas capacidades le permiten ser más eficiente, lo que significa que puede dedicar su valioso tiempo a tareas más significativas.

Visite nuestra página de AI Companion para obtener más información sobre cómo estas capacidades pueden beneficiar a las pequeñas empresas.

Tal vez conozca Zoom Workplace como la aplicación que utiliza para unirse a Zoom Meetings. Pero hay muchas cosas que puede hacer desde la aplicación de escritorio de Zoom Workplace:

• Chatee con sus compañeros de equipo en Zoom Team Chat, que se incluye con todas las cuentas de Zoom: puede crear canales con grupos de personas o enviar mensajes directos individuales.
• Conecte su calendario de Google o Microsoft con su cuenta de Zoom para ver todas sus reuniones en la pestaña Calendario. Puede unirse a Zoom Meetings con unos pocos clics (ya no tendrá que andar buscando el enlace de la reunión), programar reuniones directamente en la aplicación Zoom Workplace y más.
• Conecte su cuenta de correo electrónico de Google o Microsoft con su cuenta de Zoom (o configure una dirección de correo electrónico gratuita con Zoom Mail) para acceder con facilidad a los mensajes de correo electrónico sin tener que desplazarse a una aplicación diferente. Incluso puede utilizar AI Companion para que le ayude a redactar correos electrónicos.
• Si tiene Zoom Phone, utilice la interfaz de softphone de la aplicación Zoom Workplace para realizar llamadas, ver y escuchar mensajes de voz, enviar mensajes de texto y más.
• Acceda a un conjunto de herramientas de productividad integradas para crear notas, videoclips y pizarras que podrá compartir con sus compañeros fácilmente.
• Si tiene Workvivo, puede acceder a la aplicación directamente para ver las publicaciones de sus compañeros, felicitar a un compañero de equipo, leer las novedades de la empresa y examinar los espacios de los distintos departamentos.

Si todavía no lo ha hecho, descargue la última versión de la aplicación Zoom Workplace y examine las pestañas de la barra de navegación superior para ver cómo puede aprovechar más Zoom mientras trabaja. 

Las aplicaciones de programación de citas pueden ayudar a su equipo a recortar el tiempo que dedica a acordar reuniones con posibles clientes, clientes actuales y clientes potenciales. En lugar de enviar y recibir correos electrónicos para programar una cita, lo único que tiene que hacer su cliente es hacer clic en un enlace de programación y seleccionar una fecha y un horario que le convengan para reservar un espacio en su calendario. 

Si tiene una cuenta de Zoom Workplace Comercial o Comercial Plus, podrá acceder a Zoom Scheduler desde su aplicación móvil o de escritorio sin coste adicional. Zoom Scheduler se sincroniza con su calendario de Google, Microsoft o Zoom para que las reservas sean más sencillas, y no tiene que preocuparse por enviar un correo electrónico con un enlace a una reunión de Zoom: todo se hace de forma automática.

Si su plan de Zoom Workplace no incluye Scheduler, puede incorporarlo por menos que otras aplicaciones de programación, como Calendly. Obtenga más información sobre cómo Zoom Scheduler se compara con Calendly.

Las conversaciones importantes no terminan cuando se termina una reunión de Zoom. De hecho, muchos elementos de acción críticos, debates y tomas de decisiones tienen lugar al finalizar la llamada de Zoom. Aprender a utilizar Zoom Workplace durante todo el ciclo de vida de la reunión (el tiempo que pasa antes, durante y después de sus reuniones) es fundamental para emplear su tiempo de forma más eficaz.

Cuando programe una reunión en la aplicación Zoom Workplace, haga clic en la opción para habilitar el chat continuo durante la reunión. Esto le permite iniciar un chat de grupo con los asistentes a la reunión de forma anticipada para coordinar los puntos del orden del día o compartir materiales previos a la reunión para su revisión. Cuando comience la reunión, podrá remitirse a esos mensajes y seguir conversando durante la reunión. Cuando termine la reunión, continúe la conversación en el chat en equipo. Puede compartir el resumen de la reunión de AI Companion y volver a los hilos de conversación para cerrar los temas pendientes.

¿Quiere recibir más consejos sobre el chat en equipo? Consulte nuestro blog y aprenda a utilizar esta herramienta de chat gratuita para colaborar y mantenerse conectado.

Según una encuesta de Morning Consult de 2022 encargada por Zoom,** el 76 % de los propietarios de pequeñas empresas que respondieron afirmaron que utilizan el teléfono diariamente para comunicarse. Sin embargo, solo el 17 % de los encuestados afirmó utilizar una interfaz de softphone (un programa de software en su equipo o aplicación móvil para realizar llamadas telefónicas por Internet).

Zoom Phone lleva sus comunicaciones telefónicas a la nube, lo que le permite a usted y a sus empleados acceder a su teléfono empresarial desde la aplicación móvil o de escritorio de Zoom Workplace. Esto significa que puede hacer y recibir llamadas desde cualquier dispositivo compatible, tanto si está en la oficina como en casa o de viaje. También puede conservar sus teléfonos de escritorio compatibles actuales si así lo desea, o elegir teléfonos de escritorio y de conferencia compatibles de nuestros principales socios de hardware.

Estas son solo algunas de las maneras en las que Zoom Phone ayuda a mejorar las comunicaciones entre sus empleados y clientes:

• Los empleados pueden aprovechar AI Companion en Zoom Phone para ahorrar tiempo al resumir llamadas y mensajes de texto, priorizar correos de voz y más.
• Puede utilizar sus herramientas empresariales favoritas junto con Zoom Phone. Nuestra solución de telefonía se integra con aplicaciones esenciales como Salesforce, Google G-Suite, ServiceNow y HubSpot.
• Es fácil añadir y administrar usuarios en Zoom Phone. Esto lo convierte en una solución especialmente ideal para los propietarios de pequeñas empresas que pueden desempeñar muchas funciones y no disponen de los recursos informáticos necesarios para gestionar una solución más compleja.
• Puede establecer colas de llamadas para ayudar a reducir los tiempos de respuesta. Divida y atienda las consultas de los clientes dirigiendo las llamadas a un grupo designado de usuarios, como un equipo de ventas o de soporte, para que la primera persona disponible pueda contestar al teléfono.
• Los empleados pueden estar en una llamada telefónica y querer dibujar un boceto rápido o abrir un documento para revisarlo con las otras personas al teléfono. Con Zoom Workplace, los empleados pueden pasar fácilmente de una llamada telefónica a una reunión con vídeo cuando la situación lo requiera, lo que ayuda a tener una conversación más productiva.

Si quiere obtener más consejos para gestionar su pequeña empresa con Zoom, consulte nuestro seminario web a petición en el que se detallan las 10 principales características de Zoom Workplace para ayudar a las pequeñas empresas a ahorrar tiempo y mejorar su forma de trabajar.

Nota del editor: este blog se publicó originalmente en julio de 2023 y se actualizó en julio de 2024 con nuevos consejos e información.

*Incluido con los servicios de pago en las cuentas de usuario de Zoom. Es posible que AI Companion no esté disponible para todas las regiones o sectores.

**Morning Consult encuestó a 500 responsables de la toma de decisiones de pequeñas y medianas empresas en los Estados Unidos, entre el 14 de enero y el 24 de enero de 2022. La audiencia se definió como aquellas personas de organizaciones que tienen entre 11 y 500 empleados de nivel de vicepresidente y superior. Los datos no se ponderaron, y Morning Consult hizo uso de cuotas para aproximar la composición de la audiencia. El margen de error de este estudio es de +/- 4 puntos porcentuales.