El 2023 fue un año de recesión económica para Perú, lo que afectó sectores clave como pesca, agricultura, manufactura y construcción. Esta situación ha impulsado a las empresas a buscar formas innovadoras de elevar su productividad y la solución podría estar más cerca y ser más simple de lo pensado.
Una encuesta realizada por Kaudal a más de 4,500 empleados de más de 200 empresas reveló que un colaborador promedio podría liberar hasta 720 horas/año, o un 36% de su jornada laboral, automatizando solo cinco tareas repetitivas con herramientas disponibles dentro de las suites de Microsoft o Google. El problema es que estas herramientas suelen desconocerse y lo común es ir (y colapsar) al área de TI ante cualquier necesidad digital.
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Es clave romper la excesiva dependencia de las áreas del negocio en el área de TI y dar a conocer estas herramientas con las que los mismos colaboradores pueden automatizar tareas y elevar su productividad. Me enfocaré en las herramientas de Microsoft, pues es la suite ofimática más común y no describiré las herramientas ya conocidas, ya que parte del problema es que se usan en exceso, cuando existen mejores alternativas. Por ejemplo, Excel es usada por cerca de 1,000 millones de personas, mientras que Power Bi, la primera listada, por tan solo 5 millones (0.5%):
● Power Bi: Sirve para crear y compartir paneles de datos que se mantienen actualizados leyendo de distintas fuentes. Los paneles cambian al instante con filtros y se pueden incrustar en apps o sitios web. Es útil cuando se hacen reportes con frecuencia de forma manual, copiando y pegando datos de distintas fuentes a un solo Excel, creando gráficos y tablas en ese Excel y luego pegándolos en PowerPoint. Todo esto se automatiza con Power Bi.
● Power Automate: Sirve para automatizar acciones recurrentes en una aplicación (ej. envío de notificaciones en Outlook) o entre aplicaciones (ej. enviar por Outlook un correo al responsable de un indicador en un panel de Power Bi si este baja del límite). Es útil para automatizar tareas como el envío de aprobaciones o notificaciones, la extracción de datos de archivos (ej. de facturas) o el llenado de formatos con datos cambiantes (ej. contratos).
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● Power Apps: Sirve para crear apps o interfaces para mostrar información a usuarios internos de forma más amigable o para recolectar datos de ellos de forma más segura, almacenándolos ordenados en la base de datos. Útil, por ejemplo, para recolectar solicitudes de los empleados (ej. de inventario, de contratación de personal o reembolsos) o para disponibilizarles información (ej. cuota de ventas, horarios de trabajo, directorio de beneficios, etc). El Excel suele usarse en estos casos y no es ideal.
● Sharepoint: Sirve para crear intranets visualmente amigables para mantener al personal al día y evitar que se pierdan buscando archivos en el drive. Los usuarios pueden solo consumir la información o colaborar en el sitio. Es útil para on-boardings, actualizaciones de información o cuando la gente hace la misma pregunta una y otra vez.
● Power Pages: Sirve para crear páginas web internas o externas. Complementa las anteriores, pues con Share Point y Power Apps solo se pueden crear sitios para usuarios con los dominios de correo autorizados. Puede ser un buen recurso para lanzar experimentos al público, pues es gratis por 30 días.
● List: Sirve para crear listas de información, donde varias personas colaboran. Es mejor que Excel cuando varias personas revisan o colaboran en listas de productos, ventas, eventos, tareas, gastos, etc. Es visualmente más amigable que Excel y tiene mejores funcionalidades, como integrarse con más facilidad con otras apps para automatizar flujos. Sirve para el seguimiento de proyectos, aunque la herramienta Planner se enfoca en este servicio.
● Copilot: Es el chat inteligente de Microsoft, potenciado por GPT de Open AI. Cada vez estará disponible en más aplicaciones, para pedirle que nos dé una idea, mejore un texto, resuma una reunión o incluso cree una primera versión del app, panel o automatización que necesitamos. Es clave no preguntarle como si fuese un buscador. Hay que conversar con él, darle contexto, pedirle mejoras a sus propuestas, como si fuese un asistente que nos reporta.
● Copilot Studio: Sirve para crear co-pilots propios, entrenados con data de la empresa y colocables en apps o webs. Requiere de suministro de data estructurada, algo de código en casos avanzados y puede llegar a ser costoso con alto volumen de data o uso. Es útil para hacer más productiva la adquisición de conocimiento específico. Por ejemplo, se puede entrenar a un bot con casos históricos o políticas de la empresa para que los empleados le consulten. O un bot se puede entrenar con data de productos para clientes con dudas en su proceso de compra. La herramienta Power Virtual Agents (y lo creado con ella) se encontrará en Copilot Studio.
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