Wie unsere Follower auf Mastodon wissen, bin ich kein Freund von Mails. Diesen Sommer hat es mir endgültig gereicht, der private Posteingang muss nun auch mit Regeln gebändigt werden. Geschäftlich nutze ich Regeln schon länger, privat hatte ich bisher nie Bedarf gesehen – bis zum Sommer 2024, das Bombardement mit »bereichernden« Mails ist einfach zu groß.
Zeigen werde ich das Ganze bei mailbox.org bzw. dem System Open-Xchange. Das verwendet im Hintergrund Sieve, für die Einsteiger beschränken wir uns auf die GUI. Es wird viel mit Regex gearbeitet, doch Vorsicht: Je komplexer das Regex wird, desto weniger kann Sieve damit anfangen.
Das Vorgehen ist immer gleich: Login ⇨ Zahnrad (oben rechts) ⇨ Einstellungen ⇨ E-Mail ⇨ Filterregeln ⇨ Neue Regel hinzufügen. Der Name kann frei gewählt werden, sollte aber aussagekräftig sein. Als Aktion empfehle ich, statt »Verwerfen« die Regel zuerst zu testen und die Mails einfach in einen Ordner verschieben zu lassen. Wenn das Ganze einen Monat unfallfrei läuft, kann man die Regelaktion auf Verwerfen umstellen.
Disclaimer und Warnung
Falsch eingerichtet kann es zu Mailverlust kommen! Wie oben erwähnt, lasst die Aktion vorerst auf “Speichern unter”, um zu sehen, ob die Regeln sauber arbeiten.
Auch die Reihenfolge der Regeln ist wichtig. Habe ich eine Regel die alles was nach Newsletter aussieht wegwirft, muss die Regel für Nachrichten meiner Hausbank natürlich über dieser sein. Die ankommende Mail läuft alle Regeln ab, bis eine passt. Passt die Wegwerfen-Regel zuerst, ist die Mail weg.
Bekommt nach dem Scharfschalten mit »Verwerfen« keinen Schreck. Auch ich musste mich zwei Wochen daran gewöhnen, dass der Posteingang sehr ruhig wurde. Zwischenzeitlich dachte ich, eine Regel würde alles löschen.
Login-Alarme
Neuer Login von Gerät, Sicherheitswarnung für X, Es wird ein neues Gerät für Ihr Konto verwendet uvm. ist einfach nur lästig. Für Leute, die für die meisten Dienste 2FA nutzen, sind diese Mails meist überflüssig. Die Regeln sind aus drei Posteingängen verschiedener Leute entstanden und sollten die meisten Mails erfassen.
Regel anwenden, wenn irgendeine Bedingung erfüllt ist
Betreff (Regex)
^New Device Logged In From .+$
^amazon\.[a-z]{2,}, action needed: Sign-in$
^Sicherheitswarnung$
^Neue Anmeldung (auf|bei) .+$
^Es wird ein neues Gerät für Ihr Konto verwendet$
^Sicherheitswarnung für .+$
^New device registered with .+$
^New Device Logged In from .+$
^Neuer Login bei .+$Let’s Encrypt
Eins unserer Webhostings für die Firma hat offenbar ein komisch konfiguriertes Plesk. Hier schickt der Plesk-Server sogar Mails, wenn das Zertifikat erneuert wird.
Regel anwenden, wenn irgendeine Bedingung erfüllt ist
Betreff (Regex)
^Let's Encrypt certificates for "[a-zA-Z0-9.-]+\.[a-zA-Z]{2,}" have been (issued|renewed)$
^Let's Encrypt certificate expiration notice for domain "[a-zA-Z0-9.-]+\.[a-zA-Z]{2,}"$List-Unsubscribe
Ein wunderschöner Header. Das ist der Header, der in eurem Mailclient das native Pop-Up/Leiste »Vom Newsletter abmelden« provoziert. Ein Beispiel aus der Praxis:
Ich habe mich bei dem Hoster DigitalOcean registriert. Dem ist eine ungefragte Zwangs-Newsletteranmeldung anhängig, ohne Double-Opt-in. Diese Firma schafft es in 7 Tagen 22 Mails mit Mist zu schicken. Hierfür ist genau dieser Header da. Seriöse Anbieter kennzeichnen ihre Mail damit als Werbung/Newsletter, genau das machen wir uns für den Filter zu Nutze. Diese Regel sollte ganz unten in eurem Regelwerk stehen, damit besteht wenig Gefahr, dass legitime Mails von euren vorherigen Regeln nicht verarbeitet werden.
Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt ist
Header Name [List-Unsubscribe] ExistiertAnbieter
Lieferando
Der kleine Hunger zwischendurch lässt einem auch keine Mail erspart 🍽️
Regel anwenden, wenn irgendeine Bedingung erfüllt ist
Betreff (Regex)
^Wie zufrieden warst Du mit Deiner letzten Bestellung$
^Vielen Dank für Deine Bestellung bei .+$Amazon
Bestellbestätigung, Versandbestätigung, Zustellung heute und wurde zugestellt. Wehe, man ist nicht zu Hause, dann gibt es auch noch eine Wir haben versucht, Ihr Amazon-Paket zuzustellen-Mail. Das ist definitiv zu viel des Guten:
Regel anwenden, wenn irgendeine Bedingung erfüllt ist
Betreff (Regex)
^Deine Amazon\.de-Bestellung .* wurde versandt!$
^Zugestellt: deine Amazon\.de-Bestellung mit Bestellnr\. .+$
^Deine Amazon\.de Bestellung\.$
^Zustellung heute: .+$
^Wir haben versucht, Ihr Amazon-Paket zuzustellen\.$Paketdienste
Eine Frechheit, dass bei Online-Bestellungen die Mailadresse mit dem Paketdienst geteilt wird (Telefonnummer meist auch)! Diese Regel ist etwas komplexer:
Regel anwenden, wenn irgendeine Bedingung erfüllt ist
Von (Regex)
Betreff (Regex)
(noreply@dhl\.de|no-reply@deutschepost\.de|noreply@paketankuendigung\.myhermes\.de)
(Sendung|Paket|Sendungsbenachrichtigung|Versandbenachrichtigung)Rechnungen
Rechnungen kontrolliere ich privat nicht, dafür aber Lastschriften und Kreditkartenbuchungen. Sollte mir da etwas komisch vorkommen, wird eben die Rechnung herausgesucht. Somit gibt es keinen Grund, dass auch Rechnungen meine Inbox verstopfen. Die kann man nämlich auch regelbasiert ablegen lassen. Hier ist die Aktion »Speichern unter« und »Als gelesen markieren«, ich mag die rote 1 am Mail-Programm-Icon nicht.
Deutsche Telekom
Erfasst sowohl Festnetz- als auch Mobilfunk-Rechnungen. Vorausgesetzt, die hinterlegte Adresse ist dieselbe.
Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt ist
Betreff (Regex)
Ihre Telekom (Festnetz-Rechnung|Mobilfunk RechnungOnline) .* \(Adresse: Pinguinweg 1A[;,] (Buchungskonto|Kundenkonto): [0-9]+\)Hetzner
Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt ist
Betreff (Regex)
Hetzner Online GmbH - Rechnung R[0-9]+netcup
Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt ist
Betreff (Regex)
Ihre Rechnung \(R\.-Nr\. nc-[0-9]+\)Jetbrains
Regel anwenden, wenn alle Bedingungen erfüllt ist
Betreff (Regex)
Invoice from JetBrains INVCZ\d+Ihr seid gefragt!
Habt ihr nützliche Regeln oder Ergänzungen, freuen wir uns über eure Mail an: cLeAnInBoX(ät]LiNuXnEwS{punkt)dE
(Natürlich wird auch die mit Regeln sortiert :P)