AI Companion 人工智慧操作說明

IT 領導者的 Zoom AI Companion 指南

5 閱讀分鐘

更新日期 December 20, 2023

發佈日期 December 20, 2023

在此網路日誌中

01 檢視安全及隱私權：這裡有您要的答案 - Jumplink to 檢視安全及隱私權：這裡有您要的答案
02 AI Companion 的控制和設定項 - Jumplink to AI Companion 的控制和設定項
03 與測試群組一起試用 AI Companion - Jumplink to 與測試群組一起試用 AI Companion
04 員工溝通的範本和資源 - Jumplink to 員工溝通的範本和資源
05 開始使用 AI Companion - Jumplink to 開始使用 AI Companion

Lauren Reed

內容策略顧問

越來越多組織將 AI 視為員工必需而非可有可無的技術。身為 IT 主管的您正身處數位轉換的浪潮前沿，您有責任引進合適的工具技術，協助員工提高協作和溝通效率。

AI 解決方案為數眾多，而評估測試各種工具時必須兼顧成本、品質、整合性、安全及隱私權，您的團隊可能正為此苦惱不已。找到可靠又有效率的解決方案需要時間，但若進度過於緩慢，隨之而來的可能是隱憂。心急的員工沒有可用的合格 AI 工具，便可能在工作中使用未經審核的應用程式。此時您無法知道公司的資料會如何處理，以及是否會運用來訓練第三方 AI 模型，而員工也未能得到 AI 提供的高生產力。

即便選定方案後，您還要設法整合 AI 與現有的工作流程、幫助使用者學習上手並宣導 AI 價值，讓員工願意使用。

進入 Zoom 平台的智慧 AI 助理 Zoom AI Companion。其為您可信任的平台，也是您員工熟悉喜愛的協作體驗中的其中一項功能 — 輕鬆按一下就能總結會議和聊天內容、撰寫團體聊天和電子郵件中的訊息，以及促進腦力激盪並彙整白板上的所有想法，讓團隊生產力倍增。合格 Zoom 方案的付費使用者不必另外付費*，您無需擔心新工具增加您的預算負擔。

無論對於 AI Companion 有濃厚興趣，或需要有效導入 AI Companion 的指引，您都可以在下面找到您所需的資訊。(想要初步了解 AI Companion 可以為您的團隊做什麼？從這裡開始。)

為了確保公司資料安全，降低可能的風險，應用程式必須在導入前進行嚴格評估，這一點非常重要。我們的 AI 立足於 Zoom 的堅定文化 — 關心，我們視安全性和隱私權為產品核心，因此我們能承諾您負責可靠的 AI 工具。如果您的組織已開始使用 Zoom，您應會了解，平台的安全、隱私和合規性會是我們的優先要務。

重要的是，Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類客戶內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或第三方人工智慧模型。

如果您不熟悉 Zoom 的安全和隱私權措施，AI Companion 安全和隱私權白皮書詳細介紹了我們產品的功能，以及實行負責可靠的 AI 的方法，相信能回答您在評估我們的 AI 解決方案時可能遇到的問題。

下載白皮書，您便可了解：

我們如何使用和保護您的資料
資料如何流向及傳輸至第三方 (如有相關)
每個 AI Companion 功能如何儲存特定資料和保留詳細資訊
我們的生成式 AI 功能開發流程

管理員可至管理員入口網站的帳戶設定頁面，為整個帳戶啟用或停用這些功能。您可選擇將任一或全部功能的使用權開放給單一或所有員工，或開放給特定群組。

此選擇還有其他彈性，例如您可能希望員工使用 AI Companion 製作會議摘要，並在完成更多測試的同時，先暫停電子郵件或團體聊天撰寫等功能。此時只要在帳戶設定中開啟或關閉使用權即可。

點選 AI Companion 標籤，即可顯示在帳戶層級可控制開啟或關閉的功能

控制 AI 功能使用權

AI Companion 允許您和您的員工控制帳戶、群組和使用者層級大多數功能的使用權，進而達到更精細的區隔。

以會議摘要為例 (同樣適用於其他 AI Companion 功能)，看起來會像是：

啟用會議摘要 (在帳戶層級啟用) 代表帳戶中的會議主持人 (特別是組織中擁有 Zoom 合格授權的員工) 可以啟動 AI 製作會議摘要。
帳戶擁有者可以建立群組並在群組層級管理 AI Companion 功能使用權，允許特定使用者但排除其他使用者存取會議摘要。無論當作試用階段的一部分 (關於如何設定請參閱下文) 或基於其他原因 (例如合規性)，您都可以這樣做。
主持人可在使用者層級選擇啟用或停用會議摘要功能。這代表主持人可自行決定其所主持的會議是否透過 AI Companion 製作會議摘要，也可在每次會議決定是否開啟或關閉 AI Companion。

在帳戶和群組層級，點選鎖定圖示便能保護設定內容不遭使用者更改。例如，您可以要求所有會議摘要只能寄送給會議主持人。

可自訂的設定讓您擁有更多管理控制選擇

當您開啟某項功能時，將有更多選項讓您決定如何分享和存取 AI Companion 的輸出。例如，當您開啟會議摘要後，您可決定所產生的摘要僅提供給主持人、給主持人和內部與會者，或分享給含非公司人員在內的全部受邀者。

員工能自行選擇何時使用 AI Companion

在使用者層級，員工可以在主持會議時自由選擇員工使用 AI Companion 的方式。只要啟用 AI Companion 便能自動開啟所主持的每場會議的會議摘要，也可以選擇手動開啟製作摘要。主持人還可決定是否允許與會者向 AI Companion 提出會議相關問題。主持人可以在會議中開啟和關閉這些功能。

在會議中，開啟 AI Companion 功能時，將會發送一則訊息通知所有與會者已開啟 AI Companion 功能；若 AI Companion 在整場會議期間均處於啟用狀態，會議視窗左上角會顯示有亮光的 AI Companion 圖示。

在推動組織全面使用 AI Companion 之前，或許您可考慮選擇一組員工先行試用。您可透過此方式測試功能，先收集一小批使用者的意見和學習情況。我們的 AI Companion 有精細的控制項，因此可輕鬆開始試用。操作方式如下：

在帳戶的「使用者管理」區段，為測試人員建立一個新群組。
為非測試人員建立一個獨立新群組。
在帳戶設定中點選 AI Companion 標籤，你可在此選擇所需的 AI Companion 功能並啟用 — 此設定屬於帳戶層級，因此會套用至您帳戶中的全部使用者。下一步將為測試群組開放使用權限，並針對組織其餘成員施加使用限制。
在「使用者管理」中選擇測試群組，點選 AI Companion 標籤，啟用要授予測試群組使用權限的功能。
選擇非測試人員群組，此群組成員為組織中的所有其他使用者。點選 AI Companion 標籤後，停用非測試人員群組的所有功能。點擊鎖定圖示，保護設定不遭此群組中的使用者修改。

您還可以指派測試群組的獨立管理員，此管理員可以新增和管理測試群組成員，但不具備完整的管理員帳戶權限。如果您想委託不具帳戶管理員身分的人管理試用階段作業，這會是很好的方法。

在推行任何技術時，與員工溝通必不可少。如果員工不知道有什麼新技術，不了解能從中得到什麼幫助，並且使用起來不順手，員工可能就不會接受。

您可使用以下電子郵件範本向您的團隊介紹 AI Companion：

___

[員工] 您好：

我們很高興宣布，Zoom 的生成式 AI 助理 AI Companion 已可在 Zoom 上使用

AI Companion 擁有多種功能，專門用來幫助您提高日常工作效率和協作能力，包括：

總結 Zoom 會議，無需錄製會譯便能讓您回顧事件全貌和行動項目，還可以從冗長的團體聊天中摘出要點，幫助您節省時間。

回答會議相關問題，即時回覆例如「是否提到我的名字？」或「接下來的步驟是什麼？」等問題

撰寫團體聊天訊息與電子郵件，您只需要輸入相關提示，便能以適當的長度和語氣幫助您撰寫 Zoom Mail 電子郵件。

將錄製內容依主題分成智慧章節、強調重要資訊並辨識行動項目，便於回頭檢視。
根據您的提示在 Zoom Whiteboard 產生想法，協助啟動腦力激盪會議。

[注意：請根據您選擇啟用的 AI Companion 功能或授權您合法使用的 Zoom 產品編輯上述清單]

我們知道您對於使用這個新工具可能會有疑問。繼續往下讀以掌握更多資訊：

我能否選擇要不要使用 AI Companion？

您可決定要在您主持的會議上使用哪些 AI Companion 功能。您可以隨時開啟或關閉這些功能，並依實際情況選擇是否在會議中使用這些功能。您也可以選擇會議中開啟或關閉 AI Companion 的時機。在會議中，如果 AI Companion 為啟用狀態，則視窗左上角會出現一個光亮閃爍的圖示。如果您參加了正在使用 AI Companion 功能的會議，您將會收到免責聲明通知。

我的會議對話會用來訓練 AI 模型嗎？

Zoom 不會使用客戶的任何音訊、視訊、聊天、畫面分享、附件或其他通訊類的客戶內容 (例如投票結果、白板和回應) 來訓練 Zoom 或第三方人工智慧模型。

如何開始？

只要在您使用 Zoom 時從會議工具列、團體聊天、郵件或 Zoom Whiteboard 找到閃爍的 AI Companion 圖示。