解決協作矛盾：問卷調查顯示團隊如何利用 AI 節省時間

許多員工花費大量時間在團隊中工作，但如果這些團隊分佈在不同地點，而且沒有必要的工具，就可能減緩協作的速度。遠距協作可能會帶來更多的虛擬會議、聊天訊息和其他活動，這些活動會填滿我們的行事曆，但也縮減我們做有意義或有效工作的時間。從本質上來說，這些任務是一種生產力損失：它們讓我們忙碌，但對生產力沒有貢獻。

組織正在尋求 AI 來協助改變此現狀。生成式 AI 工具可協助員工進行各種活動，例如總結資訊、撰寫訊息及自動化任務。雖然有些公司一頭栽進生成式 AI 熱潮，但有些公司則對採用這項技術有些猶豫。

我們的《AI in the Workplace》(工作場所中的 AI) 報告係基於 Zoom 委託並由 Morning Consult 進行的線上調查*，旨在揭露員工和領導者對 AI 的看法、體驗、感受到的優缺點以及採用等方面的一些差異。更廣泛地說，該報告著眼於員工和領導者如何度過工作日，以及他們最耗時的任務是否有可能獲得 AI 的協助。

以下是幾個重要發現：

• 全球的領導者對 AI 的態度都比員工更加樂觀。不同地區的員工情緒有所不同：亞太地區的員工對 AI 較為積極，而美國和歐洲員工的情緒則更為複雜。
• 領導者表示，他們比員工花更多時間在起草訊息以及做會議記錄等活動上，而這些任務可在 AI 的協助下完成。
• 領導者和員工都認同 AI 的好處，但他們對於 AI 感到擔憂的方面則不相同。
• 從上到下提供教育和資源，有可能解決員工的疑慮和採用的障礙。

請繼續閱讀，深入瞭解工作場所中的 AI。

*Morning Consult 接受 Zoom 委託，對下列國家/地區的 11,023 名全職知識工作者 (8,010 名員工和 3,013 名團隊領導者) 進行一項線上調查：美國、英國、愛爾蘭、德國、法國、日本、新加坡和澳洲，期間為 2023 年 8 月 10 日至 25 日。 

現代分散式團隊需要找到當他們不在同一個地方時有效協作的方法。但許多協作都涉及耗時的任務，例如讓團隊成員瞭解正在發生的事情；透過電子郵件、聊天、文字訊息或專案管理應用程式發送更新；召開進度報告會議會佔用我們集中專注的時間；以及其他會造成更高生產力損失的任務。

有效協作所需的一些任務，例如傳送會議筆記或行動項目，也可能是阻礙有效協作的任務。如果團隊不清楚已做出哪些決策，或缺少關鍵資訊，他們就無法向前邁進。同時，工作重點的轉移以及對執行力的關注，可能意味著傳送更新和行動項目等瑣碎的工作可能會遭到遺漏。

這就是協作矛盾，必須在協作任務上花費大量時間和精力，結果卻導致效率降低並減少聯繫。

如同 AI 有助於自動化或協助完成任務以提高生產力，它也可以協助促進協作。有使用 AI 的團隊領導者表示 AI 對於協作有正面效果。這可能是因為 AI 可用於自動化或輔助某些任務，例如在會議後分享筆記和行動項目、撰寫訊息和整理資訊。這一切對於有效協作皆至關重要，但它們也為團隊留下了空間，讓他們能夠專注於更具策略性的活動、決策、創意構思，以及其他能推動工作的活動。

當要求員工和領導者指出在工作中使用 AI 的哪些好處最有幫助時，最主要的回答皆與節省時間有關，例如減少重複性任務的數量、更快完成工作，或是將這些時間用於其他事務。

同樣地，其團隊在工作中使用 AI 的領導者，也從使用 AI 工具中看到類似的結果：

透過自動化或獲得協助來完成一些例行性任務，員工可將時間和精力集中在更重要的活動上，這些活動可以增加產出、提高營收，並以其他方式推動工作，藉此提高其生產力。

雖然員工和領導者可能都認為節省時間是一個很大的好處，但他們對於 AI 究竟如何協助他們完成工作卻意見不一。員工有興趣使用 AI 工具來提高效率和自動化，而領導者則希望在會議期間和會後使用 AI 來提供協助。

結果證實了有更多時間專注於其他事務的好處，目前在工作中使用 AI 工具者表示這節省了他們的時間。有趣的是，在工作中使用 AI 的領導者比員工節省了更多的時間：74% 的領導者表示，AI 每天可為他們節省一或多個小時，而員工的這項佔比為 46 %。

領導者尤其花費大量時間執行例行性和重複性任務，而這些任務可由 AI 完成或提供協助。例如，80% 的領導者每天花一個小時或更多時間處理訊息、電子郵件和後續追蹤。他們的回答顯示他們比過去有更多的時間可以使用。

另一方面，在工作中不使用 AI 者不會意識到他們有可能可以節省多少時間。 被問及他們預計 AI 在典型的工作日能為他們節省多少時間時，55% 的員工和 50% 不使用 AI 的領導者表示他們不知道。當您將其與 AI 使用者所說的節省時間進行比較時，顯然那些不使用 AI 的人可能會錯過提升其時間運用方式的機會。

不使用 AI 者之中，有 45% 的領導者和 44% 的員工表示，如果 AI 每天可以節省 30 分鐘，他們就很可能會使用。根據資料顯示，AI 可以做得到。大多數 AI 使用者 (91% 的領導者和 67% 的員工) 表示，AI 確實每天為他們節省了 30 分鐘或更長的時間。消除大眾對 AI 省時功能的不瞭解或認知不足，有可能鼓勵更多人採用 AI。

員工和領導者對於一天中有更多時間要做的事情有類似的想法，但優先事項略有不同：

對 AI 的熟悉度和興奮度方面，領導者和員工之間存在巨大差距。 

對這項技術的熟悉度可能與此有關，大眾必須接受有關 AI 的教育才能接受它並從中受益。領導者更有可能將自己描述為熟悉 AI，並且實際上是 AI 使用者。

整體而言，員工比領導者認為在工作中使用 AI 有較多缺點，這並不令人意外。他們認為的缺點與科技本身有關，也與科技可能直接或間接對其工作產生的潛在負面影響有關。這可能表示員工覺得在使用 AI 方面，他們失去的比得到的更多。

領導者看到的缺點程度稍微較輕，他們認為的缺點與員工有關，包括訓練員工需要付出的努力，以及擔憂員工可能變得依賴 AI。 

在工作中不使用 AI 的受訪者中，領導者和員工在信任問題上有明顯分歧。領導者比員工更有可能表示，他們在工作中不使用 AI 的原因之一是因為不信任它。 

這令人驚訝，因為整體而言，領導者更看好 AI 及其好處。然而，相較於在工作中使用 AI 的領導者，在工作中不使用 AI 的領導者對 AI 的好處抱持更加保守的態度，並且更有可能看到 AI 的主要缺點。

整體而言，亞太 (APAC) 地區的員工對 AI 抱持更為正面的看法。歐洲國家和美國也表現出類似的好感度，57% 的歐洲員工和 56% 的美國員工表示對 AI 抱持好感。法國員工的好感度最低佔 51%，其中 37% 表示對 AI 不太喜歡或非常不喜歡。

在對 AI 感到興奮方面的結果相似，亞太地區國家整體表現得更為興奮。美國員工的情緒較為複雜，47% 表示對 AI 感到興奮，但法國員工的興奮程度最低只有 42%。由於 51% 的法國員工對 AI 給予好評，這可能表示有些員工將 AI 視為整體正面的力量，但對使用它則抱持矛盾的態度。

如果大多數受訪者同意使用 AI 可節省時間 (90%)、可減少重複性任務 (90%)、減少錯誤 (89%)，那麼是什麼阻礙團隊使用 AI？ 
在表示自己在工作中不使用 AI 的受訪者之中，有稍微超過一半的人表示，這是因為他們的公司整體上並沒有使用 AI。許多員工可能會因為公司未提供將 AI 融入工作的工具和機會而受到阻礙。

在工作中使用 AI 的人之中，63% 的人表示他們公司提供 AI 工具，這意味著其他 37% 的人必須自發去尋找這些工具。

其他常見的原因包括不熟悉以及不知道 AI 如何發揮作用來協助他們完成工作，這表示員工需要進一步的教育。

儘管領導者對 AI 整體抱持正面看法，但他們認知到採用 AI 的潛在障礙，這表示需要訓練和賦能。

85% 的領導者認為他們的公司至少需要一些有關 AI 好處的訓練，這證實了對員工進行 AI 相關教育的重要性。然而，如前所述，領導者認為 AI 的最大缺點是需要太多訓練 (80%)。

在仔細研究目前為在工作中使用 AI 者提供的訓練和資源時，領導者和員工各有不同的看法。86% 的領導者表示，其組織提供了一些或許多有關如何充分利用 AI 的資源，但只有 60% 的員工表示其組織有提供這些資源。

此差距表示領導者意識到正在建立的資源，但員工可能不知道有這些資源可供他們使用。改善與員工的溝通並提供更好的資源獲取方式，有助於縮小此差距並支援 AI 的採用。

領導者認為採用 AI 的其他障礙可能與員工對 AI 的恐懼有關：擔心 AI 會搶走他們的工作 (70%)，或是他們不信任 AI (69%)。這揭示了透過教育解決潛在恐懼的機會，但也指出領導者必須提供一個框架，協助員工有效使用 AI 來克服這些障礙。 

訓練和教育應專注於向員工展示 AI 如何協助自動化或增強其工作的某些部分，讓他們有時間和精力專注於需要人情味的任務。組織也應該藉由向員工表明，在評估任何 AI 工具時，資料隱私和處理方式、AI 偏見和安全性等都是首要考量的問題，以消除對於信任方面的疑慮。

如同任何新技術，組織應仔細評估 AI 工具，並訂定有效實作 AI 的計畫或框架。若未考慮其固有風險或 AI 將如何影響員工，而倉促採用 AI，可能會導致採用率低、安全和隱私問題，以及其他負面影響。

同時，組織必須避免拖延過久，71% 的受訪領導者一致認為，那些不將 AI 導入團隊的人可能會面臨落後的風險。採取觀望態度的公司可能會發現自己被早期採用者超越，這些早期採用者正在獲得生產力、協作和員工效率提升的好處。

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