许可费之外：为员工提供 AI 驱动的协作平台的总成本

无论您是大型企业，要购买公司每位员工都要使用的核心业务应用程序，还是小型企业所有者，要为办公室购买一套电话，大多数 IT 购买决策都取决于两个主要因素：成本和价值。

成本是多少？考虑到许可证、云存储或高级支持服务等附加功能，以及未来一年、五年或十年后的持续系统维护，价格标签之外的实际成本是多少？

它能为您的组织带来什么价值？这项特定技术将如何帮助企业增加收入、降低风险、改善运营或为员工提供其他帮助？这种优势与成本是否相符？

事实是，IT 投资很难进行量化，而且这种情况不仅仅是出现在预算紧张和经济环境不稳定的时候。即使在业务运作良好时，您的领导也希望看到您引进的工具和技术发挥其价值，如果是员工每天都在使用的工具和技术，比如通信和协作平台，情况尤为如此。评估总体拥有成本 (TCO) 有助于创建一个良好的业务案例，并评估潜在投资的成本效益和价值。

总体拥有成本是以时间为基础，衡量一项投资在其整个生命周期内的总体经济影响。我们通常认为成本就是根据发票支付的总额，但许多采购还会产生额外费用。您可能拥有购买房产的资金，但您有能力装修、支付保险和房产税、维护房屋，并在热水器损坏时有维修的预算吗？

同样，对于 IT 投资而言，TCO 包括前期成本和后期成本。您可以将其细分为三个基于时间的部分：

• 第 0 天通常是与许可相关的费用，即报价单上的费用以及直接支付给供应商的费用。这些成本可以在材料清单、报价单或发票上找到。
• 第 1 天涉及让用户使用解决方案的一次性成本。例如，部署和实施成本以及员工培训成本。
• 第 2+ 天涉及管理、支持和维护解决方案的持续成本 - 维持正常运行。

第 1 天成本比较

接下来，我们来看看第 1 天的相关成本，如实施和培训。通常，在实施新解决方案时，您需要向外部供应商支付费用或利用内部资源来配置系统、培训 IT 团队和员工以及部署解决方案，所有这些都会增加总成本。减少在这些任务上花费的时间和资源，有助于降低 TCO，这也是直观易用平台的价值所在。

Zoom 委托进行的 2023 年 Metrigy TCO 研究发现，86% 的 Zoom 新用户在不到 30 分钟的时间内就能安装并投入使用，而其他供应商的平均比例为 72%。此外，54% 的 Zoom 新用户无需培训，而 Microsoft Teams 用户的这一比例为 41%。根据 Metrigy 报告，Zoom 的易用性是不需要培训的最主要原因。

第 2+ 天成本比较

最后，不要忘记考虑第 2+ 天的维护和运营成本。这些是维护和支持解决方案的持续成本，而且通常为“隐藏”成本。如果解决方案既便于员工使用，又便于 IT 管理员维护和管理用户，就能帮助降低总体成本。

Metrigy 证明，Zoom 易于管理，因此可以节约成本 — 与研究中评估的其他供应商相比，我们的平台管理相同数量的用户所需的全职 IT 员工少 15%。

评估 IT 投资的成本可能较为复杂，但值得关注的不仅仅是许可证的前期价格。根据您的业务需求，实际上在现有许可证上添加 AI 功能和其他协作功能可能会更加昂贵，而从长远来看，维护一个复杂系统可能会增加更多成本。

如果您想降低 TCO，请查看 Zoom Workplace - 它捆绑了适用于大型和小型企业的基本工具，包括 Zoom AI Companion 的生成式人工智能功能。通过由人工智能驱动的会议摘要、由人工智能辅助起草的电子邮件和团队聊天消息等，您可以使员工更好地协作并提高工作效率。这一切都包含在分配给 Zoom 用户账户的付费服务中，无需支付额外费用。*

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*注：AI Companion 不一定适用于所有地区或垂直行业。

编者注：本博客最初发布于 2023 年 12 月，于 2024 年 2 月更新，包含了最新的定价套餐信息。