Zoom AI Companion IT 领导者指南

越来越多的组织开始将人工智能视作员工必须掌握的技术，而不仅仅是可有可无的加分项。作为 IT 领导者，您处于数字化转型浪潮的最前沿，有责任引入正确的技术，帮助员工有效地展开协作和沟通。

面对如此之多的人工智能解决方案，您的团队可能会不知所措，难以根据成本、质量、集成度、安全性和隐私性等各种因素对各种不同的工具进行评估和测试。找到一套可靠而有效的解决方案需要时间。但是，进展太慢也会带来隐患。如果没有为具有迫切需求的员工提供经过批准的人工智能工具，他们可能会开始使用未经审查的应用开展工作，而您将无法知道公司的数据会被如何处理，以及是否会用于训练第三方人工智能模型。同时，这些员工也无法获得人工智能可以提供的工作效率提升。

此外，您还需要兼顾如何将人工智能纳入现有工作流程，如何为用户提供入门指导，以及如何传达人工智能的价值，以便让员工使用它。

欢迎使用 Zoom 平台为您提供的智慧型人工智能助手 Zoom AI Companion。它包含在您所信赖的平台中，提供了您的员工所熟悉和喜爱的协作体验：只需简单的点击，即可总结会议和聊天对话，在团队聊天和电子邮件中撰写消息，帮助在白板上启动头脑风暴并整理想法，从而提高团队的工作效率。而且，它已包含在符合条件的 Zoom 套餐中，付费用户无需支付额外费用，*因此，您无需担心新工具会增加预算。

无论您是在积极思考采用 AI Companion 的可行性，还是在寻找有效的实施指导，都可以在下面找到您需要的信息。（需要了解 AI Companion 如何为您的团队提供帮助吗？请从这里开始）。

若要确保公司数据的安全，并减少潜在风险，对所有应用程序进行严格的评估至关重要。Zoom 坚实的关爱文化将安全和隐私置于我们产品的核心位置，基于这种文化基础，我们承诺提供负责任的人工智能。如果您的组织正在使用 Zoom，您应该已经了解到，我们在整个平台上对安全性、隐私性和合规性的重视程度。

重要的是，Zoom 不会使用客户音频、视频、聊天、屏幕共享、附件或其他类似通信方式中的任何客户内容（如问卷结果、白板和回应）来训练 Zoom 或其第三方的人工智能模型。

如果您不熟悉 Zoom 的安全和隐私实践，我们的《AI Companion 安全与隐私白皮书》将详细介绍我们产品的功能以及我们如何设计负责任的人工智能，回答您在评估我们的人工智能解决方案时可能产生的许多问题。

下载白皮书，了解：

• 我们如何使用和保护您的数据
• 数据流和向第三方的传输（在有必要的情况下）
• 每项 AI Companion 功能的具体数据存储和保留详细信息
• 我们开发生成式人工智能功能的流程

管理员可以在管理员门户的账户设置页面中启用或禁用其整个账户的功能。 您可以选择向个别员工、全体员工或特定群组提供权限，以允许其访问 AI Companion 的任何功能或所有功能。

您并不需要做出一刀切的选择，例如，您可能希望员工能够使用 AI Companion 总结会议，但选择在完成更多测试之前，暂时不使用电子邮件或团队聊天撰写等功能。您可以在账户设置中轻松地开启或关闭访问权限。

点击“AI Companion”标签页，您将看到，您可以在账户级别开启或关闭每项可用的功能。

控制对人工智能功能的访问权限

为了实现更加细化的控制，AI Companion 允许您和您的员工在账户、群组和用户级别控制对大多数功能的访问权限。

下面以会议摘要为例进行说明（同样适用于其他 AI Companion 功能）：

• 启用会议摘要（在账户级别）意味着，您账户中的会议主持人（具体而言，即组织中拥有符合条件的 Zoom 许可证的员工）能够启动人工智能生成会议摘要。
• 账户所有者可以创建群组，并在群组级别管理对 AI Companion 功能的访问权限，从而在允许部分用户访问会议摘要的同时，限制其他用户的访问权限。您可能希望执行此操作，以帮助建立试点（下文将详细介绍设置步骤），或达到其他目的（例如满足合规性）。
• 主持人可以选择在用户级别启用或禁用会议摘要。这意味着主持人可以自行决定是否需要 AI Companion 为他们主持的会议生成会议摘要。他们还可以根据每次会议的具体情况，决定开启或关闭 AI Companion。

在账户级别和群组级别，您可以通过点击锁定图标，对设置进行限制，以防止用户更改这些设置。例如，您可以要求所有会议摘要只发送给会议主持人。

可定制的设置提供了更强大的管理员控制能力

将某项功能切换至开启状态后，您就可以通过更多选项控制 AI Companion 输出结果的共享和访问方式。例如，在您开启会议摘要功能后，您可以决定是只允许主持人保留这些摘要，还是将摘要提供给主持人和内部观众，又或者是与所有会议受邀人（包括公司外部的人员）共享摘要。

员工可以选择何时使用 AI Companion

在用户级别，员工可以选择在其主持的会议中如何使用 AI Companion。他们可以让 AI Companion 自动开始为其主持的每次会议生成会议摘要，也可以选择手动开始生成会议摘要。主持人还可以决定是否允许观众就其主持的会议向 AI Companion 提问。主持人可以在会议期间开启或关闭这些功能。

在会议期间，如果开启了 AI Companion 功能，所有观众都会收到消息通知。在整个会议期间，如果 AI Companion 处于活动状态，会议窗口右上角将显示一个发光的 AI Companion 图标。

在整个组织中推出 AI Companion 之前，您可能需要在选定的员工群组中进行试验。这允许您先在较小的用户群中测试功能，并收集反馈和经验。通过 AI Companion 的细粒度控制功能，做到这一点十分容易。以下是具体方法：

1. 在账户的“用户管理”部分，为测试人员创建新群组。
2. 为非测试人员创建单独的新群组。
3. 在账户设置中，点击“AI Companion”标签页。在这里，您可以选择要启用的 AI Companion 功能，这将在账户级别启用它们，即账户上的所有用户都可以使用这些功能。下一步，您将为测试群组启用访问权限，同时在更广泛的组织范围内限制其他用户访问这些功能。
4. 在“用户管理”下，选择测试群组，然后导航到“AI Companion”标签页，启用允许测试群组访问的功能。
5. 选择非测试人员群组，即包括组织中所有其他用户的群组。点击“AI Companion”标签页，然后对非测试人员群组禁用所有功能。点击锁定图标，防止该群组中的用户对此做出更改。

如果您愿意，可以为测试群组分配单独的管理员，他们没有完整的管理员账户访问权限，但可以添加和管理测试群组中的成员。如果您想委托他人管理试点，即使他们不是账户管理员，您也能通过这种做法完美满足需求。

无论推出何种技术，与员工的沟通都至关重要。毕竟，如果不告知员工这项技术提供的功能，不让他们知道它的帮助作用，以及如何自如地使用它，他们就很可能不会采用。

以下是向团队介绍 AI Companion 的电子邮件模板：

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尊敬的[员工]：

我们很高兴地宣布，Zoom 的生成式人工智能助手 AI Companion 现已在 Zoom 上提供，供你们使用。

AI Companion 具有多种功能，旨在帮助你们在日常工作中提高工作效率和协作能力。它可以：

• 总结 Zoom 会议，即使未录制会议，你们也可以利用它回顾会议内容和行动项目。它还能总结冗长的团队聊天对话，通过总结对话概要帮助你们节省时间。

• 实时回答你们针对会议提出的问题，如“有提到我的名字吗？”或“后续步骤是什么？”

• 撰写团队聊天消息和 Zoom Mail 中的电子邮件，并保持合适的语气和长度。你们只需提供提示即可。

• 使查看录制文件变得更容易，方法是按主题将录制文件分成智能章节，突出重要信息，并识别行动项目。
• 生成想法，根据提供的提示在 Zoom Whiteboard 上进行，帮助你们启动头脑风暴会议。

【注意：请根据您选择启用的 AI Companion 功能或您拥有的 Zoom 产品授权，编辑上述列表】

我们知道，你们可能对这款新工具的使用存有疑问。请继续阅读，获取更多信息：

我可以选择是否使用 AI Companion 吗？

你们可以控制要在主持的会议中使用哪些 AI Companion 功能。你们可以随时开启或关闭这些功能，也可以根据具体情况，选择是否在会议中使用这些功能。你们还可以在会议期间选择何时开启或关闭 AI Companion。如果 AI Companion 在会议期间处于活动状态，窗口左上角将显示一个发光的闪光图标。加入使用 AI Companion 功能的会议时，你们会收到免责声明通知。

我的会议对话会被用来训练人工智能模型吗？

Zoom 不会使用客户音频、视频、聊天、屏幕共享、附件或其他类似通信方式中的任何客户内容（如问卷结果、白板和回应）来训练 Zoom 或其第三方的人工智能模型。

如何开始？

只需在使用 Zoom 时，在会议工具栏、团队聊天、邮件或 Zoom Whiteboard 中寻找 AI Companion 的闪光图标即可。

• 参阅 Zoom 入门指南，了解更多信息，并学习如何在日常工作中充分利用 AI Companion。
• 如果您想关闭特定的 AI Companion 功能，请进入 Zoom 个人信息设置，并找到“AI Companion”标签页。
• 有关入门最常见问题的解答，请访问 Zoom 的支持页面：使用 Zoom AI Companion。

若有任何疑问或顾虑，请随时联系我们。

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提高采用率的建议

引入 AI Companion 之后，请遵循以下建议，以提高采用率，并帮助员工学习如何有效地使用它：

• 通过 Zoom 设置培训课程和虚拟办公时间，帮助员工开启 AI Companion，并回答他们可能提出的问题。
• 创建一个 Zoom Team Chat 频道，专门用于讨论 AI Companion，让员工可以相互提问，或分享自己的技巧和最佳实践。
• 根据员工的参与程度，成立一个由超级用户或人工智能爱好者组成的委员会，以帮助员工，测试新功能，或举办自己的培训课程。

员工资源

员工可以通过不同的方式学习和参与，我们有各种 AI Companion 资源，可供您与他们分享。

• AI Companion 支持文章
• Zoom 学习中心课程
• 关于 AI Companion 的博客
• 按需点播的 AI Companion 网络研讨会

准备好开始使用 AI Companion 了吗？以下是一些重要的链接：

• 查看 AI Companion 页面，了解最新特性和功能。
• 下载我们的《AI Companion 安全与隐私白皮书》。
• 在 Zoom 学习中心完成面向管理员的 Zoom AI Companion 课程。
• 访问组织的管理员账户门户，启用 AI Companion。
• 阅读我们的《工作场所中的人工智能》报告，详细了解其他领导者和员工对人工智能的看法。

编者注：本博客文章编辑于 2024 年 7 月 22 日，包含了关于 Zoom AI Companion 的最新信息。