解决协作悖论：调查显示团队如何利用人工智能节省时间

许多员工将大量时间投入到团队工作中，但如果这些团队分布在不同地点，同时又缺少必要的工具，协作效率可能大打折扣。在开展远程协作的同时，随之增多的虚拟会议、聊天消息，以及其他活动填满了我们的日程，只留给我们少量时间去完成有意义或有成效的工作。从本质上说，这些任务以牺牲工作效率为代价：它们让我们忙于应对，但不会对工作效率做出贡献。

为了改变这种状况，组织纷纷向人工智能寻求帮助。从总结信息到撰写消息，再到自动执行任务，生成式人工智能工具可以在范围广泛的活动中为员工提供帮助。尽管部分公司一头扑进了生成式人工智能的热潮，然而，其他公司却对是否采用这项技术持较为迟疑的态度。

我们的《工作场所中的人工智能》报告基于 Zoom 委托 Morning Consult 展开的一项在线调查，*旨在揭示员工和领导者在对人工智能的看法、体验、感知到的益处和弊端，以及接纳程度方面存在哪些差异。更宽泛地说，该报告着眼于员工和领导者在工作日分配时间的方式，以及人工智能是否有可能辅助他们完成最耗时的任务。

以下是一些重要发现：

• 在全球范围内，与员工相比，领导者对人工智能的态度更为乐观。不同地区的员工对人工智能的看法不尽相同：亚太地区的员工以更积极的态度看待人工智能，而美国和欧洲地区的员工则喜忧参半。
• 领导者称，在起草消息和做会议记录等活动中，他们投入的时间超过了员工，而这些任务可以在人工智能的帮助下完成。
• 领导者和员工对人工智能的益处持相同观点，但担忧的方面却不尽相同。
• 通过自上而下地提供教育和资源，将有可能消除员工的顾虑以及对采用这项技术的阻碍。

请继续阅读，深入了解工作场所中的人工智能。

*Morning Consult 受 Zoom 委托，于 2023 年 8 月 10 日至 25 日期间对美国、英国、爱尔兰、德国、法国、日本、新加坡和澳大利亚的 11023 名全职知识工作者（8010 名员工和 3013 名团队领导者）展开了在线调查。 

现代化的分散式团队需要找到在不同地点有效协作的方法。但协作总是涉及耗时的任务，例如：确保团队成员始终了解当前情况；通过电子邮件、聊天、短信或项目管理应用程序发送更新信息；占用我们专注于工作的时间召开状态会议；以及对工作效率产生较高负担的其他任务。

某些需要高效协作的任务（例如发送会议记录或行动事项）也可能恰好成为了阻碍有效协作的任务。如果团队无法清楚地了解已经做出的决定，或缺少关键信息，就无法取得进展。同时，工作优先级的转变和对执行力的关注或许会导致忽视发送更新信息和行动事项等内务管理任务。 

这揭示了一种协作悖论：我们不得不在协作任务上花费大量时间和精力，但最终却降低了效率和联系的紧密性。

人工智能可以通过自动或辅助方式帮助我们完成任务，提高工作效率，同样，它也可以促进协作。其团队正在使用人工智能的领导者表示，这项技术对协作产生了积极影响。这可能是因为人工智能可以自动完成或辅助人们完成某些任务，例如，在会议后分享记录和行动事项，撰写消息，以及整理信息。这些任务都是高效协作的必要条件，也为团队留出了更多空间，让他们能够专注于更具战略性的活动、决策、创意构想，以及其他推动进展的活动。

当要求员工和领导者指出在工作中使用人工智能的最大益处时，最主要的回答都与节省时间有关：减少了重复性任务的数量；加快了完成工作的速度；或者让他们可以将时间分配给其他工作。

同样，对于那些在工作中使用人工智能的团队，其领导者也从对人工智能工具的使用中看到了相似的结果：

通过人工智能自动完成或在其辅助下完成一些机械性任务，员工可以将时间和精力集中在更重要的活动上，以提高产出，推动收入增长，或以其他方式取得进展，从而提升工作效率。

尽管员工和领导者可能都认为节省时间是一项巨大的好处，但对于希望人工智能具体如何帮助他们处理日常工作，双方的看法并不统一。员工关注的是使用人工智能工具提升效率，并实现自动化，而领导者则希望这项技术协助其完成会议中和会议后的工作。

“有更多时间专注于其他事情”这项益处在结果中得到了证实：目前在工作中使用人工智能工具的人们表示，它确实为他们节省了时间。值得注意的是，比起员工，在工作中使用人工智能的领导者更容易节省时间：74% 的领导者表示，人工智能每天至少为他们节省了 1 小时的时间，而这一比例在员工中仅为 46%。

领导者在机械性、重复性任务上耗费的时间尤其多，而人工智能可以代替或协助他们完成这些任务。例如，80% 的领导者每天至少花一小时处理消息、电子邮件和跟进事宜。他们的回答表明，他们可以在日常工作中节省出更多时间并重新利用。 

另一方面，那些不在工作中使用人工智能的人将无法意识到，他们原本有可能节省多少时间。 

当问起在一个典型的工作日中，人工智能预计将为他们节省多少时间时，那些未使用人工智能的人中，有 55% 的员工和 50% 的领导者表示不知道。相比之下，人工智能的使用者已经切实感受到了节省时间的益处，很明显，未使用这项技术的人们可能会错过改善时间利用率的机会。

在未使用人工智能的人中，有 45% 的领导者和 44% 的员工表示，如果人工智能每天能为他们节省 30 分钟的时间，他们很可能会使用这项技术。数据显示，人工智能可以做到这一点。大部分人工智能用户（包括 91% 的领导者和 67% 的员工）表示，这项技术每天确实能为他们节省至少 30 分钟的时间。通过让人们意识到人工智能具有节省时间的能力，消除认知脱节或缺乏认知的情况，将鼓励更多人采用这项技术。

对于如何利用一天中节省出来的时间，员工和领导者有着相似的想法，但优先处理的事情稍有不同：

在对人工智能的熟悉程度和兴奋程度方面，领导者和员工之间存在巨大差距。

对这项技术的熟悉程度可能是一项影响因素：人们必须对人工智能有所了解，才能接纳它，并从中受益。领导者更倾向于认为自己熟悉人工智能，并在实际工作中使用人工智能。

从整体上看，相较于领导者，员工认为在工作中使用人工智能存在更多弊端，这并不奇怪。他们认为的弊端与技术本身，以及技术可能对其工作产生的直接或间接负面影响有关。这可能表明，员工感觉使用人工智能对自己的弊大于利。

领导者对人工智能弊端的看法略少一些，而且他们感受到的弊端与员工有关：培训员工需要花费精力，并担心员工对人工智能产生依赖。 

在未将人工智能用于工作的调查对象中，领导者和员工在信任问题上存在很大分歧。相较于员工，领导者更有可能表示，未在工作中使用人工智能的一项原因就是不信任它。 

这一点让人惊讶，因为总体而言，领导者更看好人工智能及其益处。然而，与在工作中使用人工智能的领导者相比，未在工作中使用人工智能的领导者对人工智能的益处持极为保守的态度，而且更倾向于认为人工智能存在重大弊端。

亚太 (APAC) 地区的员工总体上对人工智能持更积极的态度。欧洲国家/地区和美国的员工对人工智能的好感度相近，57% 的欧洲员工和 56% 的美国员工表示对人工智能抱有好感。法国员工对人工智能的好感度最低，仅为 51%，有 37% 的员工表示不太看好或非常不看好人工智能。

在对人工智能的兴奋程度方面，结果是相似的：亚太区域的国家/地区总体上表现得更加兴奋。美国员工则表现出喜忧参半，47% 的员工表示对人工智能感到兴奋，而法国员工的兴奋程度最低，仅为 42%。由于法国有 51% 的员工对人工智能抱有好感，这可能表明一些员工认为人工智能总体上是一种积极的力量，但对使用它却持模棱两可的态度。

如果大多数调查对象都同意使用人工智能可以节省时间 (90%)，减少重复性任务 (90%)，并减少错误 (89%)，那么是什么阻碍了团队使用人工智能？

在表示未将人工智能用于工作的群体中，有略多于一半的人称，这是因为其公司整体上未使用人工智能。许多员工受到阻碍的原因可能是公司没有提供将人工智能整合到工作中的工具和机会。 

在将人工智能用于工作的人中，有 63% 的人表示其公司提供了人工智能工具，这意味着另外 37% 的人需要自己主动寻找这些工具。

其他常见阻碍原因包括不熟悉人工智能，不知道它如何帮助自己工作，这说明需要对员工进行进一步教育。

尽管领导者总体上对人工智能持积极态度，但也认识到了采用过程中的潜在阻碍，即需要进行培训和支持。

85% 的领导者认为，其公司至少需要针对人工智能的益处进行一些培训，这证明了对员工展开人工智能教育的重要性。然而，如前所述，领导者认为人工智能的一大弊端就是需要太多培训 (80%)。

在仔细研究目前为使用人工智能工作的人员提供的培训和资源时，领导者和员工的观点不尽相同。86% 的领导者表示，其组织就如何充分利用人工智能提供了若干（甚至大量）资源，而持这种观点的员工仅有 60%。

这种认知脱节表明，领导者意识到正在创造各种资源，但员工可能并不知道可以获得哪些资源。改善与员工的沟通并提供更方便的资源获取途径，将有助于缩小差距，并为采用人工智能奠定基础。

领导者认为，员工对人工智能的恐惧也可能对采用人工智能造成了其他阻碍：他们担心人工智能会抢走自己的工作 (70%)，或不信任人工智能 (69%)。这揭示了，组织有机会通过教育消除潜在恐惧，但同时也表明，领导者需要提供一个框架，帮助员工有效使用人工智能，从而克服这些阻碍。 

培训和教育的部分重点应该是向员工展示人工智能如何帮助他们自动完成或改善特定的工作内容，让他们有时间和精力专心处理需要人类参与的任务。组织还应该向员工表明，在评估任何人工智能工具时，数据的隐私和处理、人工智能的偏见和安全等问题都是首要考虑的因素，从而消除员工的信任顾虑。

与任何新技术一样，组织应仔细评估人工智能工具，并为有效实施制定计划或框架。如果不考虑固有风险或对员工的影响，就匆忙引入人工智能，可能会导致接纳程度低，引发安全和隐私问题，并造成其他负面影响。

同时，组织需要避免拖延太久：调查中 71% 的领导者都认为，未将人工智能引入其团队的组织将面临落后的风险。采取观望态度的公司可能会发现自己被早期采用者超越，因为后者正在享受提高工作效率、协作效果和员工效率的益处。

我们的配套文章《工作中的人工智能：提高员工敬业度和
业务成功率》（由《哈佛商业评论》撰写）将帮助您为组织实施和采用人工智能技术做好准备。从人工智能和数字化转型领域的顶级专家那里获取深刻见解，了解如何通过构建员工体验，推动教育、培训，以及对人工智能的有效利用。