Hội thảo trực tuyến là gì?

Hội thảo trực tuyến cho phép bạn kết nối với nhiều khán giả trực tuyến cũng như chia sẻ video, âm thanh và nội dung từ mọi địa điểm và thiết bị, nhờ đó giúp bạn tương tác tốt hơn. Hầu hết các tổ chức cung cấp bản ghi hội thảo trực tuyến mà họ tổ chức; một liên kết đến bản ghi được cung cấp để có thể phát lại hội thảo trực tuyến trực tiếp sau đó. Nhờ đó, mọi người có cơ hội xem lại phiên hội thảo hoặc xem mới buổi hội thảo trực tuyến gốc nếu không thể tham dự sự kiện trực tiếp.

Điểm khác biệt giữa hội thảo trực tuyến và cuộc họp hội nghị video là hội thảo trực tuyến thường có một hoặc một số diễn giả hay người thuyết trình chính trước nhiều khán giả, còn hội nghị video thường là cuộc họp nhỏ hơn, hỗ trợ các cuộc thảo luận không trang trọng giữa tất cả người tham gia.

Người phụ nữ đang mỉm cười nhìn máy tính

Âm thanh thường được phát qua micrô kết nối với máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của diễn giả.

Video được chia sẻ qua camera web kết nối với máy tính xách tay, máy tính bảng hoặc điện thoại thông minh của diễn giả, sử dụng phần mềm hội nghị và/hoặc trình duyệt internet.

Người chủ trì hội thảo trực tuyến và người tham gia chính có thể chia sẻ bản thuyết trình, video, trang web và nội dung đa phương tiện khác.

Trong hội thảo trực tuyến, tổ chức chủ trì có thể tương tác với khán giả. Thông thường, các câu hỏi hoặc nhận xét được truyền tải trong thời gian thực thông qua tính năng trò chuyện trực tiếp và Hỏi đáp.

Khán giả của hội thảo trực tuyến có thể tham gia sự kiện từ bất cứ nơi nào có kết nối internet tốt.

Tính năng của hội thảo trực tuyến

Phần mềm hội thảo trực tuyến tốt nhất hiện nay cung cấp cho người chủ trì và người tham gia nhiều tính năng hỗ trợ và nâng cao trải nghiệm sự kiện trực tuyến.

Quản lý kiểm soát hội thảo trực tuyến

Tính năng Quản lý kiểm soát hội thảo trực tuyến giúp người chủ trì quản lý người tham gia. Tính năng này cho phép (những) người chủ trì kiểm tra danh sách khán giả, tắt tiếng và bỏ tắt tiếng các cá nhân và nhóm người, thậm chí chặn một người tham gia nếu họ không tuân thủ hành vi phù hợp.
Chia sẻ màn hình

Tính năng Chia sẻ màn hình cho phép người thuyết trình chia sẻ trang chiếu, hình ảnh và thậm chí cả video thuyết trình. Với Zoom Webinars, những người tham gia chính có thể trình bày trực tiếp bản thuyết trình của mình. Người chủ trì hội thảo trực tuyến không cần tải bản thuyết trình lên để thực hiện các chỉnh sửa cuối cùng.
Hỏi đáp (Q&A) trong hội thảo trực tuyến

Tính năng Hỏi đáp (hỏi và trả lời) cho phép người dự thính đặt câu hỏi trong hội thảo trực tuyến và cho phép người tham gia chính, người đồng chủ trì cũng như người chủ trì trả lời câu hỏi. Theo tùy chọn, người dự thính có thể trả lời và chọn thích câu hỏi của người khác.
Trò chuyện trong hội thảo trực tuyến

Trò chuyện trong hội thảo trực tuyến giúp người chủ trì và những người tham gia chính giao tiếp với những người dự thính một cách đơn giản và dễ dàng. Người thuyết trình có thể chia sẻ liên kết, tài nguyên và lời khuyên hữu ích trong suốt sự kiện để cung cấp cho người tham gia hội thảo trực tuyến thông tin hữu ích nhằm mục đích hoàn thiện trải nghiệm của họ.

Bình chọn trong hội thảo trực tuyến

Tính năng bình chọn trong hội thảo trực tuyến cho phép người chủ trì hỏi ý kiến khán giả trong thời gian thực. Các câu hỏi có thể được tùy chỉnh để tập trung vào sở thích cụ thể của người dự thính hội thảo trực tuyến. Có thể đánh giá mức độ chú ý của khán giả bằng cách theo dõi phản hồi của họ. Nếu thích hợp, kết quả bình chọn trực tiếp có thể được hiển thị cho khán giả để tạo điều kiện cho những người tham gia chính và khán giả thảo luận và tương tác sâu hơn.
Khảo sát sau hội thảo trực tuyến

Có thể lên lịch các cuộc khảo sát sau hội thảo trực tuyến để chia sẻ với những người dự thính hội thảo trực tuyến vào cuối sự kiện. Có thể tải xuống các câu trả lời của khảo sát dưới dạng báo cáo để đơn giản hóa việc thu thập phản hồi. Trong một buổi Hội thảo trực tuyến trên Zoom, người chủ trì có thể chuyển hướng người dự thính đến dịch vụ khảo sát của bên thứ ba (như Google Forms hoặc Survey Monkey).
Bản ghi hội thảo trực tuyến

Bản ghi hội thảo trực tuyến cho phép người chủ trì sử dụng video sự kiện cho nhiều mục đích khác nhau như tiếp thị, giáo dục, hướng dẫn nhập môn cho nhân viên mới, v.v.
Bảng điều khiển và phân tích hội thảo trực tuyến

Bảng điều khiển Zoom cho phép quản trị viên trên tài khoản Zoom Webinars xem các thông tin, từ mức sử dụng chung cho đến dữ liệu phát trực tiếp trong cuộc họp. Dữ liệu này có thể được sử dụng để phân tích các vấn đề có thể đã xảy ra, cũng như hiểu rõ hơn về cách người dùng tổ chức các cuộc họp trong công ty của họ. Với Zoom, dữ liệu trên Bảng điều khiển sẽ cập nhật lúc 12:00 GMT hàng ngày. Dữ liệu được lưu trữ trong Bảng điều khiển trong 12 tháng.

Bạn có thể tạo hội thảo trực tuyến bằng cách nào?

Lên lịch hội thảo trực tuyến

Zoom Webinars cho phép bạn phát sóng sự kiện có tới 50.000 người dự thính chỉ xem, tùy vào quy mô giấy phép hội thảo trực tuyến của bạn. Hội thảo trực tuyến có thể yêu cầu đăng ký trước, với tùy chọn cho phép người chủ trì thêm câu hỏi đăng ký tùy chỉnh hoặc tắt tính năng đăng ký đối với người dự thính để họ chỉ cần nhấn vào liên kết là được tham gia khi hội thảo trực tuyến đang diễn ra. Hội thảo trực tuyến có thể được tổ chức một lần, diễn ra theo chuỗi hoặc có thể là một phiên họp được tổ chức nhiều lần.

Trước khi sự kiện diễn ra, hội thảo trực tuyến có thể yêu cầu đăng ký trước. Với phần mềm hội thảo trực tuyến, người chủ trì thường có thể phê duyệt người đăng ký, thêm câu hỏi đăng ký tùy chỉnh và truy xuất báo cáo đăng ký. Việc đăng ký không phải lúc nào cũng bắt buộc, mặc dù người dự thính thường phải nhập tên và địa chỉ email khi tham gia sự kiện.

Để lên lịch hội thảo trực tuyến có yêu cầu đăng ký, người đăng ký sẽ phải hoàn thành một biểu mẫu ngắn trước khi nhận được liên kết tham gia hội thảo trực tuyến. Bằng cách này, các công ty chủ trì có thể thu thập tên, địa chỉ email và các thông tin khác từ những người đăng ký.
Với hầu hết các phần mềm hội thảo trực tuyến, sau khi đã lên lịch hội thảo trực tuyến có yêu cầu đăng ký, bạn có thể:

Nhập thông tin người đăng ký qua CSV
Thu thập thông tin bổ sung bằng cách tùy chỉnh câu hỏi đăng ký
Chỉnh sửa email hội thảo trực tuyến và chọn email dùng để gửi
Tùy chỉnh trang đăng ký
Sử dụng nhiều URL để biết địa điểm của người đăng ký
Quản lý người đăng ký và gửi lại email xác nhận

Nếu bạn không cần thu thập thông tin người đăng ký, bạn có thể lên lịch hội thảo trực tuyến không yêu cầu đăng ký.

Người thuyết trình và người tham gia chính trong hội thảo trực tuyến

Các phần mềm hội thảo trực tuyến khác nhau có định nghĩa khác nhau về người thuyết trình chính trong hội thảo trực tuyến. Trong một buổi Hội thảo trực tuyến trên Zoom, chúng ta có người chủ trì và những người thuyết trình được gọi là người tham gia chính. Họ là người có toàn quyền tham gia vào cuộc họp. Họ có quyền truy cập vào hầu hết chức năng điều khiển của người chủ trì, bao gồm cả chia sẻ video và xem danh sách người dự thính. Với Zoom Webinars, người tham gia chính nhận được quyền thực hiện những thao tác này từ người chủ trì hội thảo trực tuyến.

Số lượng người tham gia chính tối đa chủ yếu phụ thuộc vào sức chứa của cuộc họp cũng như sức chứa của hội thảo trực tuyến do người chủ trì thiết lập.

Hầu hết các phần mềm hội thảo trực tuyến đều cho phép bạn quản lý người tham gia chính và người dự thính trong hội thảo trực tuyến. Với Zoom Webinars, bạn có thể nâng cấp người tham gia chính thành người đồng chủ trì hoặc người dự thính thành người tham gia chính, giảm cấp người tham gia chính thành người dự thính, bỏ tắt tiếng, dừng video, v.v.

Bạn cũng có thể xem báo cáo sau khi hội thảo trực tuyến kết thúc và xem thông tin đăng ký, người dự thính, bỏ phiếu và thông tin khác.

Người dự thính hội thảo trực tuyến

Người dự thính là người tham gia chỉ xem và có thể được bỏ tắt tiếng tùy vào quyết định của người chủ trì. Chế độ xem hội thảo trực tuyến của họ sẽ do người chủ trì kiểm soát. Họ có thể tương tác với người chủ trì và người tham gia chính thông qua tính năng Hỏi đáp, trò chuyện và thậm chí bình chọn trực tiếp.

Nếu hội thảo trực tuyến không yêu cầu đăng ký, bạn có thể sao chép và chia sẻ liên kết tham gia với người dự thính.

Nếu hội thảo trực tuyến yêu cầu đăng ký, người chủ trì sẽ cần chia sẻ liên kết đăng ký và người dự thính phải hoàn thành biểu mẫu đăng ký. Sau khi đăng ký, họ sẽ nhận được email thông báo kèm theo liên kết tham gia riêng.

Với Zoom Webinars, có ba cách khác nhau để mời người dự thính đăng ký:

Sao chép và chia sẻ URL đăng ký qua email, trang web, v.v.
Chọn “Copy the invitation” (Sao chép lời mời) để xem và sao chép lời mời do Zoom tạo và gửi đến người dự thính.
Chọn “Email me the invitation” (Gửi lời mời cho tôi qua email) để nhận bản sao lời mời của Zoom, sau đó bạn có thể chuyển tiếp cho những người dự thính tiềm năng.

Người đàn ông đang nhìn vào máy tính xách tay

Lợi ích của hội thảo trực tuyến

Hội thảo trực tuyến là một cách tương đối dễ dàng, tiết kiệm chi phí để tiếp cận nhiều khán giả và thậm chí tạo ra khách hàng tiềm năng mới cho doanh nghiệp. Đối với ngành kinh doanh, giáo dục, y tế và các ngành khác, hội thảo trực tuyến mang đến cho tổ chức cơ hội để thông báo, giáo dục và tương tác với các bên liên quan và thành phần chính của tổ chức.

Nâng cao nhận thức

Hội thảo trực tuyến giúp bạn trình bày thông tin quan trọng cho nhiều khán giả để nâng cao nhận thức. Ví dụ: hội thảo trực tuyến thường được các công ty lớn sử dụng để chủ trì cuộc họp toàn thể hoặc cuộc họp đối thoại mở toàn thể nhằm truyền đạt thông tin quan trọng của công ty cho các nhân viên phân tán nhiều nơi. Chính phủ và các tổ chức giáo dục có thể sử dụng hội thảo trực tuyến để truyền tải thông tin quan trọng tới cộng đồng nói chung.
Giới thiệu sản phẩm và dịch vụ mới

Hội thảo trực tuyến nêu rõ các tính năng và lợi ích là cách tốt nhất để tạo độ tin cậy cho sản phẩm hoặc dịch vụ mới ra mắt. Kiểu hội thảo trực tuyến này có thể giúp bạn xác định khách hàng tiềm năng, thu hút khách hàng mới và đẩy nhanh quá trình bán hàng.
Sự kiện trực tuyến

Hội thảo trực tuyến hỗ trợ các sự kiện trực tuyến một phiên bao gồm một nhóm người thuyết trình hoặc người tham gia chính cho khán giả trực tuyến tham gia để tìm hiểu và tương tác thông qua trò chuyện và hỏi đáp. Sự kiện trực tuyến nhiều phiên có thể bao gồm một số phiên hội thảo trực tuyến.

Tạo thêm khách hàng tiềm năng và doanh số bán hàng

Hội thảo trực tuyến là một cách rất hiệu quả để tạo thêm khách hàng tiềm năng và có được khách hàng mới. Ví dụ: những người muốn tham dự hội thảo trực tuyến của bạn sẽ cần phải đăng ký bằng cách cung cấp địa chỉ email. Cách này giúp tổ chức có cơ hội xây dựng danh sách email lớn, có thể hữu ích cho các chiến dịch tiếp thị và bán hàng trong tương lai.
Giáo dục và chia sẻ kiến thức

Chia sẻ thông tin có giá trị với khán giả của bạn và nhận phản hồi ngay lập tức. Hội thảo trực tuyến là công cụ đào tạo và giáo dục có giá trị. Các phiên hỏi đáp cho phép khán giả có cơ hội hỏi về chủ đề chính và mọi mối quan tâm hoặc vấn đề mà họ có thể có. Vì có thể ghi lại hội thảo trực tuyến, nên bạn có thể sử dụng bản ghi đó cho mục đích giáo dục và hướng dẫn.

Những câu hỏi thường gặp về hội thảo trực tuyến

Phần mềm hội thảo trực tuyến là phần mềm cơ bản hỗ trợ hội thảo dựa trên web. Phần mềm hội thảo trực tuyến được thiết kế để tạo điều kiện cho người chủ trì tổ chức các buổi thuyết trình thu hút số lượng lớn người dự thính thông qua nội dung kỹ thuật số và video trực tiếp hoặc được ghi sẵn.

Zoom Meetings kết nối một nhóm người để hỗ trợ thảo luận và cộng tác tương tác. Mỗi người tham gia cuộc họp đều có khả năng chia sẻ âm thanh, video và màn hình của họ để tham gia đầy đủ vào phiên. Cuộc họp là công cụ tốt nhất cho cộng tác nhóm, họp nhóm, demo bán hàng, học tập và đào tạo trực tuyến cũng như tư vấn hỗ trợ. Cuộc họp cho phép tất cả người tham gia dễ dàng tương tác và chia sẻ với nhau và với người chủ trì.

Hội thảo trực tuyến là công cụ tốt nhất để thuyết trình cho nhiều khán giả khi người chủ trì muốn có nhiều sự kiểm soát hơn đối với trải nghiệm và các thành viên khán giả tham gia mà không cần bật âm thanh hoặc video. Trọng tâm của hội thảo trực tuyến là người thuyết trình hoặc người tham gia chính. Khán giả tham gia để lắng nghe và tìm hiểu rồi đặt câu hỏi ở phần cuối. Zoom Webinars hỗ trợ các sự kiện lớn ở phạm vi nội bộ và bên ngoài, chẳng hạn như cuộc họp toàn thể của công ty, sự kiện tại tòa thị sảnh của hội đồng thành phố, thông báo sản phẩm, hội nghị khách hàng, hòa nhạc và thậm chí cả các cuộc tụ họp tôn giáo.

Có. Hầu hết các tổ chức đều cung cấp bản ghi hội thảo trực tuyến mà họ chủ trì, ngay cả khi hội thảo trực tuyến thực tế đang diễn ra. Thông thường, một liên kết đến bản ghi sẽ được cung cấp để hội thảo trực tuyến trực tiếp có thể được phát lại sau đó. Nhờ đó, mọi người có cơ hội xem lại phiên hội thảo hoặc xem mới buổi hội thảo trực tuyến gốc nếu không thể tham dự sự kiện trực tiếp.

Những người dự thính hội thảo trực tuyến thường nhận được email hoặc tin nhắn thông báo về hội thảo trực tuyến. Họ cũng có thể thấy thông báo trên mạng về hội thảo trực tuyến sắp tới. Để đăng ký làm người dự thính, hãy nhấp vào liên kết hoặc mẫu đăng ký và hoàn thành mọi thông tin được yêu cầu. Sau khi gửi thông tin, bạn sẽ nhận được email hoặc tin nhắn xác nhận kèm liên kết, bạn cần nhấn vào liên kết đó để tham gia hội thảo trực tuyến vào ngày giờ đã lên lịch. Với tư cách là người dự thính, bạn sẽ có thể giơ tay trực tuyến, gửi câu hỏi trong phần Hỏi đáp và nhắn tin cho người khác. Bạn sẽ cần Máy khách Zoom dành cho máy tính hoặc Ứng dụng di động để tham gia hội thảo trực tuyến.

Các gói hội thảo trực tuyến