Hướng dẫn toàn diện dành cho người chủ trì sự kiện và người thuyết trình trực tuyến

1. Âm thanh, ánh sáng và màn thể hiện ấn tượng (người thuyết trình)Việc bạn diễn thuyết với khán giả từ xa không có nghĩa rằng khán giả sẽ gặp khó khăn khi nghe hoặc nhìn thấy bạn. Ánh sáng kém và âm thanh trục trặc có thể khiến những người dự thính nhanh chóng rời bỏ một sự kiện trực tuyến. Bố trí sao cho ánh đèn hướng về phía bạn để loại bỏ bóng và đảm bảo người xem có thể nhìn thấy bạn.
   
   Thông tin ít người biết đến

   Người quản lý tư vấn của Zoom Events rất thích làm việc với hệ thống chiếu sáng Lume Edge, Brightline, El Gato hoặc Litra.

   Để có trải nghiệm âm thanh rõ ràng, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng micrô chất lượng thay vì dựa vào âm thanh tích hợp trên máy tính của bạn. Mặc dù Zoom Meetings và Zoom Webinars có thể giảm thiểu tạp âm nền khi nói, tốt nhất bạn nên cách âm môi trường xung quanh ở mức tối đa có thể trước khi thuyết trình.

   Cuối cùng, hãy nhìn vào camera. Khi ngồi trước máy tính, việc giao tiếp bằng mắt thật không dễ dàng gì, nhưng nếu bạn hướng mắt vào camera, thay vì nhìn vào những khuôn mặt trên màn hình, thì phần thuyết trình của bạn sẽ ngay lập tức được nâng tầm hiệu quả.

   
   Mẹo chuyên nghiệp

   Dán tờ ghi chú vào màn hình của bạn tại vị trí chính xác mà bạn nên tập trung khi nói chuyện để giữ cho ánh mắt của bạn hướng về đúng nơi.

2. Viết kịch bản (người thuyết trình)Viết kịch bản, bất kể bạn quen thuộc với chủ đề đến mức nào, luôn là một ý tưởng tốt. Việc này giúp người chủ trì nắm được độ dài của phần thuyết trình do bạn thực hiện và đặc biệt hữu ích khi người chủ trì đang phải quản lý các công cụ hỗ trợ trực quan, chuẩn bị cho diễn giả tiếp theo hoặc khi cần điều chỉnh đột xuất. Ít nhất thì việc có một dàn ý có gạch đầu dòng các ý chính sẽ giúp chúng ta bớt hồi hộp và có một phiên thuyết trình suôn sẻ hơn.
3. Luyện tập để thành thục (người thuyết trình và người chủ trì)Như câu ngạn ngữ đã nói, có công mài sắt có ngày nên kim. Chúng tôi khuyên bạn nên tập trước ít nhất 24 giờ. Tốt nhất, bạn nên tập dượt sự kiện của mình trên cùng các thiết bị mà bạn định sử dụng trong sự kiện. Và đừng đợi đến ngày diễn ra sự kiện của bạn rồi mới tìm hiểu các tính năng công nghệ hoặc tính năng phần mềm mới. Zoom Events có nhiều công cụ nâng cao trải nghiệm của người dùng và người dự thính nhưng cần một số thiết lập trước. Cố gắng diễn tập sự kiện của bạn càng nhiều càng tốt trong các buổi tập dượt để thu thập thông tin chi tiết về những việc cần làm có thể phát sinh vào phút chót.
4. Xây dựng một bản nghị trình (người chủ trì)Đôi khi được xem là bảng gợi ý hoặc chuỗi gợi ý, bản nghị trình bao gồm một chuỗi các hành động trong một sự kiện và là tài liệu chính để các bên liên quan thực hiện theo. Không chỉ là một chương trình nghị sự, bản nghị trình là một công cụ quan trọng, giúp bạn luôn có tổ chức và giảm bớt sự lo lắng có thể xảy ra khi chủ trì một sự kiện. Các chi tiết trong bản nghị trình sẽ thay đổi tùy theo mức độ phức tạp của sự kiện, nhưng tối thiểu, bạn nên bao gồm các yếu tố sau:
   1. Danh sách liên hệ (người thuyết trình, diễn giả, nhóm âm thanh/hình ảnh, nhà thầu, đội ngũ phục vụ)
   2. Luồng sự kiện (thứ tự người nói, địa điểm (phòng hội nghị ảo, văn phòng từ xa hoặc không gian họp tại chỗ))
   3. Các yếu tố kỹ thuật (tín hiệu kỹ thuật cho âm nhạc, trình chiếu, video)
   4. Dấu hiệu thời gian (người nói, phiên, ngắt nghỉ, mở/đóng)

    

   Chúng tôi khuyên bạn nên tạo một mẫu có thể dễ dàng chỉnh sửa cho các sự kiện trong tương lai.

   

5. Chuẩn bị trước cho việc tương tác với khán giả (người chủ trì và người thuyết trình)Nếu bạn dự định có một phiên Hỏi đáp hoặc muốn trò chuyện với khán giả, hãy nghĩ về cách bạn sẽ tương tác với họ. Đối với các sự kiện có nhiều người tham dự, sẽ rất hữu ích nếu có người khác ngoài diễn giả quản lý các câu hỏi thông qua chức năng trò chuyện hoặc hỏi đáp. Chúng tôi cũng khuyên bạn nên yêu cầu một vài đồng nghiệp tham dự sự kiện với các câu hỏi được chuẩn bị trước để bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu bạn đang phát biểu tại một sự kiện kết hợp, đừng quên khán giả trực tuyến. Những người dự thính từ xa sẽ cảm thấy thu hút hơn nếu bạn nhớ trả lời câu hỏi của họ và nói chuyện trực tiếp với họ. Để tránh mọi người tranh luận quá đà với nhau, hãy khuyến khích người dự thính sử dụng tính năng Phản ứng trên Zoom Webinars, qua đó người dùng trực tuyến có thể phản hồi với nội dung bằng các biểu tượng cảm xúc thích hợp.

Mẹo chuyên nghiệp

Đối với các sự kiện kết hợp, hãy cân nhắc đặt một màn hình ở gần diễn giả để hiển thị những người dự thính từ xa cho khán giả trực tiếp nhìn thấy và tương tác.

1. 1. Yêu cầu tối thiểu về hệ thống: Người dùng Zoom mobile client và máy tính để bàn sẽ cần sử dụng Windows 5.7.6 trở lên hoặc MacOS 5.7.6 trở lên để có trải nghiệm tối ưu. Trước sự kiện, hãy cập nhật tất cả các ứng dụng phần mềm và hệ điều hành lên phiên bản mới nhất để hợp lý hóa việc sử dụng bất kỳ nội dung bổ sung nào (video, trang trình chiếu, v.v.). Nếu bạn đang chủ trì một sự kiện lớn, hãy kiểm tra kỹ tốc độ/kết nối internet và tính sẵn sàng của băng thông để đảm bảo người dự thính sẽ không gặp phải tình trạng âm thanh/video bị trễ hoặc giật.
   2. Mạng internet/phần cứng dự phòng: Bất cứ khi nào có thể, hãy cắm trực tiếp máy tính và các thiết bị của bạn vào bộ định tuyến internet để có kết nối internet ổn định và nhanh nhất. Không phải lúc nào Wi-Fi cũng đáng tin cậy, vì vậy hãy chuẩn bị một kế hoạch dự phòng để phòng trường hợp bạn bị mất kết nối internet và/hoặc nguồn điện (điểm phát sóng điện thoại di động là một giải pháp thay thế nhanh tuyệt vời).
   3. Tùy chọn nguồn cấp dữ liệu: Tùy thuộc vào quy mô và độ phức tạp của sự kiện, bạn có thể cần phải sử dụng các công cụ bổ sung để nâng cao trải nghiệm. Webcam là cách phổ biến nhất để chia sẻ nguồn cấp dữ liệu video, nhưng camera DSLR bên ngoài cùng với thẻ ghi hình HDMI cũng mang lại trải nghiệm phát trực tiếp chuyên nghiệp.
      1. Phần mềm trộn hình ảo và phát trực tuyến có thể tích hợp với Zoom để nâng cấp giá trị sản xuất của bạn. Bạn đừng quá lo lắng vì các ứng dụng trộn hình ảo được thiết kế để phù hợp với tất cả các cấp độ kỹ năng – từ người mới đến các chuyên gia âm thanh/hình ảnh giàu kinh nghiệm – và có thể được sử dụng để quản lý toàn bộ nguồn cấp dữ liệu hoặc bổ sung cho quy trình công việc của bạn. Các ứng dụng này tương thích với các sự kiện được ghi hình bằng một và nhiều camera và nâng cao nội dung phát trực tiếp nhờ các quy trình âm thanh hình ảnh mạnh mẽ, hình ảnh sống động và hoạt ảnh tùy chỉnh.
      
      Thông tin ít người biết đến

      Nếu bạn muốn sử dụng phần mềm trộn hình ảo và phát trực tuyến, người quản lý tư vấn về Zoom Events của chúng tôi xin được đề xuất VM Mix và OBS Studio để bạn nâng cao chất lượng nguồn cấp dữ liệu trực tiếp. Và, nếu bạn cần một ứng dụng camera ảo, hãy thử tích hợp SnapCam-Zoom.

      1. Ứng dụng camera ảo: Nếu bạn muốn thêm chút thú vị vào nguồn cấp dữ liệu phát trực tiếp của mình, ứng dụng camera ảo có thể mang đến các bộ lọc thực tế ảo tăng cường, ống kính và công cụ hỗ trợ hình ảnh nâng cao. Sau khi bạn tải xuống ứng dụng camera, hãy kết nối ứng dụng đó với micrô và camera của máy tính để bàn (hoặc bên ngoài). Mở Zoom desktop client và chọn biểu tượng bánh răng > tùy chọn video. Tại đó, bạn có thể chuyển đổi giữa ứng dụng camera mới và đầu vào camera hiện tại.

1. Ánh sáng: Xin nhấn mạnh rằng, ánh sáng đầy đủ là yếu tố quan trọng để tạo nên một sự kiện thành công. Nếu bạn dự định chủ trì sự kiện từ một không gian hội nghị, hãy chú ý đến ánh sáng từ trên cao có thể gây ra bóng đen, đặc biệt là nếu diễn giả sẽ đi lại xung quanh phòng. Khi đặt chỗ cho không gian của bạn, hãy xem độ sáng của căn phòng vào cả ban ngày và buổi tối và xác định xem bạn có thể điều chỉnh cường độ chiếu sáng hay không. Nếu tổ chức sự kiện từ máy tính cá nhân, hãy cố gắng đặt thiết bị gần nguồn sáng tự nhiên và sử dụng ánh sáng bên ngoài, chẳng hạn như đèn vòng có ánh sáng dịu nhẹ và đèn bảng đối diện với người thuyết trình. Nếu thuyết trình từ văn phòng tại nhà và/hoặc thiết bị cá nhân, chúng tôi cũng khuyên người thuyết trình nên quay mặt về phía cửa sổ bất cứ khi nào có thể thay vì quay lưng về phía cửa sổ.
2. Chọn khung hình quay video: Để có trải nghiệm video tốt nhất, hãy chọn khung hình quay video của bạn với kiểu cận cảnh diễn giả từ vai đến đỉnh đầu. Điều chỉnh camera ngang tầm mắt hoặc cao hơn một chút để người nói không cúi xuống máy tính xách tay hoặc nhìn trừng mắt lên trên. Để điều chỉnh được như vậy, bạn có thể phải đặt webcam sang một màn hình khác, đứng lên hoặc sử dụng camera và chân máy bên ngoài. Khi bạn chuẩn bị, hãy nhớ quy tắc một phần ba và đặt chủ thể vào hai phần ba khung hình, đồng thời để một số khoảng hở ở trên. Mặc dù không phải là tiêu điểm, nhưng hậu cảnh cũng đóng vai trò quan trọng trong việc chọn khung hình quay video của bạn và cần phải ngăn nắp gọn gàng. Người tham gia muốn nhìn thấy người nói nhiều hơn và ít khung cảnh xung quanh hơn.
3. Nền ảo: Nền ảo của Zoom là một tính năng thú vị để thể hiện cá tính của bạn, kỷ niệm một ngày lễ hoặc kết hợp quảng bá thương hiệu công ty của bạn. Chọn một ảnh từ thư viện của chúng tôi hoặc tạo ảnh của riêng bạn. Cũng giống như các ứng dụng camera ảo khác, Zoom Meetings và Zoom Webinars cũng cung cấp các bộ lọc, nhãn dán và hình đại diện để đặt trên nội dung trình bày của bạn. Để thay đổi hình nền, hãy tải xuống hình ảnh (GIF, JPG/JPEG, PNG với tỷ lệ 16:9 và kích thước 1280×720 pixel trở lên) hoặc video (MP4 hoặc MOV với kích thước 480×360 pixel và độ phân giải không quá 1920×1020) mà bạn muốn và truy cập từ menu cài đặt của Zoom desktop client trong mục Preferences [Tùy chọn] > Background & Filters [Hình nền và bộ lọc] > Virtual Backgrounds [Nền ảo]. Từ đó, bạn sẽ thấy tùy chọn tải lên ảnh của bạn hoặc chọn từ các ảnh đã tải trước đó của chúng tôi.
4. Quảng bá thương hiệu trong hội thảo trực tuyến: Việc sự kiện của bạn diễn ra trực tuyến không có nghĩa là thương hiệu của bạn trở nên kém nổi bật. Quảng bá thương hiệu trong phiên Zoom Webinars cho phép bạn tùy chỉnh các trang đăng ký của mình bằng bảng màu, tiêu đề, biểu ngữ, biểu trưng, hình ảnh, thẻ tên và tiểu sử của người thuyết trình theo ý thích của bạn. Khi được kết hợp với nền ảo tùy chỉnh, thương hiệu của bạn sẽ hiển thị đầy đủ trong suốt sự kiện.
5. Zoom Rooms: Nếu chủ trì một sự kiện kết hợp, bạn có thể dễ dàng tích hợp Zoom Rooms với Zoom Events để tạo ra một không gian thuyết trình kết hợp thực sự. Là một trải nghiệm phòng hội nghị hiện đại, Zoom Rooms kết hợp những người tham gia từ xa và trực tiếp bằng cách cho phép họ chia sẻ nội dung và tương tác với nhau bất kể vị trí. Các diễn giả trong sự kiện có thể thuyết trình từ một phòng hội nghị lớn, trên bục diễn thuyết hoặc tại nhà, đồng thời triển khai phần cứng và thiết bị được Zoom chứng nhận để mang lại trải nghiệm sự kiện chuyên nghiệp.

1. Tùy chỉnh ảnh nền đằng sau các ô video và nội dung được chia sẻ
2. Cung cấp cho diễn giả các nền ảo độc đáo
3. Áp dụng thẻ tên kỹ thuật số với màu sắc thương hiệu của bạn

Một số điều cần lưu ý với Quảng bá thương hiệu trong phiên:

1. Nhắc nhở những người dự thính và người tham gia chính cập nhật lên phiên bản Zoom mới nhất để nhận nền ảo hoặc thẻ tên (người tham gia chính) được chỉ định hoặc xem ảnh nền đặt trước.
2. Đảm bảo nền ảo và thẻ tên của bạn phối hợp hài hòa với ảnh nền để những người dự thính cảm thấy hấp dẫn về mặt thị giác ở cả chế độ xem thư viện và chế độ xem diễn giả.
3. Bạn có thể sắp xếp các ô video theo thứ tự chế độ xem thư viện tùy chỉnh.