Giải quyết sự nghịch lý trong hoạt động cộng tác: Khảo sát cho thấy cách các nhóm có thể tiết kiệm thời gian nhờ có AI

Nhiều nhân viên dành rất nhiều thời gian làm việc theo nhóm nhưng khi các nhóm đó phân tán tại nhiều vị trí khác nhau và không có công cụ cần thiết, hoạt động cộng tác có thể chậm lại. Hoạt động cộng tác từ xa có thể dẫn đến thêm các cuộc họp trực tuyến, tin nhắn trò chuyện và hoạt động khác gây kín lịch nhưng lại khiến chúng ta có ít thời gian hơn để làm việc có ý nghĩa hoặc hiệu quả. Về bản chất, những tác vụ này làm giảm năng suất: khiến chúng ta bận rộn nhưng không góp phần vào năng suất.

Các tổ chức đang tìm đến AI để giúp họ thay đổi điều này. Công cụ AI tạo sinh có thể giúp nhân viên trong nhiều hoạt động khác nhau, từ tóm tắt thông tin, soạn tin nhắn cho đến tự động hóa các tác vụ. Trong khi một số công ty đang vội vàng lao vào làn sóng AI tạo sinh, nhiều công ty khác lại do dự hơn một chút trong việc tiếp nhận công nghệ này.

Báo cáo AI tại nơi làm việc của chúng tôi dựa trên khảo sát trực tuyến do Zoom ủy quyền cho Morning Consult thực hiện* nhằm tìm ra một số điểm khác biệt giữa nhân viên và nhà lãnh đạo về cảm nhận của họ đối với AI, các trải nghiệm, lợi ích và nhược điểm theo suy nghĩ của họ, cũng như việc tiếp nhận AI. Nói rộng hơn, báo cáo xem xét cách nhân viên và nhà lãnh đạo sử dụng ngày làm việc của họ — và liệu AI có khả năng trợ giúp những tác vụ tiêu tốn thời gian nhất của họ hay không.

Dưới đây là một số phát hiện chính:

• Các nhà lãnh đạo trên toàn cầu lạc quan về AI hơn các nhân viên. Cảm nhận của nhân viên khác nhau tùy theo khu vực: nhân viên ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương có cái nhìn tích cực hơn về AI, trong khi nhân viên đến từ Hoa Kỳ và Châu Âu lại có nhiều cảm nhận lẫn lộn.
• Các nhà lãnh đạo cho biết dành nhiều thời gian hơn nhân viên cho các hoạt động như soạn tin nhắn và ghi chú trong cuộc họp — những tác vụ này có thể được thực hiện với sự trợ giúp của AI.
• Các nhà lãnh đạo và nhân viên đồng quan điểm về các lợi ích, nhưng họ có mối lo ngại khác nhau khi nói đến AI.
• Việc giáo dục và cung cấp tài nguyên hỗ trợ từ trên xuống có thể giải quyết các mối lo ngại của nhân viên, cũng như các rào cản đối với việc tiếp nhận.

Hãy đọc tiếp để tìm hiểu sâu hơn về AI tại nơi làm việc.

*Zoom đã ủy quyền cho Morning Consult thực hiện khảo sát trực tuyến với 11.023 người lao động trí óc toàn thời gian (8.010 nhân viên và 3.013 trưởng nhóm) ở Hoa Kỳ, Vương quốc Anh, Ireland, Đức, Pháp, Nhật Bản, Singapore và Úc, trong khoảng thời gian từ ngày 10–25 tháng 8 năm 2023. 

Các nhóm phân tán hiện đại cần tìm các cách cộng tác hiệu quả khi họ không ở cùng một nơi. Nhưng rất nhiều hoạt động cộng tác liên quan đến các tác vụ tốn thời gian như thông báo cho đồng đội về những gì đang diễn ra; gửi thông tin cập nhật qua email, trò chuyện, tin nhắn văn bản hoặc ứng dụng quản lý dự án; có các cuộc họp cập nhật trạng thái làm mất thời gian tập trung của chúng ta, cũng như dẫn đến tổn hại năng suất nhiều hơn.

Một số tác vụ cần thiết để cộng tác một cách hiệu quả, như gửi ghi chú cuộc họp hoặc mục hành động, cũng có thể là những tác vụ cản trở cộng tác hiệu quả. Khi các nhóm không hiểu rõ về những quyết định đã được đưa ra hoặc thiếu thông tin quan trọng, họ không thể có tiến triển. Đồng thời, các mối ưu tiên thường xuyên thay đổi và tập trung vào thực hiện có thể đồng nghĩa với việc các tác vụ thường ngày như gửi thông tin cập nhật và mục hành động bị bỏ qua. 

Đây chính là nghịch lý trong hoạt động cộng tác — phải dành quá nhiều thời gian và công sức vào các tác vụ cộng tác đến nỗi sau cùng, chúng ta làm việc kém hiệu quả và ít kết nối hơn.

Giống như việc có thể giúp tự động hóa hoặc hỗ trợ các tác vụ để cải thiện năng suất, AI cũng có thể giúp thúc đẩy cộng tác. Các nhà lãnh đạo có nhóm sử dụng AI đã báo cáo những tác động tích cực đến hoạt động cộng tác. Nguyên nhân có thể là do AI có thể được sử dụng để tự động hóa hoặc trợ giúp trong một số tác vụ nhất định như chia sẻ ghi chú và mục hành động sau cuộc họp, soạn tin nhắn và sắp xếp thông tin. Tất cả những điều này đều cần thiết cho hoạt động cộng tác hiệu quả, đồng thời cho phép các nhóm có thời gian tập trung vào các hoạt động mang tính chiến lược hơn, hoạt động ra quyết định, đưa ra ý tưởng sáng tạo và hoạt động khác tạo ra sự thay đổi rõ rệt.

Khi các nhân viên và nhà lãnh đạo được yêu cầu xác định lợi ích nào của việc sử dụng AI tại nơi làm việc là hữu ích nhất, các phản hồi hàng đầu có liên quan đến việc tiết kiệm thời gian — dù là bằng cách giảm số lượng các tác vụ lặp đi lặp lại, hoàn thành công việc nhanh hơn hay sử dụng thời gian đó cho công việc khác.

Tương tự, các nhà lãnh đạo có nhóm sử dụng AI tại nơi làm việc nhận thấy kết quả tương tự từ việc sử dụng các công cụ AI:

Khi áp dụng tự động hóa hoặc nhận hỗ trợ cho một số tác vụ lặp đi lặp lại, nhân viên có thể tập trung thời gian và công sức vào các hoạt động quan trọng hơn để tăng sản lượng, thúc đẩy doanh thu và tạo ra sự thay đổi rõ rệt – qua đó cải thiện năng suất của họ.

Mặc dù nhân viên và nhà lãnh đạo có thể đồng ý rằng tiết kiệm thời gian là lợi ích lớn nhưng họ có nhiều ý kiến khác nhau về cách chính xác mà họ muốn AI trợ giúp trong ngày làm việc. Nhân viên muốn việc sử dụng công cụ AI để đạt hiệu quả và tự động hóa, trong khi các nhà lãnh đạo lại muốn sử dụng AI để hỗ trợ trong và sau các cuộc họp.

Lợi ích có nhiều thời gian hơn để tập trung vào những thứ khác được thể hiện trong kết quả đạt được — những người hiện đang sử dụng công cụ AI tại nơi làm việc cho biết AI giúp họ tiết kiệm thời gian. Điều thú vị là các nhà lãnh đạo sử dụng AI tại nơi làm việc nhận thấy việc tiết kiệm thời gian nhiều hơn so với nhân viên: 74% các nhà lãnh đạo nói rằng AI giúp họ tiết kiệm được một giờ trở lên mỗi ngày, so với con số 46% nhân viên.

Đặc biệt, các nhà lãnh đạo dành lượng thời gian đáng kể cho các tác vụ quen thuộc và lặp đi lặp lại mà AI có thể hoàn thành hay hỗ trợ. Ví dụ: 80% các nhà lãnh đạo dành một giờ trở lên mỗi ngày cho tin nhắn, email và theo dõi thông tin. Phản hồi của họ cho thấy họ có thể có thêm thời gian hơn trong ngày để sử dụng. 

Mặt khác, những người không sử dụng AI tại nơi làm việc không nhận ra được lượng thời gian mà họ có thể tiết kiệm. 

Khi được hỏi họ dự đoán AI sẽ tiết kiệm cho họ bao nhiêu thời gian trong một ngày làm việc thông thường, 55% nhân viên và 50% các nhà lãnh đạo không sử dụng AI nói rằng họ không biết. Khi bạn so sánh điều này với câu trả lời của người dùng AI về trải nghiệm tiết kiệm thời gian của họ, rõ ràng những người không sử dụng AI có thể đang bỏ lỡ cơ hội cải thiện cách họ sử dụng thời gian.

Trong số những người không sử dụng AI, 45% các nhà lãnh đạo và 44% nhân viên cho biết họ có thể sử dụng nếu AI giúp họ tiết kiệm 30 phút mỗi ngày. Theo dữ liệu thì điều này là có thể. Phần lớn người dùng AI (91% các nhà lãnh đạo và 67% nhân viên) cho biết AI giúp họ tiết kiệm 30 phút trở lên mỗi ngày. Việc thu hẹp khoảng cách hoặc sự thiếu nhận thức về khả năng tiết kiệm thời gian của AI có thể khuyến khích nhiều người sử dụng AI hơn.

Nhân viên và nhà lãnh đạo có ý tưởng tương tự về điều họ sẽ làm khi có thêm thời gian trong ngày, nhưng mối ưu tiên của họ khác nhau một chút:

Các nhà lãnh đạo và nhân viên có một khoảng cách quá lớn khi nói đến mức độ quen thuộc và hào hứng của họ về AI. 

Sự quen thuộc với công nghệ có thể có liên quan đến điều này — mọi người phải được giáo dục về AI để đón nhận và hưởng lợi từ AI. Các nhà lãnh đạo có xu hướng tự nhận là họ quen thuộc với AI và thực tế họ là người dùng AI.

Không có gì phải ngạc nhiên khi nhìn chung, nhân viên thấy nhiều nhược điểm khi sử dụng AI tại nơi làm việc hơn so với nhà lãnh đạo. Những nhược điểm mà họ nhận thấy có liên quan đến chính bản thân công nghệ và tác động tiêu cực tiềm ẩn mà công nghệ này có thể tạo ra đối với các công việc của họ — trực tiếp hoặc gián tiếp. Điều này có thể chỉ ra rằng nhân viên cảm thấy dường như họ sẽ mất nhiều hơn được khi sử dụng AI.

Các nhà lãnh đạo nhìn nhận các nhược điểm ở mức độ thấp hơn một chút và nhược điểm mà họ nhận thấy có liên quan đến nhân viên — nỗ lực cần thiết để đào tạo nhân viên và mối lo rằng nhân viên có thể trở nên lệ thuộc vào AI. 

Trong số những người trả lời không sử dụng AI tại nơi làm việc, các nhà lãnh đạo và nhân viên có ý kiến khác nhau đáng kể về vấn đề tin tưởng. Các nhà lãnh đạo có xu hướng cho biết một trong những lý do họ không sử dụng AI tại nơi làm việc là vì họ không tin tưởng AI nhiều hơn nhiều so với nhân viên. 

Điều này gây ngạc nhiên vì nhìn chung, các nhà lãnh đạo lạc quan hơn về AI và các lợi ích mà AI mang lại. Tuy nhiên, các nhà lãnh đạo không sử dụng AI tại nơi làm việc dè dặt về các lợi ích của AI và có xu hướng nhìn thấy các nhược điểm lớn hơn nhiều so với các nhà lãnh đạo sử dụng AI tại nơi làm việc.

Nhìn chung, nhân viên ở khu vực Châu Á - Thái Bình Dương (APAC) có cảm nhận tích cực hơn về AI. Các nước châu Âu và Hoa Kỳ cho thấy mức ủng hộ tương tự với 57% nhân viên tại châu Âu và 56% nhân viên tại Hoa Kỳ ủng hộ AI. Nhân viên ở Pháp nổi bật với mức độ ủng hộ thấp nhất là 51% và 37% cho biết họ không ủng hộ AI một phần hoặc rất không ủng hộ.

Các kết quả là tương tự nhau về cảm giác hào hứng với AI — các nước Châu Á - Thái Bình Dương nhìn chung cho thấy nhiều sự hào hứng hơn. Nhân viên tại Hoa Kỳ cho thấy nhiều cảm nhận khác nhau, trong đó 47% cho biết họ hào hứng với AI. Tuy nhiên, nhân viên tại Pháp ít hào hứng nhất với tỷ lệ 42%. Với 51% nhân viên tại Pháp ủng hộ AI, điều này có thể cho thấy một số nhân viên coi AI là một nguồn lực tích cực nói chung, nhưng lại có nhiều ý kiến mâu thuẫn về việc sử dụng AI.

Nếu phần lớn người trả lời đồng ý rằng sử dụng AI sẽ giúp tiết kiệm thời gian (90%), dẫn đến ít tác vụ lặp đi lặp lại hơn (90%) và có ít sai sót hơn (89%) thì điều gì đang cản trở các nhóm sử dụng AI? 

Hơn một nửa số người không sử dụng AI tại nơi làm việc cho biết nguyên nhân là vì tổng thể công ty họ không sử dụng AI. Nhiều nhân viên có thể bị cản trở khi công ty không cung cấp các công cụ và tạo cơ hội để tích hợp AI vào công việc của họ. 

Trong số những người sử dụng AI tại nơi làm việc, 63% cho biết công ty cung cấp các công cụ AI — nghĩa là 37% còn lại cần phải tự chủ động tìm kiếm các công cụ này.

Những lý do phổ biến khác bao gồm: không quen thuộc với AI và không biết AI có thể giúp họ trong công việc như thế nào, dẫn đến nhu cầu giáo dục thêm cho nhân viên.

Mặc dù có quan điểm chung tích cực về AI nhưng các nhà lãnh đạo nhận thấy các rào cản tiềm ẩn trong việc sử dụng AI, dẫn đến nhu cầu đào tạo và hỗ trợ cho nhân viên.

85% các nhà lãnh đạo tin rằng tối thiểu phải có chương trình đào tạo về lợi ích của AI tại công ty họ, điều này xác nhận tầm quan trọng của việc đào tạo nhân viên về AI. Tuy nhiên, như đã đề cập trên đây, các nhà lãnh đạo xác định một nhược điểm hàng đầu của AI là công nghệ này đòi hỏi quá nhiều đào tạo (80%).

Khi xem xét kỹ hơn về đào tạo và tài nguyên hiện có cho những người sử dụng AI tại nơi làm việc, các nhà lãnh đạo và nhân viên có quan điểm khác nhau. 86% các nhà lãnh đạo cho biết tổ chức của họ cung cấp một vài đến rất nhiều tài nguyên về cách sử dụng AI hiệu quả nhất, so với chỉ 60% nhân viên.

Sự cách biệt này chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo nhận thức được các tài nguyên đang được tạo ra nhưng nhân viên có thể không biết về tài nguyên sẵn có cho họ. Việc cải thiện giao tiếp với nhân viên và cho phép họ tiếp cận hiệu quả hơn các tài nguyên có thể giúp thu hẹp khoảng cách này và hỗ trợ việc tiếp nhận AI.

Các nhà lãnh đạo nhận thấy các rào cản khác đối với việc tiếp nhận AI có thể liên quan đến nỗi lo sợ của nhân viên về AI: lo lắng rằng AI sẽ lấy đi công việc của họ (70%) hoặc họ không tin tưởng AI (69%). Điều này mở ra cơ hội giải quyết những mối lo sợ tiềm ẩn thông qua giáo dục nhưng cũng chỉ ra rằng các nhà lãnh đạo cần áp dụng một khuôn khổ để giúp nhân viên sử dụng AI một cách hiệu quả nhằm vượt qua những rào cản đó. 

Giáo dục và đào tạo cần tập trung một phần vào việc cho nhân viên thấy AI có thể giúp họ tự động hóa hoặc nâng cao một số phần nhất định trong công việc của họ như thế nào, đồng thời cho phép họ có thời gian và công sức để tập trung vào các tác vụ đòi hỏi sự tương tác với con người. Các tổ chức cũng cần giải quyết các mối lo ngại về niềm tin bằng cách cho nhân viên thấy rằng các vấn đề như quyền riêng tư và xử lý dữ liệu, thiên vị AI và bảo mật là các ưu tiên hàng đầu khi đánh giá bất kỳ công cụ AI nào.

Như với bất kỳ công nghệ mới nào, các tổ chức cần đánh giá cẩn thận công cụ AI và xây dựng kế hoạch hoặc khuôn khổ triển khai các công cụ này một cách hiệu quả. Việc vội vàng tích hợp AI mà không cân nhắc các rủi ro vốn có hoặc AI sẽ ảnh hưởng đến nhân viên như thế nào có thể dẫn đến mức tiếp nhận thấp, các vấn đề về tính bảo mật và quyền riêng tư, cũng như tác động tiêu cực khác.

Đồng thời, các tổ chức cũng cần tránh việc trì hoãn quá lâu — 71% các nhà lãnh đạo được khảo sát đồng ý rằng những người không sử dụng AI cho nhóm của họ có nguy cơ bị tụt hậu. Những công ty áp dụng cách tiếp cận chờ đợi và quan sát có thể sẽ thấy họ bị những công ty tiếp nhận AI sớm vượt qua và gặt hái lợi ích về cải thiện năng suất, cộng tác và hiệu quả của nhân viên.

Báo cáo đi kèm của chúng tôi, “AI tại nơi làm việc: Thúc đẩy sự gắn kết của nhân viên và
thành công của doanh nghiệp” do Harvard Business Review phát triển sẽ giúp bạn chuẩn bị cho tổ chức triển khai và tiếp nhận công nghệ AI. Nhận thông tin chuyên sâu từ các chuyên gia chuyển đổi số và AI hàng đầu về cách bạn có thể phát triển trải nghiệm nhân viên nhằm thúc đẩy giáo dục, đào tạo và sử dụng hiệu quả AI.