İş birliği paradoksunu çözmek: Ekiplerin yapay zeka ile nasıl zaman kazanabileceğini gösteren anket

Pek çok çalışan, ekiplerle birlikte çalışmaya yönelik çok zaman harcıyor. Ancak bu ekipler farklı konumlara dağıldıkça ve gerekli araçlara sahip olmadıklarında bu durum iş birliğini yavaşlatabilir. Uzaktan iş birliği daha fazla sanal toplantıya, sohbet mesajlarına ve takvimlerimizi dolduracak daha fazla faaliyete yol açabilir. Ancak anlamlı ve etkili çalışmaya ayırabileceğimiz zamanın azalmasına neden olabilir. Bu görevler, özünde üretkenlikten çalmaktadır: Bizi meşgul tutarlar ama üretkenliğimize katkıda bulunmazlar.

Kuruluşlar, bunun değiştirilmesine yardımcı olmak için yapay zekadan yararlanmanın yollarını araştırıyor. Üretken yapay zeka araçları çalışanlara, bilgilerin özetlenmesinden mesajların düzenlenmesine ve görevlerin otomatikleştirilmesine kadar çok çeşitli faaliyetlerde yardımcı olabilir. Bazı şirketler üretken yapay zeka kullanımındaki hızlı artışa hemen atılırken diğerleri ise bu teknolojiyi benimseme konusunda biraz daha tereddüt ediyor.

Zoom tarafından yaptırılan ve Morning Consult'ın yürüttüğü bir çevrimiçi anketin sonuçlarına dayanan İş Yerinde Yapay Zeka raporumuz*, yapay zekaya yönelik hisler, deneyimler, algılanan faydalar ve çekinceler ile benimsenmesi açısından çalışanlar ile yöneticiler arasındaki farklardan bazılarını açığa çıkarmayı hedefliyor. Rapor, daha da genel olarak çalışanların ve liderlerin iş günlerini nasıl geçirdiklerini ve en zaman alıcı görevlerine yapay zekanın yardımının olup olamayacağını inceliyor.

Önemli bulgulardan birkaçı:

• Genel olarak liderler, yapay zeka hakkında çalışanlardan daha iyimser. Çalışanların hisleri bölgeye göre farklılık gösteriyor: APAC bölgesindekiler yapay zekaya daha olumlu yaklaşırken, ABD ve Avrupa'daki çalışanlar ise daha karışık hisler besliyor.
• Liderler, mesaj taslaklarının hazırlanması ve toplantı notlarının alınması gibi yapay zekanın yardımıyla tamamlanabilecek görevlere çalışanlardan daha fazla zaman harcadıklarını belirtiyor.
• Liderler ve çalışanlar, yapay zekanın faydaları hakkında hemfikir ancak bununla ilgili endişe duydukları konular farklı.
• Genelden özele doğru şekillendirilmiş bir eğitimin ve kaynakların sunulması çalışanların endişelerini ve yapay zekayı benimsemelerinin önündeki engelleri ortadan kaldırmaya yardım edebilir.

İş yerinde yapay zekayı derinlemesine incelemek için okumaya devam edin.

*Morning Consult, Zoom'un görevlendirmesiyle 10-25 Ağustos 2023 tarihleri arasında ABD, İngiltere, İrlanda, Almanya, Fransa, Japonya, Singapur ve Avustralya'da 11.023 tam zamanlı bilgi çalışanı (8.010 çalışan ve 3.013 ekip lideri) ile çevrimiçi bir anket gerçekleştirdi. 

Modern dağıtık ekipler, aynı yerde değilken etkili bir iş birliği gerçekleştirmenin yollarını bulmaya ihtiyaç duyuyor. Ancak iş birliğinin büyük bir kısmı ekip arkadaşlarının olup bitenler hakkında bilgilendirilmesi, e-posta, sohbet, kısa mesaj veya proje yönetim uygulamaları üzerinden güncellemelerin gönderilmesi, odaklanabilmemizden vakit çalan durum toplantılarının düzenlenmesi gibi zaman alıcı ve üretimden önemi bir vakit çalan görevler içeriyor.

Toplantı notlarının veya eylem öğelerinin gönderilmesi gibi etkili bir şekilde çalışma için gereken görevlerden bazıları aynı zamanda etkili iş birliğini en çok aksatan görevlere dönüşebiliyor. Ekipler, hangi kararların alındığı veya hangi önemli bilgilerin eksik olduğu konusunda net bir anlayışa sahip olmadıklarında ilerleme kaydedemiyorlar. Aynı zamanda, önceliklerin değiştirilmesi ve uygulamaya odaklanılması, iç düzen ve uyumun korunması için son derece önemli olan güncellemelerin ve eylem öğelerinin gönderilmesi gibi görevlerle ilgili ipin ucunun kaçırılmasına yol açabiliyor. 

İş birliği paradoksu tam da bu noktada ortaya çıkıyor: İş birliği görevlerine bu kadar çok süre ve çaba harcamamızın gerekmesi nedeniyle daha verimsiz ve birbirimizden daha kopuk hale geliyoruz.

Yapay zeka, üretkenliği artırmak için görevleri otomatikleştirmeye veya yardımcı olmaya katkıda bulunabileceği gibi, işbirliğini artırmayı da teşvik edebilir. Ekipleri yapay zeka kullanan liderler, iş birliği üzerinde olumlu etkiler bildirdi. Bunun nedeni, yapay zekanın toplantılardan sonra notların ve eylem öğelerinin paylaşılması, mesajların düzenlenmesi ve bilgilerin organize edilmesi gibi belirli görevlere yardım etmekte veya bunları otomatikleştirmekte kullanılabilmesi olabilir. Bütün bunlar, etkili iş birliği için son derece önemli olmanın yanı sıra, ekiplerin daha stratejik faaliyetlere, karar almaya, yaratıcı fikir geliştirmeye ve dişe dokunur diğer işleri yapmaya odaklanabilmesi için zaman kazandırır.

Çalışanlara ve liderlere iş için yapay zekayı kullanmanın faydalarından en çok hangilerinin yardımcı olduğu hakkında sorulduğunda ilk sıralardaki yanıtlar; tekrarlanan görev sayısının azaltılması, işin daha hızlı tamamlanması veya önceden bunlara harcanan zamanın başka şeylere yöneltilebilmesi gibi zaman tasarrufuyla ilgiliydi.

Aynı şekilde, ekipleri iş için yapay zekayı kullanan liderler, yapay zeka araçlarının kullanımından benzer sonuçlar elde etti:

Çalışanlar ezbere dayalı görevlerden bazılarını otomatikleştirerek veya bu konularda yardım alarak vakitlerini ve gayretlerini üretimi artıran, gelir sağlayan ve başka bir şekilde faydası dokunan önemli faaliyetlere odaklandırabiliyor. Böylece üretkenliklerini geliştirebiliyor.

Çalışanlar ve liderler, zaman tasarrufunun harika bir fayda sağladığını kabul etseler de yapay zekanın iş günü ile ilgili olarak onlara tam nasıl yardımcı olmasını istedikleri konusunda farklı görüşlere sahip. Çalışanlar, yapay zeka araçlarını verimlilik ve otomasyon için kullanmayla ilgilenirken, liderler ise toplantılar sırasında ve sonrasında yardımcı olması için kullanmayı istiyor.

Diğer şeylere odaklanmaya daha fazla zaman kalmasının faydası sonuçlara yansıyor: Halihazırda iş için yapay zekadan yararlananlar, bunun kendilerine zaman kazandırdığını söylüyor. İlginç bir şekilde, iş için yapay zekadan yararlanan liderler, çalışanlara oranla daha fazla zaman tasarrufu elde ediyor: Liderlerin %74'ü, bunun kendilerine günde bir veya daha fazla saat kazandırdığını söylerken, çalışanların %46'sı bu görüşe katılıyor.

Özellikle liderler, yapay zeka yoluyla tamamlanabilen veya yapay zekanın yardımcı olduğu, ezbere dayalı ve yinelenen görevlere önemli bir zaman harcıyor. Örneğin liderlerin %80'i mesajlara, e-postalara ve takip görüşmelerine günde en az bir saat harcıyor. Yanıtları, gün içinde daha fazla zamanı geri kazanabildiklerini gösteriyor. 

Diğer taraftan, yapay zekayı işte kullanmayanlar, bunun kazandırabileceği zamanın farkında değil. 

Yapay zekanın onlara normal bir iş gününde ne kadar zaman kazandırabileceği sorulduğunda, yapay zeka kullanmayan çalışanların %55'i ve liderlerin %50'si bunu bilmediklerini söyledi. Bunu yapay zeka kullanıcılarının kazanılan zaman bakımından tecrübeleri hakkında söyledikleriyle karşılaştırdığınızda, bunu kullanmayanların zamanı kullanma şekilleri bakımından bir fırsatı kaçırıyor olabilecekleri açıkça görülüyor.

Yapay zekayı kullanmayanlar arasından liderlerin %45'i ve çalışanların %44'ü, günde kendilerine 30 dakika kazandıracak olsa muhtemelen yapay zekayı kullanacaklarını söyledi. Verilere göre, bunu yapabilir. Yapay zeka kullanıcılarının çoğu (liderlerin %91'i ve çalışanların %67'si) bunun kendilerine günde en az 30 dakika kazandırdığını söylüyor. Yapay zekanın zaman kazandırma kabiliyetleri hakkındaki mesafeli duruşun yani bilgi eksikliğinin giderilmesi, daha fazla kişiye onu benimsemeleri konusunda cesaret verebilir.

Çalışanlar ve liderler, gün içinde daha fazla zamanları olsaydı neler yapacakları hakkında benzer fikirlere sahip ancak öncelikleri biraz farklı:

Yapay zekaya ne kadar aşina oldukları ve bundan ne kadar heyecan duydukları hakkında liderler ile çalışanlar arasında çok büyük bir fark var. 

Teknolojiye aşinalığın bununla bir ilgisi olabilir. Yapay zekanın benimsenmesi ve ondan yararlanılması için eğitime ihtiyaç duyuluyor. Liderler, kendilerini yapay zekaya aşina ve fiili yapay zeka kullanıcıları olarak tanımlamaya daha yatkın.

Bütün olarak bakıldığında çalışanların, liderlere kıyasla iş yerinde yapay zeka kullanımında daha fazla dezavantaj görmeleri şaşırtıcı değil. Algıladıkları dezavantajlar teknolojinin kendisiyle ve işleri üzerinde doğrudan veya dolaylı olarak sahip olabileceği muhtemel olumsuz etkiler ile ilgili. Bu durum, çalışanların yapay zekayı kullandıklarında kazanacaklarından çok kaybedecek şeyleri olduğunu hissettiklerini gösteriyor olabilir.

Liderler, dezavantajları biraz daha küçük bir derecede görüyorlar ve algıladıkları dezavantajlar çalışanlarla ilgili: onları eğitmek için gereken zahmet ve ona bağımla hale gelebilecekleri endişesi. 

Yapay zekayı iş için kullanmayan katılımcılar arasında liderler ve çalışanlar güven konusunda birbirlerinden çok farklı görüşlerde. Yapay zekayı iş için kullanmamayı seçme nedenlerinden birinin buna güvenmemeleri olduğunu söyleyen liderlerin oranı, çalışanların oranından çok daha fazla. 

Bu şaşırtıcı çünkü bütün olarak bakıldığında liderler, yapay zeka ve bunun faydaları hakkında daha olumlu görüşlere sahip. Ancak yapay zekayı iş için kullanmayan liderler, bunu kullanan meslektaşlarına kıyasla yapay zekanın faydaları hakkında çok daha yüksek oranda temkinli ve önemli dezavantajlarını görmeye çok daha yatkınlar.

Asya Pasifik (APAC) bölgesindeki çalışanların genel olarak yapay zekaya karşı daha olumlu duyguları var. Avrupa ülkeleri ile ABD'de yapay zekaya olumlu yaklaşanların oranları birbirine yakın: Avrupalı çalışanların %57'si ile ABD'deki çalışanların %56'sı buna olumlu yaklaşıyor. Fransa'daki çalışanlar en düşük olumlu yaklaşım seviyesiyle öne çıktı; %51'i en düşük olumlu yaklaşım seviyesini benimsediklerini belirtirken, %37'si ise yapay zekaya karşı biraz veya çok olumsuz yaklaştıklarını belirtti.

Yapay zeka hakkında heyecan duyma bakımından sonuçlar ülkeler arasında benzer; APAC ülkeleri genel olarak daha heyecanlı. ABD'deki çalışanlar karışık hisler gösteriyor; %47'si yapay zeka hakkında heyecan duyduklarını belirtirken, Fransa'daki çalışanlar ise %42 ile en düşük heyecan oranına sahip. Fransa'daki çalışanların %51'i yapay zekaya olumlu yaklaştığı için bu durum, bazı çalışanların yapay zekayı olumlu bir güç olarak gördüğünü ancak bunu kullanma konusunda hislerinin karışık olduğunu gösteriyor olabilir.

Yanıtlayanların çoğu, yapay zekayı kullanmanın zaman tasarrufu sağladığını (%90), tekrarlanan görevleri azalttığını (%90) ve daha az hataya sebep olduğunu (%89) düşünüyorken ekipleri yapay zekayı kullanmaktan alıkoyan nedir? 

Yapay zekayı iş için kullanmadıklarını söyleyenlerin yarısından biraz fazlası, bir bütün halinde şirketlerinin bunu kullanmamasını sebep olarak gösteriyor. Pek çok çalışanın yapay zekayı kullanmasının önünü, şirketlerinin gerekli araç ve fırsatları sağlamaması kesiyor olabilir. 

Yapay zekayı iş yerinde kullananların %63'ü şirketlerinin yapay zeka araçları sağladığını söylüyor — yani diğer %37'nin bu araçları aramak için kendi kendini motive etmesi gerekiyor.

Diğer sık nedenler arasında yapay zekaya aşina olmamanın ve işlerine nasıl yardımcı olacağını bilmemenin yer alması, çalışanlara yönelik ek eğitimlere ihtiyaç duyulduğunu gösteriyor.

Liderlerin, yapay zeka hakkında genel anlamda olumlu bir izlenime sahip olmalarına rağmen benimsemelerini engelleyen potansiyel etmenleri belirtmeleri de eğitim ve kullanımı olanaklı hale getirmeye yönelik bir ihtiyacın bulunduğunu vurguluyor.

Liderlerin %85'i, şirketlerinde yapay zekanın faydaları hakkında en azından bir miktar eğitime ihtiyaç duyulduğuna inanıyor ve bu durum, çalışanları yapay zeka hakkında eğitmenin önemini doğruluyor. Ancak, önceden belirtildiği gibi, liderler yapay zekanın en önemli dezavantajlarından birinin aşırı eğitim gerektirmesi olduğunu önceden belirtmişti (%80).

Eğitime ve iş için yapay zekayı kullananlar için halihazırda uygun eğitim kaynaklarına daha yakından bakıldığında, liderler ile çalışanlar arasındaki görüş ayrılıkları ortaya çıkıyor. Liderlerin %86'sı, kuruluşlarının yapay zekanın en iyi nasıl kullanılacağı hakkında biraz ila pek çok kaynak sağladığını söylerken, çalışanların ise sadece %60'ı bu ifadeye katıldı.

Aradaki bu fark, liderlerin kaynakların oluşturulduğundan haberdar olduğunu ancak çalışanların kullanabilecekleri kaynakların farkında olmayabileceklerini gösteriyor. Çalışanlarla iletişim iyileştirilmesi ve kaynaklara daha iyi erişimin sağlanması aradaki farkın kapatılmasına ve yapay zekayı benimsemenin desteklenmesine yardımcı olabilir.

Liderler, yapay zekanın benimsenmesinin önünü kesen diğer engellerin çalışanın yapay zeka hakkındaki korkularıyla ilgili olabileceğini hissediyor: İşlerinin ellerinden alınabileceği endişesi (%70) veya yapay zekaya güvenmemeleri (%69). Bu durum, eğitim yoluyla muhtemel korkulara değinmeye yönelik bir fırsat doğurmakla birlikte liderlerin, çalışanlara yapay zekayı bu engellerin üstesinden gelmek için etkili bir şekilde kullanmalarına yardımcı olacak bir çerçeve sunmalarına duyulan ihtiyacı da vurguluyor. 

Eğitim ve öğretim, kısmen çalışanlara yapay zekanın işlerinin belirli kısımlarını otomatikleştirmeye ve geliştirmeye nasıl yardımcı olabileceğine, onlara insan dokunuşu gerektiren görevlere odaklanmak için zaman ve bant genişliği kazandırabileceğine odaklanmalı. Kuruluşlar ayrıca çalışanlara, herhangi bir yapay zeka aracını değerlendirirken veri gizliliği ve kullanımı, yapay zekanın yanlılığı ve güvenlik gibi konulara dikkat edildiğini göstererek güven ile ilgili endişelere de değinmelidir.

Her türlü yeni teknolojide olduğu gibi kuruluşlar, yapay zeka araçlarını dikkatli bir şekilde değerlendirmeli ve bunları etkili bir şekilde uygulamaya yönelik bir plan veya çerçeve oluşturmalıdır. Yapay zekayı, kendisine özgü riskleri veya çalışanları nasıl etkileyeceğini dikkate almadan alelacele uygulamaya koymak benimsenme oranını ve güvenliliğini zedeleyebilir, gizlilik sorunları ve başka olumsuz etkiler ortaya çıkarabilir.

Aynı zamanda, kuruluşların aşırı gecikmeyi önlemeleri gerekiyor. Ankete katılan liderlerin %71'i, yapay zekayı ekiplerine tanıtmayan liderlerin geride kalma riskiyle karşılaştıklarını kabul ediyor. Bekle ve gör yaklaşımını benimseyen şirketler, yapay zekayı erken benimseyerek üretkenlikteki, iş birliğindeki ve çalışanların etkililiğindeki artışın meyvelerini toplayan rakipleri karşısında geride kalabilirler.

"AI at Work: Enhancing Employee Engagement and
Business Success" (Yapay Zekanın İş İçin Kullanımı: Çalışanların İlgisinin ve İş Başarısının Geliştirilmesi) başlıklı yol gösterici çalışmamız, kurumunuzu yapay zeka teknolojilerini uygulama ve kabullenmeye hazırlamanızda yardımcı olacaktır. Eğitim ve öğretimi teşvik etmenin yanı sıra yapay zekanın etkili kullanımını destekleyen bir çalışan deneyimini nasıl geliştirebileceğiniz hakkında önde gelen yapay zeka ve dijital dönüşüm uzmanlarından bilgiler edinin.