Online- och hybridevenemang ger dig flexibiliteten att nå ut till fler personer på engagerande sätt. Använd vår stegvisa guide när du ska planera och genomföra ett lyckat virtuellt evenemang oavsett storlek eller skala.
Online- och hybridevenemang ger dig flexibiliteten att nå ut till fler personer på engagerande sätt. Använd vår stegvisa guide när du ska planera och genomföra ett lyckat virtuellt evenemang oavsett storlek eller skala.
Oavsett om du påverkas av rese- och lokalbegränsningar eller helt enkelt vill att evenemanget ska nå en större publik samtidigt som du sparar tid och pengar finns det ett antal skäl till att anordna virtuella evenemang.
När talare och deltagare kan vara med oavsett var de befinner sig skapas det fantastiska möjligheter till nätverkande, kunskapsutbyte, undervisning och lärande samt relationer på en mer personlig nivå.
Om du anordnar evenemang på plats kan du ändå lägga till virtuella aktiviteter för att nå ut till fler. Hybridevenemang skapar en upplevelse som publiken på plats och den virtuella publiken kan ha glädje av tillsammans.
Öka engagemanget
Genom att ställa rätt frågor kan du bygga en stabil grund för planering och beslutsfattande när det gäller allt från att välja rätt talare till att fundera ut hur och var du ska marknadsföra evenemanget. Här följer en lista med frågor som hjälper dig att komma igång.
Kännedom om målgruppen hjälper dig att forma hela evenemangsupplevelsen, från agendan och schemaläggningen till det innehåll som du erbjuder.
Tänk på vilket värde du kan erbjuda publiken när det gäller innehåll, nätverkande och andra möjligheter.
Uppslukande, interaktivt, samverkande – fundera på hur du vill att deltagarna ska uppfatta innehållet, talarna och andra evenemangsdeltagare.
Oavsett om du vill utbilda befintliga kunder eller hitta potentiella kunder måste du veta vilka mål du har och skapa en strategi för att uppnå dem.
Om du planerar ditt första virtuella evenemang rekommenderar vi minst fyra till sex veckor för de flesta evenemang. Avsätt minst tolv veckor för ett stort online-evenemang som ska pågå i flera dagar och innehålla multispår.
Engagera ditt IT-team (eller hyr in en teknikexpert i ett tidigt skede – Zoom Events erbjuder experter på evenemang som kan hjälpa kunder med konfigurering, planering, repetition och livesupport) och inkludera dem i alla möten för att identifiera teknikbegränsningar, rekommendera lösningar, testa och åtgärda problem.
Avsätt en budget för deltagarvärvning och marknadsföring, innehållsutveckling, talararvoden, gåvor till deltagarna samt video- och ljudutrustning.
Mätetalen varierar beroende på målen med evenemanget, publikstorleken, branschen och typen av evenemang.
Några som kan nämnas är:
Se till att upprätta metoder för att spåra de mätetal som är viktigast för dig.
Med de rätta verktygen blir planeringen lättare och evenemanget kan genomföras smidigare. Beroende på vilken upplevelse du vill ge ska du undersöka och välja ut dina verktyg under de tidiga stadierna av planeringen så att du kan fatta de rätta besluten för evenemanget och samtidigt vara effektivare med din tid och dina insatser.
Zoom Events är en plattform för virtuella evenemang som används för att arrangera evenemang med en eller flera sessioner, över flera dagar och med multispår. Zoom Events utgår från funktionerna i Zoom Meetings och Zoom Webinars och har dessutom dedikerade evenemangshubbar, tillförlitliga registrerings- och biljettalternativ samt erbjuder nätverkande mellan deltagare för alla dina evenemangstyper (offentliga eller privata, gratis eller avgiftsbelagda). Du kan publicera dina evenemang i en privat eller offentlig hubb för att göra det enkelt för deltagarna att gå med.
Det är viktigt att bestämma om du ska använda Zoom Meetings eller Zoom Webinars för en enskild session. Med det rätta valet kan du skapa en upplevelse som överensstämmer med dina mål och som resulterar i ett lyckat evenemang i slutänden. Användare av Zoom Events kan enkelt välja vilket alternativ de ska använda för en enskild evenemangssession.
När du planerar en större session kan du eventuellt använda webbinariealternativet för inledningsanföranden, gästtalare och underhållning (tänk huvudscenen) och mötesalternativet för mindre grupper och mindre rundabordssamtal.
Beakta dessa tre nyckelfaktorer vid val mellan ett mötes- eller webbinarieformat:
En kombination av Zoom Meetings och Zoom Webinars med en biljett för deltagare och en nätverkslobby.
Vill du att deltagarna ska interagera med varandra eller vill du fokusera på presentatörerna?
Om du vill att publiken ska vara med på video, prata eller dela sina skärmar väljer du Zoom Meetings.
Vill du att evenemanget ska ha enbart visningsåtkomst där värden styr vilka deltagare som kan synas och höras väljer du webbinarieplattformen.
Deltagare som du känner (t.ex. medarbetare eller kunder) utgör ofta mindre risk att vara störande och vill kanske ha den interaktion som Zoom Meetings erbjuder. Zoom Webinars är ett bättre val vid evenemang med stora grupper av okända deltagare eftersom du där får större kontroll över faktorer som vem som ska prata och bli filmad.
Sessioner i mindre grupper
Rundabordssamtal
Fokusgrupper
Mindre, interaktiva utbildningar
Nätverkssessioner
Inledningsanföranden
Presentationer på huvudscenen
Liveunderhållning vid evenemang
Produktdemonstrationer inför en stor publik
Paneler i form av town hall-möten
Zoom Webinars passar utmärkt för presentationer med en talare och en stor publik i en enskild session. Om du köper en licens för Zoom Events får du också alla fördelarna med Zoom Webinars och mer därtill.
Du kan välja att vara värd för webbinarier från webbportalen eller konfigurera evenemanget i Zoom Events. Du kan också använda Zoom Events för att utöka funktionerna i Zoom Webinars så du kan ansluta flera webbinariesessioner och kombinera dem med Zoom Meetings för längre och mer interaktiva virtuella upplevelser. Zoom Events omfattar komplett evenemangshantering med funktioner som varumärkesanpassade evenemangshubbar, registrering och biljetthantering samt förbättrad rapportering. Läs vanliga frågor om Zoom Webinars.
Några exempel på tillfällen då du kan överväga att vara värd för enskilda Zoom Webinars från webbportalen är utbildningspass, presentationer och enskilda sessioner med en talare och en stor publik.
Använd Zoom Events för längre och mer involverande evenemang som försäljning, kickoffer, kundevenemang, town hall-möten och introduktioner för medarbetare.
Införliva Zoom med din befintliga teknikstack för att genomföra evenemanget på ett effektivare sätt.
Gå till Zoom App Marketplace för fler än 1 000 integreringar!
Vill du ta betalt för evenemanget? Använd Zoom Events och anslut till PayPal eller Stripe för att effektivisera betalningen.
Vad är det som utmärker ett bra evenemang? Allt handlar om den upplevelsen som du ger publiken.
Ett online-evenemang kan vara så mycket mer än att sitta vid en dator och titta på ett liveflöde eller en video. När du gör om ett evenemang som vanligen äger rum på plats till en virtuell upplevelse ska du vara kreativ och eftertänksam när du låter några av de interaktiva delarna utspela sig online.
Se hur du kan bygga in interaktivitet och engagemang i evenemanget, från förberedelserna till liveupplevelsen.
Ett virtuellt evenemang ska ha ett tempo som håller deltagarna engagerade så att de inte lämnar evenemanget.
Använd Zoom Events lobby så att registrerade deltagare kan kontakta varandra och nätverka före och under evenemanget. Förbered och lansera ämnen för alla deltagare två veckor före evenemanget för att starta en dialog och ställ frågor för att uppmuntra deltagarna att interagera med varandra.
Vad skulle deltagarna ha fått vid ett evenemang på plats? Skicka det på posten eller med en leveranstjänst som en glad överraskning.
Frågor och svar-funktionen ger deltagare i ett webbinarium möjlighet att skicka in frågor och få svar live eller skriftligt under sessionen. Här är några tips på hur du använder frågor och svar under ett webbinarium:
Inhämta feedback i realtid från publiken eller ta reda på hur mycket de förstår av innehållet som du presenterar. Starta de förinställda omröstningarna under sessionen.
Använd verktyg som Slido, Kahoot! eller en slumpmässig namnväljare för att göra evenemanget roligare och mer interaktivt.
Låt deltagarna interagera med varandra i mindre grupper under evenemanget. Du kan tilldela deltagare till grupprum i realtid, förtilldela deltagare eller låta dem välja själva vilka rum de vill gå med i och fritt röra sig mellan rum.
Allt du behöver veta om grupprum i Zoom.
Skicka en enkät efter evenemanget för att få feedback om evenemanget. Om du använder Zoom Webinars kan du konfigurera enkäten så den startar automatiskt när gästerna har lämnat sessionen.
Anmäl dig till webbinariet Introduktion till Zoom Events
Be om en demo med en Zoom-expert.
Det är en laginsats att genomföra ett lyckat online-evenemang. Du måste förbereda talarna och samordna evenemangsteamet så att allt fungerar som det ska. Gå igenom checklistorna och kontrollera att du inte missar något.
Skicka ett kit till talarna med allt de behöver: en mikrofon/ett headset, ethernetkabel, samtalslampa och webbkamera. Förbered en mapp med digitala tillgångar med en mall för virtuell bakgrund, evenemangsgrafik och exempel på inlägg för sociala medier så att de kan marknadsföra sin session i sitt nätverk.
Du kan utforma världens mest fantastiska evenemangsupplevelse, men om du inte tar dig tid att marknadsföra den kommer din målgrupp inte att känna till den. Skapa resurser så att du kan marknadsföra evenemanget effektivt och locka deltagare till din webbsida för att få mer information.
Påbörja marknadsföringen av online-evenemanget minst två till tre veckor i förväg för att öka antal registreringar. Glöm inte att skapa källspårningslänkar för webbinarieregistrering för att se vilka marknadsföringsinsatser som är effektivast.
Skicka marknadsföring och påminnelser via e-post. A/B-testa dina ämnesrader och överväg att göra två till tre utskick före evenemanget för att upprätthålla medvetenheten. Överväg att använda videoinnehåll i e-postmeddelanden för att entusiasmera potentiella deltagare och de som redan har registrerat sig för evenemanget
Med innehållsmarknadsföring kan du berätta mer om evenemanget, ge information och gå mer på djupet än vad du kan göra i ett e-postmeddelande. Använd de rätta nyckelorden för att öka den organiska trafiken.
Pressreleaser och information i media som lyfter fram framstående talare och andra lockande detaljer kan bidra till att evenemanget når ut till fler. Ställ samman en lista över branschpublikationer och sök efter kanaler som täcker evenemang som ditt för att nå ut till din målgrupp. Se till att intresserade reportrar blir inbjudna till live-evenemanget.
Få följare att börja surra med en hashtagg, grafik och en kampanj för evenemanget i sociala medier. Glöm inte annonser och boostade inlägg för att nå bortom den organiska räckvidden.
Skapa visuellt material och exempel på sociala inlägg som partner och talare lätt kan använda. Det kan till exempel bestå av grafikmallar som de kan redigera för att lägga till sitt namn och sessionsinformation.
Du är klar med planeringen och förberedelserna. Nu är det dags för det väsentliga: att vara värd för evenemanget. Detta måste du ha i åtanke, från testkörningen (absolut nödvändig) och fram till den stora dagen.
Schemalägg en testkörning ungefär en vecka före evenemanget med produktionsteamet, värdarna, talarna och alla andra som har en aktiv roll så att du hinner ta itu med eventuella problem före den stora dagen.
Checklista för testkörningen: Allting du måste gå igenom
Ge talarna och paneldeltagarna tips för teknisk konfiguration så att de är förberedda och kan visa sig från sin bästa sida.
Med en övningssession inför webbinariet kan värden starta ett webbinarium där bara paneldeltagarna och medvärdarna får delta. Be talarna att vara redo 10 till 20 minuter innan evenemanget börjar så att de kan delta i övningssessionen, testa ljud och video samt felsöka sista minuten-problem före livesändningen.
Bara värdar och medvärdar kan klicka på knappen Starta webbinarium under övningssessionen. Åtgärden går inte att ångra så klicka bara på knappen när alla är klara att gå live!
Försök starta webbinariet några minuter före utsatt tid för att ge deltagarna tid att gå med innan programmet sätter igång. Om du vill spela välkomstmusik ska du se till att den inte omfattas av royalties.
Medan deltagarna går med kan du passa på att se till att mötes- eller webbinarieinställningarna är korrekta. Kontrollera att du spelar in och livestreamar till rätt plattformar och starta livestreaming om den inte aktiveras automatiskt. Kontrollera också att inställningarna för frågor och svar är korrekta samt att paneldeltagarna och medvärdarna har rätt behörigheter.
Starta evenemanget med ett kort meddelande där du informerar deltagarna om huruvida webbinariet spelas in eller ej, hur de skickar in frågor och vad webbinariet handlar om. Glöm inte att tacka talare och sponsorer!
Ha supportsidorna för Zoom Events, Zoom Webinars eller Zoom Meetings öppna för att snabbt kunna felsöka eventuella problem som uppstår. Om paneldeltagarna stöter på problem kan du chatta enskilt med dem i Zoom-klienten eller med funktionen för privat chatt i sessionen.
Och så var vi klara! Men även om evenemanget är över innebär det inte att arbetet är klart. Det återstår ett par steg, som att samla in feedback, utnyttja inspelningar och följa upp med potentiella kunder så att du får ut det mesta möjliga av evenemanget som du har arbetat så hårt med att genomföra.
Inhämta feedback från deltagarna om vad som har fungerat bra och vad som kan förbättras. Använd enkäten för att få NPS från deltagarna för hela evenemanget och för varje session.
Redigera inspelningarna och transkriptionerna och gör dem tillgängliga på din webbsida eller på evenemangssidan. Om du vill kan du kontrollera innehållet för att samla in användardata från de personer som har tittat på inspelningarna.
Skicka ett e-postmeddelande till deltagarna med en länk till inspelningarna av evenemanget och ytterligare resurser.
Om du använder Zoom Events kan du granska kontrollpanelen för evenemangssammanfattning, generera mötesrapporter som innehåller data om registrering och omröstning, eller webbinarierapporter som innehåller data om registrering, deltagare, frågor och svar, omröstning och evenemangsresultat.
Utnyttja insikter från rapporter för att locka potentiella kunder och använd nyckelintegrationerna som nämns ovan för att slussa potentiella kunder till säljavdelningen.
Se till att nästa online-evenemang blir ännu bättre än det senaste genom att utvärdera vad som fungerade och vad som inte gjorde det. Använd deltagardata och feedback från rapporter, talare och paneldeltagare. Spåra engagemanget för ditt innehåll och andra evenemangsfunktioner.
Vill du veta mer? Kontakta säljavdelningen för att komma igång med ditt virtuella evenemang idag!