Bortom licensieringsavgiften: Den totala kostnaden för att ge medarbetarna en AI-driven samarbetsplattform

Oavsett om du är ett stort företag som köper en applikation till kärnverksamheten som ska användas av alla medarbetare på företaget, eller en småföretagare som köper en uppsättning telefoner till kontoret, handlar de flesta IT-inköpsbesluten om två viktiga faktorer: kostnad och värde.

Hur mycket kostar det? Vad är den faktiska kostnaden utöver prislappen när licenser, tillägg såsom molnlagring eller premiumsupport och löpande systemunderhåll ett, fem eller tio år framåt i tiden har räknats in? 

Vilket värde tillför det till organisationen? Hur bidrar den här specifika tekniken till att öka företagets vinst, minska riskerna, förbättra verksamheten eller hjälpa medarbetarna på andra sätt? Och motsvarar fördelarna kostnaden?

Sanningen är att IT-investeringar kan vara svåra att beräkna – och inte bara när man har en stram budget och ekonomin är osäker. Även när det går bra för företaget vill ledarna se att de verktyg och tekniker som introduceras är värdefulla, särskilt när de används av medarbetarna dagligen, som till exempel plattformen för kommunikation och samarbete. Genom att utvärdera den totala ägandekostnaden kan du skapa en stark nyttokalkyl och bedöma kostnadseffektiviteten och värdet av potentiella investeringar.

Total ägandekostnad är ett tidsbaserat mått på en investerings totala ekonomiska påverkan under hela dess livscykel. Vi tänker ofta på kostnad som totalbeloppet på en faktura, men många inköp medför även ytterligare kostnader. Du har kanske tillräckligt med kapital för att köpa ett hus, men kan du bekosta inredningen, betala för försäkringar och fastighetsskatt, underhålla bostaden och ha råd att reparera en trasig varmvattenberedare?

På liknande sätt innefattar total ägandekostnad för en IT-investering både den initiala kostnaden och kostnader längre fram i tiden. Man kan dela upp det hela i tre tidsbaserade delar:

• Dag 0 är vanligtvis kostnaden för licenser – den som står i offerten och som betalas direkt till leverantören. Du hittar de här kostnaderna på materiallistan, i offerten eller på fakturan.
• Dag 1 rör engångskostnaderna för att ge användarna tillgång till lösningen. Det kan till exempel handla om kostnader för driftsättning och implementering och utbildning för medarbetarna.
• Dag 2+ omfattar de löpande kostnaderna för administration, support och underhåll av lösningen – att hålla igång driften. 

Kostnadsjämförelse för dag 1

Nu tar vi en titt på kostnader kopplade till dag 1, som implementering och utbildning. När du implementerar en ny lösning måste du ofta betala en extern leverantör eller använda interna resurser för att konfigurera systemet, utbilda IT-teamet och medarbetarna samt driftsätta lösningen, vilket ökar den totala kostnaden. Du kan sänka din totala ägandekostnad genom att minska tiden och resurserna som läggs på de här uppgifterna – därför är det så viktigt med en lättanvänd och intuitiv plattform.

En Metrigy-studie om total ägandekostnad från 2023 som beställts av Zoom visade att 86 % av all nya Zoom-användare kom igång på mindre än 30 minuter, jämfört med genomsnittet på 72 % för övriga leverantörer. Dessutom behövde 54 % av de nya Zoom-användarna ingen utbildning, jämfört med 41 % av Microsoft Teams-användarna. Det vanligaste skälet till att ingen utbildning behövdes var Zooms användarvänlighet, enligt Metrigy-rapporten.

Kostnadsjämförelse för dag 2+

Till sist får du inte glömma bort att ta hänsyn till underhålls- och driftskostnaderna för dag 2+. Det är de löpande och ofta ”dolda” kostnaderna för underhåll och support av en lösning. En lösning som är lätt att använda för medarbetarna och där IT-administratörer enkelt kan underhålla och hantera användare kan bidra till minskade övergripande kostnader.

Metrigy visade att Zooms enkla administration kan leda till besparingar – med vår plattform krävdes 15 % färre heltidsanställda IT-medarbetare för att hantera lika många användare som hos övriga leverantörer som ingick i studien.

Det kan vara komplicerat att utvärdera IT-investeringarnas kostnad, men det lönar sig att titta på mer än bara det initiala priset för licenserna. Beroende på företagets behov kan det faktiskt bli dyrare att lägga till AI-funktioner och andra samarbetsfunktioner till en befintlig licens, och priset för att hantera ett komplext system kan öka kostnaderna ännu mer i det långa loppet.

Ta en titt på Zoom Workplace om du vill ha lägre total ägandekostnad – där ingår grundläggande verktyg för stora och små företag, bland annat Zoom AI Companions generativa AI-funktioner. Du kan gör det möjligt för medarbetarna att samarbeta bättre och bli mer produktiva med AI-drivna mötessammanfattningar, skriva utkast till e-post- och teamchattmeddelanden med hjälp av AI och mycket mer. Allt ingår utan extra kostnad i de betalda tjänsterna kopplade till ditt Zoom-användarkonto.*

Är du redo att se hur Zoom kan bidra till lägre total ägandekostnad för din organisation? Be om en demo och se hur vår allt i ett-plattform används.

* Obs! AI Companion är kanske inte tillgängligt i alla regioner eller för alla branschgrenar.

Redaktörens anmärkning: Bloggen publicerades ursprungligen i december 2023 och uppdaterades i februari 2024 med den mest aktuella prissättningsinformationen.