Så får du ut så mycket som möjligt av Zoom AI Companion: En guide för att komma igång med din AI-assistent

I dagens snabba arbetsmiljö är det av högsta prioritet att maximera produktiviteten och förbättra samarbetet. Som tur är kan AI-teknik hjälpa till med det, och många organisationer ser fördelarna. I en global undersökning som genomfördes av Morning Consult på uppdrag av Zoom* upptäckte man att i team som använder AI rapporterade mer än 75 % av ledarna att medarbetarna slutförde uppgifter snabbare, var mer produktiva och producerade arbete av högre kvalitet.

Med Zoom AI Companion, din generativa AI-assistent, kan du revolutionera ditt sätt att arbeta och kommunicera. Den ingår utan extra kostnad i de betaltjänster som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto. Den är utformad för att smidigt integreras med din Zoom-upplevelse och erbjuder en rad funktioner som kan hjälpa dig att arbeta smartare, inte hårdare. 

I den här guiden går vi igenom hur du aktiverar AI Companion, utforskar de viktigaste funktionerna och delar med oss av några tips och trick som hjälper dig att få ut det mesta av denna otroliga AI-assistent.

Oavsett om AI är nytt för dig eller om du redan har utforskat dess fördelar ett tag kanske du undrar hur AI Companion kan hjälpa dig. En av de bästa sakerna med AI Companion är att den är integrerad i ditt sätt att använda Zoom – och den är lätt att använda, precis som allt annat med vår plattform. Det här är några av de saker den kan hjälpa dig med:

Skriva meddelanden

Att skriva och skicka e-post och chattmeddelanden är det som medarbetare ägnar mest tid åt på jobbet, enligt en undersökning som Morning Consult utfört på uppdrag av Zoom. Dessutom säger 44 % av medarbetarna att de ägnar mer tid åt dessa uppgifter än vad de hade velat.

Som AI-skrivassistent kan AI Companion skriva e-postmeddelanden med lämplig ton och längd, vilket hjälper dig att skapa professionell och effektiv kommunikation. 

Du kan även använda den för att skriva Zoom Team Chat-svar med rätt ton och längd, vilket hjälper dig att spara tid och effektivisera kommunikationen med ditt team.

Sammanfatta information för att komma igång

Om du har ont om tid och har ett berg av meddelanden att ta itu med i teamchatten kan AI Companion nu snabbt sammanfatta dina enskilda chattrådar, så att du snabbare får en överblick och kan svara på ett effektivare sätt.

AI Companion kan också skapa mötessammanfattningar, så att du inte behöver ta anteckningar under möten för att komma ihåg vad som diskuterades eller vilka nästa åtgärder du och ditt team behöver vidta. Dessutom behöver du inte spela in mötet  för att AI Companion ska kunna generera en mötessammanfattning.

Snart kommer AI Companion att kunna analysera inspelade telefonsamtal och sammanfatta sms- och röstmeddelanden på Zoom Phone, så att du kan spara ännu mer tid.

Få hjälp före, under och efter möten

Enligt den undersökning som Morning Consult utfört på uppdrag av Zoom är hjälp i realtid under möten den uppgift som ledare helst vill använda AI till, vilket gör en AI-mötesassistent till ett värdefullt verktyg.

AI Companion kan svara på frågor om ett pågående möte. Om värden har aktiverat den här funktionen är det bara att be AI Companion om en sammanfattning av vad som har hänt hittills, fråga om ditt namn nämndes eller om det fanns någon åtgärdspunkt som du missade. Mötesvärdar har integritetsinställningar för att styra om de vill att deltagarna ska kunna ställa frågor om mötet, inklusive ta reda på vad som hände innan deltagaren gick med. 

Efter ett möte som spelats in i molnet kan AI Companion automatiskt skapa smarta inspelningar  som är organiserade efter kapitel, markera viktig information och skapa åtgärdspunkter för deltagarna. På så sätt kan du snabbare gå igenom inspelningar av möten som du kan ha missat och snabbt hitta den information du behöver.

Om du behöver hjälp med att boka ett möte så kommer AI Companion att kunna göra det också. Snart kommer AI Companion att kunna upptäcka mötesavsikter automatiskt i chattmeddelanden och visa en schemaläggningsknapp i teamchatten för att  effektivisera schemaläggningsprocessen.

I framtiden kommer du att kunna interagera med AI Companion via ett konversationsgränssnitt, så att du kan be om hjälp med en mängd olika uppgifter.

Förbättra kvaliteten på ditt arbete

AI Companion kan bidra till att öka produktiviteten och förbättra samarbetet, men den kan också hjälpa dig att förbättra kvaliteten på ditt arbete. 

NYHET! Med bara några klick kan AI Companion hjälpa dig att generera idéer på en digital whiteboard och organisera innehåll i kategorier åt dig, vilket tar din brainstormingsession till en ny nivå. 

I framtiden kommer du att kunna få feedback i realtid på din kommunikations- och presentationsförmåga under möten, så att du kan göra förbättringar direkt.

Nu när du känner till alla sätt som AI Companion kan hjälpa dig på under din arbetsdag ska vi titta på hur du börja använda den direkt. Du har tillgång till AI Companion-funktionerna som är tillgängliga med de betalda tjänsterna som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto utan extra kostnad.** Följ bara dessa steg för att aktivera den:

1. Kontrollera med din administratör: Din administratör kan aktivera eller inaktivera funktioner genom inställningar på konto- och gruppnivå. Om du är i ett Zoom-möte och ser ikonen för AI Companion i verktygsfältet kan du klicka på den och följa instruktionerna för att begära att din administratör aktiverar funktionen. 

2. Logga in på och uppdatera din Zoom-klient: Gå till din Zoom-klient och se till att du är inloggad. Kontrollera också att din klient är uppdaterad (minst version 5.16.0 krävs).

3. Gå till inställningarna för ditt konto i webbportalen (klicka på ”Inställningar” i den vänstra panelen) och leta reda på fliken AI Companion. För funktioner som har inställningar på användarnivå kan du slå på och av varje funktion.

4. Börja utforska: Du hittar AI Companion-ikonen () i flera produkter i Zoom-klienten, t.ex. i verktygsfältet för Zoom Meetings-kontroller eller i Zoom Team Chat-fönstret. När du har hittat AI Companion-ikonen är du redo att börja utforska dess funktioner, som AI-mötesassistent, skrivhjälp och mycket mer.

Vill du veta hur du kan använda AI Companion för att spara tid och effektivisera samarbetet? Här är några smarta tips:

1. Ställ in och släpp det. Om du gillar anteckningsfunktionen hos en AI-mötesassistent, men ofta glömmer att klicka på ”mötessammanfattning”-knappen i AI Companion i början av dina möten, så kan du aktivera inställningen för att automatiskt starta mötessammanfattningen i början av alla möten du är värd för. 
2. Var specifik med dina uppmaningar. När du vill att AI Companion ska hjälpa dig att skriva ett e-postmeddelande eller chattmeddelande kan du ange detaljer som önskad ton eller syftet med meddelandet i din uppmaning. Detta hjälper AI Companion att generera ett meddelande som är mer i linje med vad du behöver.
3. Håll utkik efter AI Companion-ikonen. Det fina med AI Companion är att den finns med på hela Zoom-plattformen, så den är integrerad i hur du arbetar. Håll utkik efter ikonen  när du arbetar i teamchatten eller deltar i nästa möte. Klicka på den för att se hur AI Companion kan hjälpa dig att bli mer produktiv under hela din arbetsdag.

Om du är redo att förbättra produktiviteten och samarbetet kan du börja använda AI Companion i dag – helt utan extra kostnad med de betalda tjänsterna som är kopplade till ditt Zoom-användarkonto. 

Om du inte har en berättigande betald Zoom-plan kan du uppgradera i dag för att få tillgång till fördelarna med AI Companion. Det är dags att arbeta smartare, samarbeta mer effektivt och enkelt uppnå dina mål.

Vill du ha ännu fler tips? Besök Zooms utbildningscenter för en praktisk lektion om hur du använder AI Companion under din arbetsdag.

–

Redaktörens anmärkning: Det här blogginlägget redigerades den 22 juli 2024 för att inkludera den senaste informationen om Zoom AI Companion.

* Baserat på en onlineenkät med 11 023 heltidsanställda personer med kunskapsbaserat arbete i USA, Storbritannien, Irland, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore och Australien. Utförd av Morning Consult på uppdrag av Zoom Video Communications, Inc., 10–25 augusti 2023.

** Obs! AI Companion är kanske inte tillgänglig för vissa branschgrenar och kunder i vissa regioner.