Fem samarbetstips för att ta din arbetsdag till nästa nivå med nya Zoom Workplace

En av de största utmaningarna med att samarbeta i dagens mångfacetterade arbetsmiljö är att hålla reda på all information som skickas runt mellan olika team och projekt. Med flera olika samarbetsverktyg och isolerade kommunikationskanaler är det svårt att hålla alla uppdaterade. 

Den goda nyheten är att samarbetet med dina kollegor, partner och kunder nu blir mycket enklare med Zoom Workplace! Nu kan hela din arbetsdag drivas med en enda app som innehåller Zoom AI Companion, vår AI-assistent, och gör att du inte behöver byta kontext lika ofta och kan lägga mindre tid på att leta efter information och reda ut missförstånd. 

AI Companion genomsyrar hela Zoom Workplace och hjälper dig att skriva meddelanden i chatt eller e-post, organisera dina idéer på en whiteboard och sammanfatta möten, telefonsamtal och chattmeddelanden. Inte nog med att du sparar tid med funktioner som prioritering av röstbrevlådan i Zoom Phone, det blir dessutom enklare att få alla att arbeta mot samma mål när AI Companion identifierar nästa steg i möten och ger dig möjligheten att effektivisera sättet du arbetar på samt maximera produktiviteten på hela plattformen.

Den verkliga styrkan hos Zoom Workplace ligger i hjälpen du får vad det gäller att organisera din arbetsdag kring att samarbeta effektivt, så att du kan hålla kontakten med de personer och projekt som du arbetar nära med på ett effektivt sätt. Här är fem saker som du kan göra för att få ut så mycket som möjligt av den nya upplevelsen.

Möten är ofta centrala samarbetstillfällen för grupper eller projekt. Du kanske har ett återkommande möte med samma personer varje vecka för att diskutera framstegen i ett visst projekt och behöver hålla koll på vad som händer även mellan dessa möten. 

Nästa gång du skapar ett nytt möte (eller en serie återkommande möten) ska du se till att alternativet för att aktivera kontinuerlig möteschatt är påslaget. Detta skapar en permanent chattkanal som är kopplad till det mötes-ID:t.

Du kan chatta med gruppen i förväg, fortsätta konversationen när du hoppar in i mötet tillsammans och hålla diskussionen igång mellan samtalen. Alla dokument, bilder och filer som delas under mötet kan läggas till på fliken Resurser i den kontinuerliga möteschatten där de organiseras efter materialtyp så att alla enkelt kan hitta vad de behöver.

I de nya, smidiga flikarna för kalender och möten i Zoom Workplace kan du klicka på varje möteskort för att öppna all information om det mötet. Här kan du ladda upp kompletterande objekt inför mötet, exempelvis agendor och whiteboards, så att andra deltagare vet var de finns. Från möteskortet kan du även komma åt den kontinuerliga möteschatten samt starta en chatt eller skicka e-postmeddelanden.

För att prova den här nya vyn klickar du på Inställningar i din online-kontoportal. Växla inställningsreglaget för att aktivera den nya mötesfliken (se till att din Google- eller Microsoft 365-kalender är ansluten eller kom igång med Zoom Mail och Calendar). Klicka sedan på kalenderfliken i Zoom Workplace för att visa ditt schema och lägga till eller komma åt material inför dina kommande möten.

Om du leder ett team kan du göra det enkelt för dina kollegor att bli uppdaterade kring alla de viktigaste samtalen. Skapa ett delat utrymme i Team Chat och lägg till alla teammedlemmar. Lägg sedan till alla chattkanaler som de behöver känna till, från avdelningsövergripande kanaler till projektbaserade konversationer. Alla i utrymmet läggs automatiskt till i de kanaler som de inte redan är en del av. Vartefter ditt team växer kan du enkelt lägga till nya medlemmar i det delade utrymmet och spara tid under deras introduktion genom att ge dem tillgång till alla kanaler de behöver, i stället för att lägga till dem manuellt i varje enskild kanal.

För att komma igång går du till fliken Team Chat och klickar på +-ikonen och väljer sedan Delat utrymme. Du kan ge ditt utrymme ett namn, lägga till medlemmar (du kan till och med lägga till en befintlig kanal) och anpassa dina inställningar. När du har skapat ditt utrymme kan du fortsätta att lägga till medlemmar och kanaler utifrån vad teamet behöver.

Videomöten spelar en avgörande roll i hur team kommunicerar och samarbetar, särskilt när medarbetare, kunder, partner och leverantörer är utspridda på olika platser. Men att använda samma gamla mötesupplevelse kan kännas lite utdaterat och medföra att deltagarna engagerar sig i lägre utsträckning.

Med vår nya Zoom Meetings-upplevelse blir samarbetet enklare och mer lättillgängligt. Nu kan du dela och medredigera whiteboards och anteckningar samt samarbeta i dokument från Google Drive, Microsoft OneDrive, Dropbox, Box och Microsoft Sharepoint direkt i möten – du behöver inte längre växla mellan mötesfönstret och det öppna dokumentet. Prova genom att klicka på Dela och välja fliken Dokument. 

Förutom dessa användbara samarbetsfunktioner innehåller den nya mötesupplevelsen dessutom följande:

• Ett förenklat verktygsfält så att du enkelt kan slå på AI Companion, dela din skärm och hitta värdverktyg.
• En ny vy för flera talare, som ger dig en mer dynamisk bild av personer som deltar aktivt i samtalet.
• Alternativ för att lägga till ett fräscht utseende med nya anpassade temafärger och porträttbelysning som dämpar din bakgrund medan du får mer ljus, så att du sticker ut. Värdar kan även lägga till bakgrundsbilder för mötet.
• Bättre ljudkvalitet i öppna miljöer tack vare personlig ljudisolering, så att bakgrundsljuden dämpas och din röst hörs tydligare under mötena. 

För medarbetare som hybridarbetar eller är baserade på kontoret blir bokning av skrivbord en allt vanligare del av arbetsplatsupplevelsen. Om du har använt reservering av arbetsplats på din telefon eller i din Zoom-kontoportal online för att boka ditt skrivbord kan du nu göra det direkt från Zoom Workplace-appen med hjälp av vår nya flik Arbetsplatser. 

Du kan även få extra hjälp med att välja din arbetsplats med våra smarta rekommendationer. På fliken Arbetsplatser klickar du på robotikonen till vänster för att få en AI-driven rekommendation om vilka dagar det är bäst att komma in på (beroende på när de personer du samarbetar mest med har reserverat ett skrivbord) och den bästa platsen att sitta på (beroende på dina preferenser och närheten till de du samarbetar mest med).

Vill du komma igång med Zoom Workplace? Uppdatera din Zoom-skrivbordsapp till version 6.0 eller senare för att börja använda de nya funktionerna och upplevelserna som nämns ovan. 

Håll ögonen öppna för de kommande funktionerna vi lanserar under de närmaste månaderna, bland annat Fråga AI Companion, som ger dig en ännu mer samlad och lättillgänglig plattform.

Redaktörens anmärkning: Det här blogginlägget publicerades ursprungligen i juli 2016 och uppdaterades i april 2024 för att inkludera de senaste Zoom-verktygen och -produkterna.