Lösa samarbetsparadoxen: Enkät visar hur team kan spara tid med AI

Många medarbetare lägger mycket tid på att jobba i team, men när dessa team är utspridda på olika platser och inte har de verktyg som krävs kan samarbetet bli långsammare. Samarbete på avstånd kan resultera i fler virtuella möten, chattmeddelanden och andra aktiviteter som tar plats i våra kalendrar men ger oss mindre tid till att ägna oss åt betydelsefullt eller effektivt arbete. När allt kommer omkring är de här uppgifterna ett produktivitetshinder – de håller oss sysselsatta, men bidrar inte till produktiviteten.

Organisationer ser AI som ett sätt att ändra på detta. Generativa AI-verktyg kan hjälpa medarbetare med en rad olika aktiviteter, från att sammanfatta information till att skriva meddelanden och automatisera uppgifter. Vissa företag tar språnget och tillämpar generativ AI, medan andra är mer tveksamma till att införliva den nya tekniken.

Vår rapport AI på arbetsplatsen, som är baserad på en onlineenkät utförd av Morning Consult* på uppdrag av Zoom, har till syfte att blottlägga några av skillnaderna mellan medarbetare och ledare när det gäller inställningen till AI, erfarenheter, upplevda fördelar och nackdelar samt tillämpning. Mer generellt handlar rapporten om hur medarbetare och ledare tillbringar sina arbetsdagar – och huruvida deras mest tidskrävande uppgifter skulle kunna underlättas genom AI.

Här är några viktiga resultat:

• Globalt sett är ledare mer optimistiska vad gäller AI än medarbetare. Medarbetarnas inställning skiljer sig åt mellan olika regioner – de i Asien-Stillahavsregionen är mer positiva inför AI, medan medarbetare i USA och Europa har mer blandade känslor.
• Ledare rapporterar att de lägger mer tid än andra medarbetare på aktiviteter som att skriva meddelanden och ta anteckningar under möten – uppgifter som kan utföras med hjälp av AI.
• Ledare och medarbetare är överens om fördelarna, men oroar sig inte för samma saker när det kommer till AI.
• Att tillhandahålla utbildning och resurser från högsta till lägsta nivå skulle kunna utgöra en lösning vad gäller medarbetarnas farhågor och hindren för tillämpning.

Läs vidare för att få en djupgående översikt över AI på arbetsplatsen.

* Morning Consult utförde en onlineenkät på uppdrag av Zoom, med 11 023 heltidsanställda personer med kunskapsbaserat arbete (8 010 medarbetare och 3 013 teamledare) i USA, Storbritannien, Irland, Tyskland, Frankrike, Japan, Singapore och Australien mellan den 10 och 25 augusti 2023. 

Moderna utspridda team måste hitta metoder för att samarbeta på ett effektivt sätt när de inte befinner sig på samma ställe. Men en stor del av samarbetet omfattar tidskrävande uppgifter, som att hålla teammedlemmar informerade om vad som händer, skicka uppdateringar via e-post, chatt, sms eller appar för projektledning och ha statusmöten, vilket tar tid från vår möjlighet att fokusera och ger lägre produktivitet.

Vissa uppgifter som krävs för att samarbeta på ett effektivt sätt, som att skicka mötesanteckningar eller åtgärdspunkter, kan också vara just de uppgifter som utgör hinder för ett effektivt samarbete. När team inte får en tydlig uppfattning om vilka beslut som har fattats eller saknar avgörande information kan de inte komma vidare. Samtidigt kan skiftande prioriteringar och fokus på utförande innebära att administrativa uppgifter, som att skicka uppdateringar och åtgärdspunkter, faller mellan stolarna. 

Det är detta samarbetsparadoxen består i – att vara tvungen att lägga så mycket tid och ansträngning på samarbetsuppgifter att vi i slutändan blir mindre effektiva och mindre samordnade.

Precis som AI kan bidra till att automatisera eller utföra uppgifter för att öka produktiviteten kan det också bidra till att öka samarbetet. Ledare vars team använder AI rapporterar positiva effekter på samarbetet. Det kan bero på att AI kan användas för att automatisera eller underlätta vissa uppgifter, såsom att dela anteckningar och berätta om fastställda åtgärder efter möten, skriva meddelanden och organisera information. Allt detta är avgörande för effektivt samarbete, men det ger även team utrymme att fokusera på mer strategiska aktiviteter, beslutsfattande, kreativt idéspånande och andra aktiviteter som gör märkbar skillnad.

När de tillfrågade medarbetarna och ledarna ombads att ange vilka fördelar med att använda AI på jobbet som var mest användbara, handlade de vanligaste svaren om att spara tid – genom att minska antalet repetitiva uppgifter, slutföra jobb snabbare eller att använda den tiden till något annat.

De ledare vars team använder AI på jobbet upplevde också liknande resultat med användningen av AI-verktyg:

Genom att automatisera eller få hjälp med vissa av dessa mekaniska uppgifter kan medarbetare lägga sin tid och sina ansträngningar på viktigare aktiviteter som ökar resultaten, skapar intäkter och på andra sätt gör en märkbar skillnad – och därmed förbättra produktiviteten.

Medarbetare och ledare är förvisso överens om att tidsbesparing är en stor fördel, men de har olika åsikter om exakt hur de vill att AI ska hjälpa dem under deras arbetsdag. Medarbetare är intresserade av att använda AI-verktyg för effektivitet och automatisering, medan ledare vill använda dem för hjälp under och efter sina möten.

Fördelen med att ha mer tid till att fokusera på andra saker syns i resultaten – personer som för närvarande använder AI-verktyg på jobbet uppger att det sparar tid. Intressant nog upplever ledare som använder AI på jobbet större tidsbesparingar än medarbetare: 74 % av ledarna uppger att det sparar dem en eller fler timmar per dag, jämfört med 46 % av medarbetarna.

Ledare i synnerhet lägger en avsevärd mängd tid på mekaniska och repetitiva uppgifter som kan utföras eller underlättas av AI. Exempelvis lägger 80 % av ledare en eller flera timmar per dag på meddelanden, e-post och uppföljningar. Deras svar indikerar att de skulle ha nytta av att frigöra mer tid under dagen. 

Å andra sidan inser inte de som inte använder AI på jobbet hur mycket tid de skulle kunna spara. 

På frågan om hur mycket tid de tror att de kan spara med AI under en typisk arbetsdag sa 55 % av medarbetare och 50 % av ledare som inte använder AI att de inte vet. När man jämför det med hur mycket tid de som använder AI upplever att de sparar är det tydligt att de som inte använder det kanske går miste om en möjlighet att förbättra det sätt de använder sin tid på.

Utav de som inte använder AI sa 45 % av ledarna och 44 % av medarbetarna att de troligtvis skulle använda det om det kunde spara dem 30 minuter per dag. Enligt uppgifterna vi har skulle det kunna det. Majoriteten av de som använder AI (91 % av ledare och 67 % av medarbetare) säger att det sparar dem 30 minuter eller mer om dagen. Att överbrygga skillnaden eller bristen på medvetenhet om möjligheten till tidsbesparingar med AI skulle kunna uppmuntra fler att tillämpa det.

Medarbetare och ledare har liknande idéer om vad de skulle göra med mer tid om dagen, men deras prioriteringar skiljer sig något:

Det finns en överväldigande skillnad mellan ledare och medarbetare när det kommer till hur bekanta med och entusiastiska de är inför AI. 

Kännedom om tekniken kan till en viss del ha att göra med detta – människor måste få mer utbildning om AI för att ta till sig och dra fördel av det. Ledare var mycket mer benägna att beskriva sig själva som bekanta med AI och att faktiskt använda det.

Det är ingen överraskning att medarbetare generellt sett ser fler nackdelar med att använda AI på jobbet än ledare. De nackdelar de upplever är kopplade till själva tekniken och de potentiellt negativa effekterna den kan ha på deras jobb – antingen direkt eller indirekt. Detta kan tyda på att medarbetare känner att de har mer att förlora än att vinna när det kommer till att använda AI.

Ledare ser nackdelar i något mindre utsträckning och de nackdelar de upplever är kopplade till medarbetarna – den ansträngning det skulle kräva att utbilda dem och oron för att de skulle kunna bli beroende av det. 

Bland de tillfrågade som inte använder AI på jobbet hade ledarna och medarbetarna mycket olika syn på frågan om tillit. Ledarna var mycket mer benägna än medarbetarna att säga att en av anledningarna till att inte använda AI på jobbet är att de inte litar på det. 

Detta är överraskande eftersom ledare som helhet var mer optimistiska inför AI och dess fördelar. Ledarna som inte använder AI på jobbet var dock överväldigande mer konservativa vad gäller fördelarna med AI och mer benägna att se stora nackdelar jämfört med de ledare som använder AI på jobbet.

Medarbetare i Asien-Stillahavsregionen såg generellt sett mer positivt på AI. Länder i Europa och USA uppvisade en liknande välvillighet, med 57 % av de europeiska medarbetarna och 56 % av de amerikanska medarbetarna som angav att de var välvilligt inställda till AI. Medarbetarna i Frankrike skiljde sig från mängden och uppvisade den lägsta graden av välvillig inställning på 51 %, där 37 % angav att de kände sig något eller mycket negativt inställda till AI.

Resultaten var liknande vad gäller entusiasm inför AI – länder i Asien-Stillahavsregionen uppvisade generellt sett mer entusiasm. Amerikanska medarbetare hade mer blandade känslor – 47 % angav att de kände sig entusiastiska inför AI – men franska medarbetare var minst entusiastiska med 42 %. Eftersom 51 % av medarbetarna i Frankrike såg välvilligt på AI kan detta visa att vissa medarbetare ser AI som något övergripande positivt, men är splittrade när det gäller att använda det.

Om majoriteten av de tillfrågade håller med om att AI sparar tid (90 %), leder till färre repetitiva uppgifter (90 %) och resulterar i färre misstag (89 %), vad är det då som hindrar team från att använda AI? 

Bland de som uppgav att de inte använder AI på jobbet sa strax över hälften att det beror på att deras företag som helhet inte använder det. Många medarbetare kan hindras av att deras företag inte erbjuder verktyg och möjligheter för att införliva AI i deras arbete. 

Av de som använder AI på jobbet sa 63 % att deras företag tillhandahåller AI-verktyg – vilket innebär att resterande 37 % själva måste vara motiverade att uppsöka dessa verktyg.

Andra vanliga orsaker innefattar att inte vara bekant med det och inte veta hur det skulle kunna hjälpa dem med deras arbete, vilket tyder på ett behov av mer utbildning för medarbetare.

Trots att de överlag hade en positiv syn på AI såg ledare potentiella hinder för tillämpningen som vittnade om ett behov av utbildning och aktivering.

85 % av ledare anser att åtminstone viss utbildning i fördelarna med AI krävs på deras företag, vilket understryker vikten av att utbilda medarbetare om AI. Som tidigare nämnt menar ledare dock att en av de största nackdelarna med AI var att det kräver för mycket utbildning (80 %).

Vid en närmare titt på den utbildning och de resurser som för närvarande är tillgängliga för de som använder AI på jobbet hade ledare och medarbetarna skilda åsikter. 86 % av ledarna sa att deras organisation erbjuder vissa till många resurser om hur man bäst utnyttjar AI, jämfört med bara 60 % av medarbetarna.

Denna skillnad tyder på att ledare är medvetna om resurser som skapas, men att medarbetare kan vara omedvetna om vilka resurser som är tillgängliga för dem. Att förbättra kommunikationen med medarbetare och erbjuda bättre åtkomst till resurser skulle kunna bidra till att överbrygga klyftan och främja tillämpningen av AI.

Ledare ansåg att andra hinder för tillämpning skulle kunna vara kopplade till medarbetarnas farhågor vad gäller AI – oro för att det ska ta deras jobb (70 %) eller att de inte litar på AI (69 %). Detta blottlägger en möjlighet att hantera potentiella farhågor genom utbildning, men visar också på behovet av att ledarna erbjuder ett ramverk som hjälper medarbetarna att använda AI på ett effektivt sätt för att överkomma dessa hinder. 

I utbildning och övningar bör fokus delvis ligga på att visa medarbetare hur AI kan bidra till att automatisera eller förbättra vissa delar av deras jobb, vilket ger dem tid och kapacitet att fokusera på uppgifter som kräver en mänsklig insats. Organisationer bör även ta itu med farhågor om tillit genom att visa medarbetare att problem som dataintegritet och datahantering, AI:s fördomar och trygghet har högsta prioritet vid utvärderingen av samtliga AI-verktyg.

Som med alla nya tekniker bör organisationer noggrant utvärdera AI-verktyg och skapa en plan eller ett ramverk för att implementera dem på ett effektivt sätt. Att skynda sig att införliva AI utan att överväga dess tillhörande risker eller hur det kommer att påverka medarbetarna kan resultera i en låg tillämpningsgrad, säkerhets- och integritetsproblem och andra negativa effekter.

Samtidigt måste organisationer undvika att skjuta upp det alltför länge – 71 % av de tillfrågade ledarna var överens om att de som inte introducerar AI för sina team riskerar att hamna på efterkälken. Företag som väntar och ser kan uppleva att de blir omsprungna av de som tidigt antar tekniken och drar bytta av fördelarna med ökad produktivitet, samarbete och effektiva medarbetare.

Vår text på samma tema, ”AI på jobbet: Öka medarbetarnas engagemang och
företagets framgång”, som utvecklats av Harvard Business Review, hjälper dig att förbereda din organisation för implementeringen och tillämpningen av AI-tekniker. Få insikter från ledande experter på AI och digital omvandling om hur du utvecklar en medarbetarupplevelse som främjar utbildning, övning och effektiv användning av AI.