Zoom AI Companion: руководство для начальников ИТ-отделов

Все больше организаций рассматривают ИИ не как дополнение, а как основополагающую технологию для сотрудников. Как руководитель ИТ-отдела, вы находитесь в авангарде цифрового преобразования. Перед вами стоит задача предоставить правильную технологию, чтобы помочь сотрудникам эффективно вести коллективную работу и общаться. 

При таком большом количестве доступных решений ИИ оценка и тестирование разных инструментов на основе различных факторов, включая стоимость, качество, интеграции, безопасность и конфиденциальность, может стать чрезмерной нагрузкой для вашей команды. На поиск надежного и эффективного решения требуется время. Однако при слишком медленном продвижении возможны свои трудности. Если нетерпеливым сотрудникам не будут предоставлены утвержденные инструменты ИИ, они могут начать использовать для работы непроверенные приложения. В таком случае вы не будете знать, как обрабатываются данные компании и используются ли они для обучения сторонних моделей ИИ. И они не смогут раскрыть весь потенциал роста продуктивности, который может обеспечить ИИ.

Вы также пытаетесь определить, как одновременно внедрить ИИ в существующие рабочие процессы, подключить пользователей и донести ценность ИИ, побуждая сотрудников его использовать. 

Откройте для себя Zoom AI Companion, интеллектуальный помощник на базе ИИ на платформе Zoom, которой вы доверяете, с возможностями для коллективной работы, которые знакомы и полюбились вашим сотрудникам. Всего один щелчок мыши — и в вашем распоряжении все, что поможет повысить продуктивность команды: сводки конференций и цепочек чатов, функции создания сообщений в коллективном чате и электронных писем, а также вспомогательные инструменты для проведения мозговых штурмов и упорядочения идей на доске сообщений. А поскольку решение включено без доплат для пользователей платной версии с соответствующими планами Zoom*, вам не придется переживать о том, как вписать новый инструмент в бюджет.

Решительно рассматриваете использование AI Companion? Или же вы в поисках инструкций по эффективному внедрению решения? Всю необходимую информацию можно найти ниже. (Хотите узнать, какие преимущества ваша команда сможет получить с AI Companion? Начните с этой страницы.)

Тщательная оценка любого приложения необходима для обеспечения безопасности данных компании и снижения потенциальных рисков. В основе нашего стремления к ответственному использованию ИИ лежит устойчивая культура заботы Zoom. И именно поэтому основной упор в наших продуктах делается на безопасность и конфиденциальность. Если ваша организация уже использует Zoom, вы, скорее всего, уже знаете о том, что мы в первую очередь уделяем внимание безопасности, конфиденциальности и соответствию требованиям всех решений на нашей платформе.

Важно отметить, что Zoom не использует содержимое клиента в виде аудио, видео, чата, демонстрации экрана, вложений или других форм коммуникации (например, результаты опросов, доски сообщений и реакции) для обучения моделей искусственного интеллекта компании Zoom или ее сторонних поставщиков.

Если вы не знакомы с методами обеспечения безопасности и конфиденциальности Zoom, прочтите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion. В нем представлен подробный обзор функций наших продуктов, описание подхода к ответственному использованию ИИ, а также ответы на множество вопросов, которые могут возникать при оценивании наших решений на базе ИИ. 

Загрузите информационный документ, чтобы узнать:

• как мы используем и защищаем ваши данные;
• сведения о потоке данных и их передаче третьим сторонам (при необходимости);
• сведения о сохранении и хранении данных в разрезе каждой функции AI Companion;
• сведения о нашем процессе разработки функций генеративного ИИ.

Администраторы могут включать и отключать функции для всей своей учетной записи со страницы настроек учетной записи на портале администратора. Вы сами решаете, предоставлять ли доступ к некоторым или всем этим функциям отдельному сотруднику, всем сразу либо только определенной группе. 

Вам не придется выбирать по принципу «все или ничего»: предположим, вам нужно, чтобы сотрудники могли создавать сводки конференций с помощью AI Companion, но при этом не имели возможности создавать электронные письма или сообщения в коллективном чате, пока вы не завершите дополнительное тестирование. Можно легко предоставить или запретить доступ в настройках учетной записи.

На вкладке AI Companion вы найдете переключатели, позволяющие включать и отключать каждую доступную функцию на уровне учетной записи.

Управление доступом к функциям ИИ

Более того, AI Companion дает возможность вам и вашим сотрудникам более детально управлять доступом к большинству функций на уровне учетной записи, группы и пользователя. 

Рассмотрим в качестве примера возможность создавать сводку конференции (это также применимо к другим функциям AI Companion).

• Если включить функцию создания сводки конференции на уровне учетной записи, организаторы конференций в вашей учетной записи (в частности, сотрудники в вашей организации с соответствующей лицензией Zoom) смогут инициировать создание сводки своих конференций с помощью ИИ.
• Владельцы учетных записей могут создавать группы и управлять доступом к возможностям AI Companion на уровне группы, предоставляя определенным пользователям доступ к функции создания сводок конференций и запрещая доступ к ней другим пользователям. Возможно, вы захотите сделать это в рамках тестирования (дополнительные сведения о том, как это осуществить, см. ниже) или же по другим причинам, например для соблюдения нормативно-правовых требований. 
• Организаторы по своему усмотрению могут включать и отключать функцию создания сводки конференции на уровне пользователя. Другими словами, организаторы могут самостоятельно решать, нужно ли AI Companion генерировать сводку конференции, которую они организовали. Кроме того, они могут определить, будет ли включено решение AI Companion для каждой конференции.

На уровне учетной записи и группы можно ограничить доступ к настройкам, щелкнув значок блокировки, чтобы пользователи не могли изменять эти настройки. Например, можно сделать так, чтобы все сводки конференции отправлялись только организатору конференции.

Настраиваемые параметры расширяют возможности управления администратора

Как только вы включите функцию, появится еще больше параметров для управления доступом к данным, которые выводит AI Companion. Например, включив функцию создания сводок конференций, можно определить, нужно ли предоставлять эти сводки только организатору, организатору и внутренним присутствующим или же всем приглашенным на конференцию, в том числе тем, кто не является сотрудником вашей компании.

Сотрудники могут выбирать, когда использовать AI Companion

На уровне пользователя сотрудники могут выбирать, как использовать AI Companion на конференциях, которые они организуют. Они могут включить автоматическое создание сводки для каждой конференции, которую они организуют, с помощью AI Companion или же создать сводку вручную. Организаторы также могут определить, разрешить ли присутствующим задавать вопросы AI Companion о конференциях, которые они организуют. Организаторы могут включать и отключать эти функции во время конференции. 

Во время конференции все присутствующие будут уведомлены в сообщении о том, что возможности AI Companion включены. Если функция AI Companion активна в течение всей конференции, в верхнем правом углу окна конференции будет отображаться светящийся значок AI Companion.

Прежде чем развернуть AI Companion на уровне всей организации, возможно, вы захотите протестировать решение среди выбранной группы сотрудников. Таким образом сначала можно попробовать возможности и собрать обратную связь и выводы от небольшой команды пользователей. А с помощью наших детализированных элементов управления для AI Companion это проще простого. Ниже описано, как это сделать.

1. Создайте новую группу для тех, кто будет тестировать решение, в разделе «Управление пользователями» своей учетной записи.
2. Создайте отдельную новую группу для тех, кто не тестирует решение.
3. В настройках учетной записи перейдите на вкладку AI Companion. Здесь можно выбрать, какие возможности AI Companion нужно включить (на уровне учетной записи, то есть для всех пользователей в вашей учетной записи). На следующем этапе вы ограничите доступ более широкому кругу участников организации и разрешите доступ для группы тестирования.
4. В разделе «Управление пользователями» выберите группу тестирования, затем перейдите на вкладку AI Companion и включите функции, к которым группе тестирования нужно предоставить доступ. 
5. Выберите группу, которая не выполняет тестирование (в ней находятся все остальные пользователи вашей организации). Перейдите на вкладку AI Companion, затем отключите все функции для группы, которая не выполняет тестирование. Щелкните значок блокировки, чтобы пользователи в этой группе не могли это изменить. 

При необходимости можно назначить отдельных администраторов для группы тестирования. У них не будет полного доступа, как у учетной записи администратора, однако они смогут добавлять участников в эту группу тестирования и управлять ею. Это идеальный вариант, если вам нужно делегировать управление тестированием какому-либо лицу, даже если этот человек не является администратором учетной записи.

Коммуникация сотрудников играет решающую роль при развертывании любой технологии. В конце концов, если сотрудники не проинформированы о доступных возможностях, не уверены в том, как это может им помочь, и решение неудобно в использовании, вероятно, его внедрение не будет иметь успеха. 

Далее приведен шаблон электронного письма, представляющего AI Companion вашей команде.

___

Ув. [сотрудники]!

Рады объявить о том, что AI Companion, помощник Zoom на базе генеративного ИИ, теперь доступен для использования в Zoom.

В AI Companion есть ряд функций, которые упрощают выполнение задач в течение рабочего дня и помогают повысить продуктивность и улучшить коллективную работу. Далее изложены доступные возможности.

• Создание сводок конференций Zoom, которые помогают получить представление о том, что происходило на конференции и какие задачи поставлены, даже не записывая конференцию. Эта функция также позволяет создать сводку по длинным цепочкам коллективного чата, что помогает сэкономить время благодаря краткому изложению беседы.

• Ответы на вопросы о конференции в режиме реального времени, например «Упоминали ли меня?» или «Каковы дальнейшие шаги?».

• Составление сообщений в коллективном чате и электронных писем в Zoom Mail соответствующей длины и стиля. Для этого нужно лишь ввести запрос.

• Упрощение просмотра записей за счет разделения их на смарт-главы по теме, выделения важной информации и определения поставленных задач.
• Генерирование идей на доске сообщений Zoom Whiteboard на основании своего запроса, чтобы было проще начинать сеансы мозговых штурмов.

(ПРИМЕЧАНИЕ: РЕДАКТИРУЙТЕ СПИСОК ВЫШЕ, ИСХОДЯ ИЗ ТОГО, КАКИЕ ФУНКЦИИ AI COMPANION ВЫ РЕШИЛИ ВКЛЮЧИТЬ ИЛИ ДЛЯ КАКИХ ПРОДУКТОВ ZOOM У ВАС ЕСТЬ ЛИЦЕНЗИИ.)

Мы понимаем, что у вас могут возникнуть вопросы об использовании этого нового инструмента. Читайте далее, чтобы узнать больше.

Я могу решать, использовать ли мне AI Companion?

Вы можете управлять тем, какие возможности AI Companion вы хотите использовать на конференциях, которые организуете. Эти возможности можно включать и отключать в любой момент. Кроме того, при необходимости можно выбирать, использовать ли их на своих конференциях. Можно также выбрать, когда включать или отключать AI Companion во время конференции. Если во время конференции решение AI Companion активно, в верхнем левом углу окна будет отображаться светящийся значок с блестками. При присоединении к конференции, на которой используются возможности AI Companion, вы получите уведомление с заявлением об ограничении ответственности. 

Будут ли использоваться мои беседы на конференциях для обучения моделей ИИ?

Zoom не использует содержимое клиента в виде аудио, видео, чата, демонстрации экрана, вложений или других форм коммуникации (например, результаты опросов, доски сообщений и реакции) для обучения моделей искусственного интеллекта компании Zoom или ее сторонних поставщиков.

С чего начать?

Во время использования Zoom просто найдите значок AI Companion с блестками — на панели Meetings, Team Chat, Mail или Zoom Whiteboard. 

• Для того чтобы получить дополнительные сведения и узнать, как максимально эффективно использовать AI Companion в течение рабочего дня, см. руководство Zoom по началу работы. 
• Чтобы отключить некоторые возможности AI Companion, перейдите в настройки профиля Zoom и откройте вкладку AI Companion. 
• Ответы на наиболее часто задаваемые вопросы о начале работы см. на странице поддержки Zoom: Использование Zoom AI Companion.

Если у вас возникнут какие-либо вопросы или затруднения, мы будем рады помочь. 

___

Советы по успешному внедрению

Представив решение AI Companion, следуйте приведенным далее советам, чтобы улучшить внедрение и объяснить сотрудникам, как эффективно использовать решение.

• Настройте сеансы обучения и время работы виртуального офиса в Zoom, чтобы сотрудники могли включить AI Companion и найти ответы на возникающие у них вопросы.
• Создайте канал Zoom Team Chat, специально выделенный для AI Companion, чтобы сотрудники могли задавать вопросы или делиться собственными советами и рекомендациями друг с другом.
• Создайте комитет продвинутых пользователей или активных пользователей ИИ, который будет помогать сотрудникам, тестировать новые возможности или проводить собственные сеансы обучения в зависимости от уровня вовлеченности.

Ресурсы для сотрудников

Обучение и вовлечение сотрудников происходит по-разному, и у нас доступно множество ресурсов по поводу AI Companion, которыми можно с ними поделиться.

• Статьи службы поддержки об AI Companion 
• Курсы Центра обучения Zoom
• Публикации блога об AI Companion
• Вебинар на тему AI Companion по запросу

Готовы начать работу с AI Companion? Далее приведено несколько важных ссылок.

• Информацию о последних функциях и возможностях см. на странице AI Companion.
• Загрузите наш информационный документ о безопасности и конфиденциальности AI Companion.
• Пройдите курс «Zoom AI Companion для администраторов» в Центре обучения Zoom.
• Чтобы включить AI Companion, посетите портал администратора организации.
• Узнайте больше о мнениях других руководителей и сотрудников об ИИ в нашем отчете «ИИ на рабочем месте».

Примечание редактора: эта запись блога была отредактирована 22 июля 2024 года: в нее была добавлена наиболее актуальная информация о Zoom AI Companion.