Решение парадокса коллективной работы: как ИИ поможет экономить время

Многие сотрудники работают в командах. Однако если они при этом находятся в разных местах и у них нет необходимых инструментов, скорость и эффективность их работы снижаются. Сотрудникам приходится много общаться в чатах, проводить виртуальные конференции и участвовать в других мероприятиях, которые заполняют календари, но оставляют меньше времени на значимые дела. По сути, такие задачи снижают производительность труда: они занимают время, но не способствуют продуктивности.

Организации рассчитывают на то, что ИИ поможет изменить эту ситуацию. Инструменты генеративного ИИ могут помогать сотрудникам разными способами, например обобщать информацию, составлять сообщения или автоматизировать задачи. При этом некоторые компании охотно внедряют эту полезную технологию, а другие относятся к ней более нерешительно.

Компания Morning Consult по заказу Zoom * провела онлайн-опрос об использовании ИИ в работе. По результатам этого опроса мы составили отчет, который раскрывает различия в отношении сотрудников и руководителей к ИИ, опыте его использования, воспринимаемых преимуществах и недостатках, а также внедрении этой технологии. В более широком смысле в отчете рассматривается, как сотрудники и руководители проводят свои рабочие дни и мог ли бы ИИ помогать им выполнять более трудоемкие задачи.

Ниже приведены некоторые важные выводы.

• В целом руководители более оптимистично настроены в отношении ИИ, чем сотрудники. Мнение рядовых работников отличается в зависимости от региона: в Азиатско-Тихоокеанском регионе они рассматривают ИИ более положительно, а вот в США и Европе испытывают скорее смешанные чувства.
• Руководители сообщают, что тратят больше времени, чем сотрудники, на такие действия, как составление сообщений и ведение протоколов на конференциях. Эти задачи можно было бы выполнять с помощью ИИ.
• Руководители и сотрудники единодушны в преимуществах ИИ, но их беспокоят разные проблемы, связанные с ним.
• Рассеять опасения персонала и устранить препятствия к внедрению ИИ возможно, обучая сотрудников и предоставляя им полезные ресурсы.

Далее мы подробнее рассмотрим использование ИИ на рабочем месте.

* Компания Morning Consult проводила онлайн-опрос по заказу Zoom среди 11 023 представителей умственного труда, работающих на условиях полной занятости (8010 сотрудников и 3013 руководителей команд) в США, Великобритании, Ирландии, Германии, Франции, Японии, Сингапуре и Австралии с 10 по 25 августа 2023 г. 

Современные распределенные команды состоят из сотрудников, находящихся в разных местах, и им необходимы способы эффективной совместной работы. Однако большой объем коллективной работы предполагает множество координационных задач, отнимающих время. Нужно держать всех участников в курсе дел; информировать команду по электронной почте, в чате, текстовых сообщениях или приложениях для управления проектами; проводить планерки и т. д. Все это мешает сотрудникам сосредоточиться и снижает их продуктивность.

Некоторые задачи, необходимые для эффективной совместной работы, например отправка протоколов конференций или плана действий, могут при этом снижать ее эффективность. Если команды не имеют четкого представления о принятых решениях или не владеют важной информацией, они не могут двигаться вперед. В то же время смещение приоритетов в сторону основных задач может привести к тому, что вспомогательные задачи останутся незамеченными. 

В этом заключается парадокс коллективной работы: нам приходится тратить так много времени и усилий на организационные задачи, что это приводит к снижению эффективности и согласованности действий.

ИИ может не только автоматизировать задачи, повышая личную продуктивность, но и помогать в коллективной работе. Руководители, чьи команды используют ИИ, сообщили о его положительном влиянии на сотрудничество. Вероятно, причина в том, что с помощью ИИ можно автоматизировать или упростить некоторые задачи, например отправку протоколов или планов действий после совещаний, составление сообщений и систематизацию информации. Это не только повышает эффективность коллективной работы, но и дает возможность командам сосредоточиться на стратегической деятельности, принятии решений, творчестве и других действиях, которые помогают достигать целей.

На вопрос о том, чем ИИ на работе оказался наиболее полезным, сотрудники и руководители чаще всего отвечали, что он экономит время: сокращает число повторяющихся задач, ускоряет темп работы и высвобождает время на другие дела.

Руководители, чьи команды используют ИИ на работе, заметили похожие результаты от применения инструментов ИИ.

Автоматизировав или упростив некоторые рутинные задачи, сотрудники могут заняться именно тем, что приносит результат, увеличивает доход компании и способствует достижению поставленных целей. Так и повышается продуктивность.

Хотя и сотрудники, и руководители называют главным преимуществом ИИ экономию времени, они предпочитают использовать его по-разному. Сотрудники стремятся повысить эффективность работы и автоматизировать задачи, а руководители — улучшить качество и результативность совещаний.

Эффективность ИИ подтверждается результатами: люди, которые в настоящее время используют инструменты ИИ на работе, сообщают, что такие инструменты экономят их время. Интересно, что руководители экономят с помощью ИИ больше времени, чем сотрудники: ИИ высвобождает как минимум один час в день для 74% руководителей и 46% сотрудников.

Руководители тратят значительное количество времени на рутинные и повторяющиеся задачи, которые можно поручить ИИ или выполнять с его помощью. К примеру, 80% руководителей тратят не менее часа в день на сообщения, электронные письма и контроль выполнения задач. В своих ответах они указали, что им не хватает рабочего времени на все дела. 

Те, кто не использует ИИ на работе, не осознают, сколько времени они потенциально могут экономить. 

На вопрос о том, сколько времени предположительно мог бы экономить им ИИ в течение обычного рабочего дня, 55% сотрудников и 50% руководителей, которые не используют ИИ, ответили, что не знают. Если вспомнить ответы тех, кто работает с ИИ, становится ясно, что люди, не прибегающие к помощи ИИ, упускают возможность оптимизировать свое время.

Из тех, кто не использует ИИ, 45% руководителей и 44% сотрудников сообщили, что использовали бы его, если бы он мог экономить им 30 минут в день. Данные указывают на то, что это возможно. Большинство пользователей ИИ (91% руководителей и 67% сотрудников) сообщают, что он действительно экономит им не меньше 30 минут в день. Узнав больше об этих возможностях ИИ, люди могут начать более активно внедрять его.

На вопрос о том, как бы они использовали дополнительное время, сотрудники и руководители дают аналогичные ответы, но их приоритеты немного отличаются.

Разница в отношении сотрудников и руководителей к ИИ огромна. 

Возможно, это связано с недостатком знаний: чтобы сотрудники могли эффективно использовать ИИ, их нужно обучить. Руководители гораздо чаще указывали, что знакомы с этой технологией и используют инструменты на ее основе.

Неудивительно, что в целом сотрудники видят больше недостатков в использовании ИИ на работе, чем руководители. Сотрудники опасаются самой технологии и возможного негативного влияния на их работу, прямого или косвенного. То есть сотрудники считают, что использование ИИ принесет им больше вреда, чем пользы.

Руководители видят несколько меньше недостатков, и они связаны с персоналом: сотрудников необходимо обучать, а постоянно используя ИИ, они уже не смогут работать самостоятельно. 

Среди тех, кто не использует ИИ на работе, степень доверия к нему сильно различается. Руководители гораздо чаще, чем сотрудники, называли недоверие к ИИ одной из причин отказа от его использования. 

Это удивительно, учитывая тот факт, что в целом руководители были более оптимистичны в отношении ИИ. Тем не менее руководители, которые не используют ИИ на работе, в подавляющем большинстве были более сдержаны в отношении преимуществ ИИ и видели больше недостатков, чем руководители, которые его используют.

Сотрудники в Азиатско-Тихоокеанском регионе (APAC) в целом более положительно относятся к ИИ. В странах Европы и США также преобладает позитивный настрой: 57% европейских и 56% американских сотрудников указали, что они симпатизируют ИИ. При этом самый низкий показатель положительного отношения во Франции — 51%, причем 37% указали, что немного или очень негативно настроены относительно ИИ.

Подобные результаты наблюдались и по степени энтузиазма в отношении ИИ: в странах APAC в целом проявляют больший энтузиазм. Сотрудники в США демонстрируют более смешанные чувства: 47% указали, что испытывают энтузиазм в отношении ИИ. А среди сотрудников во Франции наблюдался наименьший энтузиазм — 42%. Поскольку 51% сотрудников во Франции положительно оценили ИИ, можно предположить, что некоторые из них в целом рассматривают ИИ как что-то хорошее, но не уверены, стоит ли его использовать.

Если большинство респондентов согласны с тем, что применение ИИ экономит время (90%), способствует сокращению количества повторяющихся задач (90%) и ошибок (89%), то что же удерживает команды от использования ИИ? 

Чуть более половины тех, кто сообщил, что не использует ИИ на работе, объяснили это тем, что в их компании в целом не применяют ИИ. Многие сотрудники могут не использовать ИИ в работе только потому, что компании не предоставляют им для этого инструменты и возможности. 

Из тех, кто использует ИИ на работе, 63% сообщили, что компании предоставляют им такие инструменты. Это значит, что остальным 37% необходимо искать их самостоятельно.

Кроме того, многие сотрудники просто не знакомы с ИИ и не понимают, как он может помочь им в работе, то есть им требуется обучение.

Несмотря на положительное отношение к ИИ в целом, руководители признают возможные препятствия для его внедрения, что указывает на потребность в обучении и содействии.

В подтверждение необходимости обучения 85% руководителей считают, что в их компании необходимо провести хотя бы базовый тренинг по возможностям ИИ. Тем не менее, как упоминалось ранее, главным недостатком ИИ руководители назвали необходимость в длительном обучении (80%).

В вопросе о доступных в настоящее время возможностях обучения и ресурсах для тех, кто использует ИИ на работе, руководители и сотрудники разделились во мнениях. 86% руководителей сообщили, что их организация предоставила некоторое количество или же много ресурсов с рекомендациями по использованию ИИ. Однако среди сотрудников это отметили лишь 60%.

Такое расхождение указывает на то, что руководители знают о создаваемых ресурсах, а вот сотрудники — не всегда. Устранить это расхождение можно, улучшив коммуникацию с сотрудниками и обеспечив беспрепятственный доступ к ресурсам.

Руководители считают, что другие препятствия для внедрения могут быть связаны со страхами сотрудников в отношении ИИ: опасениями, что он отнимет у них работу (70%), или недоверием к ИИ (69%). Избавиться от страхов поможет обучение, но также важно предоставить систему, которая поможет сотрудникам эффективно использовать ИИ. 

При обучении нужно показать сотрудникам, как ИИ может помочь автоматизировать или упросить определенные процессы, предоставляя людям время и ресурсы на те задачи, где требуется человеческое участие. Кроме того, необходимо рассказать о том, что при оценке инструментов ИИ в первую очередь учитываются такие факторы, как конфиденциальность и обработка данных, предвзятость и безопасность ИИ. Это поможет решить проблему с доверием.

Как и в случае с любой новой технологией, организациям следует тщательно оценить инструменты ИИ и создать план или систему для их эффективного внедрения. Спешка с внедрением ИИ без учета присущих ему рисков или влияния на сотрудников может привести к низкому уровню внедрения, проблемам с безопасностью и конфиденциальностью, а также к другим негативным последствиям.

В то же время слишком медлить тоже не стоит: 71% опрошенных руководителей согласились с тем, что те, кто не внедряет ИИ в свои команды, рискуют остаться позади. Компании, занимающие выжидательную позицию, могут оказаться позади ранних последователей, которые повышают продуктивность сотрудников и эффективность коллективной работы.

Журнал Harvard Business Review разработал для нас руководство AI at Work: Enhancing Employee Engagement and
Business Success. Этот документ поможет вам подготовить свою организацию к внедрению и использованию технологий ИИ. В руководстве собраны советы от ведущих экспертов в области ИИ и цифровых преобразований о том, как создать для сотрудников условия, способствующие обучению и эффективному использованию ИИ.