Guia dos líderes de TI sobre o Zoom AI Companion

Cada vez mais, as organizações estão vendo a IA como uma tecnologia imprescindível para os funcionários, em vez de uma tecnologia desejável. Como líder de TI, você está na linha de frente dessa onda de transformação digital, com a missão de trazer a tecnologia certa para ajudar os funcionários a colaborar e se comunicarem com eficiência. 

Com tantas soluções de IA disponíveis, sua equipe pode ficar sobrecarregada avaliando e testando as diferentes ferramentas com base em vários fatores, incluindo custo, qualidade, integrações, segurança e privacidade. Encontrar uma solução confiável e eficaz leva tempo. Mas ser lento demais tem suas próprias armadilhas. Se os funcionários ansiosos não receberem ferramentas de IA aprovadas, eles começarão a usar aplicativos não aprovados para fazer o trabalho, e você não saberá como os dados da empresa estão sendo manipulados ou se estão sendo usados para treinar modelos de IA de terceiros. E eles não conseguirão os ganhos de produtividade que a IA pode proporcionar.

Você também está fazendo malabarismos para incorporar a IA aos seus fluxos de trabalho existentes, integrar usuários e comunicar o valor da IA para que os funcionários a usem. 

Conheça o Zoom AI Companion, seu assistente inteligente de IA na plataforma Zoom. Ele faz parte da plataforma na qual você confia e da experiência de colaboração que seus funcionários já conhecem e adoram, e você está a apenas um clique de distância de aumentar a produtividade da sua equipe, resumindo reuniões e conversas do chat, redigindo mensagens no Team Chat e no e-mail e ajudando a fazer brainstorm e organizar ideias em um quadro de compartilhamento. E como ele está incluído sem custo extra para os usuários pagos em planos Zoom qualificáveis*, você não precisa se preocupar em como fazer para incluir uma nova ferramenta no seu orçamento.

Você pode estar considerando seriamente implantar o AI Companion ou pode estar procurando orientação para implantá-lo de forma eficaz. Em qualquer das situações as informações de que você precisa estão logo abaixo. (Você precisa de uma cartilha sobre o que o AI Companion pode fazer pela sua equipe? Comece aqui).

Uma avaliação rigorosa de qualquer aplicativo é fundamental para ajudar a manter os dados da empresa seguros e reduzir possíveis riscos. Nosso compromisso com uma IA responsável é baseado na forte cultura de cuidado do Zoom, que coloca a segurança e a privacidade no centro dos nossos produtos. Se sua organização usa o Zoom, provavelmente você já está familiarizado com a forma como priorizamos a segurança, a privacidade e a conformidade em toda a nossa plataforma.

O Zoom não usa nenhum áudio, vídeo, chat, compartilhamento de tela, anexo de clientes nem outras comunicações semelhantes ao conteúdo dos clientes (como resultados de enquetes, quadro de compartilhamento e reações) para treinar o Zoom ou os modelos de inteligência artificial de terceiros.

Se você não está familiarizado com as práticas de segurança e privacidade do Zoom, nosso documento técnico sobre segurança e privacidade do AI Companion oferece uma visão detalhada sobre os recursos do nosso produto e da abordagem à IA responsável, respondendo a muitas perguntas que você pode ter ao avaliar nossas soluções de IA. 

Baixe o documento técnico para informações em:

• Como usamos e protegemos seus dados
• Fluxo e transmissão de dados para terceiros (se pertinente)
• Detalhes específicos sobre armazenamento e retenção de dados para cada recurso do AI Companion
• Nosso processo de desenvolvimento dos recursos da IA generativa

Os administradores devem habilitar ou desabilitar recursos para toda a conta na página de configurações da conta no portal de administração. É possível optar por dar acesso a qualquer um ou todos esses recursos a funcionários individualmente, a todos os funcionários ou a grupos específicos. 

Não se trata de algo do tipo tudo ou nada. Por exemplo, você pode querer que os funcionários possam resumir as reuniões com o AI Companion, mas quer optar por não dar acesso a recursos como redação de e-mail ou mensagens no Team Chat, enquanto faz mais testes. É muito fácil ativar ou desativar o acesso nas configurações da conta.

Clique na aba AI Companion e você verá a possibilidade de alternar entre ativar e desativar cada um dos recursos disponíveis, no nível da conta

Como controlar o acesso aos recursos de IA

Para ser ainda mais específico, o AI Companion permite que você e seus funcionários controlem o acesso à maioria dos recursos nos níveis de conta, grupo e usuário. 

Veja como seria usando o resumo da reunião como um exemplo (isso seria aplicável a outros recursos do AI Companion também):

• Habilitar o resumo da reunião no nível da conta significa que os organizadores da reunião na sua conta (especificamente os funcionários da sua organização com uma licença Zoom qualificada) têm a possibilidade de iniciar um resumo da reunião gerado por IA.
• Os proprietários da conta podem criar grupos e gerenciar o acesso aos recursos do AI Companion no nível de grupo, dando a alguns usuários acesso a resumos de reuniões e restringindo o acesso de outros. Talvez você queira fazer isso como parte de um teste (mais informações sobre como configurar isso abaixo) ou por outros motivos, como conformidade. 
• Os organizadores podem optar por ativar ou desativar o resumo da reunião no nível de usuário. Isso significa que os organizadores podem decidir eles mesmos se querem que o AI Companion gere um resumo da reunião para as reuniões que eles organizam. Além disso, eles podem decidir, reunião por reunião, se querem ativar ou desativar o AI Companion.

Nos níveis de conta e grupo, é possível restringir configurações clicando no ícone de cadeado para impedir que os usuários alterem essas configurações. Por exemplo, você pode exigir que todos os resumos das reuniões sejam enviados apenas para o organizador da reunião.

Configurações personalizáveis dão ainda mais controle ao administrador

Após ativar um recurso, você tem ainda mais opções para controlar como os resultados do AI Companion são compartilhados e acessados. Por exemplo, ao ativar os resumos das reuniões, você pode decidir se deseja manter esses resumos apenas para o organizador, para o organizador e os participantes internos, ou compartilhar os resumos com todos os convidados da reunião, inclusive os de fora da empresa.

Os funcionários podem escolher quando usar o AI Companion

No nível de usuário, os funcionários podem escolher como querem usar o AI Companion nas reuniões que organizam. Eles podem habilitar o AI Companion para que ele inicie automaticamente um resumo da reunião para todas as reuniões que organizam, ou optar por iniciar o resumo manualmente. Os organizadores também podem decidir se deixam os participantes fazer perguntas ao AI Companion sobre as reuniões que organizam. Os anfitriões podem ativar e desativar esses recursos durante uma reunião. 

Durante uma reunião, todos os participantes serão notificados com uma mensagem quando os recursos do AI Companion forem ativados e um ícone brilhante do AI Companion ficará visível no canto superior direito da janela da reunião se o AI Companion estiver ativo durante toda a reunião.

Antes de implantar o AI Companion para toda a sua organização, talvez seja melhor fazer um piloto com um grupo seleto de funcionários. Isso permite testar os recursos e receber feedback, além de, primeiro, aprender com uma base de usuários menor. E com nossos controles específicos para o AI Companion, é fácil fazer isso. Veja como fazer:

1. Crie um novo grupo para participantes do teste na seção Gerenciamento de usuário da sua conta.
2. Crie um novo grupoem separado para aqueles que não vão participar do teste.
3. Nas suas configurações da conta, clique na aba AI Companion. A partir daí, é possívelescolher quais recursos do AI Companion que você deseja ativar, no nível da conta, ou seja, para todos os usuários da sua conta. Na próxima etapa, você restringirá o acesso à organização mais ampla e permitirá o acesso do seu grupo de teste.
4. Em Gerenciamento de usuário, selecione o grupo de teste, acesse a aba AI Companion e ative os recursos que você quer que o grupo de teste acesse. 
5. Selecione o grupo dos funcionários que não fazem parte do teste, que inclui todos os outros usuários da sua organização. Clique na aba AI Companion e, em seguida, desabilite todos os recursos para esse grupo. Clique no ícone do cadeado para impedir qualquer alteração pelos usuários desse grupo. 

Se quiser, é possível atribuir administradores separados ao seu grupo de teste. Eles não terão acesso total com a conta de administrador, mas poderão adicionar e gerenciar membros ao seu grupo de teste. Isso é útil se você quiser delegar a alguém o gerenciamento do teste, mesmo que essa pessoa não seja um administrador de conta.

A comunicação com o funcionário é fundamental quando estamos implantando qualquer tecnologia. Afinal de contas, se os funcionários não souberem o que está disponível, não estiverem convencidos sobre como isso pode ajudá-los e não se sentirem à vontade para usá-la, provavelmente não a adotarão. 

Aqui está um modelo de e-mail para apresentar o AI Companion à sua equipe:

___

Caros [funcionários],

Estamos empolgados em anunciar que o AI Companion, o assistente de IA generativo do Zoom, já está disponível para você usar no Zoom

O AI Companion tem diversos recursos desenvolvidos para ajudar você durante todo o seu dia de trabalho e aumentar a produtividade e a colaboração. Ele pode:

• Resumir as reuniões do Zoom, oferecendo uma síntese do que aconteceu e dos itens de ação, mesmo sem gravar a reunião. Ele também pode resumir longas conversas do Team Chat, ajudando você a economizar tempo com uma sinopse da conversa.

• Responder perguntas sobre uma reunião em tempo real, como "Meu nome foi mencionado?" ou "Quais são os próximos passos?"

• Redigirmensagens do Team Chat e e-mails em mensagens do Zoom Mail com o tom adequado e o tamanho certo. Tudo o que você precisa fazer é escrever uma solicitação.

• Facilitar a análise das gravações dividindo-as em capítulos inteligentes por assunto, destacando informações importantes e identificando itens de ação.
• Gerar ideias no Zoom Whiteboard, de acordo com sua solicitação, ajudando você a iniciar sessões de brainstorming.

[OBSERVAÇÃO: EDITE A LISTA ACIMA DE ACORDO COM OS RECURSOS DO AI COMPANION QUE VOCÊ OPTAR POR ATIVAR OU COM OS PRODUTOS ZOOM PARA OS QUAIS VOCÊ TEM LICENÇA]

Sabemos que você pode ter dúvidas sobre como usar essa nova ferramenta. Continue lendo para mais informações:

Posso escolher se quero usar o AI Companion?

Você tem controle em relação aos recursos do AI Companion que deseja usar nas reuniões que organiza. É possível ativar ou desativar esses recursos a qualquer momento e você pode optar, caso a caso, usá-los ou não em suas reuniões. Também é possível escolher quando ativar ou desativar o AI Companion, enquanto a reunião estiver em andamento. Se o AI Companion estiver ativo durante uma reunião, um ícone brilhante ficará visível no canto superior esquerdo de sua janela. Se você ingressar em uma reunião na qual os recursos do AI Companion estiverem em uso, você será notificado com uma isenção de responsabilidade. 

As minhas conversas nas reuniões serão usadas para treinar modelos de IA?

O Zoom não usa nenhum áudio, vídeo, chat, compartilhamento de tela, anexo de clientes nem outras comunicações semelhantes ao conteúdo dos clientes (como resultados de enquetes, quadro de compartilhamento e reações) para treinar o Zoom ou os modelos de inteligência artificial de terceiros.

Como posso começar?

Basta procurar pelo ícone brilhante do AI Companion enquanto estiver usando o Zoom, na barra de ferramentas do Meetings, do Team Chat, do Mail ou do Zoom Whiteboard. 

• Consulte o Guia de Introdução ao Zoom para mais detalhes e para saber como aproveitar ao máximo o AI Companion durante o seu dia de trabalho. 
• Se você quiser desativar determinados recursos do AI Companion, acesse as configurações do perfil do Zoom e procure a aba AI Companion. 
• Para respostas às perguntas mais frequentes sobre como começar, acesse a página de suporte do Zoom: como usar o Zoom AI Companion.

Caso tenha dúvidas ou problemas entre em contato. 

___

Dicas para promover a adoção

Após apresentar o AI Companion, siga estas dicas para promover a adoção e ajudar seus funcionários a aprender a usar a ferramenta de forma eficaz:

• Marque sessões de treinamento e horários de expediente virtual pelo Zoom para ajudar os funcionários a ativar o AI Companion, além de tirar dúvidas e responder a perguntas que eles possam ter.
• Crie um canal do Zoom Team Chat dedicado ao AI Companion para que os funcionários possam fazer perguntas ou compartilhar suas próprias dicas e melhores práticas uns com os outros.
• Crie um comitê de usuários avançados ou entusiastas de IA para ajudar os funcionários, testar novos recursos ou realizar sessões de treinamento por conta própria, dependendo do nível de participação deles.

Recursos para funcionários

Cada funcionário aprende e participa de maneira diferente, e temos uma variedade de recursos do AI Companion disponíveis que você pode compartilhar com eles.

• Artigos de suporte do AI Companion 
• Cursos do Centro de aprendizagem Zoom
• Blogs sobre o AI Companion
• Webinar sob demanda sobre o AI Companion

Pronto para usar o AI Companion? Aqui estão alguns links importantes:

• Confira a página do AI Companion para ficar por dentro dos recursos e das funcionalidades mais recentes.
• Baixe nosso documento técnico sobre segurança e privacidade do AI Companion.
• Conclua o curso Zoom AI Companion for Administrators [Zoom AI Companion para administradores] no Centro de aprendizagem Zoom.
• Acesse o portal da conta de administrador de sua organização para ativar o AI Companion.
• Leia mais sobre o que outros líderes e funcionários estão pensando sobre IA em nosso relatório AI in the Workplace [A IA no local de trabalho].

Nota do editor: essa postagem em blog foi editada em 22 de julho de 2024 para incluir as informações mais atualizadas sobre o Zoom AI Companion.