Como resolver o paradoxo da colaboração: pesquisa mostra como as equipes podem economizar tempo usando a IA

Muitos funcionários gastam muito tempo trabalhando em equipe, mas quando essas equipes estão dispersas geograficamente e não têm as ferramentas necessárias, isso pode diminuir o ritmo da colaboração. Colaborar à distância pode resultar em mais reuniões virtuais, mensagens de chat e outras atividades que enchem nossas agendas, mas nos deixam com pouco tempo para fazer coisas importantes ou o trabalho efetivo. Essas tarefas são, essencialmente, um pedágio da produtividade: elas nos mantêm ocupados, mas não contribuem para a produtividade.

As empresas estão de olho na IA para ajudar a mudar isso. As ferramentas de IA generativa podem ajudar os funcionários em uma grande variedade de atividades, desde resumir informações até redigir mensagens para tarefas automatizadas. Enquanto algumas empresas estão na dianteira da explosão da IA generativa, outras estão um pouco mais hesitantes em adotar a tecnologia.

Nosso relatório, A IA no local de trabalho, baseada em uma pesquisa on-line encomendada pelo Zoom e realizada pela Morning Consult*, tem o objetivo de esclarecer algumas das diferenças entre os funcionários e líderes em termos do sentimento em relação à IA, experiências, benefícios percebidos, além de obstáculos e adoção. De maneira mais ampla, o relatório analisa como os funcionários e líderes estão gastando o tempo do dia de trabalho e se a IA poderia ajudar em tarefas que consomem mais tempo.

Aqui estão os principais resultados:

• No mundo todo, os líderes estão mais otimistas sobre a IA do que os funcionários. Os sentimentos dos funcionários variam conforme a região: aqueles que estão na APAC (Ásia-Pacífico) são mais positivos em relação à IA, enquanto temos sentimentos mais contraditórios em funcionários dos EUA e da Europa.
• Os líderes relatam que gastam mais tempo do que os funcionários em atividades como redigir mensagens e fazer anotações em reuniões, atividades que podem ser realizadas com a ajuda da IA.
• Os líderes e os funcionários concordam em relação aos benefícios, mas não se preocupam com as mesmas coisas quando se trata da IA.
• Disponibilizar capacitação e recursos de cima para baixo poderia mitigar as preocupações dos funcionários e superar as barreiras que existem para a adoção da tecnologia.

Continue lendo para uma visão detalhada sobre a IA no local de trabalho.

*A Morning Consult realizou uma pesquisa on-line, encomendada pelo Zoom, com 11.023 trabalhadores administrativos de tempo integral (8.010 funcionários e 3.013 líderes), nos EUA, Irlanda, Alemanha, França, Japão, Singapura e Austrália, entre 10 e 25 de agosto de 2023. 

A equipes modernas distribuídas geograficamente precisam encontrar maneiras de colaborar de forma eficiente, quando não estão no mesmo lugar. Mas muito da colaboração envolve tarefas que consomem muito tempo, como manter os colegas de equipe informados sobre o que está acontecendo, enviar atualizações por e-mail, chat, mensagem de texto ou aplicativos de gestão de projeto, ter reuniões de status que roubam o tempo da nossa capacidade de focar e, de outra forma criam um pedágio de produtividade muito caro.

Algumas tarefas que exigem trabalhar efetivamente em conjunto, como enviar anotações de reunião ou itens de ação, também podem ser as tarefas que impedem a colaboração efetiva. Quando as equipes não têm uma noção clara sobre quais decisões foram tomadas ou se elas não têm informações fundamentais, elas simplesmente não conseguem avançar. Ao mesmo tempo, mudar prioridades e um foco na execução pode significar que tarefas administrativas como enviar atualizações e itens de ação podem ser esquecidas.

Aqui está o paradoxo da colaboração: empenhamos tanto tempo e esforço em tarefas de colaboração que acabamos sendo menos eficazes e menos conectados.

Assim como a IA pode ajudar a automatizar ou auxiliar em tarefas para melhorar a produtividade, ela também pode ajudar a aumentar a colaboração. Os líderes cujas equipes estão usando IA, relataram efeitos positivos na colaboração. Isso pode ser porque a IA pode ser usada para automatizar ou ajudar em certas tarefas, como compartilhar anotações e itens de ação após reuniões, além de redigir mensagens e organizar as informações. Tudo isso é fundamental para uma colaboração efetiva, mas também dá espaço para que as equipes foquem em atividades mais estratégicas, tomada de decisão, ideação criativa e outras atividades que fazem as coisas acontecerem.

Quando foi pedido aos funcionários e aos líderes para identificar quais os benefícios mais úteis do uso da IA no trabalho, as principais respostas estavam relacionadas a economizar tempo, seja ao reduzir o número de tarefas repetitivas, concluir o trabalho mais rapidamente ou usar aquele tempo para fazer outra coisa.

Do mesmo modo, os líderes cujas equipes usam a IA para trabalhar, viram resultados parecidos relacionados ao uso de ferramentas de IA:

Ao automatizar ou receber auxílio para algumas dessas tarefas, os funcionários podem focar seu tempo e esforço em atividades mais importantes que aumentam o resultado, geram faturamento e, fora isso, fazem as coisas acontecerem, aumentando assim a produtividade.

Enquanto os funcionários e líderes podem concordar que economizar tempo é um ótimo benefício, eles não concordam em como exatamente querem que a IA os ajude durante o dia de trabalho. Os funcionários estão interessados em usar ferramentas de IA para eficiência e automação, enquanto os líderes preferem usar a IA para auxiliá-los durante e após as reuniões.

O benefício de ter mais tempo para focar em outras coisas é corroborado pelos resultados. As pessoas que atualmente estão usando ferramentas de IA no trabalho, afirmam ter economizado tempo. É interessante que os líderes que usam a IA no trabalho estão notando mais economia de tempo do que os funcionários: 74% dos líderes afirmam que a ferramenta economiza uma ou mais horas durante o dia, enquanto apenas 46% dos funcionários fazem tal afirmação.

Os líderes, principalmente, gastam um tempo significativo em tarefas repetitivas que podem ser feitas ou auxiliadas pela IA. Por exemplo, 80% dos líderes passam uma hora ou mais do dia trabalhando em mensagens, e-mails e acompanhamentos. Suas respostas indicam que eles poderiam usar o tempo que sobra de outras maneiras durante o dia.

Por outro lado, aqueles que não usam a IA no trabalho, não sabem quanto tempo eles poderiam estar economizando. Quando perguntados quanto tempo eles acreditam que o uso da IA poderia economizar durante um dia normal de trabalho, 55% dos funcionários e 50% dos líderes que não usam a IA, afirmaram que não sabiam. Quando você compara isso com aquilo que os usuários da IA dizem estar experimentando em termos de tempo economizado, fica claro que quem não está usando a ferramenta, pode estar perdendo uma oportunidade de melhorar a maneira como usa seu tempo.

Daqueles que não usam a IA, 45% dos líderes e 44% dos funcionários disseram que provavelmente a usariam se ela pudesse gerar uma economia de 30 minutos por dia. Conforme os dados, ela pode fazer isso. A maioria dos usuários da IA (91% dos líderes e 67% dos funcionários) dizem que ela economiza 30 minutos ou mais por dia. Ligar a desconexão ou falta de consciência sobre as possibilidades de economia de tempo geradas pela IA poderia incentivar mais pessoas a adotar essa tecnologia.

Os funcionários e os líderes têm ideias parecidas sobre o que eles fariam com mais tempo no dia, mas suas prioridades são um pouquinho diferentes:

Há uma grande disparidade entre líderes e funcionários quando se trata de quão familiar e empolgados eles estão em relação à IA. 

A familiaridade com a tecnologia pode ter algo a ver com isso. As pessoas têm que ser capacitadas sobre a IA para adotarem a tecnologia e se beneficiarem dela. Os líderes estavam bem mais propensos a se descreverem como estar familiarizados com a IA e, na verdade, serem usuários da IA.

Não é surpresa alguma que, no geral, os funcionários percebem mais obstáculos para usar a IA no trabalho do que os líderes. Os obstáculos percebidos estão relacionados com a tecnologia em si e os possíveis efeitos negativos que ela pode ter nos seus empregos, seja direta ou indiretamente. Isso pode indicar que os funcionários acham que eles têm mais a perder do que a ganhar quando se trata de usar a IA.

Os líderes percebem os obstáculos em um grau um pouco menor e os obstáculos percebidos estão relacionados aos funcionários: o esforço que seria necessário para treiná-los e a preocupação de que eles ficariam dependentes da IA. 

Entre os entrevistados que não usam a IA no trabalho, os líderes e os funcionários ficaram bem divididos em relação ao problema da confiança. Os líderes estavam muito mais propensos do que os funcionários a dizer que um dos motivos para não usar a IA no trabalho era porque eles não confiavam nela. 

Isso é surpreendente porque, no geral, os líderes estavam mais otimistas sobre a IA e seus benefícios. No entanto, os líderes que não usam a IA no trabalho foram esmagadoramente mais conservadores sobre os benefícios da IA e mais propensos a notar grandes obstáculos que seus pares que usam a IA no trabalho.

Os funcionários na região da Ásia-Pacífico (APAC) tiveram, no geral, sentimentos mais positivos em relação à IA. Países da Europa e os EUA exibiram uma favorabilidade similar com 57% dos funcionários europeus e 56% dos americanos indicando serem favoráveis em relação à IA. Os funcionários da França se destacaram como tendo o menor nível de favorabilidade com 51%, sendo que 37% indicaram ser muito desfavoráveis ou um pouco desfavoráveis em relação à IA.

Os resultados foram parecidos em relação ao sentimento de empolgação em relação à IA. No geral, os países da APAC demonstraram mais empolgação. Os funcionários nos EUA demonstraram sentimentos mais contraditórios, sendo que 47% indicaram estar empolgados em relação à IA, enquanto os franceses foram os menos empolgados com 42% apenas. Como 51% dos funcionários franceses avaliaram a IA de maneira favorável, isso pode demonstrar que alguns funcionários veem a IA como uma força positiva no geral, mas são ambivalentes em relação a usá-la.

Se a maioria dos entrevistados concorda que usar a IA economiza tempo (90%), leva a tarefas menos repetitivas (90%) e resulta em menos enganos (89%), então o que está impedindo as equipes de usarem a IA? 

Entre os que disseram não usar a IA no trabalho, um pouco mais da metade afirmou que era porque suas empresas não usam a IA. Muitos funcionários podem estar impedidos por suas empresas de incorporar a IA no seu trabalho por não receberem ferramentas e oportunidades para fazê-lo.

Daqueles que usam a IA no trabalho, 63% dizem que sua empresa fornece ferramentas de IA, o que significa dizer que 37% precisam procurar essas ferramentas por conta própria.

Outras razões comuns incluem não estar familiarizado com a tecnologia e não saber como ela poderia ajudar no trabalho, sugerindo uma necessidade de mais treinamento para os funcionários.Apesar de, no geral, terem uma visão positiva da IA, os líderes reconhecem possíveis barreiras para adoção, o que sugere uma necessidade de treinamento e capacitação.

85% dos líderes acreditam que, pelo menos, algum treinamento sobre os benefícios da IA é necessário na sua empresa para validar a importância de capacitar os funcionários sobre a IA. No entanto, como foi dito anteriormente, os líderes identificaram que um dos grandes obstáculos da IA era a necessidade de muito treinamento (80%).

Quando olham detalhadamente para o treinamento e os recursos atualmente disponíveis para aqueles que usam a IA no trabalho, os líderes e funcionários têm pontos de vista diferentes. 86% dos líderes disseram que sua empresa forneceu desde algum recurso a muitos recursos sobre como utilizar melhor a IA. Enquanto a mesma opinião só é compartilhada por 60% dos funcionários.

Essa desconexão indica que os líderes estão a par dos recursos que estão sendo criados, mas os funcionários podem não estar a par dos recursos disponíveis para eles. Melhorar a comunicação com os funcionários, além de proporcionar um acesso melhor aos recursos poderia ajudar a diminuir essa disparidade e apoiar a adoção da IA.

Os líderes sentiram que outras barreiras para adoção poderiam estar relacionadas aos receios dos funcionários em relação à IA: preocupações de que ela vá acabar com o seu emprego (70%) ou que eles não confiam na IA (69%). Isso mostra uma oportunidade para resolver possíveis receios por meio da capacitação, mas também mostra a necessidade dos líderes fornecerem uma estrutura que ajudará os funcionários a usarem a IA de forma efetiva para superar estas barreiras. 

O treinamento e a capacitação deveriam, em parte, focar em mostrar aos funcionários como a IA pode ajudar a automatizar ou aprimorar certas partes do seu trabalho, permitindo que eles tenham tempo e largura de banda para focar em tarefas que necessitam de um toque humano. As organizações deveriam também abordar preocupações relacionadas à confiança, mostrando aos funcionários que problemas como privacidade e manuseio de dados, viés da IA e segurança são questões fundamentais ao avaliar uma ferramenta de IA.

Assim como é feito com qualquer tecnologia, as organizações deveriam avaliar cuidadosamente as ferramentas de IA e criar um plano ou estrutura de trabalho para implementá-las de forma eficaz. Correr para incorporar a IA sem considerar seus riscos inerentes ou como ela afetará os funcionários pode resultar em uma baixa adoção, problemas de segurança e privacidade, além de outros efeitos negativos.

Ao mesmo tempo, as organizações precisam evitar adiar por muito tempo já que 71% dos líderes entrevistados concordaram que aqueles que não apresentaram a IA às suas equipes, correm o risco de ficar para trás. As companhias com uma abordagem "esperar para ver" podem se ver sendo superadas por aqueles que adotam a tecnologia de forma precoce e estão aproveitando os benefícios de uma melhor produtividade, colaboração e eficácia do funcionário.

Nossa peça auxiliar, "A IA no trabalho: como melhorar o engajamento do funcionário e
o sucesso do negócio", desenvolvida pelo Harvard Business Review, ajudará você a preparar a sua organização para implantar e adotar as tecnologias de IA. Tenha insights de especialistas em IA líder e transformação digital sobre como você pode desenvolver uma experiência do funcionário que promova educação, treinamento e uso eficaz da IA.