Rozwiązanie paradoksu współpracy: badanie pokazuje, w jaki sposób zespoły mogą oszczędzać czas dzięki sztucznej inteligencji

Wielu pracowników spędza dużo czasu, pracując w zespołach, jednak gdy zespoły te są rozproszone w różnych lokalizacjach i nie mają niezbędnych narzędzi, współpraca ta może spowolnić. Współpraca na odległość może wiązać się z większą liczbą wirtualnych spotkań, wiadomości na czacie i innych działań, które wypełniają nasze kalendarze, ale pozostawiają nam mniej czasu na sensowną i efektywną pracę. Zadania te stanowią w istocie „opłatę za produktywność”: zajmują nasz czas, ale nie przyczyniają się do jej wzrostu.

Organizacje zwracają się w kierunku sztucznej inteligencji, aby to zmienić. Narzędzia wykorzystujące generatywną sztuczną inteligencję mogą pomóc pracownikom w szerokim zakresie działań, od podsumowywania informacji przez tworzenie wiadomości po automatyzację zadań. Podczas gdy niektóre firmy bez wahania dołączają do grona użytkowników generatywnej sztucznej inteligencji, inne podchodzą nieco bardziej niechętnie do przyjęcia tej technologii.

Nasz raport „Sztuczna inteligencja w miejscu pracy”, opracowany na podstawie wyników ankiety internetowej zleconej przez Zoom i przeprowadzonej przez Morning Consult*, ma na celu odkrycie różnic między pracownikami a liderami pod względem nastawienia do sztucznej inteligencji, ich doświadczeń, postrzeganych korzyści i wad oraz adopcji. Mówiąc szerzej, raport analizuje, w jaki sposób pracownicy i liderzy spędzają dzień pracy oraz czy sztuczna inteligencja może potencjalnie pomóc im w najbardziej czasochłonnych zadaniach.

Oto kilka kluczowych wniosków:

• Zasadniczo liderzy są bardziej optymistycznie nastawieni do sztucznej inteligencji niż pracownicy. Nastroje pracowników różnią się w zależności od regionu: pracownicy w regionie Azji i Pacyfiku są bardziej pozytywnie nastawieni do sztucznej inteligencji, natomiast wśród pracowników z USA i Europy uczucia są bardziej mieszane.
• Liderzy zgłaszają, że spędzają więcej czasu niż pracownicy na czynnościach takich jak redagowanie wiadomości i robienie notatek ze spotkań — czyli na zadaniach, które można wykonać z pomocą sztucznej inteligencji.
• Liderzy i pracownicy zgadzają się co do zalet sztucznej inteligencji, ale martwią się o różne jej aspekty.
• Zapewnienie edukacji i zasobów na wszystkich poziomach hierarchii mogłoby potencjalnie rozwiązać obawy pracowników i bariery w adopcji.

Czytaj dalej, aby dokładnie przyjrzeć się sztucznej inteligencji w miejscu pracy.

* Firma Morning Consult przeprowadziła na zlecenie Zoom ankietę internetową wśród 11 023 pełnoetatowych pracowników umysłowych (8010 pracowników i 3013 liderów zespołów) w USA, Wielkiej Brytanii, Irlandii, Niemczech, Francji, Japonii, Singapurze i Australii między 10 a 25 sierpnia 2023 roku.

Nowoczesne, rozproszone zespoły muszą znaleźć sposoby na skuteczną współpracę, gdy nie znajdują się w tym samym miejscu. Znaczna część współpracy wiąże się jednak z czasochłonnymi zadaniami, takimi jak informowanie członków zespołu o bieżących działaniach, wysyłanie aktualizacji za pośrednictwem poczty elektronicznej, czatu, wiadomości tekstowych lub aplikacji do zarządzania projektami, organizowanie spotkań dotyczących postępów w pracy, które zabierają nam czas i zdolność skupienia się, a także w inny sposób powodującymi wyższe straty w zakresie produktywności.

Niektóre zadania wymagane do skutecznej współpracy, takie jak wysyłanie notatek ze spotkań lub informowanie o działaniach do wykonania, mogą również utrudniać tę współpracę. Jeśli zespoły nie mają jasności co do tego, jakie decyzje zostały podjęte, lub brakuje im kluczowych informacji, nie mogą iść naprzód. Jednocześnie zmieniające się priorytety oraz skupienie na wynikach może oznaczać, że rutynowe zadania, takie jak wysyłanie aktualizacji i działań do wykonania, mogą być pomijane. 

Na tym właśnie polega paradoks współpracy — konieczność poświęcania tak dużej ilości czasu i wysiłku na zadania związane ze współpracą ostatecznie sprawia, że jesteśmy mniej efektywni i mamy gorszy kontakt ze współpracownikami.

Tak jak sztuczna inteligencja może pomóc zautomatyzować zadania lub pomóc w ich wykonywaniu w celu zwiększenia produktywności, może również pomóc w usprawnieniu współpracy. Liderzy, których zespoły korzystają ze sztucznej inteligencji, zgłaszali jej pozytywny wpływ na współpracę. Może to wynikać z faktu, że sztuczną inteligencję można wykorzystać do automatyzacji lub wspomagania realizacji niektórych zadań, takich jak udostępnianie notatek i działań do wykonania po spotkaniach, tworzenie wiadomości i porządkowanie informacji. Wszystko to jest niezbędne do skutecznej współpracy i jednocześnie zapewnia zespołom czas na skupienie się na bardziej strategicznych działaniach, podejmowaniu decyzji, kreatywnym myśleniu i innych istotnych działaniach.

Kiedy pracowników i liderów poproszono o wskazanie, które korzyści wynikające z zastosowania sztucznej inteligencji w pracy są najbardziej pomocne, najczęściej powtarzające się odpowiedzi dotyczyły oszczędności czasu — albo szybsze wykonywanie pracy dzięki zmniejszeniu liczby powtarzalnych zadań, albo możliwość wykorzystania odzyskanego czasu na coś innego.

Liderzy, których zespoły korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, zauważyli podobne wyniki stosowania narzędzi sztucznej inteligencji:

Dzięki automatyzacji niektórych z tych rutynowych zadań lub pomocy w ich wykonaniu pracownicy mogą poświęcać swój czas i koncentrować wysiłki na ważniejszych działaniach, które zwiększają wydajność, generują przychody lub są w inny sposób istotne, poprawiając w  ten sposób swoją produktywność.Choć pracownicy i liderzy mogą zgadzać się, że oszczędność czasu to wielka korzyść, mają odmienne zdanie co do tego, w jaki sposób sztuczna inteligencja powinna im pomagać w codziennej pracy. Pracownicy są zainteresowani wykorzystaniem sztucznej inteligencji do zwiększania wydajności i automatyzacji, a liderzy chcą wykorzystywać ją do wsparcia podczas spotkań i po nich.

Wyniki ankiety potwierdzają korzyści płynące z posiadania większej ilości czasu na skupienie się na innych rzeczach — osoby, które obecnie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, twierdzą, że oszczędza im ona czas. Co ciekawe, liderzy korzystający ze sztucznej inteligencji w pracy zauważają większą oszczędność czasu niż pracownicy: 74% liderów twierdzi, że oszczędza im to co najmniej jedną godzinę dziennie, w porównaniu do 46% pracowników.

Przede wszystkim liderzy spędzają znaczną ilość czasu na rutynowych i powtarzalnych zadaniach, które można wykonać za pomocą lub z pomocą sztucznej inteligencji. Na przykład 80% liderów spędza co najmniej godzinę dziennie na przeglądaniu wiadomości, e-maili i informacji uzupełniających. Ich odpowiedzi wskazują na to, że przydałoby im się więcej czasu w ciągu dnia.

Z drugiej strony osoby, które nie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, nie zdają sobie sprawy z tego, ile czasu mogą potencjalnie zaoszczędzić. Na pytanie, ile czasu według nich sztuczna inteligencja jest w stanie zaoszczędzić im w typowym dniu pracy, 55% pracowników i 50% liderów, którzy nie korzystają ze sztucznej inteligencji, odpowiedziało, że nie wie. Porównując to z tym, co twierdzą użytkownicy sztucznej inteligencji, staje się jasne, że osoby, które z niej nie korzystają, mogą tracić szansę na poprawę sposobu wykorzystania swojego czasu.

Spośród grupy osób, które nie korzystają ze sztucznej inteligencji, 45% liderów i 44% pracowników stwierdziło, że prawdopodobnie skorzystaliby z niej, gdyby pozwoliło im to zaoszczędzić 30 minut dziennie. Z danych wynika, że to możliwe. Większość użytkowników sztucznej inteligencji (91% liderów i 67% pracowników) twierdzi, że oszczędza im ona 30 lub więcej minut dziennie. Zwiększenie świadomości dotyczącej możliwości sztucznej inteligencji w zakresie oszczędności czasu może zachęcić więcej osób do jej przyjęcia.

Pracownicy i liderzy mają podobne pomysły na to, co by zrobili, gdyby mieli więcej czasu w ciągu dnia, ale ich priorytety nieco się różnią:

Istnieje przytłaczająca przepaść między liderami a pracownikami, jeśli chodzi o stopień zaznajomienia ze sztuczną inteligencją i związany z nią entuzjazm.

Może mieć z tym coś wspólnego znajomość technologii — ludzie muszą zdobyć wiedzę na temat sztucznej inteligencji, aby ją zaakceptować i czerpać z niej korzyści. Liderzy znacznie częściej opisywali siebie jako osoby zaznajomione ze sztuczną inteligencją i faktycznie będące jej użytkownikami.

Nie jest zaskakujące, że pracownicy dostrzegają więcej wad stosowania sztucznej inteligencji w pracy niż liderzy. Postrzegane wady są związane z samą technologią i potencjalnie negatywnym wpływem, jaki może ona mieć na ich miejsca pracy — bezpośrednio lub pośrednio. Może to oznaczać, że pracownicy czują, że jeśli korzystają ze sztucznej inteligencji, mają więcej do stracenia niż do zyskania.

Liderzy w nieco mniejszym stopniu dostrzegają wady, które w ich przypadku mają głównie związek z pracownikami, a mianowicie z wysiłkiem, jakiego wymagałoby przeszkolenie pracowników, oraz z obawą, że mogą się od niej uzależnić. 

Wśród respondentów, którzy nie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, liderzy i pracownicy byli bardzo podzieleni w kwestii zaufania. Liderzy znacznie częściej niż pracownicy twierdzili, że jednym z powodów, dla których nie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, jest brak zaufania do niej. 

Jest to zaskakujące, ponieważ jako całość liderzy byli bardziej optymistycznie nastawieni do sztucznej inteligencji i jej korzyści. Jednak liderzy, którzy nie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, zdecydowanie bardziej konserwatywnie oceniali zalety sztucznej inteligencji i częściej dostrzegali jej poważne wady niż liderzy, którzy korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy.

Ogólnie rzecz biorąc, pracownicy w regionie Azji i Pacyfiku (APAC) są bardziej pozytywnie nastawieni do sztucznej inteligencji. Kraje w Europie i USA wykazały podobną przychylność — 57% pracowników w Europie i 56% pracowników w Ameryce wskazało, że są przychylni wobec sztucznej inteligencji. Pracownicy we Francji wyróżniali się najniższym poziomem przychylności — 51%, przy czym 37% stwierdziło, że są nieco lub bardzo nieprzychylnie nastawieni do sztucznej inteligencji.

Wyniki były podobne, jeśli chodzi o entuzjazm wobec sztucznej inteligencji — ogólnie kraje APAC wykazywały większe podekscytowanie. Pracownicy w USA wykazywali więcej mieszanych uczuć — 47% stwierdziło, że są podekscytowani sztuczną inteligencją, natomiast pracownicy we Francji byli najmniej podekscytowani (42%). Jako że 51% pracowników we Francji pozytywnie oceniło sztuczną inteligencję, może to oznaczać, że niektórzy pracownicy postrzegają sztuczną inteligencję jako ogólnie pozytywne narzędzie, ale mają ambiwalentny stosunek do jej stosowania.

Skoro większość respondentów zgadza się, że korzystanie ze sztucznej inteligencji oszczędza czas (90%), prowadzi do mniejszej liczby powtarzalnych zadań (90%) i skutkuje mniejszą liczbą błędów (89%), to co powstrzymuje zespoły przed korzystaniem z niej? 

Wśród osób, które stwierdziły, że nie korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, nieco ponad połowa przyznała, że dzieje się tak dlatego, że ich firma jako całość z niej nie korzysta. Wielu pracowników ogranicza fakt, że ich firmy nie zapewniają narzędzi i możliwości włączenia sztucznej inteligencji do ich pracy. 

Spośród osób, które rzeczywiście korzystają ze sztucznej inteligencji w pracy, 63% twierdzi, że ich firma zapewnia narzędzia sztucznej inteligencji, co oznacza, że pozostałe 37% musi mieć motywację do samodzielnego poszukiwania takich narzędzi.

Inne częste przyczyny to brak znajomości technologii i brak wiedzy na temat tego, w jaki sposób sztuczna inteligencja może pomóc w pracy, co wskazuje na potrzebę dalszego kształcenia pracowników.

Pomimo ogólnie pozytywnego nastawienia do sztucznej inteligencji, liderzy dostrzegli potencjalne bariery w jej przyjęciu związane z koniecznością przeprowadzania szkoleń i zapewniania wsparcia.

85% liderów uważa, że w ich firmie potrzebne jest przynajmniej podstawowe szkolenie na temat korzyści związanych ze sztuczną inteligencją, co potwierdza znaczenie edukowania pracowników w temacie sztucznej inteligencji. Jak wspomniano jednak wcześniej, jako główną wadę sztucznej inteligencji liderzy wskazali fakt, że wymaga ona zbyt wielu szkoleń (80%).

Przy bliższym przyjrzeniu się szkoleniom i zasobom dostępnym obecnie dla osób korzystających ze sztucznej inteligencji w pracy, liderzy i pracownicy mieli odmienne poglądy. 86% liderów stwierdziło, że ich organizacja zapewniła bardzo dużo zasobów pozwalających na najlepsze wykorzystanie sztucznej inteligencji w porównaniu z zaledwie 60% pracowników.

Ta rozbieżność pokazuje, że liderzy są świadomi istnienia zasobów, ale pracownicy nie wiedzą, że są one dla nich dostępne. Poprawa komunikacji z pracownikami i zapewnienie lepszego dostępu do zasobów może pomóc wesprzeć wdrażanie sztucznej inteligencji.

Liderzy uważają, że inne bariery we wdrażaniu mogą wynikać z obaw pracowników związanych ze sztuczną inteligencją: z obawy, że odbierze im ona pracę (70%) oraz z braku zaufania do niej (69%). Odkrywa to możliwość rozwiania potencjalnych wątpliwości poprzez edukację, ale wskazuje również na potrzebę zapewnienia przez liderów ram, które pomogą pracownikom skutecznie wykorzystywać sztuczną inteligencję do pokonania tych barier. 

Szkolenia i edukacja powinny częściowo skupiać się na pokazywaniu pracownikom, w jaki sposób sztuczna inteligencja może pomóc zautomatyzować lub ulepszyć niektóre części ich pracy, pozostawiając im czas i możliwości skupienia się na zadaniach wymagających uwagi człowieka. Organizacje powinny również rozwiewać wątpliwości dotyczące zaufania, pokazując pracownikom, że kwestie takie jak prywatność i przetwarzanie danych, stronniczość sztucznej inteligencji i bezpieczeństwo są najważniejsze przy ocenie dowolnego narzędzia opartego na sztucznej inteligencji.

Jak w przypadku każdej nowej technologii, organizacje powinny dokładnie ocenić narzędzia oparte na sztucznej inteligencji i stworzyć plan lub ramy ich skutecznego wdrożenia. Pośpiech we wdrażaniu sztucznej inteligencji bez uwzględnienia nieodłącznego ryzyka lub wpływu, jaki będzie ona miała na pracowników, może skutkować niskim poziomem wykorzystania, problemami z bezpieczeństwem i prywatnością oraz innymi negatywnymi skutkami.

Jednocześnie organizacje muszą unikać zbyt długiego zwlekania — 71% ankietowanych liderów zgodziło się, że liderzy, którzy nie wprowadzą sztucznej inteligencji do swoich zespołów, ryzykują, że zostaną w tyle. Firmy stosujące zbyt konserwatywne podejście mogą zostać wyprzedzone przez odważniejszych użytkowników, którzy będą czerpać korzyści z większej produktywności, lepszej współpracy i efektywności pracowników.

Nasz artykuł towarzyszący „Sztuczna inteligencja w pracy: większe zaangażowanie pracowników i
sukces biznesowy” opracowany przez Harvard Business Review pomoże Ci przygotować Twoją organizację do wdrożenia i wykorzystania technologii opartej na sztucznej inteligencji. Poznaj opinie wiodących ekspertów w dziedzinie sztucznej inteligencji i transformacji cyfrowej na temat tego, jak stworzyć środowisko, które promuje edukację, szkolenia i efektywne wykorzystanie sztucznej inteligencji przez pracowników.