Online en hybride evenementen bieden je de flexibiliteit om meer mensen op boeiende manieren te bereiken. Gebruik onze stapsgewijze handleiding om een succesvol virtueel evenement van elke grootte of schaal te plannen en uit te voeren.
Het kan zijn dat je reis- en locatiebeperkingen hebt of gewoon je evenement aan een groter publiek wilt presenteren terwijl je tijd en geld bespaart. Er zijn verschillende redenen om virtuele evenementen te organiseren.
Wanneer je sprekers en deelnemers overal kunnen deelnemen, creëert dit geweldige mogelijkheden voor netwerken, kennisdeling, lesgeven en leren en verbinding maken op een persoonlijker niveau.
Ook als je persoonlijke evenementen organiseert, kun je toch nog een virtueel onderdeel toevoegen om je bereik te vergroten. Hybride evenementen creëren een ervaring waar aanwezig publiek en virtueel publiek samen van kunnen genieten.
Live ervaringen zijn interactiever dan vooraf opgenomen inhoud, wat meer verbindingen mogelijk maakt.
Zie hoe we onze eerste virtuele Zoomtopia 95% live hebben gemaakt.
Bouw de ervaring op rond de unieke behoeften en voorkeuren van je publiek.
Het Filmfestival van Marche du Film – Cannes ging virtueel met Zoom API en SDK.
Laat je evenement tot leven komen met meeslepende ervaringen die bezoekers samenbrengen.
EUNIS creëerde unieke online ervaringen tijdens haar eerste digitale congres.
Laat het formaat en de inhoud van je evenement een weerspiegeling zijn van je merk voor de liefhebbers ervan.
Storytelling en conversatie vormen de kern van de online evenementen van TEDxMelbourne.
Vergroot de betrokkenheid
Door de juiste vragen te stellen, leg je een sterke basis voor het plannen en nemen van beslissingen, van het kiezen van de juiste sprekers tot het uitzoeken hoe en waar je je evenement moet promoten. Hier is een lijst met vragen om je op weg te helpen.
Als je weet wat je doelgroep is, kun je de hele ervaring van je evenement vormgeven, van je agenda en planning tot de inhoud die je aanbiedt.
Bedenk welke waarde je je publiek kunt bieden voor wat betreft inhoud, netwerken en andere mogelijkheden.
Meeslepend, interactief, samenwerkend: denk na over hoe je wilt dat je bezoekers omgaan met de inhoud, sprekers en andere deelnemers aan het evenement.
Of je nu je huidige klanten wilt opleiden of potentiële leads wilt vinden, begrijp je doelen en doelstellingen en creëer een strategie om ze te bereiken.
Voor beginnende virtuele evenementenplanners raden we ten minste vier tot zes weken aan voor de meeste evenementen. Geef jezelf minstens 12 weken de tijd voor een groot, meerdaags online evenement met gelijktijdige tracks.
Betrek je IT-team (of huur in een vroeg stadium een technologie-expert in — Zoom Events heeft experts die klanten kunnen helpen bij het opzetten, plannen, repeteren en live ondersteunen) en laat ze deelnemen aan al je vergaderingen om technologische beperkingen te identificeren, oplossingen aan te bevelen, problemen te testen en op te lossen.
Wijs budget toe voor werving en marketing van deelnemers, ontwikkeling van inhoud, kosten voor sprekers, geschenken en video- en audioapparatuur.
Statistieken variëren afhankelijk van de doelstellingen van je evenement, de doelgroepgrootte, branche en type evenement.
Dit zijn een aantal cijfers om te bekijken:
Zorg ervoor dat je manieren instelt om statistieken bij te houden die voor jou het belangrijkst zijn.
De juiste tools maken het plannen eenvoudiger en helpen je evenement soepeler te laten verlopen. Afhankelijk van de ervaring die je wilt bieden, onderzoek en selecteer je je tools in de vroege fase van de planning, zodat je de juiste beslissingen voor je evenement kunt nemen en efficiënter met je tijd en inspanningen kunt omgaan.
Zoom Events is een platform voor virtuele evenementen dat geschikt is voor het hosten van evenementen bestaande uit een enkele sessie, meerdere sessies, meerdere dagen of meerdere tracks. Zoom Events bouwt voort op de functionaliteit van Zoom Meetings en Zoom Webinars door speciale evenementenhubs, robuuste registratie- en ticketopties en een netwerkmogelijkheid voor deelnemers toe te voegen aan alle soorten evenementen (openbaar of privé, gratis of betaald). Je kunt je evenementen publiceren in een privé- of openbare hub om het voor deelnemers gemakkelijk te maken om deel te nemen.
Beslissen of je Zoom Meetings of Zoom Webinars wilt gebruiken voor een individuele sessie is een belangrijke keus. Met de juiste oplossing kun je een ervaring ontwerpen die voldoet aan je doelstellingen en uiteindelijk leidt tot een succesvol evenement. Gebruikers van Zoom Events kunnen eenvoudig kiezen welke van de twee ze willen gebruiken voor een individuele sessie binnen hun evenement.
Wanneer je een grotere sessie plant, kun je de webinaroptie gebruiken voor keynotes, gastsprekers en entertainment (denk aan het hoofdpodium) en de vergaderoptie voor aparte tracks en kleinere rondetafelgesprekken.
Houd rekening met deze drie belangrijke factoren bij het kiezen tussen een vergadering of webinar:
Combinatie van Zoom Meetings en Zoom Webinars met één ticket voor deelnemers en een netwerklobby.
Wil je dat deelnemers met elkaar communiceren of wil je de focus op je sprekers?
Als je wilt dat de deelnemers op video te zien zijn of kunnen spreken of hun scherm kunnen delen, kies dan voor Zoom Meetings.
Als je wilt dat het evenement alleen is om naar te kijken, waarbij de host bepaalt welke deelnemers zichtbaar zijn of gehoord worden, kies dan voor het webinarplatform.
Deelnemers die je kent (bijvoorbeeld werknemers of klanten) leveren vaak minder risico op om storend te zijn en willen misschien de interactie die Zoom Meetings kan bieden. Zoom Webinars is een betere keuze voor evenementen waarbij je te maken hebt met grote groepen onbekende deelnemers, omdat het je meer controle geeft over factoren zoals wie er kan spreken en op camera kan verschijnen.
Aparte vergadersessies
Rondetafelgesprekken met deelnemers
Focusgroepen
Kleinere, interactieve trainingen
Netwerksessies
Keynotes
Presentaties op het hoofdpodium
Live entertainment tijdens het evenement
Productdemonstraties voor een groot publiek
Panels in informele bijeenkomsten
Zoom Webinars zijn ideaal voor presentaties die bestaan uit één sessie en waarbij één persoon veel anderen toespreekt. Als je een Zoom Events-licentie koopt, krijg je ook alle voordelen van Zoom Webinars en meer.
Je kunt ervoor kiezen om webinars vanuit de webportal te hosten in plaats van het evenement in te stellen in Zoom Events. Of gebruik Zoom Events om de functies van Zoom Webinars toe te voegen om meerdere webinarsessies aan elkaar te koppelen en zelfs te combineren met Zoom Meetings voor ervaringen die langer duren en interactiever zijn. Zoom Events biedt volwaardig evenementenbeheer met functies zoals branded evenementenhubs, registratie en tickets, naast verbeterde rapportage. Bekijk de speciale FAQ voor Zoom Webinars.
Enkele voorbeelden voor wanneer je kunt overwegen om een enkele Zoom Webinars vanuit het webportaal te hosten, inclusief training, presentaties en één sessie/één-op-veel-evenementen.
Gebruik Zoom Events voor langere en meer betrokken evenementen zoals sales kick-offs, klantevenementen, informele bijeenkomsten en onboarding van medewerkers.
Integreer Zoom met je bestaande tech stack om je online evenement efficiënter uit te voeren.
Bezoek de Zoom App Marketplace voor meer dan 1000 integraties!
Wil je geld vragen voor je evenement? Gebruik Zoom Events en maak verbinding met PayPal of Stripe om het betalingsproces te stroomlijnen.
Wat maakt een goed evenement? Het draait allemaal om de ervaring die je levert aan je publiek.
Een online evenement kan zoveel meer zijn dan achter een computer zitten en een live feed of video bekijken. Als je een evenement neemt dat meestal persoonlijk is en het transformeert in een virtuele ervaring, wees dan creatief en probeer enkele van die interactieve elementen ook online aan te bieden.
Van de voorbereiding voorafgaand aan het evenement tot de live-ervaring, ontdek hoe je interactiviteit en betrokkenheid in je evenement kunt inbouwen.
Een virtueel evenement moet een sneller tempo hebben om deelnemers betrokken te houden en te voorkomen dat ze vertrekken.
Gebruik de lobby van Zoom Events om geregistreerde deelnemers voor en tijdens je evenement verbinding te laten maken en te netwerken. Stel twee weken voor het evenement onderwerpen in en promoot deze met alle deelnemers om een dialoog te starten en vragen te stellen om deelnemers aan te moedigen om te communiceren.
Wat zouden je bezoekers ontvangen bij een persoonlijk evenement? Verstuur dit per post of met een bezorgservice voor een leuke verrassing.
Met de functie V&A kunnen deelnemers aan een webinar vragen indienen voor live of schriftelijke antwoorden tijdens de sessie. Hier zijn een paar tips om V&A te gebruiken tijdens een webinar:
Krijg realtime feedback van je publiek of meet hun niveau van begrip met de inhoud die je voor het evenement hebt en start je vooraf ingestelde peilingen tijdens de sessie.
Gebruik tools zoals Slido, Kahoot! of een 'rad van namen' om je evenement interactiever en leuker te maken.
Laat deelnemers tijdens je evenement in kleinere groepen met elkaar in contact komen. Je kunt deelnemers in real time toewijzen aan Aparte vergaderruimtes, deelnemers vooraf toewijzen of hen toestaan zelf te selecteren aan welke ruimte ze willen deelnemen en vrij tussen ruimtes bewegen.
Alles wat je moet weten over Aparte vergaderruimtes van Zoom.
Stuur een enquête na het evenement om feedback te verzamelen. Als je Zoom Webinars gebruikt, kun je instellen dat de enquête automatisch wordt gelanceerd nadat je gasten de sessie hebben verlaten.
Meld je aan voor de webinar Inleiding tot Zoom Events
Vraag een demo met een Zoom-expert aan.
Het runnen van een succesvol online evenement is een teamprestatie! Je moet je sprekers voorbereiden en je evenementteam op één lijn hebben om ervoor te zorgen dat alles soepel verloopt. Doorloop onze checklists voor evenementen om ervoor te zorgen dat je niets over het hoofd ziet.
Wijs producent(en) aan die verantwoordelijk zijn voor alles wat met de productie te maken heeft.
Gebruik Zoom Team Chat om speciale kanalen te maken met het team dat het virtuele evenement organiseert, zodat je op de hoogte blijft van taken en actiepunten. Met Zoom Team Chat kun je in real time samenwerken met zowel interne als externe teamleden.
Je productieschema moet een tijdlijn bevatten van alle sessies, presentatorinformatie, overgangen, procedures en pauzes en wanneer deze zullen plaatsvinden.
Definieer en visualiseer je online evenementervaring duidelijk met technische specificaties voor elke sessie, opties voor livestreaming en andere details om producenten op één lijn te brengen met technische en presentatieteams.
Werk samen met het presentatieteam om de instellingen voor elke sessie duidelijk te definiëren en in te schakelen. Bepaal bijvoorbeeld of V&A is ingeschakeld en of deelnemers kunnen chatten.
Zorg ervoor dat je bij het plannen van je webinar 'Oefensessie inschakelen' selecteert, zodat hosts en panelleden vroeg kunnen deelnemen aan het webinarplatform om zich voor te bereiden.
Als je Zoom Webinars gebruikt, moet elk panellid deelnemen via een unieke link die per e-mail naar hem/haar is verzonden. Zodra sprekers zijn gekozen en je webinar is gepland, stuur je een uitnodigingslink en controleer je of ze deze hebben ontvangen.
Voer een oefening uit met je presentatoren om camera's, microfoons, belichting en andere instellingen te testen en oefen intro's, inhoud en overgangen. Moedig ze aan om deel te nemen aan de oefening met de apparatuur die ze op de dag van het evenement zullen gebruiken.
Bepaal of je wilt livestreamen naar Facebook Live, YouTube Live, eenaangepaste service of meerdere platforms tegelijk met behulp van restream.io.
Stuur presentatoren instructies voor het gebruik van Zoom en het waarborgen van de audio- en videokwaliteit.
Als tijdens je sessie meerdere sprekers presenteren, maak dan een schema en laat elke presentator weten hoeveel tijd hij of zij heeft.
Vraag sprekers om de inhoud van hun presentatie, biografie en publieksvragen (voor live peilingen of V&A) ruim van tevoren in te dienen.
Dit helpt technische problemen met een onstabiele wifiverbinding te voorkomen, wat nadelige gevolgen kan hebben voor de audiokwaliteit en de algehele bezoekerservaring. Moedig virtuele presentatoren aan om hetzelfde te doen.
Gebruik een losse microfoon of goede koptelefoon voor de beste audiokwaliteit. Stel je audio-instellingen in om achtergrondgeluiden te onderdrukken.
Open je video-instellingen om HD in te schakelen, aan te passen voor weinig licht en indien nodig je uiterlijk bij te werken.
Je kunt een virtuele achtergrond met branding maken voor alle presentatoren, die hun naam, bedrijf en titel toont. Als je liever geen virtuele achtergrond gebruikt, zorg er dan voor dat je echte achtergrond schoon en opgeruimd is.
Kies effen kleuren in plaats van strepen of kleine, drukke patronen. Als je een green-screen hebt, zorg er dan voor dat je kleding een andere kleur heeft!
Tip van een pro
Stuur sprekers een kit met alles wat ze nodig hebben: een microfoon/headset, ethernetkabel, ringlamp en webcam. Stel een map samen met digitale middelen met een sjabloon voor virtuele achtergronden, evenement-graphics en een voorbeeld van tekst voor sociale media, zodat ze hun sessie kunnen promoten in hun netwerk.
Je kunt de meest geweldige evenementervaring ter wereld ontwerpen, maar als je niet de tijd neemt om je evenement te promoten, dan heeft je doelgroep er geen weet van. Maak assets waarmee je je evenement effectief op de markt kunt brengen en bezoekers naar je website kunt leiden om meer te weten te komen.
Je startpagina of evenementwebsite moet je bezoekers voorzien van alle informatie die ze nodig hebben om zich te registreren en je evenement bij te wonen. Deze pagina of website moet ook duidelijk maken welke waarde je evenement bezoekers zal opleveren. Wat zijn de voordelen van deelname voor hen, waarom mogen ze het niet missen?
Waar gaat het over? Voor wie is het? Geef deelnemers een voorproefje van wat ze kunnen verwachten in 1-2 korte alinea's.
Vergeet de tijdzone niet!
Voeg een korte beschrijving van elke sessie toe.
Voeg een foto en een korte biografie toe om je sprekers te promoten.
Toon sponsors die je evenement steunen met logo's en bedrijfsinformatie.
Stel een lijst met bronnen samen, zoals blogposts of websites om verder te lezen, of een chatkanaal op Zoom voor deelnemers aan het evenement.
Beantwoord veelgestelde vragen zoals 'Wat kost het om deel te nemen?' en 'Kan ik opgenomen sessies na het evenement bekijken?'
Promoot je merk met visuele middelen om je doelpubliek aan te trekken en beoogde prospects te overtuigen deel te nemen.
Met zowel Zoom Events als Zoom Webinars kun je je registratiepagina aanpassen met de huisstijl van je organisatie en gerichte vragen.
Een sizzle reel kan ook helpen bij het creëren van enthousiasme over je evenement op sociale media en andere marketingkanalen.
Begin ten minste twee tot drie weken van tevoren met het promoten van je online evenement om registratienummers te genereren. Vergeet niet om brontrackinglinks te maken voor webinarregistratie om te zien welke marketinginspanningen het meest effectief zijn.
Stuur marketingmails en herinneringen. A/B test je onderwerpregels en overweeg twee tot drie mailers voorafgaand aan het evenement om het bewustzijn te behouden. Overweeg het gebruik van video-inhoud in e-mails om doelpubliek en registranten enthousiast te maken voor het evenement.
Met content marketing kun je het verhaal van je evenement vertellen en meer diepgaande informatie verstrekken dan met een e-mail. Gebruik de juiste trefwoorden om het organische verkeer te verhogen.
Een persbericht en mediabereik met opmerkelijke sprekers en andere overtuigende details kunnen meer aandacht vestigen op je evenement. Stel een medialijst samen met branchepublicaties en zoek naar verkooppunten die evenementen zoals dat van jou dekken om je doelgroep te bereiken. Stuur geïnteresseerde verslaggevers uitnodigingen voor het live evenement.
Zorg voor een buzz onder volgers met een hashtag voor een evenement, afbeeldingen en een campagne op sociale media. Vergeet advertenties en gepromote berichten niet om verder te gaan dan het organische bereik.
Creëer visuele middelen en voorbeelden van sociale berichten die partners en sprekers gemakkelijk kunnen gebruiken, zoals een grafische sjabloon die ze kunnen aanpassen om hun naam en sessie-informatie toe te voegen.
De planning en voorbereiding is gedaan. Nu is het tijd om aan de slag te gaan met de kern van de zaak: het hosten van je evenement. Van de oefening (absoluut noodzakelijk!) tot de grote dag dien je rekening te houden met het volgende.
Plan ongeveer een week voor je evenement een oefening met je productieteam, evenementhosts, sprekers en iedereen met een actieve rol, om eventuele problemen vóór de grote dag aan te pakken.
Checklist voor oefening: alles wat je nodig hebt
Geef je sprekers en panelleden tips voor technische instellingen, zodat ze er op hun best uitzien.
Met een webinar-oefensessie kan de host de webinar starten en kunnen alleen de panelleden en co-hosts deelnemen. Geef je sprekers de gelegenheid om 10 tot 20 minuten voor aanvang van het evenement in te bellen, zodat ze kunnen deelnemen aan de oefensessie, hun audio en video kunnen testen en lastminuteproblemen kunnen oplossen voordat ze live gaan uitzenden.
Tip van een pro
Alleen hosts en co-hosts kunnen tijdens een oefensessie op de knop Webinar starten klikken. Deze actie kan niet ongedaan worden gemaakt. Klik dus alleen op de knop als iedereen klaar is om live te gaan!
Probeer je webinar een paar minuten eerder te starten om deelnemers de tijd te geven om deel te nemen voordat het programma begint. Als je welkomstmuziek wilt afspelen, zorg er dan voor dat deze rechtenvrij is.
De binnenkomst van deelnemers is een perfect moment om na te gaan of je instellingen voor vergaderingen of webinars correct zijn. Controleer of je opneemt en livestreamt naar de juiste platforms en start de livestream als deze niet automatisch is ingeschakeld. Zorg er ook voor dat V&A-instellingen correct zijn ingeschakeld en dat panelleden en co-hosts de juiste toestemmingen hebben.
Begin je evenement met een korte aankondiging om deelnemers te laten weten of de webinar wordt opgenomen, hoe ze vragen kunnen indienen en waar de webinar over gaat. Vergeet niet om sprekers en sponsors te bedanken!
Houd ondersteuningspagina's voor Zoom Events, Zoom Webinars of Zoom Meetings open om problemen snel op te lossen. Als panelleden problemen tegenkomen, chat dan privé met hen vanuit de Zoom-client of in de privéchat tijdens de sessie.
Dat was het dan! Het einde van het evenement betekent echter niet dat het werk gedaan is. Neem een paar extra stappen om feedback te verzamelen, opnames te gebruiken en leads op te volgen, zodat je het meeste uit het evenement kunt halen waar je zo hard aan hebt gewerkt.
Leg feedback van deelnemers vast over wat goed werkte en wat moet worden verbeterd. Gebruik de enquête om de Net Promoter Score van deelnemers te verzamelen voor het algemene evenement en voor elke sessie.
Bewerk opnames en transcripties en maak ze beschikbaar op je website of evenementpagina. Als je wilt, kun je de inhoud afsluiten om gebruikersgegevens te verzamelen van kijkers die toegang hebben tot de opnames.
Stuur een e-mail naar deelnemers met een link naar de opnames van het evenement en aanvullende bronnen.
Als je Zoom Events gebruikt, kun je je Evenementoverzicht-dashboard gebruiken,vergaderrapporten genereren die gegevens over registratie en peilingen bevatten of webinarrapporten die gegevens over registratie, deelnemers, V&A, peilingen en evenementprestaties bevatten.
Maak gebruik van inzichten uit rapporten om leads te kwalificeren en gebruik de hierboven genoemde belangrijke integraties om leads om te zetten in verkoop.
Maak je volgende online evenement nog beter dan het vorige door te beoordelen wat werkte en wat niet. Gebruik deelnemersgegevens en feedback uit de rapporten, evenals eventuele sprekers en panelleden, om de betrokkenheid bij je inhoud en andere onderdelen van het evenement te meten.
Wil je meer weten? Neem contact op met ons verkoopteam om vandaag nog te beginnen met je virtuele evenement.
