Een Zoom AI Companion-gids voor IT-managers

Organisaties zien AI steeds meer als een noodzakelijke technologie voor werknemers, en niet zozeer als een interessante extra. Als IT-manager loop je voorop in deze golf van digitale transformatie en heb je de taak om de juiste technologie te bieden om werknemers te helpen effectief samen te werken en te communiceren. 

Met zoveel beschikbare AI-oplossingen kan je team overweldigd zijn door het evalueren en testen van verschillende tools op basis van verschillende factoren, waaronder kosten, kwaliteit, integraties, beveiliging en privacy. Het kost tijd om een betrouwbare en effectieve oplossing te vinden. Een te langzaam tempo kan echter ook valkuilen inhouden. Als enthousiaste werknemers niet worden voorzien van goedgekeurde AI-tools, kunnen ze niet-goedgekeurde apps gaan gebruiken voor hun werk, waarbij je niet weet hoe bedrijfsgegevens worden verwerkt en of deze worden gebruikt om AI-modellen van derden te trainen. Daarenboven zullen ze niet de productiviteitswinst behalen die AI kan bieden.

Je zal ook moeilijkheden ondervinden om AI in je bestaande workflows te integreren, met onboarding van gebruikers en met het communiceren van de waarde van AI zodat werknemers er gebruik van maken. 

Maak kennis met Zoom AI Companion, jouw slimme AI-assistent op het Zoom-platform. De tool maakt deel uit van het platform dat je vertrouwt en van de samenwerkingservaring die je werknemers al kennen en waar ze van houden. Met slechts één klik kun je de productiviteit van je team verhogen door de mogelijkheid om vergaderingen en chatthreads samen te vatten, berichten op te stellen in teamchat en e-mail, en te helpen brainstormen en ideeën te ordenen op een whiteboard. Aangezien AI Companion zonder extra kosten is inbegrepen voor betalende gebruikers met in aanmerking komende Zoom-abonnementen,* hoef je je geen zorgen te maken over ruimte voor een nieuwe tool in je budget.

Of je nu actief AI Companion overweegt of op zoek bent naar hulp bij het effectief implementeren ervan, hieronder vind je de informatie die je nodig hebt. (Heb je een inleiding nodig over wat AI Companion voor jouw team kan betekenen? Begin hier).

Een grondige evaluatie van elke toepassing is essentieel om bedrijfsgegevens veilig te houden en potentiële risico's te verminderen. Onze inzet voor verantwoorde AI is gebaseerd op de sterke zorgcultuur van Zoom, die beveiliging en privacy centraal stelt in onze producten. Als jouw organisatie Zoom al gebruikt, ben je waarschijnlijk bekend met hoe we prioriteit geven aan beveiliging, privacy en naleving op ons platform.

Het is belangrijk om te weten dat Zoom geen klantinhoud gebruikt in de vorm van audio, video, chat, gedeelde schermen, bijlagen of andere communicatie van klanten (zoals resultaten van peilingen, whiteboards en reacties) om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen.

Als je niet bekend bent met de beveiligings- en privacypraktijken van Zoom, biedt ons whitepaper Privacy en beveiliging bij gebruik van AI Companion een gedetailleerd overzicht van onze productfuncties en benadering van verantwoorde AI. Bovendien krijg je een antwoord op veel vragen die je kunt hebben bij het evalueren van onze AI-oplossingen. 

Download het whitepaper voor informatie over:

• Hoe we je gegevens gebruiken en beschermen
• De gegevensstroom en overdracht aan derden (indien van toepassing)
• Specifieke details over gegevensopslag en -bewaring voor elke AI Companion-functie
• Ons proces voor het ontwikkelen van generatieve AI-functies

Beheerders kunnen functies voor hun volledige account in- of uitschakelen op de pagina met accountinstellingen in de Beheerportal. Je kunt kiezen of je individuele werknemers, alle werknemers of alleen bepaalde groepen toegang wilt geven tot één of meerdere van deze functies. 

Het is geen alles-of-niets-keuze. Je kunt bijvoorbeeld toelaten dat werknemers vergaderingen kunnen samenvatten met AI Companion, maar ervoor kiezen om te wachten met mogelijkheden zoals e-mail of teamchat opstellen terwijl je meer tests uitvoert. Je kunt de toegang eenvoudig in- of uitschakelen in je accountinstellingen.

Klik op het tabblad AI Companion en je ziet de mogelijkheid om elke beschikbare functie op accountniveau in of uit te schakelen

Toegang tot AI-functies beheren

Dankzij AI Companion kunnen jij en je werknemers de toegang tot de meeste functies op account-, groeps- en gebruikersniveau beheren en krijg je dus fijnmazige controle. 

Dat ziet er zo uit, met de samenvatting van de vergadering als voorbeeld (dit zou ook van toepassing zijn voor andere AI Companion-functies):

• Als je een samenvatting van een vergadering inschakelt op accountniveau, betekent dit dat hosts van vergaderingen op jouw account (met name werknemers binnen jouw organisatie met een in aanmerking komende Zoom-licentie) de mogelijkheid hebben om een door AI gegenereerde samenvatting van hun vergadering te starten.
• Accounteigenaren kunnen groepen maken en de toegang tot AI Companion-mogelijkheden op groepsniveau beheren, waardoor sommige gebruikers toegang krijgen tot samenvattingen van vergaderingen en de toegang voor anderen wordt beperkt. Misschien wil je dit doen als onderdeel van een proefproject (hieronder meer over hoe je dat kunt instellen) of om andere redenen, zoals naleving. 
• Hosts kunnen ervoor kiezen om samenvatting van vergaderingen op gebruikersniveau in of uit te schakelen. Dat betekent dat hosts zelf kunnen beslissen of ze willen dat AI Companion een samenvatting van de vergadering genereert voor vergaderingen die ze hosten. Ze kunnen ook per vergadering beslissen of ze AI Companion in- of uitschakelen.

Op account- en groepsniveau kun je instellingen beperken door op het vergrendelingspictogram te klikken om te verhinderen dat gebruikers deze instellingen wijzigen. Je kunt bijvoorbeeld vereisen dat alle samenvattingen van vergaderingen alleen naar de host van de vergadering worden verzonden.

Aanpasbare instellingen bieden nog meer controle voor beheerders

Zodra je een functie inschakelt, heb je nog meer opties om te bepalen hoe de uitvoer van AI Companion wordt gedeeld en geopend. Wanneer je bijvoorbeeld samenvattingen van vergaderingen inschakelt, kun je beslissen of je deze samenvattingen wilt bewaren voor alleen de host of voor de host en interne deelnemers, of dat je samenvattingen wilt delen met alle genodigden voor de vergadering, waaronder externe personen.

Werknemers kunnen kiezen wanneer ze AI Companion gebruiken

Op gebruikersniveau kunnen werknemers kiezen hoe ze AI Companion willen gebruiken in vergaderingen die ze hosten. Ze kunnen AI Companion inschakelen om automatisch een samenvatting van een vergadering te starten voor elke vergadering die ze hosten of ervoor kiezen om de samenvatting handmatig te starten. Hosts kunnen ook beslissen of ze deelnemers toestaan om AI Companion vragen te stellen over de vergaderingen die ze hosten. Hosts hebben de mogelijkheid om deze functies tijdens een vergadering in en uit te schakelen. 

Tijdens een vergadering worden alle deelnemers met een bericht op de hoogte gebracht wanneer AI Companion-mogelijkheden zijn ingeschakeld, en als AI Companion actief is, licht tijdens de hele vergadering een AI Companion -pictogram op in de rechterbovenhoek van het vergaderingsvenster.

Voordat je AI Companion in je hele organisatie uitrolt, kun je overwegen een proefproject uit te voeren met een selecte groep werknemers. Zo kun je de mogelijkheden testen en eerst feedback en lessen verzamelen van een kleiner gebruikersbestand. Met onze gedetailleerde bedieningselementen voor AI Companion kun je dat heel eenvoudig doen. Dat gaat als volgt:

1. Maak een nieuwe groep voor je testers in het gedeelte Gebruikersbeheer van je account.
2. Maak een aparte nieuwe groep voor niet-testers.
3. Klik in je accountinstellingen op het tabblad AI Companion. Hier kun je kiezen welke AI Companion-mogelijkheden je wilt inschakelen. Dit gebeurt op accountniveau, dus voor alle gebruikers van je account. In de volgende stap beperk je de toegang voor de ruimere organisatie terwijl je toegang geeft voor de testgroep.
4. Selecteer onder Gebruikersbeheer je testgroep, navigeer vervolgens naar het tabblad AI Companion en schakel de functies in waartoe je de testgroep toegang wilt geven. 
5. Selecteer de groep van niet-testers, die alle andere gebruikers in je organisatie omvat. Klik op het tabblad AI Companion en schakel vervolgens alle functies voor de groep van niet-testers uit. Klik op het vergrendelingspictogram om te voorkomen dat gebruikers in deze groep dit wijzigen. 

Indien gewenst, kun je afzonderlijke beheerders toewijzen aan je testgroep. Deze krijgen geen volledige toegang tot je beheerdersaccount, maar kunnen wel leden toevoegen aan en beheren in de testgroep. Deze optie is perfect als je het beheer van het proefproject wilt delegeren aan iemand die geen accountbeheerder is.

Communicatie met werknemers is van cruciaal belang bij het uitrollen van technologie. Immers, als werknemers niet op de hoogte zijn van wat er beschikbaar is, niet weten hoe het hen kan helpen en zich niet op hun gemak voelen bij het gebruik ervan, zullen ze het waarschijnlijk niet gebruiken. 

Hier is een sjabloon-e-mail voor het introduceren van AI Companion in jouw team:

___

Beste [medewerkers],

We zijn verheugd aan te kondigen dat AI Companion, de generatieve AI-assistent van Zoom, nu beschikbaar is voor gebruik in Zoom.

Met AI Companion heb je een aantal mogelijkheden die zijn ontworpen om gedurende je werkdag de productiviteit en samenwerking te verbeteren. De tool kan:

• Zoom-vergaderingen samenvatten, zodat je een overzicht krijgt van wat er is gebeurd en van actiepunten, zelfs zonder de vergadering op te nemen. AI Companion kan ook lange teamchat-threads samenvatten, zodat je tijd kunt besparen met een synopsis van het gesprek;

• in real time vragen beantwoorden die je hebt over een vergadering, zoals "Is mijn naam genoemd?" of "Wat zijn de volgende stappen?";

• teamchatberichten en e-mails in Zoom Mail opstellen met de juiste toon en lengte. Je hoeft alleen een prompt te geven;

• het bekijken van opnamen gemakkelijker maken door ze op te splitsen in slimme hoofdstukken per onderwerp, belangrijke informatie te markeren en actiepunten te identificeren;
• ideeën genereren op een Zoom Whiteboard op basis van je prompt, zodat je brainstormsessies een vliegende start kunt geven.

[OPMERKING: BEWERK DE BOVENSTAANDE LIJST OP BASIS VAN DE AI COMPANION-FUNCTIES DIE JE WILT INSCHAKELEN OF DE ZOOM-PRODUCTEN WAARVOOR JE EEN LICENTIE HEBT]

We weten dat je misschien vragen hebt over het gebruik van deze nieuwe tool. Lees verder voor meer info:

Kan ik kiezen of ik AI Companion wil gebruiken?

Jij hebt de controle over welke AI Companion-mogelijkheden je wilt gebruiken in vergaderingen die je host. Je kunt deze mogelijkheden op elk gewenst moment in- of uitschakelen en je kunt per geval kiezen of je ze al dan niet wilt gebruiken in je vergaderingen. Je kunt ook kiezen wanneer je AI Companion wilt in- of uitschakelen tijdens je vergadering. In de linkerbovenhoek van je venster licht een sterpictogram op als AI Companion actief is tijdens een vergadering. Als je deelneemt aan een vergadering waar AI Companion-mogelijkheden worden gebruikt, word je hiervan op de hoogte gesteld met een disclaimer. 

Worden mijn vergadergesprekken gebruikt om AI-modellen te trainen?

Zoom gebruikt geen klantinhoud in de vorm van audio, video, chat, gedeelde schermen, bijlagen of andere communicatie van klanten (zoals resultaten van peilingen, whiteboards en reacties) om de kunstmatige-intelligentiemodellen van Zoom of derden te trainen.

Hoe ga ik aan de slag?

Zoek gewoon terwijl je Zoom gebruikt naar het sterpictogram van AI Companion in je werkbalk Vergaderingen, Teamchat, Mail of Zoom Whiteboard. 

• Raadpleeg de Startgids van Zoom voor meer informatie en om te leren hoe je AI Companion optimaal kunt benutten tijdens je werkdag. 
• Als je bepaalde AI Companion-mogelijkheden wilt uitschakelen, ga je naar de instellingen van je Zoom-profiel en zoek je naar het tabblad AI Companion. 
• Ga voor antwoorden op de meest gestelde vragen over aan de slag gaan naar de ondersteuningspagina van Zoom: Zoom AI Companion gebruiken.

Aarzel niet om contact op te nemen met eventuele vragen of opmerkingen. 

___

Tips om het gebruik te bevorderen

Nadat je AI Companion hebt geïntroduceerd, kun je aan de hand van deze tips het gebruik ervan stimuleren en je werknemers leren hoe ze de tool effectief kunnen gebruiken:

• Stel trainingssessies en virtuele kantooruren in via Zoom om werknemers te helpen AI Companion in te schakelen en eventuele vragen te beantwoorden.
• Maak een Zoom Team Chat-kanaal speciaal voor AI Companion, zodat je werknemers vragen kunnen stellen of hun eigen tips en best practices met elkaar kunnen delen.
• Stel een groep van hoofdgebruikers of AI-enthousiastelingen samen om werknemers te helpen, nieuwe mogelijkheden te testen of zelf trainingssessies te organiseren, afhankelijk van hun mate van betrokkenheid.

Bronnen voor werknemers

Werknemers leren en raken betrokken op verschillende manieren, en we hebben een verscheidenheid aan AI Companion-bronnen beschikbaar die je met hen kunt delen.

• Ondersteuningsartikelen voor AI Companion 
• Cursussen in het Zoom Learning Center
• Blogs over AI Companion
• On-demand AI Companion-webinar

Klaar om aan de slag te gaan met AI Companion? Hier vind je een paar handige links:

• Neem een kijkje op de AI Companion-pagina voor de nieuwste functies en mogelijkheden.
• Download ons whitepaper over beveiliging en privacy voor AI Companion.
• Volg de cursus Zoom AI Companion voor beheerders in het Zoom Learning Center.
• Ga naar de beheerdersaccountportal van je organisatie om AI Companion in te schakelen.
• Lees meer over hoe andere leidinggevenden en werknemers over AI denken in ons rapport 'AI op de werkplek'.

Opmerking van de redacteur: dit blogbericht is bewerkt op 22 juli 2024 om de meest actuele informatie over Zoom AI Companion erin op te nemen.