Zo overwin je de samenwerkingsparadox: enquête laat zien hoe teams tijd kunnen besparen met AI

Tal van werknemers besteden veel tijd aan werken in teamverband, maar wanneer die teams zijn verspreid over verschillende locaties en niet over de juiste hulpmiddelen beschikken, kan de samenwerking vertraging oplopen. Samenwerken op afstand kan leiden tot meer virtuele vergaderingen, chatberichten en andere activiteiten die onze agenda vullen, maar tot gevolg hebben dat we minder tijd overhouden om zinnig of effectief werk te doen. Deze taken vormen in wezen een productiviteitstol: ze houden ons bezig, maar dragen niet bij aan de productiviteit.

Organisaties kijken naar AI om dat te veranderen. Generatieve AI-tools kunnen werknemers helpen met een breed scala aan activiteiten, van informatie samenvatten tot berichten opstellen en taken automatiseren. Terwijl sommige bedrijven zich vol op generatieve AI storten, zijn andere wat terughoudender bij het inzetten van deze technologie.

Ons rapport over AI op het werk, gebaseerd op een online enquête in opdracht van Zoom en uitgevoerd door Morning Consult*, heeft als doel inzicht te krijgen in de verschillen tussen werknemers en managers wat betreft sentimenten over AI, ervaringen, waargenomen voor- en nadelen, en acceptatie. In bredere zin kijken we in het rapport naar hoe werknemers en managers hun werkdag doorbrengen en of ze misschien hulp van AI zouden kunnen krijgen bij hun meest tijdrovende taken.

Enkele belangrijke bevindingen:

• Over het algemeen zijn managers optimistischer over AI dan werknemers. De sentimenten van werknemers verschillen per regio: degenen in de Azië-Pacific-regio zijn het meest positief over AI, terwijl Amerikaanse en Europese werknemers veeleer gemengde gevoelens hebben.
• Managers zeggen meer tijd dan werknemers te besteden aan activiteiten zoals berichten opstellen en aantekeningen maken tijdens vergaderingen, taken die uitgevoerd zouden kunnen worden met behulp van AI.
• Managers en werknemers zijn het eens over de voordelen, maar hebben niet dezelfde zorgen over AI.
• Het bieden van educatie en middelen vanuit het management zou de zorgen van werknemers en de obstakels voor acceptatie mogelijk kunnen wegnemen.

Lees verder voor diepgaander inzicht in AI op het werk.

*Morning Consult heeft in opdracht van Zoom een online enquête gehouden onder 11.023 fulltime kenniswerkers (8.010 werknemers en 3.013 teamleiders) in de Verenigde Staten, het Verenigd Koninkrijk, Ierland, Duitsland, Frankrijk, Japan, Singapore en Australië, tussen 10 en 25 augustus 2023. 

Moderne teams, die verspreid zijn over meerdere locaties, moeten manieren vinden om effectief samen te werken wanneer ze niet op dezelfde plek zijn. Maar veel vormen van samenwerking brengen tijdrovende taken met zich mee, zoals teamleden op de hoogte houden. Denk bijvoorbeeld aan updates versturen via e-mail, chat, sms-berichten of projectbeheerapplicaties, of statusbijeenkomsten houden waardoor mensen minder tijd hebben om zich te concentreren op hun werk. En zo zijn er meer taken die de productiviteit aantasten.

Sommige taken die noodzakelijk zijn om effectief samen te werken, zoals het versturen van notulen van vergaderingen of actiepunten, kunnen een effectieve samenwerking juist belemmeren. Wanneer teams niet precies weten welke beslissingen er zijn genomen of cruciale informatie missen, kunnen ze niet verder komen. Tegelijkertijd kunnen een verschuiving van prioriteit en focus op de uitvoering tot gevolg hebben dat huishoudelijke taken, zoals het verzenden van updates en actiepunten, door de mazen van het net glippen. 

Hier zien we de samenwerkingsparadox: mensen besteden zoveel tijd en moeite aan samenwerkingstaken dat ze uiteindelijk minder effectief en minder verbonden zijn.

Net zoals AI kan helpen bij het automatiseren of assisteren bij taken om de productiviteit te verbeteren, kan het ook de samenwerking bevorderen. Managers van wie de teams AI gebruiken, melden positieve effecten op de samenwerking. Dit kan komen doordat AI kan worden gebruikt om bepaalde taken te automatiseren of erbij te helpen, zoals aantekeningen maken, actiepunten delen na vergaderingen, berichten opstellen en informatie ordenen. Deze taken zijn allemaal essentieel voor een effectieve samenwerking, maar ze geven teams ook de ruimte om zich te concentreren op de meer strategische activiteiten, besluitvorming, het bedenken van creatieve ideeën en activiteiten die impact maken.

Toen werknemers en managers werden gevraagd om aan te geven welke voordelen van AI op het werk het belangrijkst waren, hadden de meest voorkomende antwoorden te maken met tijdsbesparing. Zo werd er tijd bespaard door het aantal repetitieve taken te verminderen, het werk sneller af te krijgen of vrijgekomen tijd te besteden aan iets anders.

Op dezelfde manier zagen managers van wie de teams AI op het werk gebruiken vergelijkbare resultaten bij het gebruik van AI-tools:

Doordat sommige van deze routinematige taken worden geautomatiseerd of werknemers er hulp bij krijgen, kunnen ze hun tijd en inzet besteden aan belangrijkere activiteiten die de output en omzet verhogen of op een andere manier impact maken. Zo kan hun productiviteit toenemen.

Terwijl werknemers en managers het eens zijn dat tijdsbesparing een groot voordeel is, zijn ze verdeeld over de vraag welke hulp ze van AI willen tijdens hun werkdag. Werknemers hebben interesse om AI-tools te gebruiken voor efficiency en automatisering, terwijl managers deze willen gebruiken voor assistentie tijdens en na hun vergaderingen.

Het voordeel van meer tijd om zich op andere dingen te concentreren, blijkt uit de resultaten: mensen die momenteel AI-tools op het werk gebruiken, zeggen dat het hen tijd bespaart. Het is interessant dat managers die AI op hun werk gebruiken meer tijdwinst ervaren dan werknemrs: 74% van de managers zegt dat het hen één of meer uren per dag bespaart, tegenover 46% van de werknemers.

Met name managers zijn veel tijd kwijt aan routinematige en repetitieve taken die kunnen worden uitgevoerd door AI of waarbij AI kan helpen. Zo besteedt 80% van de managers een uur of meer per dag aan berichten, e-mails en opvolging. Uit hun antwoorden bleek dat ze baat zouden hebben bij meer tijd tijdens hun werkdag. 

Daarentegen beseffen degenen die geen AI op het werk gebruiken niet hoeveel tijd ze potentieel zouden kunnen besparen. 

Toen hen werd gevraagd hoeveel tijd ze dachten dat AI hen op een doorsnee werkdag zou besparen, hadden 55% van de werknemers en 50% van de managers die geen AI gebruiken geen enkel idee. Wanneer je dat vergelijkt met wat AI-gebruikers zeggen te ervaren in termen van tijdsbesparing, is het duidelijk dat degenen die AI niet gebruiken mogelijk een kans missen om hun tijd beter te besteden.

Van degenen die geen gebruikmaken van AI, zegt 45% van de managers en 44% van de werknemers het waarschijnlijk te gaan gebruiken als het hen 30 minuten per dag zou besparen. Volgens de data is dit mogelijk met AI. De meerderheid van de AI-gebruikers (91% van de managers en 67% van de werknemers) zegt dat het hen 30 minuten of meer per dag bespaart. Het overbruggen van de kloof of het gebrek aan kennis over de tijdbesparende mogelijkheden van AI zou meer mensen kunnen aanmoedigen om het te gaan gebruiken.

Werknemers en managers hebben vergelijkbare ideeën over wat ze zouden doen met meer tijd tijdens hun werkdag, maar hun prioriteiten verschillen enigszins:

Er is een enorme kloof tussen managers en werknemers wat betreft hoe bekend ze zijn met AI en hoe enthousiast ze erover zijn. 

Bekendheid met de technologie kan er iets mee te maken hebben: mensen moeten worden voorgelicht over AI om het te kunnen omarmen en ervan te kunnen profiteren. Managers waren veel meer geneigd om zichzelf te beschrijven als 'bekend met AI' en om AI-gebruiker te zijn.

Het is niet verrassend dat werknemers over het geheel genomen meer nadelen van het gebruik van AI op het werk zien dan managers. De waargenomen nadelen hebben te maken met de technologie zelf en de potentieel negatieve effectieven die deze zou kunnen hebben op hun baan, direct of indirect. Dit kan erop wijzen dat werknemers denken dat ze meer te verliezen dan te winnen hebben bij het gebruik van AI.

Managers zien de nadelen in iets mindere mate en de waargenomen nadelen hebben te maken met werknemers: de moeite die het zou kosten om hen op te leiden en de zorg dat ze er afhankelijk van zouden kunnen worden. 

Onder de respondenten die geen gebruikmaken van AI op het werk, waren de managers en werknemers sterk verdeeld over de betrouwbaarheidskwestie. Managers waren veel sterker dan werknemers geneigd om te zeggen dat ze geen AI op het werk gebruiken omdat ze het niet vertrouwen. 

Dit is verrassend omdat managers over het geheel genomen optimistischer waren over AI en de voordelen ervan. Managers die geen gebruikmaken van AI op het werk waren echter een stuk pessimistischer over de voordelen van AI en meer geneigd om grote nadelen te zien dan managers die wel gebruikmaken van AI op het werk.

Werknemers in de APAC-regio (Azië-Pacific) hadden over het geheel genomen positievere gevoelens over AI. In Europa en de Verenigde Staten was men ongeveer even positief: 57% van de Europese werknemers en 56% van de Amerikaanse werknemers gaf aan positief tegenover AI te staan. Werknemers in Frankrijk waren het minst positief (51%), waarbij 37% aangaf negatieve of enigszins negatieve gevoelens over AI te hebben.

Wat betreft enthousiasme over AI waren de resultaten vergelijkbaar, waarbij de APAC-landen over het algemeen enthousiaster waren. Amerikaanse werknemers hadden eerder gemengde gevoelens, waarbij 47% aangaf enthousiast te zijn over AI. Met 42% waren Franse werknemers het minst enthousiast. Aangezien 51% van de werknemers in Frankrijk positief was over AI, kan dit betekenen dat sommige werknemers AI over het algemeen als een positieve ontwikkeling zien, maar ambivalent zijn over het gebruik ervan.

Als de meerderheid van de respondenten het erover eens is dat AI tijd bespaart (90%), het aantal repetitieve taken vermindert (90%) en minder fouten tot gevolg heeft (89%), wat houdt teams dan tegen om AI te gebruiken? 

Van degenen die zeiden geen gebruik te maken van AI op het werk, gaf iets meer dan de helft aan dat dit kwam omdat hun bedrijf als geheel het niet gebruikte. Veel werknemers worden mogelijk belemmerd doordat hun werkgevers geen hulpmiddelen en kansen bieden om AI te integreren in hun werk. 

Van degenen die op het werk gebruikmaken van AI, zegt 63% dat hun werkgever AI-tools ter beschikking stelt. Dit betekent dat de overige 37% zelf gemotiveerd moet zijn om deze tools op te zoeken.

Andere veelvoorkomende redenen zijn onbekendheid met AI en niet weten hoe AI kan helpen met het werk. Dit wijst op de noodzaak tot verdere educatie voor werknemers.

Ondanks dat managers over het algemeen een positief beeld van AI hebben, erkennen ze mogelijke obstakels voor acceptatie die kunnen wijzen op een behoefte aan training en ondersteuning.

85% van de managers denkt dat een zekere training over de voordelen van AI bij hun bedrijf nodig is, wat opnieuw bevestigt hoe belangrijk het is om werknemers voor te lichten over AI. Echter, zoals eerder genoemd, zien managers het als een van de grootste nadelen van AI dat het te veel training vergt (80%).

Bij nadere beschouwing van de training en middelen die momenteel beschikbaar zijn voor degenen die AI op het werk gebruiken, bleken managers en werknemers verschillende visies te hebben. 86% van de managers gaf aan dat hun organisatie enkele tot veel middelen ter beschikking stelde over hoe AI het best kon worden ingezet, tegenover slechts 60% van de werknemers.

Dit verschil wijst erop dat managers weten dat er middelen zijn gecreëerd, maar dat werknemers mogelijk niet bekend zijn met de middelen die aan hen ter beschikking staan. Een betere communicatie richting werknemers en een betere toegang tot middelen kan helpen de kloof te dichten en de acceptatie van AI te bevorderen.

Managers dachten dat andere obstakels voor acceptatie te maken konden hebben met de angsten van werknemers rondom AI: zorgen dat ze hun baan erdoor verliezen (70%) of dat ze AI niet vertrouwen (69%). Dit wijst op een kans om mogelijke angsten aan te pakken via educatie, maar laat ook zien dat managers een kader moeten bieden waarin teamleden AI effectief kunnen gebruiken om deze obstakels te overwinnen. 

Training en educatie moeten er deels op gericht zijn werknemers te laten zien hoe AI kan helpen om bepaalde aspecten van hun werk te automatiseren of te verbeteren, waardoor ze tijd en bandbreedte overhouden om zich te concentreren op taken waarvoor menselijke aandacht nodig is. Ook moeten organisaties zorgen over betrouwbaarheid wegnemen door werknemers te laten zien dat kwesties zoals gegevensprivacy, verwerking van gegevens, vooroordelen in AI en veiligheid topprioriteit zijn bij de evaluatie van elke AI-tool.

Net als bij elke nieuwe technologie moeten organisaties AI-tools zorgvuldig evalueren en een plan of kader creëren om deze effectief te implementeren. Een haastige invoering van AI zonder rekening te houden met de inherente risico's of de gevolgen voor werknemers kan leiden tot een lage acceptatie, zorgen rondom veiligheid en privacy en andere negatieve effecten.

Tegelijkertijd moeten organisaties voorkomen dat ze de implementatie van AI te lang uitstellen: 71% van de geënquêteerde managers was het ermee eens dat degenen die nalaten AI te introduceren bij hun teams het risico lopen achterop te raken. Bedrijven die de kat uit de boom kijken, riskeren dat ze worden ingehaald door voorlopers die de voordelen van een verhoogde productiviteit, een betere samenwerking en effectiever personeel weten te benutten.

Ons artikel "AI at Work: Enhancing Employee Engagement and
Business Success", ontwikkeld door Harvard Business Review, helpt je om je organisatie voor te bereiden op het invoeren en omarmen van AI-technologieën. Leer van toonaangevende experts op het gebied van AI en digitale transformatie hoe je een werknemerservaring kunt ontwikkelen die educatie en training over AI en een effectief gebruik van AI bevordert.