라이선스 비용 외, AI 기반 협업 플랫폼을 직원에게 제공하는 데 드는 총 비용

회사의 모든 직원이 사용할 핵심 비즈니스 애플리케이션을 구매하는 대기업이든, 사무실용 전화기 세트를 구매하는 소규모 비즈니스 소유자이든, 대부분의 IT 구매 결정은 비용과 가치라는 두 가지 주요 요소에 따라 결정됩니다.

비용은 얼마나 들까요? 가격표의 비용 외에 라이선스, 클라우드 스토리지 또는 프리미어 지원과 같은 부가 기능, 1년, 5년 또는 10년간 계속되는 시스템 유지 관리까지 고려한 실제  비용은 얼마일까요? 

그러한 비용으로 여러분의 조직에서 얻을 수 있는 가치는 무엇일까요? 이 특정 기술은 비즈니스 수익 증대, 위험 완화, 운영 개선 또는 기타 직원 지원에 어떻게 도움이 될까요? 그리고 그 이점이 값어치가 있을까요?

IT 투자는 단지 예산이 부족하고 경제가 불확실할 때라서가 아니라도 정량화하기 어려울 수 있습니다. 비즈니스가 잘 되고 있을 때에도 경영진은 여러분이 도입하는 도구와 기술이 가치가 있는지 확인하고 싶어 할 것입니다. 특히 커뮤니케이션 및 협업 플랫폼처럼 직원이 매일 사용하는 도구와 기술이라면 더 그렇습니다. 총 소유 비용(TCO)을 평가하면 강력한 비즈니스 사례를 만들고 잠재적 투자의 비용 효율성과 가치를 평가할 수 있습니다.

TCO는 투자의 전체 수명 주기에 걸친 전체적인 경제적 영향을 시간 기준으로 측정한 것입니다. 흔히 비용을 청구서에 적힌 지불 총액으로 생각하지만, 수많은 구매에는 추가 비용이 발생하기도 합니다. 집을 살 돈이 있다고 해봅시다. 그런데 집을 마련한 후 가구를 사고, 보험료와 재산세를 지불하며, 유지 보수하고, 온수기가 고장 났을 때 수리 예산을 마련할 수 있나요?

마찬가지로 IT 투자의 경우, TCO에는 초기 비용뿐만 아니라 최종으로 지불하는 비용도 포함됩니다. 이러한 비용은 시간을 기준으로 세 부분으로 나눌 수 있습니다.

• 0일 차는 일반적으로 라이선스와 관련된 비용입니다. 이는 견적에 적힌 비용으로, 공급업체에 직접 지불합니다. 이 비용은 제품 자재 명세서, 견적 또는 청구서에서 확인할 수 있습니다.
• 1일 차에는 사용자에게 솔루션에 대한 액세스 권한을 제공하는 데 드는 일회성 비용이 포함됩니다. 예를 들어, 배포 및 구현 비용, 직원 트레이닝 비용 등이 있습니다.
• 2일 차 이상에는 솔루션을 지속적으로 운영, 지원 및 유지 관리하는 데 드는 비용이 포함됩니다. 

1일 차 비용 비교

다음으로, 구현 및 트레이닝 등의 1일 차 관련 비용을 살펴보겠습니다. 새로운 솔루션을 구현하려면 대개 외부 공급업체에 비용을 주거나 내부 리소스를 활용하여 시스템을 구성하고, IT 팀과 직원을 트레이닝하고, 솔루션을 배포해야 합니다. 그리고 이 모두가 총 비용에 추가됩니다. 이러한 작업에 소비되는 시간과 리소스를 줄이면 TCO를 낮출 수 있습니다. 사용하기 쉽고 직관적인 플랫폼이 중요한 이유가 바로 여기에 있습니다.

Zoom이 의뢰한 2023년 Metrigy TCO 연구에 따르면 신규 Zoom 사용자 중 86%가 30분 이내에 서비스를 가동 및 실행한 것으로 확인되었습니다. 다른 공급업체의 경우, 평균 72%였습니다. 또한 트레이닝이 필요하지 않은 Zoom의 신규 사용자는 54%인데 반해, Microsoft Teams의 신규 사용자는 41%였습니다. Metrigy 보고서에 따르면 트레이닝이 필요하지 않은 이유로 가장 많이 언급된 것은 Zoom의 사용 편의성이었습니다.

2일 차 이상 비용 비교

마지막으로, 2일 차 이상의 유지 관리 및 운영 비용을 반드시 고려해야 합니다. 이는 솔루션을 유지 관리하고 지원하는 데 소요되는 지속적인 비용이자, "숨겨진" 비용입니다. 솔루션이 직원이 사용하기에도, IT 관리자가 사용자를 유지 관리하기에도 간편하면 총 비용을 줄이는 데 도움이 될 수 있습니다.

Metrigy에 따르면 Zoom의 관리 편의성은 비용 절감 효과를 가져올 수 있습니다. 연구에서 평가한 다른 공급업체와 비교하여 Zoom 플랫폼은 동일한 수의 사용자를 관리하는 데 필요한 정규 IT 직원 수가 15% 더 적었습니다.

IT 투자 비용 평가는 복잡할 수 있지만 초기에 지불하는 라이선스 가격만이 아니라 더 많은 것을 살펴보는 것이 좋습니다. 비즈니스 요구 사항에 따라 기존 라이선스에 AI 기능 및 기타 협업 기능을 추가하면 실제로 비용이 더 많이 들 수 있으며, 복잡한 시스템을 유지 관리하는 비용으로 인해 장기적으로 비용이 늘어날 수 있습니다.

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*참고: AI Companion은 일부 지역 또는 업종에는 제공되지 않을 수 있습니다.

편집자 참고: 이 블로그는 2023년 12월에 처음 게시되었으며, 최신 요금제 정보가 추가된 내용으로 2024년 2월에 업데이트되었습니다.