IT 리더를 위한 Zoom AI Companion 가이드

점점 더 많은 조직에서 AI를 있으면 좋은 기술이 아니라 직원에게 꼭 필요한 기술로 인식하고 있습니다. IT 리더인 여러분은 디지털 트랜스포메이션의 흐름에 앞장서서 직원들이 효과적으로 협업하고 소통하는 데 필요한 기술을 도입할 책임이 있습니다. 

너무 많은 AI 솔루션을 이용할 수 있는 환경에서 비용, 품질, 통합, 보안 및 개인정보 보호 등을 비롯한 다양한 요소를 기준으로 여러 도구를 평가하고 테스트하는 것이 버겁게 느껴질 수 있습니다. 신뢰할 수 있고 효과적인 솔루션을 찾으려면 시간이 많이 걸립니다. 하지만 너무 신중을 기하는 것은 그 자체로 문제가 될 수 있습니다. 열정이 넘치는 직원에게 승인된 AI 도구를 제공하지 않으면, 업무 중에 검증되지 않은 앱을 사용해 볼 수 있습니다. 그러면 회사 데이터가 어떻게 처리되고 있는지, 또는 타사 AI 모델 학습에 회사 데이터가 사용되고 있는지도 파악할 수 없습니다. 또한 직원은 AI를 통해 얻을 수 있는 생산성 향상을 누리지 못할 수 있습니다.

지금도 여러분은 기존 워크플로에 AI를 통합하고, 사용자를 온보딩하고, 직원들이 AI를 사용할 수 있도록 AI의 가치를 전달하는 방법도 고민하고 있을 겁니다. 

Zoom 플랫폼에서 스마트 AI 어시스턴트인 Zoom AI Companion을 사용해 보세요. AI Companion은 여러분이 신뢰하는 플랫폼에서 제공하는 기능이자 이미 많은 직원이 사용하고 사랑하는 협업 환경입니다. 클릭 한 번이면 미팅 및 채팅 스레드를 요약하고, 팀 채팅의 메시지와 이메일을 작성하고, 화이트보드에 아이디어를 브레인스토밍하고 정리하여 팀의 생산성을 한껏 높일 수 있습니다. 또한 대상 Zoom 요금제*를 사용하는 유료 사용자에게 추가 비용 없이 무료로 제공되므로 예산에 맞는 새 도구를 찾기 위해 고민하지 않아도 됩니다.

AI Companion을 적극적으로 검토 중이거나 효과적으로 구현하기 위한 가이드를 찾고 있다면 아래에서 필요한 정보를 찾아보세요. (AI Companion을 통해 팀이 누릴 수 있는 이점을 알려주는 입문서가 필요하신가요? 여기를 확인하세요.)

회사 데이터를 안전하게 보호하고 잠재적 위험을 줄이려면 반드시 모든 애플리케이션을 엄격하게 평가해야 합니다. 책임감 있는 AI를 실현하기 위한 Zoom의 노력은 모든 제품에서 보안과 개인정보 보호를 최우선하는 Zoom의 강력한 '케어' 문화에 기반을 두고 있습니다. 조직에서 이미 Zoom을 사용하고 있다면 Zoom이 플랫폼 전반에 걸쳐 보안, 개인정보 보호, 규정 준수를 최우선하는 방식에 대해 잘 알고 계실 것입니다.

가장 중요한 점은, Zoom은 Zoom 또는 제3자 인공 지능 모델의 학습을 목적으로 고객의 오디오, 비디오, 채팅, 화면 공유, 첨부 파일 또는 고객 콘텐츠 등의 기타 커뮤니케이션 자료(예: 설문조사 결과, 화이트보드 및 반응)를 사용하지 않습니다.

Zoom의 보안 및 개인정보 보호 관행에 대해 잘 모르는 경우, 당사의 AI Companion 보안 및 개인정보 보호 백서를 확인하세요. 제품 기능과 책임감 있는 AI에 대한 접근 방식을 자세히 알아볼 수 있으며, AI 솔루션을 평가하면서 생길 수 있는 여러 가지 질문에 대한 답변을 확인할 수 있습니다. 

백서를 다운로드하여 다음 정보를 확인하세요.

• Zoom이 사용자의 데이터를 사용하고 보호하는 방식
• 제3자로의 데이터 흐름 및 전송(해당하는 경우)
• 각 AI Companion 기능의 구체적인 데이터 저장 및 보존에 관한 정보
• Zoom에서 생성형 AI 기능을 개발하는 프로세스

관리자는 관리자 포털의 계정 설정 페이지에서 전체 계정에 대해 기능을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 이 기능의 일부 또는 전체에 대한 액세스 권한을 개별 직원이나 모든 직원에게 부여할지 또는 단순히 특정 그룹에 부여할지를 선택할 수 있습니다. 

전체 권한을 제공할지, 권한을 제공하지 않을지의 선택이 아닙니다. 예를 들어, 직원들이 AI Companion으로 미팅 내용을 요약할 수 있도록 하되 테스트를 추가로 하는 동안 이메일이나 팀 채팅 작성과 같은 기능은 보류하도록 선택할 수 있습니다. 계정 설정에서 쉽게 액세스 권한을 켜거나 끌 수 있습니다.

AI Companion 탭을 클릭하면 계정 수준에서 사용 가능한 각 기능을 켜거나 끌 수 있는 기능이 표시됩니다.

AI 기능에 대한 액세스 제어

IT 리더와 팀원들은 AI Companion을 통해 계정, 그룹 및 사용자 수준에서 대부분의 기능에 대한 액세스 권한을 더 세부적으로 제어할 수 있습니다. 

미팅 요약 사용을 예로 들면 다음과 같습니다(다른 AI AI Companion 기능에도 적용됨).

• 계정 수준에서 미팅 요약을 활성화한다는 것은 계정의 미팅 호스트(특히 적격 Zoom 라이선스를 보유한 조직 내 직원)가 AI로 생성하는 미팅 요약을 시작할 수 있다는 의미입니다.
• 계정 소유자는 그룹을 생성하고 그룹 수준에서 AI Companion 기능에 대한 액세스 권한을 관리할 수 있습니다. 일부 사용자에게는 미팅 요약에 대한 액세스 권한을 부여하고 일부 사용자에게는 액세스 권한을 제한할 수 있습니다. 시범 운영(설정 방법은 아래에서 자세히 설명)을 하고 있거나 규정 준수와 같은 기타 이유로 액세스 권한을 구분하여 부여할 수 있습니다. 
• 호스트는 사용자 수준에서 미팅 요약을 활성화하거나 비활성화할 수 있습니다. 즉, 호스트는 직접 주최하는 미팅에 대해 AI Companion이 미팅 요약을 생성하게 할지 결정할 수 있습니다. 또한 각 미팅에서 AI Companion을 켜거나 끌지도 결정할 수 있습니다.

계정 및 그룹 수준에서 잠금 아이콘을 클릭하여 설정을 제한하면 사용자가 해당 설정을 변경할 수 없게 됩니다. 예를 들어 모든 미팅 요약이 미팅 호스트에게만 전송되도록 규정할 수 있습니다.

사용자 지정 가능한 설정을 통해 관리자 컨트롤 강화

기능을 켜면 AI Companion의 결과물을 공유 및 이용하는 방식을 제어할 수 있는 다양한 옵션이 표시됩니다. 예를 들어 미팅 요약을 켜면, 작성된 요약을 호스트만 받을지, 아니면 호스트와 내부 참석자만 받을지, 아니면 회사 외부인을 비롯하여 미팅에 초대받은 모든 사람에게 공유할지를 결정할 수 있습니다.

직원들이 AI Companion을 사용할 시기를 선택

사용자 수준에서 직원은 본인이 주최하는 미팅에서 AI Companion을 어떻게 사용할지 선택할 수 있습니다. AI Companion을 활성화하여 본인이 주최하는 모든 미팅에 대해 자동으로 미팅 요약을 시작할 수도 있고, 수동으로 요약을 시작하도록 선택할 수도 있습니다. 호스트는 본인이 주최하는 미팅에 대해 참석자가 AI Companion에 질문하도록 허용할지 여부도 결정할 수 있습니다. 호스트는 미팅 중에 이러한 기능을 켜거나 끌 수 있습니다. 

회의 중에 AI Companion 기능이 켜지면 모든 참석자에게 메시지로 알림이 전송되고, AI Companion이 활성화되면 회의가 진행되는 내내 회의 창의 오른쪽 상단에 반짝이는 AI Companion 아이콘이 표시됩니다.

조직 전체에 AI Companion을 배포하기 전에 일부 직원 그룹을 대상으로 시범 운영해 볼 수 있습니다. 시범 운영을 통해 기능을 테스트해 보고 소수의 사용자 집단으로부터 피드백과 정보를 먼저 수집할 수 있습니다. AI Companion의 세분화된 컨트롤을 사용하면 손쉽게 시범 운영해 볼 수 있습니다. 방법은 다음과 같습니다.

1. 계정의 사용자 관리 섹션에서 테스터를 대상으로 새 그룹을 만듭니다.
2. 비테스터를 대상으로 또 다른 새 그룹을 만듭니다.
3. 계정 설정에서 AI Companion 탭을 클릭합니다. 여기에서 활성화할 AI Companion 기능을 선택할 수 있습니다. 선택한 기능은 계정 수준, 즉 계정의 모든 사용자에게 적용됩니다. 다음 단계에서는 테스트 그룹을 대상으로 액세스를 허용하되 더 광범위한 조직에 대해서는 액세스를 제한할 것입니다.
4. 사용자 관리에서 테스트 그룹을 선택한 다음 AI Companion 탭으로 이동하여 테스트 그룹이 액세스할 수 있는 기능을 활성화합니다. 
5. 조직의 다른 모든 사용자가 포함된 비테스터 그룹을 선택합니다. AI Companion 탭을 클릭한 다음, 비테스터 그룹의 모든 기능을 비활성화합니다. 이 그룹의 사용자가 설정을 변경하지 못하게 하려면 잠금 아이콘을 클릭합니다. 

원하는 경우 테스트 그룹에 별도의 관리자를 지정할 수 있습니다. 이 관리자는 전체 관리자 계정 액세스 권한은 없지만 테스트 그룹에 멤버를 추가하고 관리할 수 있습니다. 이 기능은 계정 관리자가 아니더라도 누군가에게 시범 운영 관리를 위임하려는 경우에 유용합니다.

기술을 배포할 때는 직원 커뮤니케이션이 매우 중요합니다. 직원들이 제공되는 기능에 대한 정보를 얻지 못하고, 활용 방법을 파악하지 못하며, 편하게 사용할 수 없다면 결국 채택하지 않을 것입니다. 

다음은 팀에 AI Companion을 소개하기 위한 이메일 템플릿입니다.

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[직원 이름] 님께,

이제 Zoom의 생성형 AI 어시스턴트인 AI Companion을 Zoom에서 사용할 수 있다는 반가운 소식을 전해 드립니다.

AI Companion은 업무 전반에 걸쳐 생산성과 협업을 향상하도록 지원하는 다양한 기능을 제공합니다. 제공되는 기능은 다음과 같습니다.

• Zoom 미팅 요약: 미팅을 녹화하지 않고도 미팅에서 논의된 사항과 실행 항목을 요약해 줍니다. 또한 긴 팀 채팅 스레드를 요약하여 간략한 개요를 바탕으로 대화 내용을 빠르게 파악할 수 있도록 돕습니다.

• 질문에 답변: "제 이름이 언급됐나요?" 또는 "다음 단계를 무엇인가요?"와 같은 미팅 관련 질문에 실시간으로 답변합니다.

• 메시지 및 이메일 작성: 적절한 어조와 길이로 팀 채팅 메시지와 Zoom Mail 이메일을 작성합니다. 사용자는 프롬프트만 입력하기만 하면 됩니다.

• 녹화를 편리하게 검토: 녹화를 주제별 스마트 챕터로 나누고, 중요한 정보를 강조 표시하고, 실행 항목을 식별하여 녹화를 더 손쉽게 검토할 수 있도록 지원합니다.
• 아이디어 제안: 프롬프트에 따라 Zoom Whiteboard에 아이디어를 제안하여 브레인스토밍 세션을 시작할 수 있도록 지원합니다.

[참고: 활성화하기로 선택한 AI COMPANION 기능 또는 라이선스를 보유한 ZOOM 제품을 기반으로 위 목록을 편집하세요.]

이 새로운 도구를 사용하는 방법에 대해 궁금한 점이 있으실 겁니다. 아래에서 자세한 내용을 확인해 보세요.

AI Companion의 사용 여부를 선택할 수 있나요?

호스트는 본인이 주최하는 미팅에서 사용할 AI Companion 기능을 제어할 수 있습니다. 해당 기능은 언제든지 켜거나 끌 수 있으며, 경우에 따라 미팅에서 기능을 사용할지 여부를 선택할 수 있습니다. 또한 미팅이 진행되는 동안 언제 AI Companion을 켜거나 끌지도 선택할 수 있습니다. 미팅 중에 AI Companion이 활성화되어 있으면 창 왼쪽 상단에 반짝이는 아이콘이 표시됩니다. AI Companion 기능을 사용하는 미팅에 참여하면 고지사항이 안내된 알림이 표시됩니다. 

미팅 중에 나눈 대화가 AI 모델을 학습시키는 데 사용되나요?

Zoom은 Zoom 또는 제3자 인공 지능 모델의 학습을 목적으로 고객의 오디오, 비디오, 채팅, 화면 공유, 첨부 파일 또는 고객 콘텐츠 등의 기타 커뮤니케이션 자료(예: 설문조사 결과, 화이트보드 및 반응)를 사용하지 않습니다.

AI Companion을 시작하려면 어떻게 해야 하나요?

Zoom을 사용하다가 미팅 도구 모음, 팀 채팅, 메일 또는 Zoom 화이트보드에서 반짝이는 AI Companion 아이콘만 찾기만 하면 됩니다. 

• 자세한 내용을 찾아보고 업무 중에 AI Companion을 최대한 활용할 수 있는 방법에 대해 알아보려면 Zoom의 시작하기 가이드를 참조하세요. 
• 특정 AI Companion 기능을 끄려면 Zoom 프로필 설정으로 이동하여 AI Companion 탭을 찾으세요. 
• 시작하는 방법에 관해 가장 자주 묻는 질문의 답변을 보려면 Zoom 지원 페이지의 Zoom AI Companion 사용하기를 확인하세요.

궁금한 점이나 우려 사항이 있으시면 언제든지 문의해 주세요. 

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채택을 촉진하기 위한 팁

AI Companion을 소개한 후에는 다음 팁에 따라 채택을 촉진하고 직원들이 AI Companion을 효과적으로 사용하는 방법을 숙지할 수 있도록 지원하세요.

• Zoom을 통한 교육 세션 및 가상 업무 시간을 마련하여 직원들이 AI Companion을 켜고 궁금한 점에 대한 답변을 얻을 수 있도록 합니다.
• AI Companion 전용 Zoom Team Chat 채널을 만들어 직원들이 질문하거나 자신만의 팁과 모범 사례를 서로 공유할 수 있도록 합니다.
• 고급 사용자 또는 AI 애호가로 구성된 위원회를 만들어 직원을 지원하거나, 새로운 기능을 테스트하거나, 참여 수준에 따라 자체 교육 세션을 열게 합니다.

직원 리소스

직원들은 다양한 방식으로 학습하고 참여합니다. 따라서 Zoom은 직원들과 공유할 수 있는 다양한 AI Companion 리소스를 제공합니다.

• AI Companion 지원 문서 
• Zoom 학습 센터 강좌
• AI Companion 관련 블로그
• 온디맨드 AI Companion 웨비나

AI Companion을 시작할 준비가 되셨나요? 다음의 주요 링크를 확인해 보세요.

• AI Companion 페이지에서 최신 기능을 확인하세요.
• AI Companion 보안 및 개인정보 보호 백서를 다운로드하세요.
• Zoom 학습 센터에서 관리자를 위한 Zoom AI Companion 강좌를 완료하세요.
• 조직의 관리자 계정 포털로 이동하여 AI Companion을 활성화하세요.
• 업무 환경에서의 AI 보고서에서 AI에 대한 다른 리더와 직원들의 생각을 자세히 읽어 보세요.

편집자 주: 이 블로그 게시글은 2024년 7월 22일에 Zoom AI Companion에 대한 최신 정보를 포함하도록 편집되었습니다.