협업의 역설 해결하기: 설문조사를 통해 알아본 팀이 AI로 시간을 절약할 수 있는 방법

많은 직원들이 팀으로 일하면서 많은 시간을 보내지만, 팀이 여러 위치에 분산되어 있고 필요한 도구가 없다면 협업 속도가 느려질 수밖에 없습니다. 원격으로 협업하다 보면 가상 회의, 채팅 메시지 및 기타 활동이 늘어나 일정이 가득 차지만, 중요하거나 효과적인 작업을 수행할 시간은 줄어들 수 있습니다. 본질적으로 이러한 작업은 생산성을 저해합니다. 계속 분주하게만 만들 뿐, 생산성에는 도움이 되지 않습니다.

조직은 이러한 상황을 타개해 줄 기술로 AI에 기대를 걸고 있습니다. 생성형 AI 도구는 정보 요약부터 메시지 작성, 작업 자동화에 이르기까지 직원들의 다양한 활동에 도움을 줄 수 있습니다. 일부 기업은 생성형 AI의 붐에 뛰어들고 있는 반면, 다른 기업은 이 기술의 도입을 다소 주저하고 있습니다.

Zoom이 의뢰하고 Morning Consult*가 실시한 온라인 설문조사를 기반으로 하는 '업무 환경에서의 AI' 보고서는 AI에 대한 직원과 리더의 감정, 경험, 이들이 생각하는 장점과 단점, 도입에 관한 개인의 차이점을 파악하는 것을 목표로 합니다. 이 보고서에서는 직원과 리더가 업무 시간을 어떻게 보내고 있는지, 그리고 가장 시간이 많이 소요되는 작업에서 잠재적으로 AI의 도움을 받을 수 있는지에 대해 살펴봅니다.

설문조사를 통해 확인된 몇 가지 주요 결과는 다음과 같습니다.

• 전 세계적으로 리더들이 직원들보다 AI에 대해 더 낙관적입니다. 직원들의 감정은 지역별로 다릅니다. APAC 지역의 직원들은 AI에 대해 더 긍정적인 반면, 미국과 유럽의 직원들은 더 복잡한 감정을 느끼고 있습니다.
• 리더들은 메시지 초안 작성 및 회의록 작성과 같이 AI의 도움을 받을 수 있는 작업에 직원들보다 더 많은 시간을 소비한다고 답했습니다.
• 리더와 직원은 이점에 대해서는 동의하지만 AI에 관해 걱정하는 내용은 서로 달랐습니다.
• 하향식으로 교육과 리소스를 제공하면 직원들의 우려와 도입 장벽을 잠재적으로 해소하고 해결할 수 있습니다.

업무 환경에서의 AI에 대해 자세히 알아보려면 계속 읽어보세요.

*Morning Consult는 Zoom의 의뢰로 2023년 8월 10일부터 25일까지 미국, 영국, 아일랜드, 독일, 프랑스, 일본, 싱가포르, 호주의 정규직 지식 근로자 11,023명(직원 8,010명, 팀 리더 3,013명)을 대상으로 온라인 설문조사를 실시했습니다. 

현대의 분산된 팀은 같은 장소에 있지 않을 때 효과적으로 협업할 수 있는 방법을 찾아야 합니다. 그러나 협업의 많은 부분에는 팀원들에게 진행 상황을 알리고 이메일, 채팅, 문자 메시지 또는 프로젝트 관리 앱을 통해 업데이트를 보내고, 집중력을 방해하는 상태 점검 회의를 하는 등 시간이 많이 소요되는 작업이 수반되므로 생산성이 크게 저하됩니다.

회의록이나 실행 항목 전송과 같이 효과적으로 협업하는 데 필요한 작업이 효과적인 협업을 방해하는 작업이 될 수도 있습니다. 팀이 내려진 결정을 명확하게 파악하지 못하거나 중요한 정보가 누락되면 일을 진행할 수 없습니다. 동시에 우선순위를 바꾸고 실행에 집중하면 업데이트 및 실행 항목 전송과 같은 관리 작업은 뒷전으로 밀려날 수 있습니다. 

협업의 역설이 바로 여기에 있습니다. 협업 작업에 너무 많은 시간과 노력을 들이다 보니 결국 효율성과 업무의 연결성이 떨어지는 것입니다.

AI가 작업을 자동화하거나 보조하여 생산성을 향상하는 데 도움이 되는 것처럼, AI는 협업을 강화하는 데도 도움이 될 수 있습니다. AI를 사용하는 팀의 리더들은 AI가 협업에 긍정적인 영향을 미친다고 응답했습니다. 회의 후 회의록 및 실행 항목 공유, 메시지 작성, 정보 정리와 같은 특정 작업을 AI를 통해 자동화하거나 도움을 받을 수 있기 때문입니다. 이러한 모든 작업은 효과적인 협업을 위해서도 필수적이지만, 팀이 더욱 전략적인 활동, 의사 결정, 창의적인 아이디어 및 성과를 내는 기타 활동에 집중할 수 있는 여유 시간을 확보해 줍니다.

직원과 리더에게 업무에 AI를 사용할 경우 어떤 이점이 가장 큰 도움이 되는지에 대한 질문에서 반복 작업의 수 감소, 더 빠른 업무 완수, 다른 일에 시간 활용 등 시간 절약과 관련된 응답이 가장 많았습니다.

마찬가지로 업무에서 AI를 사용하는 팀의 리더들도 AI 도구 사용으로 비슷한 결과를 얻었습니다.

이러한 반복 작업 중 일부를 자동화하거나 반복 작업을 수행하는 데 도움을 받으면 직원들은 작업 결과물을 늘리고 수익을 창출하고 성과를 내는 더 중요한 활동에 시간과 노력을 집중하여 생산성을 향상할 수 있습니다.

직원과 리더는 시간 절약이 커다란 이점이라는 데에는 동의하지만, AI를 업무에 어떻게 적용하고 싶은지에 대해서는 서로 생각이 다릅니다. 직원들은 효율성과 자동화를 위해 AI 도구를 사용하는 데 관심이 있는 반면, 리더들은 회의 도중과 이후에 도움을 받기 위해 AI를 사용하고 싶어 합니다.

다른 일에 집중할 수 있는 시간이 늘어난다는 이점은 현재 직장에서 AI 도구를 사용하고 있는 사람들이 시간을 절약할 수 있다고 응답한 결과에서도 드러납니다. 흥미롭게도 직장에서 AI를 사용하는 리더들은 직원들보다 더 많은 시간을 절약하고 있습니다. 하루에 한 시간 이상 시간을 절약한다고 답한 리더는 74%인 반면, 직원은 46%에 그쳤습니다.

특히 리더는 AI가 할 수 있거나 AI의 도움을 받을 수 있는 단순하고 반복적인 작업에 상당한 시간을 할애합니다. 예를 들어, 리더의 80%는 메시지, 이메일, 후속 조치에 하루에 한 시간 이상을 사용합니다. 이러한 응답은 리더들이 하루에 더 많은 시간을 추가로 확보할 수 있음을 나타냅니다. 

반면, 업무에서 AI를 사용하지 않는 이들은 잠재적으로 얼마나 많은 시간을 절약할 수 있는지 인식하지 못하고 있습니다. 

AI를 활용했을 때 얼마나 많은 시간을 절약할 것으로 예상하는지 묻는 질문에 AI를 사용하지 않는 직원의 55%와 리더의 50%가 모른다고 답했습니다. 이를 AI 사용자가 경험하고 있는 시간 절약과 비교해 보면 AI를 사용하지 않는 사람들은 시간 활용 방식을 개선할 수 있는 기회를 놓치고 있을 수 있다는 것을 분명히 알 수 있습니다.

AI를 사용하지 않는 사람들 중 리더의 45%와 직원의 44%는 하루에 30분을 절약할 수 있다면 AI를 사용할 의향이 있다고 답했습니다. 데이터에 따르면 실제로 30분을 절약할 수 있습니다. AI 사용자 중 대다수(리더의 91%, 직원의 67%)가 AI를 활용하면 하루에 30분 이상 시간을 절약할 수 있다고 답했습니다. AI의 시간 절약 효과에 대한 인식 부재 또는 부족을 해소하면 더 많은 사람들이 AI를 도입하도록 장려할 수 있습니다.

직원들과 리더들은 하루에 시간이 더 주어진다면 무엇을 하고 싶은지에 대해 비슷한 생각을 가지고 있지만, 우선순위는 약간 다릅니다.

AI에 대해 얼마나 익숙하고 기대감을 갖고 있는지에 관해서는 리더와 직원 사이에 상당한 격차가 있었습니다. 

이는 AI 기술에 대한 익숙함과 관련이 있을 수 있습니다. AI를 수용하고 이점을 누리려면 AI에 대한 교육이 뒷받침되어야 합니다. 스스로를 AI에 익숙하다고 답한 리더의 비율이 훨씬 더 높았으며, 이들은 실제로도 AI 사용자였습니다.

전반적으로 직원들이 리더들보다 직장에서 AI를 사용할 때 더 많은 단점을 발견하는 것은 놀라운 일이 아닙니다. 직원들이 생각하는 단점은 기술 자체와 업무에 직간접적으로 미칠 수 있는 잠재적인 부정적 영향과 관련이 있습니다. 이는 직원들이 AI를 사용할 때 얻는 것보다 잃는 것이 더 많다고 생각한다는 것을 의미할 수 있습니다.

리더들이 생각하는 단점의 수는 직원들에 비해 다소 적었습니다. 리더들이 생각하는 단점은 직원과 관련된 것으로, 직원을 교육하는 데 노력이 든다는 점과 직원들이 AI에 의존하게 될 수 있다는 우려였습니다. 

업무에서 AI를 사용하지 않는 응답자 중 리더와 직원은 신뢰 문제에서 크게 의견이 갈렸습니다. 업무에서 AI를 사용하지 않는 이유 중 하나가 AI를 신뢰하지 않기 때문이라고 답한 비율이 직원보다 리더가 훨씬 높았습니다. 

전반적으로 리더들이 AI와 그 이점에 대해 더 낙관적이었다는 점에서 이 응답 비율은 놀랍습니다. 그러나 직장에서 AI를 사용하지 않는 리더는 직장에서 AI를 사용하는 리더에 비해 AI의 이점에 대해 압도적으로 더 보수적인 입장을 보였으며 주요 단점을 더 지적했습니다.

아시아 태평양(APAC) 지역의 직원들은 전반적으로 AI에 대해 더 긍정적인 감정을 보였습니다. 유럽 국가와 미국의 경우 유럽 직원의 57%, 미국 직원의 56%가 AI에 대해 호의적이라고 답해 비슷한 호감도를 보였습니다. 프랑스의 직원들은 51%만이 호의적이라고 답해 가장 낮은 호감도를 보였으며, 37%는 AI에 대해 다소 또는 매우 비호의적이라고 답했습니다.

AI에 대한 기대감 측면에서는 결과가 비슷하게 나타났는데, 전반적으로 APAC 국가에서 더 높은 기대감을 보였습니다. 미국의 직원들은 좀 더 복잡한 감정을 드러냈는데, 47%만이 AI에 대한 기대감을 나타냈습니다. 그러나 프랑스의 직원들은 42%로 가장 낮은 기대감을 나타냈습니다. 프랑스 직원의 51%가 AI를 호의적으로 평가한 것을 보면, 일부 직원은 AI를 전반적으로는 긍정적으로 여기지만 AI 사용에 대해서는 양면적인 태도를 보이고 있음을 알 수 있습니다.

대다수의 응답자가 AI를 사용하면 시간이 절약되고(90%), 반복 작업이 감소하고(90%), 실수가 줄어든다(89%)는 데 동의합니다. 그런데도 팀의 AI 사용을 가로막고 있는 것은 무엇일까요? 

업무에서 AI를 사용하지 않는다고 답한 응답자 중 절반 이상이 회사 전체에서 AI를 활용하지 않기 때문이라고 답했습니다. 회사에서 AI를 업무에 통합할 수 있는 도구와 기회를 제공하지 않아서 많은 직원이 AI를 사용하지 못하고 있을 수 있습니다.

업무에서 AI를 사용하는 응답자 중 63%는 회사에서 AI 도구를 제공한다고 답했습니다. 즉, 나머지 37%는 이러한 도구를 찾기 위해 스스로 동기를 부여해야 한다는 것을 의미합니다.

다른 일반적인 이유로는 익숙하지 않고 업무에 어떻게 도움이 되는지 몰라서라는 답변이 있었습니다. 이는 직원들에게 추가 교육이 필요함을 시사합니다.

리더들은 AI에 대해 전반적으로 긍정적인 견해를 갖고 있으면서도, 트레이닝 및 지원의 필요성을 나타내는 잠재적인 도입 장벽을 인식하고 있었습니다.

리더의 85%는 회사에서 AI 이점에 대한 트레이닝이 어느 정도 필요하다고 답했으며, 이는 AI에 대한 직원 교육의 중요성을 보여줍니다. 그러나 앞서 언급했듯이 리더들은 AI의 가장 큰 단점으로 너무 많은 트레이닝이 필요하다는 점(80%)을 꼽았습니다.

업무에서 AI를 사용하는 이들을 위해 현재 제공되는 트레이닝과 리소스에 관해 자세히 살펴보면, 리더들과 직원들은 서로 다른 견해를 보였습니다. 리더의 86%는 조직에서 AI를 가장 잘 활용하는 방법에 대한 리소스를 어느 정도 제공한다고 답한 반면, 직원은 60%만 제공한다고 답했습니다.

이러한 의견 불일치는 리더들은 리소스가 제작되고 있다고 알고 있지만 직원들은 사용할 수 있는 리소스를 모르고 있을 수도 있음을 나타냅니다. 직원과의 소통을 개선하고 리소스에 대한 접근성을 높이면 이러한 격차를 줄이고 AI 채택을 지원하는 데 도움이 될 수 있습니다.

리더들은 AI가 일자리를 빼앗을 것이라는 우려(70%), AI를 신뢰할 수 없다는 우려(69%) 등 AI에 대한 직원들의 두려움이 채택을 가로막는 또 다른 장벽이 될 수 있다고 생각하고 있습니다. 이는 교육을 통해 잠재적인 두려움을 해소할 수 있음을 나타내는 동시에, 직원들이 이러한 장벽을 극복할 수 있도록 AI를 효과적으로 사용할 수 있는 프레임워크를 리더들이 제공해야 한다는 점을 시사합니다. 

트레이닝과 교육 측면에서는 직원들에게 AI를 통해 업무의 특정 부분을 자동화하거나 개선하여 인간의 손길이 필요한 작업에 집중할 수 있는 시간과 노력을 더 확보할 수 있다는 점을 보여주는 데 어느 정도 초점을 맞춰야 합니다. 또한 조직은 직원들에게 AI 도구를 평가할 때 데이터 개인정보 보호 및 취급, AI의 편향성, 보안과 같은 문제를 최우선으로 고려하고 있음을 알려주고 신뢰에 대한 우려를 해소해야 합니다.

다른 모든 새로운 기술과 마찬가지로, 조직은 AI 도구를 신중하게 평가하고 이를 효과적으로 구현하기 위한 계획이나 프레임워크를 만들어야 합니다. AI에 내재된 위험이나 AI가 직원에게 미칠 영향을 고려하지 않고 AI를 성급하게 도입하면 채택률이 낮아지고 보안 및 개인정보 보호 문제가 발생하고 그 밖의 다른 부정적인 영향이 생길 수 있습니다.

그렇다고 도입을 너무 오래 미뤄둬서도 안 됩니다. 설문조사에 참여한 리더의 71%가 팀에 AI를 도입하지 않으면 뒤처질 위험이 있다는 데 동의했습니다. 관망하고 있는 회사는 생산성, 협업 및 직원 효율성 향상이라는 이점을 누리고 있는 얼리 어답터 회사에 추월당할 수도 있습니다.

Harvard Business Review에서 작성한 Zoom 안내서인 "직장에서의 AI: 직원 참여 강화 및
비즈니스 성공 제고"는 조직이 AI 기술을 구현하고 수용할 수 있도록 준비하는 데 도움이 될 것입니다. 업계 최고의 AI 및 디지털 전환 전문가로부터 교육, 트레이닝 및 효과적인 AI 사용을 촉진하는 직원 경험을 개발하는 방법에 대한 인사이트를 얻으세요.