オンライン イベントやハイブリッド イベントには柔軟性があり、魅力的な方法でより多くの人にリーチできます。このステップごとの詳細なガイドを利用して、あらゆる規模のバーチャル イベントの計画と実行を成功させてください。
62%
のイベント主催者は、対面イベントに戻った際にも、視聴者がバーチャル参加できる状態を維持しようと考えています
バーチャル イベントの計画と主催のための究極のガイド
なぜバーチャル イベントを主催するのか？
移動や場所の制限の影響がある場合でも、単に時間と費用を削減しながらより多くの人にイベントを届けたい場合でも、バーチャル イベントを主催する理由はたくさんあります。
スピーカーや出席者がどこからでも参加できる場合、イベントはネットワーク作り、知識の共有、授業の提供や学習、よりパーソナルな交流に最適な機会を提供できます。
対面イベントを主催する場合でも、バーチャルな要素を加えることでリーチを拡大できます。ハイブリッド イベントは、対面の聴衆やバーチャルな聴衆が一緒に楽しめる体験を生み出します。
最高のオンライン イベントとは:
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ライブ配信でインタラクティブライブ配信の体験は、事前レコーディング済みコンテンツよりもインタラクティブでつながりの深いものになります。
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パーソナライズ
視聴者独自のニーズや好みに合わせて体験を生み出します。
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クリエイティブ
出席者の一体感が高まるイマーシブ体験を得られるイベントにしましょう。
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ブランドに対して誠実
イベントの形式やコンテンツをブランディングして、ブランド愛好者にアピールしましょう。
エンゲージメントを強化
93%
のユーザーがビデオによってエンゲージメントが向上していると感じています
プランニング
正しい質問をする
正しい質問をすると、最適なスピーカーの選択から、イベントの宣伝方法や宣伝先の見極めまで、計画や意思決定の強力な基盤を構築できます。以下は、まず自問するべき質問のリストです。
ターゲットとする視聴者は誰か？
ターゲットとしている視聴者を把握すると、アジェンダやスケジュールから提供するコンテンツまで、イベントの体験全体をイメージしやすくなります。
視聴者はなぜ出席したほうがいいのか？
コンテンツ、ネットワーク作り、別の機会の観点から、視聴者に提供できる価値を検討してみてください。
視聴者にどのような体験をさせたいか？
イマーシブ、インタラクティブ、コラボレーション - 出席者にどのような形でコンテンツ、スピーカー、ほかのイベント推進者とやりとりさせたいかを考えてください。
このイベントにどのような目標を設定したいか？
現在のお客様に啓蒙活動を行いたい場合も、潜在的な見込み客を見つけたい場合も、目標や目的を理解して、それらを達成するための戦略を立案してください。
バーチャル イベントを計画するために必要な時間はどれほどか？
バーチャル イベントを初めて企画する場合、大半のイベントには 4～6 週間以上の時間をかけるようおすすめします。同時進行のトラックを含む大規模で複数日にわたるオンライン イベントの場合、12 週間以上を準備期間として確保してください。
どのような種類の技術サポートが必要か？
IT チームを参加させてください。（または早い段階から技術の専門家を採用してください。Zoom Events は、設定、計画、リハーサル、ライブ配信のサポートを支援するイベントの専門家をお客様に派遣することができます）すべてのミーティングに参加してもらい、技術的な制限の特定、ソリューションの推奨、テスト、問題の修正を行えるようにしてください。
バーチャル イベントの予算は？
出席者の獲得やマーケティング、コンテンツの作成、スピーカーへの謝礼、出席者へ配布するノベルティ、ビデオやオーディオの装置のための予算を割り当ててください。
イベントが成功したかどうかをどう判断するのか？
イベントの目標、聴衆者の規模、業界、イベントの種類に応じて、基準は異なります。
いくつか考慮すべき点を挙げます。
- 登録者数
- 出席した登録者の割合（%）
- 営業活動のために生成された新しい見込み客の数
- 出席者がいたセッション
- 調査の結果
- バーチャルのイベントとセッションの NPS
- デモの数
- 開催したミーティング
- ソーシャル メディアでの口コミ
- オンライン レビュー
- 生成された収益
もっとも重要な基準を追跡する方法は、必ず設定してください。
適切なツールを使用
Zoom Events、Zoom Meetings、Zoom Webinars、そして連携機能
適切なツールを利用すると、計画立案が簡単になり、イベントを円滑に開催できます。提供する体験により、計画の序盤でツールを吟味して選択し、イベントに関連して適切な意思決定を下して、時間や労力をさらに有効活用してください。
Zoom Events とは
Zoom Events は、シングルセッションからマルチセッション、複数日にわたるマルチトラックのイベントを主催できる、バーチャル イベント プラットフォームです。Zoom Events は、Zoom Meetings や Zoom Webinars の機能をベースに構築されたもので、専用のイベントハブ、堅牢な登録、発券オプション、出席者のネットワーキング機能が、あらゆるイベントタイプ（公開または非公開、無料または有料）に追加されています。非公開または公開ハブにイベントを公開することで、出席者が簡単に参加できるようになります。
Zoom Meetings と Zoom Webinars の比較
個々のセッションで Zoom Meetings と Zoom Webinars のどちらを使用するかという決断は、重要な選択となります。適切なソリューションにより、目的を達成することのできる体験を設計し、最終的にはイベントを成功させることができます。Zoom Events ユーザーは、イベント内の個々のセッションに使用するソリューションを簡単に選択できます。
比較的大規模なセッションを計画している場合、基調講演、ゲスト スピーカー、エンターテイメント（メインステージのようなものを想定）にはウェビナー オプション、ブレイクアウト トラックや小規模な円卓会議にはミーティング オプションをご利用いただけます。
ミーティングとウェビナーのどちらの形式を選択する際には、次の 3 つの主な要素について考慮してください。
定員
1,000 名を超える外部参加者を予定している場合は、100,000 名の出席者に対応できる Zoom Webinars または Zoom Events をご利用ください。
Zoom Events
Zoom Meetings と Zoom Webinars を組み合わせたもので、出席者にはチケット 1 枚が付与され、交流のためのロビーを利用することができます。
視聴者の交流
参加者がお互いに交流できるようにしたいですか？それともプレゼンターに集中してもらいたいですか？
視聴者によるビデオ参加、発言、画面共有を希望する場合は、Zoom Meetings をご利用ください。
視聴専用モードのイベントを開催する場合は、ウェビナー プラットフォームをご利用ください。ここでどの出席者のビデオ表示または音声を有効にするかをホストが管理できます。
社内外の視聴者
お客様がご存じの出席者（従業員や顧客など）は、多くの場合、混乱を招くリスクが低く、Zoom Meetings を通じたやりとりを求めていることがあります。Zoom Webinars は、誰が発言できるか、誰がカメラに映るかといった要素を制御できるため、不特定多数の出席者が参加するイベントに適しています。
次の場合には Zoom Meetings を使用:
ブレイクアウト セッション
出席者の討論会フォーカス グループ
小規模のインタラクティブなトレーニング
交流セッション
次の場合には Zoom Webinars を使用:
基調講演
メインステージのプレゼンテーション
ライブイベントのエンターテイメント
大勢の視聴者に対するプロダクト実演販売
タウンホール ミーティング形式のパネル討論会
Zoom Webinars と Zoom Events の比較
Zoom Webinars は、シングル セッションでの一対多のプレゼンテーションに最適です。Zoom Events ライセンスを購入すると、Zoom Webinars などのメリットをすべて活用できます。
ウェブポータルから Zoom Webinars を主催するか、Zoom Events でイベントを設定するかを選択できます。Zoom Events は、Zoom Webinars の機能に加えて、複数のウェビナー セッションをつなぎ、Zoom Meetings と組み合わせて、より長くてよりインタラクティブなバーチャル体験を実現します。Zoom Events は、ブランドのイベントハブ、登録、チケット発行、拡張レポートなどのイベント管理機能を完備しています。Zoom Webinars に関するよくあるご質問をご確認ください。
ウェブポータルから単発の Zoom Webinars を主催することを検討する場合の例としては、トレーニング、プレゼンテーション、シングル セッションや一対多のイベントなどがあります。
営業のキックオフ会議、顧客イベント、タウンホール ミーティング、従業員のオンボーディングなど、長時間にわたる複雑なイベントには、Zoom Events をご利用ください。
Zoom の連携を利用
インタラクティブな体験の構築
イベントの世界を設計
良いイベントを実現するために必要な要素は何かと言うと、視聴者に提供する体験がすべてです。
オンライン イベントは、出席者がコンピュータの前に座ってライブ配信のフィードやビデオを見るだけのものではありません。通常は対面式で行われるイベントをバーチャル体験に変える場合は、オンラインでインタラクティブな要素を提供するなど、クリエイティブで思慮深い対応が求められます。
イベント前の準備からライブ配信の体験まで、インタラクティブでエンゲージメントの盛んなイベントにする方法を確認してください。
イベント前
魅力的なアジェンダの作成
バーチャル イベントは、出席者の関心を引き続け、途中で退出させないようにするために、すばやいペースで展開する必要があります。
- セッションの長さを 1 時間未満に抑え、Q＆A の時間を確保して、セッションの最後まで出席者の関心を引き続けるようにしてください
- セッションとセッションの間に休憩を入れてください
- 2 日以上続くカンファレンスの場合は、対面式より早い時間にイベントを終了することを検討してください
- 世界中から視聴者が参加する予定であれば、地域に特化したセッションを複数設け、24 時間対応のアジェンダを用意してください
- Zoom Meetings とブレイクアウト ルーム機能を使用して、ネットワーク作りのセッションを含めてください
イベントロビーにおけるトピックの意見交換
Zoom Events のロビーを使用して、登録した参加者がイベント前やイベント中に接続し、交流できるようにすることが可能です。イベントの 2 週間前にはトピックを設定して参加者全員に広めて、対話を始め、質問を投げかけ、出席者に交流を呼び掛けましょう。
イベントの追加機能
対面イベントだったなら、出席者がどのようなメリットを得ていたかを考え、その特典をメールか配送サービスで送って、期待以上の喜びを届けましょう。
- ブランド ロゴ付きのノベルティ
- 有名店のスナック
- パーソナライズされた記念品
- パートナーのノベルティ
- バーチャル ランチのためのフード デリバリーのギフトカード
イベントのエンゲージメント
Q＆A を有効にする
Q＆A 機能を利用すると、ウェビナーの出席者は、セッション中にライブか書き込み形式での回答を得るために質問を送信できます。ウェビナーで Q＆A を利用する際のヒントをいくつかご紹介します。
- 大規模な視聴者を予期している場合は、パネリストと調整するか、ほかのホストを参加させて、イベント中に質問に答えられるようにしてください。
- チームのメンバーを指定し、Q＆A の管理を任せて、プレゼンターは話に集中できるようにするのも、よいアイデアです。Q＆A チームがオーディオやビデオに参加していない場合、音声参加者を非表示にする機能により、ビデオのフィードを非表示にできます。
- 出席者から質の高い質問が出なかった場合に備えて、Q＆A に割り当てられている時間を有効活用するために、思考を促すような質問を用意しておいてください。
- Q＆A の設定時には視聴者に配慮し、混乱を招く言動や不適切な言動の潜在的可能性がないか考慮してください。社内の視聴者の場合は、質問や応答を表示するとき、背景情報を比較的多めに開示するとよいかもしれませんが、不特定多数が参加する大規模イベントの場合には Q＆A の設定に制限が必要かもしれません。
- ウェビナーの最中に Q＆A 設定を調整して、匿名の質問を許可したり無効にしたりできます。また、出席者が質問を表示したり、質問にコメントしたり、賛成票を投じたりできるかも変更できます。
- ウェビナー後に Q＆A レポートを確認して、ライブ配信で質問の回答が得られなかった出席者に対してフォローアップを行います。
ブレイクアウト ルーム
イベント中は出席者が小規模なグループで互いにエンゲージメントを高め合えるようにします。出席者をリアルタイムでブレイクアウト ルームに割り当てることも、出席者を事前に割り当てることもできます。参加するルームを出席者自身に選択させ、ルーム間の自由な行き来を許可することもできます。
Zoom ブレイクアウト ルームの使用に関する必須情報をご覧ください。
フィードバックを集める
イベント後の調査の資料を送信して、イベント後にフィードバックを収集してください。Zoom Webinars を利用している場合、ゲストがセッションを退席すると調査が自動的に立ち上がるように設定できます。
イベントの準備
チームの準備を整える
オンライン イベントの運営の成功はチームの努力にかかっています。スピーカーの準備を整え、イベントチームを調整して、すべてがスムーズに実行されるようにする必要があります。予想外の展開にあわてることがないように、イベントのチェックリストを確認しておきましょう。
制作チームのチェックリスト
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制作チームを合理化する
制作関連のすべてを担当するプロデューサーを指定してください。
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Zoom Team Chat のチャネルを作成
Zoom Team Chat を利用して専用のチャネルを作成し、チームがタスクとアクション項目に沿ってバーチャル イベントを計画できるようにします。Zoom Team Chat を使えば、社内外のチームメンバーとリアルタイムでコラボレーションできます。
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制作スケジュールを作成する
制作のスケジュールには、すべてのセッション、スピーカーの情報、移行、手順、休憩、実施時間のタイムラインを含める必要があります。
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イベントのワークフローを作成
各セッションの技術仕様、ライブ ストリーミング オプション、プロデューサーの動きを技術チームとプレゼンテーション チームの動きに沿わせるためのほかの詳細により、オンライン イベントの体験を明確に定義し、ビジュアル化します。
技術チームのチェックリスト
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ミーティングおよび / またはウェビナーの設定をセットアップ
プレゼンテーション チームと協業し、各セッションの設定を明確に定義し、有効にします。たとえば Q＆A を有効にするかどうか、出席者がチャットできるようにするかどうかなどを決定します。
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練習セッションを有効化
ウェビナーのスケジュール作成の際には、[練習セッションを有効にする] を必ず選択します。そうすることで、ホストやパネリストがウェビナー プラットフォームに早めに参加し、設定できるようになります。
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パネリストを招待
Zoom Webinars を使用している場合、各パネリストはメール送信された独自のリンクを使って参加するよう求められます。スピーカーの選択とウェビナーのスケジュールが完了したら、招待リンクを送信し、スピーカーが受信したことを確認します。
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予行演習をスケジュール
スピーカーと予行演習を行い、カメラ、マイク、照明などの設定をテストし、導入、コンテンツ、移行について練習してもらいます。イベント当日に実際に使用する機器を準備して予行演習に参加するよう、スピーカーに依頼してください。
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ライブストリーミングを設定
Facebook Live、YouTube Live、カスタム サービス、または restream.io を利用して複数のプラットフォームに一括でライブストリーミングを行うかを決定します。
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プレゼンテーション チームのチェックリスト
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スピーカーの準備を整える
Zoom を使用してオーディオとビデオの品質を前もって確認するための、リソースのチェック方法をスピーカーに送信します。
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パネリストのスケジュールを作成
セッションに複数のスピーカーがいる場合、スケジュールを作成して、各スピーカーの持ち時間の長さを伝えます。
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スピーカーの資料を収集する
プレゼンテーションのコンテンツ、スピーカーの経歴、（ライブ投票や Q&A 用の）視聴者の質問を充分前もって提出するようにスピーカーに依頼します。
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インターネット接続を有線化
これにより、不安定な Wi-Fi 接続の技術的問題を回避できます。このような問題は、オーディオ品質や出席者全体の体験に影響を及ぼすことがあります。バーチャル プレゼンターにも同様の準備を依頼します。
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バックグラウンド ノイズを最小に抑える
スタンドアロンのマイクか高品質のヘッドセットを使用して、最高のオーディオ品質を確保してください。オーディオ設定でバックグラウンド ノイズ抑制を設定します。
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ビデオを最適化
ビデオの設定を開いて HD を有効にし、弱光に対して調整を行い、必要に応じて外見補正を設定します。
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背景を設定
すべてのスピーカー向けに、ブランディングされているバーチャル背景を用意します。名前、会社名、肩書が表示されます。バーチャル背景を希望しない場合は、実際の背景が整理整頓されていることを確認してください。
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ドレスアップして印象を残す
ストライプや細かくにぎやかな模様ではなく、単色を選択します。グリーンバックの場合は、必ず別の色の服を着てください！
プロのヒント
スピーカーに、マイクやヘッドセット、イーサネット ケーブル、リングライト、ウェブカメラなど、必要なものがすべてそろったキットを送ります。バーチャル背景テンプレート、イベントのグラフィックス、ソーシャル メディアの投稿例のコピーを集めてデジタル アセットのフォルダー 1 個にまとめ、各自のネットワークにセッションの宣伝を流せるようにしましょう。
イベントの宣伝
登録と出席を推進
世界でもっともすばらしいイベント体験を設計できたとしても、宣伝する時間を確保しなければ、そのイベントはターゲットの視聴者に知られないまま終わります。イベントを効果的にマーケティングし、ウェブサイトに出席者を引きつけて、詳細情報の確認を促すアセットを作成しましょう。
イベントのウェブサイト
ランディング ページまたはイベントのウェブサイトでは、イベントに登録して出席するために必要なすべての情報を訪問者に提供する必要があります。また、イベントに出席することで入手できる情報や見逃せないポイントなど、訪問者が得られる価値についても伝えます。
イベントのウェブサイトに組み込むべき内容:
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イベントの概要
イベントの内容や対象者などを 1～2 つの短い段落にまとめて、主席者にイベントの概要を伝えます。
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アジェンダとスケジュール
タイムゾーンについても忘れずに言及しましょう。
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セッションの情報
各セッションについて簡単に説明します。
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スピーカーのセクション
写真と簡単なプロフィールを載せ、スピーカーの経歴を紹介します。
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出展者とスポンサー
ロゴと会社情報を使用して、イベントを支援しているスポンサーを宣伝します。
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リソース
参考資料となるブログ投稿やウェブサイトのようなリソースのリストをまとめるか、イベント出席者のための Zoom のイベント チャット チャネルを用意しましょう。
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よくあるご質問
「参加費用はいくらですか？」、「レコーディングされたセッションをイベント後に視聴できますか？」といった一般的な質問への回答を提示してください。
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魅力のある画像
ターゲットとなる見込み客にイベントへの参加を促すビジュアル アセットを使用して視聴者の関心を引き、ブランドを宣伝します。
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登録ページ
Zoom Events でも Zoom Webinars でも、組織のブランディング要素や独自のアンケートを設定して、登録ページをカスタマイズできます。
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ビデオ トレーラー
短いプロモーション ビデオを利用して、ソーシャル メディアやほかのマーケティング活動を通じてイベントへの関心を集めることもできます。
イベントのマーケティング
少なくとも 2 週間前か 3 週間前にオンライン イベントの宣伝を開始して、登録者数を増やしましょう。ウェビナーの登録サイトにアクセス元追跡リンクを設け、どのマーケティング行為がもっとも効果的かを確認するのも、忘れないでください。
メール マーケティング
マーケティング メールとリマインダーを送信します。2 択式で件名をテストし、受信者の意識が薄れないように、イベントまでに 2〜3 通のメールを検討してください。イベントが楽しみになるようなビデオ コンテンツをメールに添付して、見込み客や登録者にアピールします。
ブログの記事
コンテンツ マーケティングを利用すると、イベントにまつわるストーリーを伝えたり、情報を提供したり、メールより込み入ったコミュニケーションができます。適切なキーワードを使用して、オーガニック トラフィックを増やしてください。
PR による支援
著名なスピーカーやほかの魅力ある詳細を強調するプレスリリースとメディアによる支援は、イベントをより多くの人の目に触れさせることができます。業界紙のメディアリストをまとめて、似たようなイベントを取り上げているメディアを探して、ターゲット視聴者にリーチしてください。興味を持っている記者にライブ配信されるイベントへの招待状を必ず送ってください。
ソーシャル メディア
イベントのハッシュタグ、グラフィックス、ソーシャル メディア キャンペーンを使ってフォロワーに広めてもらいましょう。オーガニック リーチの枠を越えるには、広告や投稿の宣伝も必要です。
パートナーとスピーカーのマーケティング
名前とセッションの情報を追加して調整できるグラフィック テンプレートなど、パートナーとスピーカーが簡単に利用できるビジュアル アセットとソーシャル投稿例を作成してください。
イベントの主催
注目！
計画と準備が完了しました。ついに一番肝心な部分、イベントを主催する段になりました。予行演習（絶対に必要）から開催日まで、留意点をご紹介します。
準備を整える
1. 予行演習/服の確認を行う
制作チーム、イベント ホスト、スピーカー、アクティブな役割を担っている人全員を呼んで、イベントの 1 週間ぐらい前に予行演習をスケジュールして、イベント当日の前に問題に対処してください。
3. 練習セッションに参加する
ウェビナー練習セッションでは、ホストがウェビナーを開始するとパネリストと共同ホストのみが参加できます。イベント開始の 10 分前から 20 分前には参加できるようにスピーカーに通話の時間を与え、ライブ配信前の練習セッションに参加してもらい、そこでオーディオとビデオをテストして、ライブ配信前の最終的なトラブルシューティングを行えるようにします。
プロのヒント
練習セッション中は、ホストと共同ホストしか、[ウェビナーを開始] ボタンをクリックできません。このアクションは元に戻せないため、全員、ライブ配信の準備が整ったときに 1 回のみボタンをクリックしてください。
ライブ配信へ移行
1. 早めに開始する
ウェビナーは定刻より数分早く始めるようにすると、出席者がプログラム開始前から参加できます。歓迎の音楽を流す場合は、ロイヤリティ フリーであることを確認してください。
2. 設定をチェックする
出席者が参加しているときは、ミーティングまたはウェビナーの設定が適切であるか確認する絶好の機会です。適切なプラットフォームにレコーディングとライブストリーミングが行われているかを確認します。自動的に有効にならない場合は、ライブストリームを開始してください。また、Q＆A の設定が適切に有効になっていて、パネリストと共同ホストが適切な権限を保持していることを確認してください。
3. 開始の挨拶
手短な事務連絡でイベントを開始して、ウェビナーはレコーディングされているか、どのように質問を提出したらよいか、ウェビナーの内容は何かを出席者が把握できるようにします。スピーカーとスポンサーに感謝の意を伝えることも忘れないでください！
4. イベントのトラブルシューティング
Zoom Events、Zoom Webinars、Zoom Meetings のサポートページを開いたままにして、問題をすぐにトラブルシューティングできるようにしておいてください。パネリストが問題に直面した場合、Zoom クライアント、Zoom モバイルアプリまたはセッション内非公開チャット機能を使って、パネリストと個人的にチャットで連絡をとります。
イベント後のフォローアップ
コンテンツを活用して、出席者の関心を引く
イベントが終了しました。イベントが終了しても、業務が終わったわけではありません。2、3 の追加手順を踏んで、フィードバックを収集し、レコーディングを利用し、見込み客をフォローアップしてください。これにより、苦労して実施したイベントを最大限活用できます。
イベント後の調査
よかった点や改善点について、出席者からフィードバックをもらいましょう。アンケートを利用して、出席者からイベント全体と各セッションに関するネット プロモーター スコア（顧客推奨度）を収集してください。
レコーディングされたコンテンツ
レコーディングと字幕を編集し、ウェブサイトやイベントページで利用できるようにしてください。レコーディングにアクセスする視聴者からユーザーデータを収集するきっかけとして、適宜コンテンツを利用することもできます。
出席者のフォローアップ
イベントのレコーディングや追加のリソースへのリンクがあるメールを出席者に送信してください。
イベントのレポート
Zoom Events を使用する場合は、イベントの概要ダッシュボードを確認し、登録と投票に関するデータを提供するミーティングのレポートを生成するか、登録、出席者、Q＆A、投票、イベントのパフォーマンスに関するデータを提供するウェビナーのレポートを生成してください。
見込み客のマーケティング
レポートのインサイトを利用して、見込み客を特定し、上記の主な連携を利用して、見込み客を絞り込み、売上につなげてください。
評価
うまくいった点、うまく行かなかった点を評価することで、次回のオンライン イベントを最後に行われたイベントよりよい形で実行できるようにします。出席者のデータ、ならびにレポート、スピーカー、パネリストのフィードバックを利用し、コンテンツやほかのイベントの特徴とのエンゲージメントを追跡してください。