ライセンス料金プラスアルファ: AI 搭載型コラボレーション プラットフォームを従業員に導入するための総コスト

大規模エンタープライズが社内の全従業員が使用する主要なビジネス アプリケーションを購入するにしろ、スモール ビジネス オーナーがオフィス用の電話セットを購入するにしろ、ほとんどの IT 関連の購入決定を左右するのは、「コストと価値」という 2 つの主要素です。

一体どのぐらいのコストがかかるのでしょうか。ライセンス料金、クラウド ストレージやプレミア サポートなどのアドオン、1 年後や 5 年後、はたまた 10 年後まで継続するシステム維持費など、料金表を見るだけでは分からない実際のコストはいくらなのでしょうか。

そして組織にはどのような価値がもたらされるのでしょう。この特定のテクノロジーは、どのような方法で企業の収益を増やし、リスクを軽減し、運用を効率化させる一助となるのでしょうか。あるいは従業員を支援するのでしょうか。また、こうした利点はコストに見合うものなのでしょうか。

実際、IT への投資は容易に数値化できるものではありません。そしてこれは、単に予算が厳しいときや経済が不安定なときだけではないのです。ビジネスが軌道に乗っているときでも、リーダーは導入しようとしているツールやテクノロジーに価値があるかどうかを見定めたいものです。それがコミュニケーションやコラボレーションのプラットフォームなど、従業員が毎日使うツールなら尚更です。総所有コスト（TCO）の評価は、強力なビジネスケースを作成し、潜在的投資の費用対効果と価値を判断するための一助となります。

TCO とは、投資のライフサイクル全体にわたる経済的影響を時間ベースで測定するものです。コストというと、請求書に記載された支払総額だと考えがちですが、多くの場合はそこに追加のコストもかかります。住宅購入資金はきちんと準備しているとして、その家具代、保険料や固定資産税、維持費、給湯器が故障した場合の修繕費の予算なども考慮に入れていますか？

同様に IT 投資でも、TCO には初期費用だけでなく将来的に支払うコストも含まれます。TCO は、経時的に 3 段階に分割できます。

• 設計段階にかかるものは、主にライセンスに関連するコストです。見積もりに記載されており、ベンダーに直接支払うものです。部品表、見積もり、請求書を見れば、これらのコストを確認できます。
• 開発段階では、ユーザーがソリューションを利用できるようにするための 1 回限りのコストが発生します。たとえば展開や導入のコスト、従業員トレーニングのコストがそれにあたります。
• 運用段階以降は、ソリューションの管理、サポート、保守にかかる継続的コスト、つまりソリューションを活用していくためのコストが発生します。

開発段階のコスト比較

次に、実装やトレーニングなど、開発段階に関連するコストを見ていきましょう。新しいソリューションを実装するときは往々にして、外部ベンダーへの支払いが生じたり、システム設定や IT チームと従業員のトレーニング、ソリューションの導入に内部リソースを活用したりする必要があり、これらはすべて総コストに加算されます。これらのタスクに費やされる時間とリソースの削減が、TCO の減少につながります。そのため、操作が容易で直感的なプラットフォームであることが非常に重要なのです。

Zoom が委託した Metrigy 社による 2023 年版 TCO 調査によると、30 分以内にシステムを立ち上げ稼動させている新規ユーザーの割合が Zoom では 86% だったのに対し、その他のベンダーの平均は 72% でした。さらに、54% の Zoom 新規ユーザーがトレーニングを必要としなかったのに対し、Microsoft Teams ユーザーの場合は 41% でした。Metrigy のレポートによると、トレーニングが不要である理由としてもっとも多く挙げられたのは、Zoom の使いやすさでした。

運用段階以降のコスト比較

最後に、運用段階以降の保守と運用にかかるコストも忘れずに考慮に入れましょう。こうしたコストは継続的に発生します。多くの場合は、ソリューションの保守とサポートにかかる「隠れ」コストです。従業員にとって使いやすく、IT 管理者にとって保守やユーザー管理が簡単なソリューションであれば、全体的なコスト削減を助けることになります。

Metrigy の調査では、Zoom の管理のしやすさがコスト削減につながることが実証されました。同調査で評価されたその他のベンダーと比較した場合、同数のユーザーを管理するために必要な専任 IT 従業員の数が、Zoom プラットフォームでは 15% 少なかったのです。

IT 投資のコストを評価するのは一筋縄ではいきませんが、ライセンスへの初期費用だけを考慮に入れるよりも有益な結果を生み出します。ビジネスニーズによっては、既存ライセンスに AI 機能やその他のコラボレーション機能を追加すると、結局は割高になることがあります。また、複雑なシステムを維持するためのコストは、長期的に見ればさらに嵩む可能性があります。

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* 注: AI Companion は、地域や業種によってはご利用いただけない場合があります。

編集部注: このブログは 2023 年 12 月に公開済みですが、最新の料金プラン情報を反映させるため、2024 年 2 月に更新されました。