Gli eventi online e ibridi ti offrono flessibilità, per raggiungere più persone in modi coinvolgenti. Utilizza la nostra guida dettagliata per pianificare e realizzare un evento virtuale di successo di qualunque dimesione.
Sono diversi i motivi per organizzare i tuoi eventi virtuali: ad esempio, è probabile che le restrizioni stiano limitando i tuoi spostamenti o l'uso di sedi esterne, o semplicemente è possibile che tu voglia rivolgerti a un pubblico più vasto, risparmiando tempo e denaro.
Quando i tuoi relatori e i tuoi partecipanti possono connettersi ovunque si trovino, nascono delle incredibili opportunità per fare rete, condividere le proprie idee, insegnare, imparare e connettersi a livello più personale.
Se stai organizzando eventi di persona, puoi comunque aggiungere una componente virtuale e raggiungere un pubblico più vasto. L'esperienza di un evento ibrido premette di unire il pubblico in presenza e quello online.
Le esperienze dal vivo sono più interattive rispetto ai contenuti pre-registrati, inoltre consentono connessioni più solide.
Scopri come abbiamo realizzato il nostro primo evento virtuale, Zoomtopia, dal vivo per il 95%.
Realizza l'esperienza improntata sulle necessità e sulle preferenze specifiche per il tuo pubblico.
Marche du Film - Cannes Film Festival è diventato virtuale grazie alle API e a SDK di Zoom.
Dai vita al tuo evento con esperienze immersive che riuniscono tutti i partecipanti.
In occasione del suo primo Congresso digitale, EUNIS ha creato esperienze online uniche.
Fai in modo che il formato e i contenuti del tuo evento riflettano il tuo brand per le persone che ti seguono.
La narrazione e la conversazione sono l'anima degli eventi online di TEDxMelbourne.
Migliorano il coinvolgimento
Fare le domande giuste ti permetterà di creare una base solida per pianificare e per prendere delle decisioni, tra cui scegliere il relatore giusto o capire come e dove promuovere l'evento. Ecco una lista di domanda da cui partire.
Conoscere il tuo pubblico ideale ti aiuterà a modellare l'evento e l'esperienza che offrirai, dall'ordine del giorno fino alla pianificazione dei contenuti.
Pensa a quale valore aggiunto puoi dare al tuo pubblico in termini di contenuti, possibilità di networking e altre opportunità.
Immersiva, interattiva, collaborativa... Pensa a come vuoi che il tuo pubblico interagisca con contenuti, relatori e altri partecipanti.
Sia che tu voglia coinvolgere i clienti attuali o trovare potenziali contatti, devi identificare gli obiettivi e definire una strategia precisa per raggiungerli.
Se stai pianificando per la prima volta un evento virtuale, ti consigliamo di preventivare dalle quattro alle sei settimane di lavoro. Se si tratta di un grande evento su più giornate con sessioni contemporanee, stima almeno dodici settimane di lavoro.
Coinvolgi il tuo team informatico (oppure consulta un esperto del settore: Zoom Events mette a disposizione personale esperto per aiutare i clienti nella configurazione e nella pianificazione, nelle prove e nell'assistenza dal vivo) e invitalo a partecipare a ogni riunione. In questo modo, il team potrà evidenziare i limiti tecnologici, consigliare soluzioni, eseguire test e risolvere problemi.
Decidi il budget per l'acquisizione dei partecipanti e il marketing, lo sviluppo dei contenuti, il costo dei relatori, i regali per i partecipanti e l'attrezzatura audio e video.
I parametri variano in base agli obiettivi, alle dimensioni del pubblico e al settore dell'evento oltre, naturalmente, al tipo stesso di evento.
Alcuni fattori da considerare sono:
Ricorda di stabilire delle modalità di tracciamento delle metriche che ritieni più importanti.
Gli strumenti giusti renderanno la pianificazione più semplice e contribuiranno a evitare problemi durante l'evento. In base all'esperienza che vuoi fornire, cerca e seleziona gli strumenti giusti già dall'inizio della pianificazione per poter prendere le decisioni giuste per il tuo evento ed essere più efficiente a livello di tempistiche e di sforzi.
Zoom Events è una soluzione per eventi virtuali necessaria a organizzare eventi a sessione singola, a sessione multipla, della durata di più giorni e a più tracce. Zoom Events incrementa le funzionalità di Zoom Meetings e Zoom Webinar grazie all'aggiunta di hub per eventi dedicati, alle opzioni efficaci per iscrizioni e biglietti e alla possibilità di networking tra i partecipanti a tutti i tipi di eventi (pubblici e privati, gratuiti e a pagamento). Per facilitare la partecipazione delle persone, puoi pubblicare i tuoi eventi su un hub pubblico o privato.
Una scelta importante è quella di decidere se utilizzare Zoom Meetings o Zoom Webinars per una sessione individuale. La soluzione giusta ti consentirà di progettare l'esperienza adatta per raggiungere i tuoi obiettivi e, infine, si tradurrà in un evento di successo. Gli utenti di Zoom Events possono scegliere con facilità quale soluzione utilizzare per una sessione individuale nel tuo evento.
Nel caso di una grande sessione l'opzione webinar è perfetta per presentazioni d'apertura, relatori ospiti e attività di intrattenimento (come una sorta di palco principale). L'opzione per riunioni è invece più adatta alle sessioni separate e a tavole rotonde più ridotte.
Nella scelta tra riunione e webinar, considera questi fattori chiave:
Combinazione di Zoom Meetings e Zoom Webinar con un biglietto per i partecipanti e una lobby per il networking.
Vuoi che i partecipanti interagiscano tra loro o preferisci che l'attenzione sia concentrata sui presentatori?
Se desideri che il pubblico appaia in video, intervenga o condivida lo schermo, allora Zoom Meetings è la scelta giusta.
Se invece desideri che l'evento sia in modalità di sola visualizzazione e che l'organizzatore controlli quali partecipanti far apparire e far parlae, la scelta giusta è la piattaforma per webinar.
Se conosci i partecipanti (ad esempio, se sono tuoi dipendenti o clienti), il rischio che siano fonte di disturbo è minore ed è più probabile che vogliano interagire nella modalità offerta da Zoom Meetings. Zoom Webinars è la scelta migliore per eventi in cui devi gestire gruppi più ampi con partecipanti sconosciuti: questa soluzione offre infatti un maggiore controllo su fattori chiave, come chi può intervenire e apparire in video.
Sessioni secondarie
Tavole rotonde con i partecipanti
Gruppi di discussione
Formazione interattiva e di piccolo gruppo
Sessioni di networking
Discorsi
d'apertura Presentazioni dal palco principale
Intrattenimento dal vivo
Dimostrazioni di prodotti per un vasto pubblico
Interventi di gruppo in modalità assemblea cittadina
Zoom Webinars è perfetto per presentazioni con un'unica sessione effettuate da una sola persona per un vasto pubblico. Se acquisti una licenza di Zoom Events, ricevi anche tutti i vantaggi di Zoom Webinars e molto altro ancora.
Puoi decidere se organizzare i webinar dal web portal oppure configurare l'evento in Zoom Events. Con Zoom Events, inoltre, avrai la possibilità di connettere Zoom Webinars a diverse sessioni di webinar e di combinarle con Zoom Meetings per esperienze virtuali più lunghe e interattive. Zoom Events include la gestione completa degli eventi grazie a funzionalità come hub evento, iscrizione e biglietti brandizzati e le migliori funzionalità per i report. Leggi qui le FAQ su Zoom Webinars.
Alcune situazioni in cui valutare se organizzare un unico Zoom Webinars dal Web Portal sono i corsi di formazione, le presentazioni e gli eventi a unica sessione effettuati da una sola persona per un vasto pubblico.
Usa Zoom Events per eventi più lunghi e coinvolgenti come inizi di vendite, eventi con i clienti, assemblee e inserimento dei dipendenti.
Integra Zoom con i tuoi strumenti tecnologici per un evento online più efficace.
Visita Zoom App Marketplace per scoprire le oltre 1 000 integrazioni disponibili!
Vuoi che l'evento sia a pagamento? Usa Zoom Events e connettiti con PayPal o Stripe per semplificare il processo di pagamento.
Cosa fa di un evento un grande evento? Dipende tutto dall'esperienza che offri al tuo pubblico.
Durante un evento online farai molto più che sedere davanti a un computer e guardare un video o un intervento dal vivo. Se stai organizzando un evento virtuale in che in precedenza si svolgeva in presenza, devi ricorrere a tutta la tua creatività inserendo alcuni elementi interattivi anche nella modalità online.
Dalla preparazione all'evento dal vivo, scopri come sviluppare interazioni e coinvolgimento nell'evento.
Un evento virtuale deve avere un ritmo più rapido per coinvolgere i partecipanti ed evitare che si annoino.
Usa la lobby Zoom Events per consentire ai partecipanti registrati di connettersi e fare rete, prima e durante l'evento. Imposta e promuovi argomenti con tutti i partecipanti due settimane prima dell'evento: promuovi il dialogo e poni domande per stimolare l'interazione.
Cosa avrebbero ricevuto i tuoi partecipanti durante un evento in presenza? Invialo tramite e-mail o con un servizio di consegna mirato per fare una bella sorpresa al tuo pubblico.
La funzionalità Domande e risposte consente ai partecipanti del webinar di inviare delle domande durante la sessione e di ottenere risposte dal vivo o per iscritto. Ecco alcuni consigli per usare la funzionalità Domande e risposte durante un webinar:
Ricevi feedback in tempo reale dal pubblico o valuta il livello di comprensione del contenuto che stai presentando e lancia sondaggi preimpostati durante la sessione.
Usa applicativi come Slido, Kahoot! o giochi come "la ruota della fortuna" per rendere l'evento più divertente e interattivo.
Fai conoscere i partecipanti tra loro dividendoli in piccoli gruppi durante l'evento. Puoi dividerli in sessioni secondarie in tempo reale, assegnarli a una sala prima dell'evento oppure permettere a ciascuno di scegliere a quale sala partecipare e di spostarsi liberamente da una all'altra.
Ecco tutto quello che devi sapere sulle sessioni secondarie di Zoom.
Per raccogliere le opinioni dei partecipanti, invia un sondaggio al termine dell'evento. Se usi Zoom Webinars, puoi impostare l'avvio automatico del sondaggio quando gli ospiti escono dalla sessione.
Iscriviti al webinar Presentazione di Zoom Events
Chiedi una dimostrazione con un esperto di Zoom.
Organizzare un evento online di successo è una questione di lavoro di squadra! Dovrai preparare i tuoi relatori e allineare il tuo team per assicurarti che tutto vada secondo i piani. Controlla sempre la lista delle cose da fare e assicurati di non dimenticare niente.
Designare la persona (o le persone) incaricate di gestire tutti gli aspetti che riguardano la produzione.
Sfrutta Zoom Team Chat e crea canali di pianificazione dedicati al tuo team, in modo che tutti siano sempre aggiornati sui compiti e sulle attività in agenda. Zoom Team Chat consente di collaborare in tempo reale con tutti i membri del team interni ed esterni.
La pianificazione della produzione deve includere gli orari dettagliati e i luoghi di tutte le sessioni, le informazioni sui presentatori, i momenti di transizione, le procedure e le pause.
Definisci e immagina chiaramente l'esperienza dell'evento online con i dettagli tecnici di tutte le sessioni, le opzioni di streaming dal vivo e tutti gli aspetti necessari per allineare i team della produzione con quelli tecnici e di presentazione.
Collabora con il team di presentazione per definire chiaramente e abilitare le impostazioni di ogni sessione (ad esempio, per decidere se abilitare la funzionalità Domande e risposte o la chat per i partecipanti).
Durante la pianificazione del webinar, assicurati di abilitare le sessioni pratiche in modo che gli organizzatori e i relatori possano accedere alla piattaforma del webinar con anticipo per scegliere le impostazioni.
Con Zoom Webinar, ogni relatore deve partecipare utilizzando un link univoco che riceverà per e-mail. Dopo aver scelto i relatori e pianificato il webinar, invia il link di invito e assicurati che lo ricevano.
Fai una prova generale con i tuoi presentatori per assicurarti che videocamere, microfoni, illuminazione e altre impostazioni funzionino correttamente e per esercitarti su introduzioni, contenuti e momenti di transizione. Incoraggiali a partecipare alla prova generale con l'attrezzatura che useranno il giorno dell'evento.
Decidi se trasmettere in streaming dal vivo contemporaneamente su Facebook Live, YouTube Live, un servizio personalizzato, o su più piattaforme diverse utilizzando restream.io.
Invia ai presentatori delle risorse con le istruzioni per utilizzare Zoom e assicurarsi in anticipo che video e audio siano della qualità adeguata.
Se la sessione prevede gli interventi di più relatori, crea una pianificazione e fai sapere a ognuno di loro quanto tempo avrà a disposizione.
Chiedi ai relatori di inviarti con anticipo i contenuti della loro presentazione, le loro biografie e le domande per il pubblico (per i sondaggi dal vivo o la sessione di domande e risposte).
Questo passaggio ti aiuterà a evitare problemi tecnici derivanti da una connessione Wi-Fi instabile, che potrebbe influire negativamente sulla qualità audio e sull'esperienza generale dei partecipanti. Incoraggia i presentatori virtuali a fare lo stesso.
Usa un microfono fisso o delle cuffie professionali per garantire la migliore qualità audio possibile. Controlla le impostazioni audio per eliminare i rumori di fondo.
Apri le impostazioni del video per abilitare l'HD, effettuare le regolazioni per le luci basse e, se necessario, per ritoccare il tuo aspetto.
Puoi creare uno sfondo virtuale brandizzato per tutti i presentatori che mostri nome, azienda e titolo. Se preferisci non utilizzare uno sfondo virtuale, assicurati che quello reale sia pulito e ordinato.
Prediligi i colori a tinta unita rispetto alle righe o ai tessuti con trame piccole e fitte. Se hai uno schermo verde, ricorda di vestirti con un colore diverso.
Consiglio professionale
Invia ai relatori un kit con tutto il necessario: un microfono/delle cuffie, un cavo ethernet, una ring light e una webcam. Crea una cartella con le risorse digitali e un modello dello sfondo virtuale, le grafiche dell'evento e i testi per i post dei social media, così potranno promuovere la sessione tra i loro contatti.
Puoi anche creare l'evento più incredibile del mondo, ma se non ti ritagli del tempo per promuoverlo a dovere, il tuo pubblico non saprà nemmeno che esiste. Crea delle risorse che ti permettano di promuovere l'evento in modo efficace e porta i partecipanti sul tuo sito Web per saperne di più.
Il sito web o la pagina di destinazione del tuo evento devono dare ai visitatori tutte le informazioni necessarie per consentire loro iscrizione e partecipazione. Inoltre, deve comunicare ai partecipanti il valore dell'evento: la ragione per cui è adatto a loro e per quale motivo non possono perderlo
Di cosa si tratta? A chi è destinato? Dai ai partecipanti un anticipo di cosa aspettarsi in uno o due brevi paragrafi.
Non dimenticare il fuso orario.
Inserisci una breve descrizione di ogni sessione.
Inserisci una foto e una breve biografia dei relatori per farne conoscere l'esperienza.
Mostra gli sponsor che supportano l'evento inserendo il loro logo e le informazioni aziendali.
Compila una lista di risorse: post sul blog, siti web da consultare per ulteriori informazioni o un canale di chat su Zoom dedicato all'evento per i partecipanti.
Rispondi a domande classiche ad esempio: "Quanto costa partecipare?" o "Potrò rivedere la registrazione dopo l'evento?"
Cattura il pubblico e promuovi il tuo brand con risorse visive che convincano i potenziali contatti a partecipare.
Sia Zoom Events sia Zoom Webinars ti consentono di personalizzare la tua pagina di iscrizione con il branding della tua organizzazione e con domande personalizzate.
Un reel accattivante può rivelarsi un bel modo per creare grande aspettative per l'evento sui social media e in altre modalità di marketing.
Inizia a promuovere il tuo evento online con almeno due o tre settimane di anticipo per aumentare il numero di iscritti. Non dimenticare di creare dei link di tracciamento per la registrazione al webinar, così potrai valutare quale azione di marketing è più efficace.
Invia e-mail e promemoria come azione di marketing. Effettua dei test A/B sull'oggetto delle e-mail e valuta la possibilità di inviare due o tre promemoria prima dell'evento. Per stimolare la curiosità di chi si è iscritto o di chi vuole farlo, puoi anche utilizzare dei contenuti video nelle e-mail.
Il marketing dei contenuti ti permette di raccontare la storia del tuo evento, fornire le informazioni necessarie e approfondire di più rispetto a una semplice e-mail. Utilizza le parole chiave adatte per incrementare il traffico sul blog.
Un comunicato stampa e il coinvolgimento dei media per sottolineare i relatori di spicco e tutti i dettagli più importanti possono mettere in grande risalto il tuo evento. Prepara una lista di media con pubblicazioni nel settore e cerca quelli che si interessano a eventi come il tuo per raggiungere meglio il tuo pubblico ideale. Ricorda anche di invitare i giornalisti interessati all'evento.
Aiuta i tuoi follower a interagire creando hashtag, grafiche e campagne per social media. Oltre alla reach organica, non dimenticare gli annunci online e le info sulle inserzioni.
Crea delle risorse visive e degli esempi di post per i social media che i partner e i relatori possano utilizzare facilmente, ad esempio un modello di grafica in cui possono aggiungere il loro nome e le informazioni sulla sessione.
La parte organizzativa è ormai terminata. Adesso è il momento di andare al sodo: inizia l'evento! Dalla prova (che è imprescindibile) al grande giorno: ecco cosa non puoi assolutamente dimenticare.
Pianificala circa una settimana prima dell'evento con il tuo team di produzione, con gli organizzatori, con i relatori e con tutti quelli che avranno un ruolo attivo, così da risolvere tutti gli eventuali problemi con anticipo.
Cose da fare alla prova: tutto quello che non puoi dimenticare
Fornisci a relatori e relatrici tutti i consigli tecnologici necessari, così arriveranno preparati e svolgeranno al meglio il loro lavoro.
Una sessione pratica del webinar consente all'organizzatore di avviare il webinar e di far partecipare solo i relatori e i co-organizzatori. Chiedi ai relatori di accedere all'evento con 10-20 minuti di anticipo, così da partecipare alla sessione pratica, chiedigli inoltre di provare audio e video e risolvere eventuali problemi dell'ultimo minuto prima dell'evento dal vivo.
Consiglio professionale
Solo gli organizzatori e i co-organizzatori possono fare clic sul tasto Avvia Webinar durante la sessione di pratica. L'azione non può essere annullata, quindi ricorda di premere il tasto solo quanto tutti saranno pronti.
Prova a lanciare il webinar con qualche minuto di anticipo per dare a tutti i partecipanti il tempo necessario per accedere prima che l'evento inizi. Puoi anche mettere una musica di sottofondo nell'attesa, ma assicurati che sia royalty-free.
Mentre i partecipanti iniziano ad accedere, approfittane e ricontrolla che le impostazioni della riunione o del webinar siano corrette. Controlla che la registrazione e la trasmissione in streaming dal vivo siano sulle piattaforme corrette e inizia a trasmettere in streaming dal vivo, se non hai abilitato la trasmissione in automatico. Assicurati che la funzionalità per domande e risposte sia stata impostata correttamente e che i relatori e i co-organizzatori abbiano le autorizzazioni corrette.
Apri l'evento con un piccolo discorso di benvenuto: spiega ai partecipanti se il webinar verrà registrato, come inviare le domande e quali argomenti verranno affrontati. E non dimenticare di ringraziare i relatori e gli sponsor!
Tieni aperte le pagine di assistenza di Zoom Events, Zoom Webinars o Zoom Meetings per risolvere eventuali problemi all'istante. Se i relatori riscontrano dei problemi, puoi chattare con loro sul client Zoom o usare la funzionalità di chat privata interna alla sessione.
È fatta! Ma anche se l'evento è finito, non significa che non c'è altro da fare. Fai un piccolo sforzo in più per raccogliere i feedback, gestire le registrazioni e ricontattare i lead per trarre il massimo dall'evento appena concluso e a cui hai lavorato così tanto.
Raccogli i feedback dei partecipanti per sapere cosa ha funzionato e cosa si potrebbe migliorare. Utilizza il sondaggio per raccogliere il Net Promoter Score dai partecipanti, per tutto l'evento e per le singole sessioni.
Modifica le registrazioni e le trascrizioni e mettile a disposizione sul tuo sito Web o sulla pagina dell'evento. Puoi anche controllare gli accessi per raccogliere i dati degli utenti che le visualizzano.
Invia un'e-mail ai partecipanti includendo un link da cui rivedere la registrazione dell'evento e altre risorse aggiuntive.
Se usi Zoom Events, controlla la dashboard di riepilogo degli eventi, genera i report della riunione per ottenere dati sulle iscrizioni e risultati dei sondaggi, o report sul webinar per ottenere informazioni sulle prestazioni di iscrizioni, partecipanti, domande e risposte, sondaggi ed evento.
Approfitta dei risultati dei report per valutare i lead e utilizzare le integrazioni chiave menzionate sopra per creare un funnel di vendita.
Per assicurarti che il tuo prossimo evento sia ancora meglio dell'ultimo, valuta cosa ha funzionato e cosa no. Utilizza i dati e i feedback dei partecipanti, ma anche quelli dei relatori, ottenuti dai report e traccia il livello di coinvolgimento con le funzioni disponibili per quanto riguarda i contenuti e non solo.
Ti interessa scoprire di più? Contatta il nostro reparto vendite per iniziare subito con il tuo evento virtuale.
