Una guida a Zoom AI Companion per i responsabili informatici

Sempre di più, le organizzazioni vedono l'IA come una tecnologia fondamentale per i dipendenti, anziché un elemento che è meglio avere. In qualità di responsabile informatico, sei in prima linea in questa ondata di trasformazione digitale, e hai il compito di portare la tecnologia giusta per aiutare i dipendenti a collaborare e comunicare in modo efficace. 

Con così tante soluzioni di IA a disposizione, il tuo team potrebbe essere sopraffatto dalla valutazione e dal test di diversi strumenti in base a vari fattori, tra cui costi, qualità, integrazioni, sicurezza e privacy. Trovare una soluzione affidabile ed efficace richiede tempo. Ma muoversi troppo lentamente può nascondere delle insidie. Se ai dipendenti entusiasti non vengono forniti applicativi di IA approvati, potrebbero iniziare a utilizzare app non controllate per il loro lavoro e non saprai come vengono gestiti i dati aziendali o se vengono utilizzati per addestrare modelli di IA di terze parti. E non otterranno, in termini di produttività, i guadagni che l'IA può fornire.

Ti stai anche occupando di come integrare l'IA nei flussi di lavoro esistenti, effettuare l'onboarding degli utenti e comunicare il valore dell'IA in modo che i dipendenti la utilizzino. 

Entra in Zoom AI Companion, il tuo assistente di IA intelligente sulla piattaforma Zoom. Fa parte della piattaforma di cui ti fidi e dell'esperienza di collaborazione che i tuoi dipendenti già conoscono e apprezzano: basta un rapido clic per migliorare la produttività del tuo team riassumendo riunioni e thread di chat, componendo messaggi nella chat per il team ed e-mail e aiutando a fare brainstorming e a organizzare idee su una lavagna. Inoltre, poiché è incluso senza costi aggiuntivi per gli utenti a pagamento con piani Zoom idonei,* non devi preoccuparti di inserire un nuovo applicativo nel tuo budget.

Sia che tu stia prendendo in considerazione l'utilizzo di AI Companion o che tu stia cercando indicazioni su come implementarlo in modo efficace, trova le informazioni che ti servono di seguito. (Ti serve un'introduzione su ciò che AI Companion può fare per il tuo team? Inizia da qui).

Per proteggere i dati aziendali e ridurre i potenziali rischi è essenziale una valutazione rigorosa di qualsiasi applicazione. Il nostro impegno per un'IA responsabile si basa sulla forte cultura dell'assistenza di Zoom, che mette la sicurezza e la privacy al centro dei nostri prodotti. Se la tua organizzazione utilizza già Zoom, probabilmente conosci il modo in cui diamo priorità alla sicurezza, alla privacy e alla conformità sulla nostra piattaforma.

E, cosa più importante, Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei propri clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.

Se non hai familiarità con le pratiche di sicurezza e privacy di Zoom, il nostro white paper su sicurezza e privacy di AI Companion fornisce una panoramica dettagliata delle caratteristiche dei nostri prodotti e all'approccio all'IA responsabile, rispondendo a molte domande che potresti avere durante la valutazione delle nostre soluzioni di IA. 

Scarica il whitepaper per informazioni su:

• Come utilizziamo e proteggiamo i tuoi dati
• Flusso di dati e trasmissione a terze parti (ove pertinente)
• Dettagli specifici sull'archiviazione e la conservazione dei dati per ciascuna funzionalità di AI Companion
• Il nostro processo per sviluppare funzionalità di IA generativa

Gli amministratori possono abilitare o disabilitare le funzionalità per l'intero account nella pagina delle impostazioni dell'account sul Portale amministratori. Puoi scegliere se fornire a singoli dipendenti, a tutti i dipendenti o solo a determinati gruppi, l'accesso a una o a tutte queste funzionalità. 

Non si tratta di una scelta senza compromessi: ad esempio, potresti volere consentire ai dipendenti di effettuare il riepilogo delle riunioni con AI Companion, ma scegliere di non utilizzare funzionalità come la composizione di e-mail o la chat per il team mentre completi altri test. Puoi facilmente attivare o disattivare l'accesso nelle impostazioni del tuo account.

Clicca sulla scheda AI Companion e vedrai la possibilità di attivare o disattivare ogni funzionalità disponibile a livello di account

Controllare l'accesso alle funzionalità di IA

Per entrare ancor più nel dettaglio, AI Companion consente a te e ai tuoi dipendenti di controllare l'accesso alla maggior parte delle funzionalità a livello di account, gruppo e utente. 

Ecco come appare, usando il riepilogo della riunione come esempio (questo si applicherebbe anche ad altre funzionalità di AI Companion):

• Abilitare il riepilogo della riunione a livello di account significa che gli organizzatori delle riunioni sul tuo account (in particolare i dipendenti all'interno della tua organizzazione con una licenza Zoom idonea) hanno la possibilità di avviare un riepilogo generato dall'IA della loro riunione.
• I titolari degli account possono creare gruppi e gestire l'accesso alle funzionalità di AI Companion a livello di gruppo, consentendo ad alcuni utenti di accedere ai riepiloghi delle riunioni e limitando l'accesso ad altri. Potresti voler eseguire questa operazione nell'ambito di una sperimentazione (ulteriori informazioni su come configurarlo di seguito) o per altri motivi, ad esempio la conformità. 
• Gli organizzatori possono scegliere di abilitare o disabilitare il riepilogo delle riunioni a livello di utente. Ciò significa che gli organizzatori possono decidere autonomamente se desiderano che AI Companion generi un riepilogo delle riunioni per le riunioni che organizzano. Inoltre, possono decidere riunione per riunione se attivare o disattivare AI Companion.

A livello di account e di gruppo, è possibile limitare le impostazioni cliccando sull'icona del lucchetto per impedire agli utenti di modificarle. Ad esempio, è possibile richiedere che tutti i riepiloghi delle riunioni vengano inviati solo all'organizzatore della riunione.

Le impostazioni personalizzabili offrono un controllo amministrativo ancora maggiore

Una volta attivata una funzionalità, hai ancora più opzioni per controllare come si condividono gli output di AI Companion e come vi si può accedere. Ad esempio, quando si attivano i riepiloghi delle riunioni, è possibile decidere se mantenere tali riepiloghi solo per l'organizzatore, per l'organizzatore e i partecipanti interni o condividere i riepiloghi con tutti gli invitati alla riunione, anche quelli esterni all'azienda.

I dipendenti possono scegliere quando usare AI Companion

A livello di utente, i dipendenti possono scegliere come vogliono usare AI Companion nelle riunioni che organizzano. Possono abilitare AI Companion affinché avvii automaticamente un riepilogo della riunione per ogni riunione che organizzano o scegliere di avviare il riepilogo manualmente. Inoltre, gli organizzatori possono decidere se consentire ai partecipanti di porre domande sulle riunioni che organizzano ad AI Companion. Gli organizzatori possono attivare e disattivare queste funzionalità durante una riunione. 

Durante una riunione, tutti i partecipanti riceveranno una notifica con un messaggio quando le funzionalità di AI Companion sono attivate. Se AI Companion è attivo durante una riunione, sarà visibile un'icona luminosa di AI Companion nell'angolo in alto a destra della finestra della riunione.

Prima di implementare AI Companion in tutta l'organizzazione, ti consigliamo di esaminare l'esecuzione di una sperimentazione con un gruppo selezionato di dipendenti. Ciò consente di testare le funzionalità e raccogliere feedback e insegnamenti da una base di utenti più piccola. E grazie ai nostri controlli granulari per AI Companion, è facile farlo. Eccome come:

1. Crea un nuovo gruppo per i tuoi tester nella sezione Gestione utenti del tuo account.
2. Crea un nuovo gruppo separato per i non tester.
3. Nelle impostazioni del tuo account, clicca sulla scheda AI Companion. Da qui, puoi scegliere quali funzionalità di AI Companion desideri abilitare: questo sarà a livello di account, ovvero per tutti gli utenti del tuo account. Nel passaggio successivo, limiterai un accesso più ampio all'organizzazione, consentendo al contempo l'accesso al gruppo di test.
4. In Gestione utenti, seleziona il tuo gruppo di test, quindi vai alla scheda AI Companion e abilita le funzionalità a cui desideri che il gruppo acceda. 
5. Seleziona il gruppo non tester, ovvero quello che include tutti gli altri utenti dell'organizzazione. Clicca sulla scheda AI Companion, quindi disabilita tutte le funzionalità per il gruppo di non tester. Clicca sull'icona del lucchetto per impedire agli utenti di questo gruppo di modificarla. 

Se lo desideri, puoi assegnare amministratori separati al tuo gruppo di test: non avranno accesso completo all'account amministratore, ma saranno in grado di aggiungere e gestire membri nel tuo gruppo di test. Questo è perfetto se desideri delegare a qualcuno la gestione del progetto pilota, anche se non è un amministratore dell'account.

La comunicazione con i dipendenti è fondamentale quando si implementa ogni tecnologia. Dopotutto, se i dipendenti non sono informati sulle tecnologie disponibili, non sono convinti di quale aiuto possono ricevere e non si sentono a proprio agio nell'utilizzarle, probabilmente non le adotteranno. 

Ecco un modello di e-mail per presentare AI Companion al tuo team:

___

Gentile [dipendente],

siamo lieti di annunciare che AI Companion, l'assistente di IA generativa di Zoom, è ora disponibile per l'uso su Zoom

AI Companion dispone di una serie di funzionalità progettate per aiutarti a migliorare la produttività e la collaborazione durante la tua giornata lavorativa. Può:

• riepilogare le riunioni Zoom, fornendoti un riassunto di ciò che è successo e degli elementi di azione, anche senza registrare la riunione. Può anche riassumere i lunghi thread della chat per il team, aiutandoti a risparmiare tempo con una sinossi della conversazione.

• Rispondere alle tue domande su una riunione in tempo reale, ad esempio "È stato citato il mio nome?" o "Quali sono i passaggi successivi?".

• Comporre i messaggi e le e-mail della chat per il team nelle e-mail di Zoom Mail con il tono e la lunghezza appropriati. Tutto quello che devi fare è fornire un suggerimento.

• Semplifica le revisione delle registrazioni dividendole in capitoli intelligenti per argomento, evidenziando le informazioni importanti e identificando le azioni da intraprendere.
• Genera idee su Zoom Whiteboard in base al tuo suggerimento, contribuendo ad avviare le sessioni di brainstorming.

[NOTA: MODIFICA L'ELENCO DI CUI SOPRA IN BASE ALLE FUNZIONALITÀ DI AI COMPANION CHE SCEGLI DI ABILITARE O AI PRODOTTI ZOOM PER I QUALI HAI OTTENUTO LA LICENZA]

Sappiamo che potresti avere alcune domande sull'utilizzo di questo nuovo applicativo. Continua a leggere per maggiori informazioni:

Posso scegliere quando usare AI Companion?

Hai il controllo sulle funzionalità di AI Companion che desideri utilizzare nelle riunioni che organizzi. Puoi attivare o disattivare queste funzionalità in qualsiasi momento e scegliere se utilizzarle o meno nelle riunioni di volta in volta. Inoltre, puoi scegliere quando attivare o disattivare AI Companion durante la riunione. Se AI Companion è attivo durante la riunione, sarà visibile un'icona luminosa nell'angolo in alto a sinistra della finestra. Se partecipi a una riunione in cui vengono utilizzate le funzionalità di AI Companion, riceverai una notifica con una dichiarazione di non responsabilità. 

Le conversazioni delle riunioni verranno utilizzate per addestrare i modelli di IA?

Zoom non utilizza audio, video, chat, condivisione schermo, allegati o altri contenuti dei clienti come le comunicazioni (ad esempio risultati di sondaggi, lavagna e reazioni) per addestrare i modelli di IA di Zoom o delle sue terze parti.

Come inizio?

Cerca l'icona a forma di scintilla di AI Companion mentre usi Zoom: nella barra degli strumenti di Zoom Meetings, in Zoom Team Chat o in Zoom Whiteboard. 

• Consulta la Guida introduttiva di Zoom per maggiori dettagli e per scoprire come sfruttare al meglio AI Companion durante la tua giornata lavorativa. 
• Se desideri disattivare alcune funzionalità di AI Companion, vai alle impostazioni del tuo profiloZoom e cerca la scheda AI Companion. 
• Per le risposte alle domande più comuni su come iniziare, visita la pagina di assistenza di Zoom: Utilizzo di Zoom AI Companion.

Non esitare a contattarci per eventuali domande o dubbi.

___

Suggerimenti per favorirne l'adozione

Dopo aver introdotto AI Companion, segui questi suggerimenti per promuoverne l'adozione e aiutare i tuoi dipendenti a imparare a usarlo in modo efficace:

• Organizza sessioni di formazione e colloqui virtuali tramite Zoom per aiutare i dipendenti ad attivare AI Companion e rispondere alle domande che potrebbero avere.
• Crea un canale Zoom Team Chat dedicato ad AI Companion in modo che i dipendenti possano porre domande o condividere tra loro i propri suggerimenti e le proprie best practice.
• Crea un comitato di utenti esperti o appassionati di IA per aiutare i dipendenti, testare nuove funzionalità o tenere sessioni di formazione proprie, a seconda del loro livello di coinvolgimento.

Risorse per i dipendenti

I dipendenti imparano e si impegnano in modi diversi e abbiamo a disposizione una serie di risorse AI Companion che puoi condividere con loro.

• Articoli di assistenza su AI Companion 
• Corsi in Zoom Learning Center
• Blog su AI Companion
• Webinar on-demand su AI Companion

Iniziamo a utilizzare AI Companion? Ecco alcuni link importanti:

• Dai un'occhiata alla pagina AI Companion per le capacità e le funzionalità più recenti.
• Scarica il nostro white paper su sicurezza e privacy di AI Companion.
• Completa il corso di Zoom AI Companion per gli amministratori su Zoom Learning Center.
• Consulta il portale amministratori dell'account della tua organizzazione per abilitare AI Companion.
• Scopri di più su come altri leader e dipendenti pensano all'IA nel nostro report sull'IA nel mondo del lavoro.

Nota dell'editore: questo post sul blog è stato modificato il 22 luglio 2024 per includere le informazioni più aggiornate su Zoom AI Companion.