Risolvere il paradosso della collaborazione: le ricerche dimostrano che l'IA consente ai team di risparmiare tempo

Molti dipendenti trascorrono parecchio tempo a lavorare in team. Quando però i team hanno diverse sedi e non hanno gli applicativi necessari, la collaborazione può rallentare. La collaborazione a distanza può tradursi in un numero maggiore di riunioni virtuali, messaggi di chat e altre attività che ci riempiono l'agenda, ma che concedono meno tempo per svolgere lavori incisivi ed efficaci. In sostanza queste attività sono una sorta di "tassa sulla produttività". Ci tengono occupati ma non contribuiscono alla produttività.

Per cambiare questa situazione, le organizzazioni si stanno rivolgendo all'IA. Gli applicativi di IA generativa possono aiutare i dipendenti in una vasta gamma di attività: dal riepilogo delle informazioni, alla composizione di messaggi, all'automazione di compiti. Mentre alcune aziende si sono buttate a capofitto nel boom dell'IA generativa, altre sono un po' più riluttanti ad adottare questa tecnologia.

Il nostro report sull'IA nel mondo del lavoro, basato su un sondaggio online commissionato da Zoom e condotto da Morning Consult*, punta a scoprire alcune differenze tra dipendenti e leader in materia di IA: esperienze, vantaggi e svantaggi percepiti e adozione. Il report, in termini più ampi, analizza come trascorrono le giornate lavorative dipendenti e leader. Inoltre, valuta se le attività che richiedono più tempo potrebbero essere potenzialmente facilitate dall'IA.

Ecco di seguito alcuni risultati.

• I leader, a livello globale, sono più ottimisti dei dipendenti riguardo all'IA. L'opinione dei dipendenti varia a seconda della regione: chi risiede nella regione Asia-Pacifico è più positivo verso l'IA, mentre i dipendenti statunitensi ed europei hanno opinioni più contrastanti.
• Rispetto ai dipendenti, i leader affermano di trascorrere più tempo occupati in attività come scrivere messaggi e prendere note. Attività che potrebbero essere svolte con l'aiuto dell'IA.
• Leader e dipendenti concordano sui vantaggi dell'IA, ma hanno preoccupazioni diverse.
• Per risolvere le potenziali preoccupazioni dei dipendenti e rimuovere gli ostacoli all'adozione dell'IA, può essere utile che la dirigenza fornisca formazione e risorse.

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*Morning Consult ha condotto un sondaggio online, commissionato da Zoom, su 11 023 lavoratori della conoscenza a tempo pieno (8010 dipendenti e 3013 team leader) in Stati Uniti, Regno Unito, Irlanda, Germania, Francia, Giappone, Singapore e Australia tra 10 - 25 agosto, 2023. 

Quando i moderni team distribuiti non si trovano nello stesso luogo, devono trovare il modo di collaborare efficacemente. Gran parte della collaborazione però implica attività che richiedono tempo: tenere informati i colleghi su ciò che sta accadendo, inviare aggiornamenti per e-mail, chat, SMS o con le app di gestione di progetti, oppure organizzare riunioni per controllare lo stato dei progetti. Attività che sottraggono tempo alla concentrazione e che fanno pagare alla produttività il prezzo più elevato.

L'efficacia della collaborazione può essere ostacolata da attività necessarie, come l'invio di note di una riunione o dell'elenco di azioni da intraprendere. I team non possono progredire se non hanno una chiara percezione delle decisioni prese o se non dispongono di informazioni cruciali. Allo stesso modo, il cambiamento delle priorità e il concentrarsi sull'esecuzione dei task possono far sì che le attività di gestione, come l'invio di aggiornamenti e le azioni da intraprendere, passino in secondo piano. 

Ecco il paradosso della collaborazione: dover dedicare davvero molto tempo e impegno alle attività di collaborazione, con il risultato di essere meno efficaci e meno connessi.

L'IA può aiutare ad automatizzare e supportare le attività che migliorano la produttività e, allo stesso tempo, può anche contribuire a incrementare la collaborazione. I leader dei team che usano l'IA segnalano effetti positivi sulla collaborazione. Una ragione può essere che l'IA si può utilizzare per automatizzare o supportare alcune attività come condividere note ed elenchi di task dopo le riunioni, comporre messaggi e organizzare informazioni. Tutto ciò è essenziale per una collaborazione efficace, ma consente comunque ai team del tempo per concentrarsi su attività più strategiche, processi decisionali, idee creative e altre attività che fanno la differenza.

Alla domanda "Che vantaggi ci sono a utilizzare l'IA?", dipendenti e leader hanno risposto che "si risparmia tempo". Nella fattispecie, si riducono la attività ripetitive, si completa il lavoro più rapidamente e si può usare il tempo risparmiato per fare altro.

Allo stesso modo, i team leader che usano l'IA per lavoro hanno visto risultati simili con l'uso degli applicativi di IA.

Se i dipendenti automatizzano o ricevono assistenza per alcune di queste attività di routine, possono concentrare tempo e impegno su attività che aumentano i risultati, consentono la crescita dei ricavi e fanno la differenza, aumentando di conseguenza la produttività.Dipendenti e leader, sebbene siano d'accordo che il risparmio di tempo rappresenti un grande vantaggio, hanno idee diverse sull'assistenza che vogliono dall'IA durante la giornata lavorativa. I dipendenti sono interessati a utilizzare gli applicativi di IA per l'efficienza e l'automazione, mentre i leader desiderano usarli per l'assistenza durante e dopo le riunioni.

Il vantaggio di avere più tempo per focalizzarsi su altre cose è confermato dai risultati. Le persone che attualmente utilizzano gli applicativi di IA per lavoro affermano di risparmiare tempo. È interessante che i leader che utilizzano l'IA per lavoro vedano un risparmio di tempo maggiore rispetto ai dipendenti. Il 74% dei leader dichiara di risparmiare una o più ore al giorno, contro il 46% dei dipendenti.

I leader, in particolare, trascorrono molto tempo a svolgere attività di routine e ripetitive, che potrebbero facilmente essere completate o assistite dall'IA. Ad esempio, l'80% dei leader passa un'ora o più al giorno su messaggi, e-mail e follow-up. A giudicare dalle loro risposte, gli servirebbero giornate più lunghe.

D'altra parte, chi non utilizza l'IA per lavoro non si rende conto di quanto tempo, potenzialmente, potrebbe risparmiare. 

Il 55% dei dipendenti e il 50% dei leader che non utilizzano l'IA, alla domanda su quanto tempo pensano che l'IA farà risparmiare loro durante una giornata lavorativa, standard, ha risposto di non saperlo. Se confrontiamo questo dato con i dati sul tempo risparmiato che riporta chi invece utilizza l'IA, è chiaro che chi non la utilizza potrebbe perdere un'opportunità per migliorare l'utilizzo del proprio tempo.

Il 45% dei leader e il 44% dei dipendenti che non usano l'IA ha commentato che sarebbe disposto a utilizzarla se potesse fargli risparmiare 30 minuti al giorno. Secondo i dati, è possibile. La maggior parte di chi utilizza l'IA (il 91% dei leader e il 67% dei dipendenti) dichiara di risparmiare 30 minuti o più in un giorno. Diffondere la consapevolezza che l'IA è in grado di far risparmiare tempo e prendere confidenza con i suoi strumenti invoglierebbe più persone ad utilizzarla.

I dipendenti e i leader hanno idee simili su cosa farebbero avendo più tempo a disposizione durante giornata, ma le loro priorità sono leggermente diverse.

C'è un enorme divario tra leader e dipendenti in materia di conoscenza dell'IA e di entusiasmo nei suoi confronti. 

La familiarità con la tecnologia può avere qualcosa a che fare con questi risultati. Per fare in modo che le persone adottino l'IA, e ne traggano vantaggio, devono essere formate. I leader sono molto più propensi a descriversi come conoscitori dell'IA e ad usarla realmente.

Non sorprende che, nel complesso, i dipendenti trovino più svantaggi rispetto ai leader nell'utilizzo dell'IA per lavoro. Gli svantaggi che i dipendenti percepiscono sono legati alla tecnologia stessa e agli effetti potenzialmente negativi che potrebbe avere sul loro lavoro, sia direttamente sia indirettamente. Ciò potrebbe indicare che i dipendenti, quando si tratta di utilizzare l'IA, sentono di avere più da perdere che da guadagnare.

I leader vedono gli svantaggi in misura leggermente inferiore e li percepiscono come legati ai dipendenti, ne sono esempi l'impegno necessario alla loro formazione oppure l'idea che i dipendenti poi non ne possano più fare a meno. 

I leader e i dipendenti, fra gli intervistati che non usano l'IA per lavoro, si sono divisi sul problema della fiducia. I leader sono molto più propensi dei dipendenti ad affermare che uno dei motivi per cui non utilizzano l'IA per lavoro è perché non si fidano. 

Si tratta di un dato sorprendente perché in generale i leader si sono dimostrati più ottimisti nei confronti dell'IA e dei suoi vantaggi. Tuttavia, i leader che non utilizzano l'IA per lavoro si sono dimostrati decisamente più prudenti sui vantaggi dell'IA. Inoltre, sono più propensi a vederne gli svantaggi rispetto alle loro controparti che la utilizzano.

Nei confronti dell'IA, i dipendenti dell'area Asia Pacifico (APAC) hanno avuto un atteggiamento complessivamente più positivo. I Paesi europei e gli Stati Uniti hanno mostrato una preferenza simile. Il 57% dei dipendenti europei e il 56% di quelli americani infatti ha dichiarato di essere favorevole all'IA. I dipendenti in Francia si sono distinti per il livello di preferenza più basso, pari al 51%, mentre il 37% ha dichiarato di essere, in parte o parecchio, contrario all'IA.

I risultati sono simili per quanto riguarda la soddisfazione nei confronti dell'IA: in generale, i Paesi dell'Asia-PAcifico hanno mostrato più entusiasmo. I dipendenti statunitensi hanno mostrato opinioni più contrastanti, con il 47% che ha dichiarato di essere entusiasta dell'IA, mentre i dipendenti francesi sono stati i meno entusiasti, con il loro 42%. Il 51% dei dipendenti in Francia ha valutato l'IA positivamente, quindi ciò potrebbe indicare che alcuni dipendenti vedono l'IA come una forza genericamente positiva, ma sono dubbiosi sul suo utilizzo.

Se la maggior parte degli intervistati concorda sul fatto che l'utilizzo dell'IA consente di risparmiare tempo (90%), porta a un minor numero di attività ripetitive (90%) e si traduce in un minor numero di errori (89%), allora cosa trattiene i team dall'utilizzare l'IA? 

Tra coloro che hanno dichiarato di non utilizzare l'IA al lavoro, poco più della metà ha affermato che è perché la loro azienda nel suo complesso non la utilizza. Molti dipendenti possono venir ostacolati dal fatto che le loro aziende non forniscono applicativi e opportunità per integrare l'IA nel loro lavoro. 

Tra chi utilizza l'IA per lavoro, il 63% afferma che la propria azienda fornisce gli applicativi di IA, il che significa che il restante 37% deve avere una motivazione autonoma a cercare questi strumenti.

Altri motivi comuni sono stati il non avere dimestichezza e il non sapere come l'IA sarebbe potuta essere d'aiuto nel loro lavoro, sottolineando la necessità di una maggiore formazione per i dipendenti.

I leader, pur avendo una visione complessivamente positiva dell'IA, hanno riconosciuto alcuni ostacoli potenziali all'adozione che sottolineano la necessità di formazione e abilitazione.

L'85% dei leader ritiene che nella propria azienda sia necessaria almeno una formazione sui vantaggi dell'IA, a conferma dell'importanza di fornire ai dipendenti una formazione in materia. I leader, tuttavia, come abbiamo affermato in precedenza, hanno individuato come svantaggio principale la necessità di una formazione eccessiva (80%).

Dando uno sguardo più da vicino alla formazione e alle risorse attualmente disponibili per chi utilizza l'IA per lavoro, vediamo che leader e dipendenti hanno espresso opinioni diverse. L'86% dei leader ha dichiarato che la propria organizzazione fornisce da alcune a molte risorse su come utilizzare al meglio l'IA. I dipendenti invece sono appena il 60%.

Questa differenza indica che i leader sono consapevoli delle risorse che vengono create, ma i dipendenti potrebbero non essere consapevoli delle risorse che hanno a disposizione. Migliorare la comunicazione con i dipendenti e fornire un accesso migliore alle risorse potrebbero essere elementi che contribuiscono a colmare il divario e a sostenere l'adozione dell'IA.

Altri ostacoli all'adozione, secondo i leader, potrebbero essere legati alle paure dei dipendenti nei confronti dell'IA: il timore che possa togliere loro il lavoro (70%) oppure la mancanza di fiducia nei confronti dell'IA (69%). Ciò rivela l'opportunità di affrontare i potenziali timori attraverso la formazione, ma anche la necessità per i leader di fornire un quadro di riferimento che aiuti i dipendenti a utilizzare l'IA in modo efficace per superare questi ostacoli. 

La formazione e l'istruzione si devono concentrare in parte sulla dimostrazione ai dipendenti di come l'IA possa aiutare ad automatizzare o migliorare alcune parti del loro lavoro. Così facendo i dipendenti avrebbero tempo ed energia per concentrarsi sulle attività che richiedono la sensibilità umana. Le organizzazioni hanno anche il compito di affrontare le preoccupazioni relative alla fiducia, mostrando ai dipendenti che nella valutazione di ogni applicativo di IA al primo posto ci sono questioni come privacy e gestione dei dati, pregiudizi sull'IA e sicurezza.

Le organizzazioni, come nel caso di ogni nuova tecnologia, devono valutare attentamente gli applicativi di IA e strutturare un piano o un quadro di riferimento per implementarli efficacemente. La fretta di integrare l'IA senza considerarne i rischi intrinseci o l'impatto sui dipendenti può portare a una scarsa adozione, a problemi legati a sicurezza e privacy e ad altri effetti negativi.  Allo stesso tempo, le organizzazioni devono evitare di rimandare troppo a lungo. Il 71% dei leader intervistati concorda che chi non introduce l'IA nei propri team rischia di restare indietro. Le aziende che scelgono un approccio attendista possono venire superate da quelle che adottano per prime i vantaggi di produttività, e collaborazione migliorata ed efficacia dei dipendenti.

Lo scritto del nostro collega "IA al lavoro: migliorare il coinvolgimento dei dipendenti e il
successo dell'azienda", sviluppato dall'Harvard Business Review, ti aiuterà a preparare la tua organizzazione per implementare e accogliere le tecnologie dell'IA. Scopri i suggerimenti dei principali esperti di IA e di trasformazione digitale su come sviluppare un'esperienza per i dipendenti che promuova istruzione, formazione e uso efficace dell'IA.