Acara online dan hibrida memberi Anda fleksibilitas untuk menjangkau lebih banyak orang secara interaktif. Gunakan panduan langkah demi langkah kami untuk merencanakan dan menjalankan acara virtual yang berhasil dengan segala ukuran dan skala.
Acara online dan hibrida memberi Anda fleksibilitas untuk menjangkau lebih banyak orang secara interaktif. Gunakan panduan langkah demi langkah kami untuk merencanakan dan menjalankan acara virtual yang berhasil dengan segala ukuran dan skala.
Apakah Anda terpengaruh oleh pembatasan perjalanan dan tempat atau hanya ingin menghadirkan acara ke audiens yang lebih besar sekaligus menghemat waktu dan biaya, ada sejumlah alasan untuk menyelenggarakan acara virtual.
Saat pembicara dan peserta dapat bergabung dari mana saja, peluang luar biasa akan tercipta untuk berjejaring, berbagi pengetahuan, mengajar dan belajar, dan terhubung pada tingkat yang lebih personal.
Jika Anda menyelenggarakan acara tatap muka, Anda masih dapat menambahkan komponen virtual untuk memperluas jangkauan. Acara hibrida menciptakan pengalaman yang dapat dinikmati bersama oleh audiens perorangan dan virtual.
Meningkatkan keterlibatan
Mengajukan pertanyaan yang tepat akan memungkinkan Anda membangun dasar yang kuat untuk membuat perencanaan dan mengambil keputusan, mulai dari pemilihan pembicara yang tepat hingga mencari tahu cara dan di mana Anda akan mempromosikan acara Anda. Berikut daftar pertanyaan untuk memulai.
Mengetahui peserta target akan membantu Anda membentuk seluruh pengalaman acara Anda, mulai dari agenda dan jadwal hingga konten yang Anda sediakan.
Pertimbangkan nilai yang dapat Anda berikan kepada peserta dari segi konten, jaringan, dan peluang lainnya.
Imersif, interaktif, kolaboratif — pikirkan tentang bagaimana Anda menginginkan peserta berinteraksi dengan konten, pembicara, dan pengunjung acara lainnya.
Apakah Anda ingin mendidik pelanggan saat ini atau menemukan prospek potensial, pahami tujuan dan sasaran Anda dan buat strategi untuk mencapainya.
Untuk perencana acara virtual pemula, sebaiknya alokasikan waktu tidak kurang dari empat hingga enam minggu untuk sebagian besar acara. Alokasikan waktu setidaknya 12 minggu untuk acara online beberapa hari yang besar dengan trek bersamaan.
Libatkan tim TI Anda (atau rekrut pakar teknologi sejak dini — Zoom Events menawarkan pakar acara untuk membantu pelanggan melakukan penyiapan, perencanaan, latihan, dan dukungan langsung) dan ikut sertakan mereka dalam semua rapat untuk mengidentifikasi kelemahan teknologi, merekomendasikan solusi, menguji, dan memperbaiki masalah.
Alokasikan anggaran untuk akuisisi dan pemasaran peserta, pengembangan konten, biaya pembicara, hadiah peserta, serta peralatan video dan audio.
Metrik akan bervariasi bergantung pada tujuan acara, ukuran audiens, industri, dan jenis acara.
Beberapa hal yang perlu dipertimbangkan:
Pastikan Anda menyiapkan cara untuk melacak metrik yang paling penting bagi Anda.
Alat yang tepat akan mempermudah perencanaan dan membantu acara Anda berjalan dengan lancar. Bergantung pada pengalaman yang ingin diberikan, teliti dan pilih alat Anda di tahap awal perencanaan agar Anda dapat mengambil keputusan yang tepat untuk acara Anda dan menghemat waktu dan upaya Anda.
Zoom Events adalah platform acara virtual untuk menyelenggarakan acara sesi tunggal, multisesi, multihari, dan multitrek. Zoom Events dirancang dengan fungsionalitas Zoom Meetings dan Zoom Webinars dengan menambahkan hub acara khusus, opsi pendaftaran dan tiket yang canggih, dan jaringan peserta ke semua jenis acara Anda (publik atau privat, gratis atau berbayar). Anda dapat memublikasikan acara Anda ke hub privat atau publik untuk memudahkan peserta bergabung.
Memutuskan apakah akan menggunakan Zoom Meetings or Zoom Webinars untuk sesi individual adalah pilihan penting. Solusi yang tepat akan memungkinkan Anda merancang pengalaman yang memenuhi tujuan Anda dan pada akhirnya menghasilkan acara yang sukses. Pengguna Zoom Events dapat dengan mudah memilih mana yang akan digunakan untuk sesi individual dalam acara Anda.
Saat merencanakan sesi yang lebih besar, sebaiknya Anda menggunakan opsi webinar untuk pembicara utama, pembicara tamu, dan hiburan (pikirkan tahap utama) dan opsi rapat untuk pelacakan diskusi dan diskusi meja bundar yang lebih kecil.
Pertimbangkan tiga faktor penting ini saat memilih antara format rapat atau webinar:
Kombinasi Zoom Meetings dan Zoom Webinars dengan satu tiket untuk peserta dan Lobi jaringan.
Apakah Anda ingin peserta saling berinteraksi, atau apakah Anda ingin fokus pada presenter?
Jika Anda ingin audiens ada di video, berbicara, atau berbagi layar, gunakan Zoom Meetings.
Jika Anda ingin menjadikan acara ini hanya melihat, tempat host mengontrol yang dilihat dan didengar peserta, gunakan platform webinar.
Peserta yang Anda kenal (misalnya, karyawan atau pelanggan) sering menimbulkan risiko gangguan yang lebih kecil dan mungkin menginginkan interaksi yang ditawarkan Zoom Meetings. Zoom Webinars adalah pilihan yang lebih baik untuk acara tempat Anda menangani peserta yang tidak dikenal dalam jumlah besar, karena memberi Anda lebih banyak kontrol atas beberapa faktor seperti siapa yang dapat berbicara dan berada di kamera.
Sesi diskusi
Meja bundar peserta
Grup fokus
Pelatihan interaktif yang lebih kecil
Sesi jejaring
Pembicara utama
Presentasi tahap utama
Hiburan acara langsung
Demonstrasi produk ke audiens besar
Panel bergaya balai kota
Zoom Webinars sangat bagus untuk presentasi satu-ke-banyak sesi tunggal. Jika membeli lisensi Zoom Events, Anda juga mendapatkan semua manfaat Zoom Webinars dan banyak lagi.
Anda dapat memilih untuk menyelenggarakan Webinar dari portal web vs. menyiapkan acara di Zoom Events. Atau gunakan Zoom Events untuk menambahkan kemampuan Zoom Webinars untuk menghubungkan beberapa sesi webinar dan menggabungkannya dengan Zoom Meetings untuk pengalaman virtual yang lebih lama dan lebih interaktif. Zoom Events meliputi manajemen acara lengkap dengan fitur seperti hub acara bermerek, daftaran dan penjualan tiket, serta pelaporan yang disempurnakan. Lihat Tanya Jawab Umum untuk Zoom Webinars khusus.
Beberapa contoh yang perlu dipertimbangkan saat menyelenggarakan Zoom Webinars dari portal web meliputi pelatihan, presentasi, dan acara sesi tunggal/satu hingga banyak acara.
Gunakan Zoom Events untuk acara yang lebih lama dan lebih interaktif terlibat seperti penjualan perdana, acara pelanggan, balai kota, dan orientasi karyawan.
Integrasikan Zoom dengan infrastruktur teknologi yang ada untuk menjalankan acara online Anda dengan lebih efisien.
Ingin mengenakan biaya untuk acara Anda? Gunakan Zoom Events dan hubungkan dengan PayPal atau Stripe untuk menyederhanakan proses pembayaran.
Apa yang membuat acara yang baik? Semuanya menyangkut pengalaman yang Anda berikan kepada audiens.
Acara online bisa lebih dari sekadar duduk di depan komputer sambil melihat umpan atau video langsung. Jika Anda mengikuti acara yang biasanya perorangan dan mengubahnya menjadi pengalaman virtual, jadilah kreatif dan bijaksana dalam menghadirkan elemen interaktif tersebut secara online.
Dari persiapan pra-acara hingga pengalaman langsung, lihat bagaimana Anda dapat membangun interaktivitas dan keterlibatan dalam acara Anda.
Acara virtual harus memiliki waktu yang lebih singkat agar peserta tetap terlibat dan membantu mencegah kejenuhan.
Gunakan lobi Zoom Events untuk memungkinkan peserta yang terdaftar terhubung dan berjejaring sebelum dan selama acara. Siapkan dan promosikan topik dengan semua peserta dua minggu sebelum acara untuk memulai dialog dan mengajukan pertanyaan untuk mendorong peserta berinteraksi.
Apa yang akan didapatkan peserta di acara tatap muka? Kirimkan melalui pos atau dengan layanan pengiriman sebagai kejutan yang menyenangkan.
Fitur T&J memungkinkan peserta webinar mengirimkan pertanyaan untuk ditanggapi langsung atau secara tertulis selama sesi. Berikut ini beberapa tips menggunakan T&J selama webinar:
Dapatkan umpan balik real-time dari audiens atau ukur tingkat pemahaman mereka dengan materi yang dipresentasikan saat acara dan luncurkan polling yang ditetapkan sebelumnya selama sesi.
Gunakan alat seperti Slido, Kahoot!, atau "roda nama" untuk menghadirkan lebih banyak kesenangan dan interaktivitas ke acara.
Biarkan peserta saling berinteraksi dalam grup yang lebih kecil selama acara Anda. Anda dapat menetapkan peserta ke Ruang Diskusi secara real time, menetapkan peserta terlebih dahulu, atau mengizinkan mereka memilih sendiri ruang yang ingin diikuti dan bergerak bebas antar ruang.
Hal-hal yang perlu diketahui tentang Ruang Diskusi Zoom.
Kirim survei pasca-acara untuk mengumpulkan umpan balik setelah acara. Jika menggunakan Zoom Webinars, Anda dapat menyiapkan survei untuk diluncurkan secara otomatis setelah tamu keluar dari sesi.
Daftar ke webinar Pengenalan Acara Zoom Events
Minta demo dengan pakar Zoom.
Kesuksesan acara online adalah upaya tim! Anda harus mempersiapkan pembicara dan menyelaraskan tim acara untuk memastikan semuanya berjalan lancar. Jalankan daftar periksa acara kami untuk memastikan Anda tidak melewatkan apa pun.
Kirim kit kepada pembicara dengan segala sesuatu yang mereka butuhkan: mikrofon/headset, kabel ethernet, lampu cincin, dan webcam. Taruh semuanya dalam folder aset digital dengan templat latar belakang virtual, grafis acara, dan contoh salinan posting media sosial, agar mereka dapat mempromosikan sesi ke jaringannya.
Anda dapat merancang pengalaman acara paling menakjubkan di dunia, namun jika Anda tidak meluangkan waktu untuk mempromosikannya, audiens target tidak akan mengetahuinya. Buat aset yang memungkinkan Anda memasarkan acara secara efektif dan mengarahkan peserta ke situs web Anda untuk mempelajari selengkapnya.
Mulai promosikan acara online Anda setidaknya dua hingga tiga minggu sebelumnya untuk mendorong jumlah pendaftaran. Jangan lupa untuk membuat tautan pelacakan sumber untuk pendaftaran webinar untuk mengetahui upaya pemasaran yang paling efektif.
Kirim pengingat dan email pemasaran. Lakukan uji banding antara subjek email dan pertimbangkan dua hingga tiga pengirim email sebelum acara untuk menjaga kesadaran. Pertimbangkan untuk menggunakan konten video dalam email untuk membuat prospek dan pendaftar tertarik dengan acara.
Pemasaran konten memungkinkan Anda menceritakan kisah acara, memberikan informasi, dan mendalami lebih jauh daripada email. Gunakan kata kunci yang tepat untuk meningkatkan lalu lintas organik.
Siaran pers dan jangkauan media yang menyoroti pembicara ternama dan detail yang menarik lainnya dapat membuat acara Anda menonjol. Gabungkan daftar media dengan publikasi industri dan cari outlet yang meliput acara seperti acara Anda untuk menjangkau audiens target. Pastikan untuk memberikan undangan kepada wartawan yang tertarik ke acara langsung.
Minta pengikut untuk mengumumkan menggunakan hashtag acara, grafis, dan kampanye media sosial. Jangan lupa tentang iklan dan postingan yang ditingkatkan untuk melampaui jangkauan organik.
Buat aset visual dan contoh postingan sosial yang dapat digunakan dengan mudah oleh mitra dan pembicara, seperti templat grafis yang dapat diubah untuk menambahkan namanya dan informasi sesi.
Anda tela menyelesaikan perencanaan dan persiapan. Sekarang waktunya memasuki intinya: menyelenggarakan acara. Dari gladi bersih (sangat diperlukan!) hingga hari besar, berikut hal-hal yang perlu diperhatikan.
Jadwalkan gladi bersih kira-kira satu minggu sebelum acara dengan tim produksi, host acara, pembicara, dan orang lain yang berperan aktif untuk menangani masalah sebelum hari besar.
Daftar periksa gladi bersih: Semua hal yang perlu diperiksa
Berikan tips penyiapan teknis kepada pembicara dan panelis agar mereka siap memberikan yang terbaik.
Sesi latihan webinar memungkinkan host memulai webinar dan hanya mengizinkan panelis dan co-host untuk bergabung. Berikan waktu panggilan kepada pembicara untuk bergabung 10 hingga 20 menit sebelum acara dimulai agar mereka dapat bergabung ke sesi latihan, menguji audio dan video, dan memecahkan masalah di menit terakhir sebelum menyiarkan langsung.
Hanya host dan co-host yang dapat mengeklik tombol Mulai Webinar selama sesi latihan. Tindakan ini tidak dapat dibatalkan, jadi jangan klik tombol ini sebelum semua orang siap untuk siaran langsung!
Coba mulai rapat atau webinar Anda beberapa menit lebih awal agar peserta memiliki waktu untuk bergabung sebelum program dimulai. Jika ingin memutar musik sambutan, pastikan musik ini bebas royalti.
Waktu yang tepat untuk memastikan pengaturan rapat atau webinar sudah benar adalah saat peserta akan bergabung. Periksa untuk mengetahui apakah Anda merekam dan melakukan streaming langsung ke platform yang tepat, dan mulai streaming langsung jika tidak diaktifkan secara otomatis. Pastikan juga bahwa pengaturan T&J sudah diaktifkan dengan benar dan panelis serta co-host memiliki izin yang tepat.
Mulai acara Anda dengan pengumuman pembenahan singkat yang memberi tahu peserta apakah acara akan direkam, cara mengajukan pertanyaan, dan topik yang dibahas dalam webinar. Jangan lupa untuk mengucapkan terima kasih kepada pembicara dan sponsor!
Tetap buka halaman dukungan Zoom Events, Zoom Webinars, atau Zoom Meetings untuk memecahkan masalah dengan cepat. Jika panelis mendapati masalah apa pun, bicarakan secara pribadi dengan mereka di klien Zoom atau fitur obrolan privat dalam sesi.
Selesai! Setelah acara selesai, tidak berarti pekerjaan telah selesai. Ambil beberapa langkah tambahan untuk mengumpulkan umpan balik, memanfaatkan rekaman, dan menindaklanjuti dengan prospek agar Anda dapat memaksimalkan acara yang telah Anda jalankan dengan sungguh-sungguh.
Dapatkan umpan balik dari peserta tentang apa saja yang berfungsi dengan baik dan hal-hal yang perlu diperbaiki. Gunakan survei untuk mengumpulkan Skor Promotor Bersih dari peserta untuk keseluruhan acara dan setiap sesi.
Edit rekaman dan transkrip, dan sediakan di situs web atau halaman acara Anda. Jika menginginkannya, Anda dapat membuka gerbang konten untuk mengumpulkan data pengguna dari pemirsa yang mengakses rekaman.
Kirim email kepada peserta disertai tautan ke rekaman acara dan sumber daya tambahan.
Jika menggunakan Zoom Events, tinjau dasbor Ringkasan Acara, buat laporan rapat, yang menyediakan data tentang pendaftaran dan polling, atau laporan webinar, yang menyediakan data tentang pendaftaran, peserta, T&J, polling, dan kinerja acara.
Manfaatkan analisis dari laporan untuk memenuhi persyaratan prospek dan gunakan integrasi utama yang disebutkan di atas untuk menyalurkan prospek ke penjualan.
Buat acara online Anda berikutnya lebih baik daripada sebelumnya dengan menilai yang berhasil dan yang tidak. Manfaatkan data peserta dan umpan balik dari laporan, serta pembicara dan panelis, dan lacak keterlibatan dengan konten Anda dan fitur acara lainnya.
Ingin mempelajari selengkapnya? Hubungi tim penjualan kami untuk mulai menggunakan acara virtual Anda sekarang.