Panduan pemimpin TI untuk Zoom AI Companion

Organisasi kini semakin memandang AI sebagai teknologi penting bagi karyawan, bukan lagi sekadar fitur pelengkap. Sebagai pemimpin TI, Anda berada di garda terdepan gelombang transformasi digital ini. Anda memiliki tugas untuk menghadirkan teknologi yang tepat guna membantu karyawan berkolaborasi dan berkomunikasi secara efektif. 

Dengan banyaknya solusi AI yang tersedia, tim Anda mungkin akan kewalahan dalam mengevaluasi dan menguji berbagai alat yang berbeda berdasarkan berbagai faktor, termasuk biaya, kualitas, integrasi, serta keamanan dan privasi. Menemukan solusi yang tepercaya dan efektif membutuhkan waktu. Namun, bergerak terlalu lambat juga memiliki risiko tersendiri. Jika karyawan yang antusias tidak diberikan alat AI yang disetujui, mereka mungkin mulai menggunakan aplikasi yang belum diverifikasi untuk pekerjaan mereka. Akibatnya, Anda tidak akan mengetahui bagaimana data perusahaan ditangani atau apakah data tersebut digunakan untuk melatih model AI pihak ketiga. Dan mereka tidak akan mendapatkan peningkatan produktivitas yang dapat diberikan oleh AI.

Anda juga sedang disibukkan dengan bagaimana cara terbaik untuk mengintegrasikan AI ke dalam alur kerja yang ada, mengorientasikan pengguna, dan mengomunikasikan nilai AI agar karyawan menggunakannya. 

Perkenalkan Zoom AI Companion, asisten AI cerdas Anda di platform Zoom. Ini adalah bagian dari platform yang Anda percayai, dan pengalaman kolaborasi yang sudah disukai dan dipahami karyawan Anda — hanya dengan sekali klik, Anda dapat meningkatkan produktivitas tim dengan meringkas rapat dan utas obrolan, menulis pesan di Team Chat dan email, serta membantu bertukar pikiran dan mengatur ide di papan tulis. Dan karena disertakan tanpa biaya tambahan untuk pengguna berbayar pada paket Zoom yang memenuhi syarat,* Anda tidak perlu khawatir memasukkan alat baru ke dalam anggaran Anda.

Baik Anda sedang mempertimbangkan AI Companion secara aktif maupun mencari panduan untuk menerapkannya secara efektif, temukan informasi yang Anda butuhkan di bawah ini. (Butuh penjelasan dasar tentang apa yang dapat dilakukan AI Companion untuk tim Anda? Mulai di sini).

Evaluasi yang ketat terhadap setiap aplikasi adalah hal penting untuk membantu menjaga keamanan data perusahaan dan mengurangi risiko potensial. Komitmen kami terhadap AI yang bertanggung jawab didasarkan pada budaya kepedulian Zoom yang kuat, yang menempatkan keamanan dan privasi sebagai pusat dari produk kami. Jika organisasi Anda sudah menggunakan Zoom, Anda mungkin sudah terbiasa dengan bagaimana kami memprioritaskan keamanan, privasi, dan kepatuhan di seluruh platform kami.

Penting untuk dicatat, Zoom tidak menggunakan audio, video, obrolan, berbagi layar, lampiran, atau konten pelanggan lainnya yang mirip dengan komunikasi (seperti hasil polling, papan tulis, dan reaksi) untuk melatih model kecerdasan buatan Zoom atau pihak ketiga.

Jika Anda belum terbiasa dengan praktik keamanan dan privasi Zoom, Laporan Resmi Keamanan dan Privasi AI Companion kami memberikan gambaran mendetail tentang fitur produk dan pendekatan kami terhadap AI yang bertanggung jawab, menjawab banyak pertanyaan yang mungkin Anda miliki saat mengevaluasi solusi AI kami. 

Unduh laporan resmi untuk mendapatkan informasi tentang:

• Cara kami menggunakan dan melindungi data Anda
• Aliran dan transmisi data ke pihak ketiga (jika berlaku)
• Detail penyimpanan dan retensi data spesifik untuk setiap fitur AI Companion
• Proses pengembangan fitur AI generatif

Administrator dapat mengaktifkan atau menonaktifkan fitur untuk seluruh akun mereka pada halaman pengaturan akun di Portal Admin. Anda dapat memilih apakah akan memberikan akses ke beberapa fitur atau semua fitur ini kepada individu, semua karyawan, atau hanya grup tertentu. 

Ini bukan pilihan yang harus diambil secara tuntas — misalnya, Anda mungkin ingin karyawan dapat meringkas rapat dengan AI Companion tetapi memilih untuk menunda kemampuan seperti menulis email atau pesan Team Chat sementara Anda menyelesaikan lebih banyak pengujian. Anda dapat dengan mudah mengaktifkan atau menonaktifkan akses di pengaturan akun Anda.

Klik pada tab AI Companion, dan Anda akan melihat kemampuan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan setiap fitur yang tersedia di tingkat akun

Mengontrol akses ke fitur AI

Untuk mendapatkan kontrol yang lebih terperinci, AI Companion memungkinkan Anda dan karyawan Anda untuk mengontrol akses ke sebagian besar fitur di tingkat akun, grup, dan pengguna. 

Seperti ini tampilannya, menggunakan ringkasan rapat sebagai contoh (ini juga berlaku untuk fitur AI Companion lainnya):

• Mengaktifkan ringkasan rapat di tingkat akun berarti host rapat di akun Anda (khususnya karyawan dalam organisasi Anda dengan lisensi Zoom yang memenuhi syarat) memiliki kemampuan untuk memulai ringkasan yang dibuat oleh AI dari rapat mereka.
• Pemilik akun dapat membuat grup dan mengelola akses ke kemampuan AI Companion di tingkat grup, sehingga beberapa pengguna dapat mengakses rangkuman rapat sekaligus membatasi akses pengguna lainnya. Anda mungkin ingin melakukan hal ini sebagai bagian dari uji coba (lebih lanjut tentang cara mengaturnya di bawah) atau untuk alasan lain seperti kepatuhan.  
• Host dapat memilih untuk mengaktifkan atau menonaktifkan ringkasan rapat di tingkat pengguna. Artinya, host dapat memutuskan sendiri apakah mereka ingin AI Companion membuat ringkasan rapat untuk rapat yang mereka selenggarakan. Selain itu, mereka dapat memutuskan pada setiap rapat apakah akan mengaktifkan atau menonaktifkan AI Companion.

Di tingkat akun dan grup, Anda dapat membatasi pengaturan dengan mengklik ikon gembok untuk mencegah pengguna mengubah pengaturan ini. Misalnya, Anda dapat mewajibkan semua ringkasan rapat hanya dikirim ke host rapat.

Pengaturan yang dapat disesuaikan memberikan lebih banyak kontrol admin

Setelah mengaktifkan suatu fitur, Anda memiliki lebih banyak opsi lagi untuk mengontrol bagaimana output AI Companion dibagikan dan diakses. Misalnya, saat Anda mengaktifkan ringkasan rapat, Anda dapat memutuskan apakah akan menyimpan ringkasan tersebut hanya untuk host, host dan peserta internal, atau membagikan ringkasan kepada semua undangan rapat, termasuk yang berada di luar perusahaan Anda.

Karyawan dapat memilih kapan akan menggunakan AI Companion

Di tingkat pengguna, karyawan dapat memilih bagaimana mereka ingin menggunakan AI Companion dalam rapat yang mereka selenggarakan. Mereka dapat mengaktifkan AI Companion untuk secara otomatis memulai ringkasan rapat untuk setiap rapat yang mereka selenggarakan, atau memilih untuk memulai ringkasan secara manual. Host juga dapat memutuskan apakah akan mengizinkan peserta mengajukan pertanyaan kepada AI Companion tentang rapat yang mereka selenggarakan. Host memiliki kemampuan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan fitur ini selama rapat. 

Selama rapat, semua peserta akan mendapatkan pemberitahuan melalui pesan ketika kemampuan AI Companion diaktifkan, dan ikon AI Companion yang menyala  akan terlihat di pojok kiri atas jendela rapat jika AI Companion aktif selama rapat berlangsung.

Sebelum meluncurkan AI di seluruh organisasi, Anda mungkin ingin menjalankan uji coba dengan sekelompok karyawan terpilih. Hal ini memungkinkan Anda untuk menguji kemampuan dan mengumpulkan umpan balik serta pembelajaran dari basis pengguna yang lebih kecil terlebih dahulu. Dan dengan kontrol terperinci kami untuk AI Companion, Anda dapat melakukannya dengan mudah. Begini caranya:

1. Buat grup baru untuk para penguji di bagian Manajemen Pengguna di akun Anda.
2. Buat grup baru terpisah untuk non-penguji.
3. Di pengaturan akun, klik tab AI Companion. Dari sini, Anda dapat memilih kemampuan AI Companion mana yang ingin Anda aktifkan — ini akan berada di tingkat akun, artinya untuk semua pengguna di akun Anda. Pada langkah selanjutnya, Anda akan membatasi akses ke organisasi yang lebih luas sekaligus tetap mengizinkan akses ke grup pengujian Anda.
4. Di Manajemen Pengguna, pilih grup pengujian Anda, lalu buka tab AI Companion dan aktifkan fitur yang Anda inginkan agar dapat diakses oleh grup pengujian tersebut. 
5. Pilih grup non-penguji, yang berisi semua pengguna lain di organisasi Anda. Klik tab AI Companion, lalu nonaktifkan semua fitur untuk grup non-penguji. Klik ikon gembok untuk mencegah pengguna dalam grup ini mengubahnya. 

Jika mau, Anda dapat menetapkan admin terpisah ke grup pengujian Anda — mereka tidak akan memiliki akses penuh ke akun admin, tetapi mereka dapat menambahkan dan mengelola anggota di grup pengujian Anda. Ini sangat cocok jika Anda ingin mendelegasikan seseorang untuk mengelola uji coba, meskipun mereka bukan admin akun.

Komunikasi karyawan sangat penting saat meluncurkan teknologi apa pun. Lagi pula, jika karyawan tidak diberi tahu tentang apa yang tersedia, tidak yakin bagaimana teknologi itu dapat membantu mereka, dan merasa tidak nyaman menggunakannya, mereka mungkin tidak akan mengadopsinya. 

Berikut ini adalah templat email untuk memperkenalkan AI Companion ke tim Anda:

___

[employees] yang terhormat,

Kami dengan senang hati mengumumkan bahwa AI Companion, asisten AI generatif Zoom, kini tersedia untuk Anda gunakan di Zoom

AI Companion memiliki sejumlah kemampuan yang dirancang untuk membantu Anda sepanjang hari kerja guna meningkatkan produktivitas dan kolaborasi. AI Companion dapat:

• Meringkas rapat Zoom, memberi Anda ringkasan tentang apa yang terjadi dan item tindakan, bahkan tanpa merekam rapat. AI Companion juga dapat meringkas utas Team Chat yang panjang, sehingga membantu Anda menghemat waktu dengan sinopsis percakapan.

• Menjawab pertanyaan Anda secara langsung tentang rapat — seperti “Apakah nama saya disebutkan?” atau “Apa langkah selanjutnya?”

• Menulis pesan Team Chat dan email di Zoom Mail dengan nada dan panjang yang sesuai. Yang perlu Anda lakukan adalah memberikan instruksi.

• Menjadikan rekaman lebih mudah ditinjau dengan membaginya menjadi beberapa bab cerdas berdasarkan topik, menyoroti informasi penting, dan mengidentifikasi item tindakan.
• Menghasilkan ide di Zoom Whiteboard berdasarkan instruksi Anda, membantu Anda memulai sesi tukar pikiran.

[CATATAN: EDIT DAFTAR DI ATAS BERDASARKAN FITUR AI COMPANION YANG ANDA PILIH UNTUK DIAKTIFKAN ATAU PRODUK ZOOM YANG DILISENSIKAN KEPADA ANDA]

Kami mengerti Anda mungkin memiliki beberapa pertanyaan tentang penggunaan alat baru ini. Baca terus untuk mengetahui informasi selengkapnya:

Bisakah saya memilih apakah akan menggunakan AI Companion?

Anda memiliki kontrol atas kemampuan AI Companion mana yang ingin Anda gunakan dalam rapat yang Anda selenggarakan. Anda dapat mengaktifkan atau menonaktifkan kemampuan ini kapan saja, dan Anda dapat memilih apakah akan menggunakannya atau tidak dalam rapat berdasarkan kasus per kasus. Anda juga dapat memilih kapan akan mengaktifkan atau menonaktifkan AI Companion saat rapat sedang berlangsung. Ikon cahaya berkilau akan terlihat di pojok kiri atas jendela Anda jika AI Companion aktif selama rapat. Jika Anda bergabung dengan rapat yang menggunakan kemampuan AI Companion, Anda akan diberi tahu dengan penafian. 

Akankah percakapan rapat saya digunakan untuk melatih model AI?

Zoom tidak menggunakan audio, video, obrolan, berbagi layar, lampiran, atau konten pelanggan lainnya yang mirip dengan komunikasi (seperti hasil polling, papan tulis, dan reaksi) untuk melatih model kecerdasan buatan Zoom atau pihak ketiga.

Bagaimana saya memulainya?

Cukup cari ikon berkilau AI Companion saat menggunakan Zoom — di bilah alat Zoom Meetings, Zoom Team Chat, Zoom Mail, atau Zoom Whiteboard. 

• Lihat Panduan Memulai Zoom untuk detail selengkapnya, dan untuk mempelajari cara memaksimalkan AI Companion dalam hari kerja Anda. 
• Jika Anda ingin menonaktifkan kemampuan AI Companion tertentu, buka pengaturan profil Zoom Anda dan cari tab AI Companion. 
• Untuk jawaban atas pertanyaan paling umum tentang memulai AI Companion, kunjungi halaman dukungan Zoom: Menggunakan Zoom AI Companion.

Jangan ragu untuk menghubungi jika ada pertanyaan atau masalah apa pun. 

___

Kiat untuk mendorong adopsi

Setelah memperkenalkan AI Companion, ikuti kiat berikut untuk mendorong adopsi dan membantu karyawan Anda mempelajari cara menggunakannya secara efektif:

• Adakan sesi pelatihan dan jam kerja virtual melalui Zoom untuk membantu karyawan mengaktifkan AI Companion dan menjawab pertanyaan yang mungkin mereka miliki.
• Buat saluran Zoom Team Chat khusus untuk AI Companion sehingga karyawan Anda dapat mengajukan pertanyaan atau berbagi kiat dan praktik terbaik mereka sendiri satu sama lain.
• Bentuklah sebuah komite yang terdiri dari pengguna berpengalaman atau penggemar AI untuk membantu karyawan, menguji kemampuan baru, atau mengadakan sesi pelatihan mereka sendiri, bergantung pada tingkat keterlibatan mereka.

Sumber daya karyawan

Karyawan belajar dan terlibat dengan cara yang berbeda, dan kami memiliki berbagai sumber daya AI Companion yang dapat Anda bagikan kepada mereka.

• Artikel dukungan AI Companion 
• Kursus Pusat Pembelajaran Zoom
• Blog tentang AI Companion
• Webinar AI Companion sesuai permintaan

Siap memulai AI Companion? Berikut beberapa tautan penting:

• Buka halaman AI Companion untuk mengetahui fitur dan kemampuan terbaru.
• Unduh Laporan Resmi Keamanan dan privasi AI Companion.
• Selesaikan kursus Zoom AI Companion untuk Administrator di Pusat Pembelajaranajaran Zoom.
• Kunjungi portal akun admin organisasi Anda untuk mengaktifkan AI Companion.
• Baca lebih lanjut tentang pendapat para pemimpin dan karyawan lain tentang AI dalam laporan AI di Tempat Kerja.

Catatan editor: Postingan blog ini telah diedit pada 22 Juli 2024 untuk menyertakan informasi terbaru tentang Zoom AI Companion.